كيف يمكن كتابة بطاقات الوصف الوظيفي بكفاءة ؟

عن طريق دراسة الوظائف الحالية والمهام العمل التي يقوم بها الافراد حاليا ومقارنتها مع المسمى الوظيفي هل هي متوافقة معه ام هناك اختلاف بينهما ثم اعداد بطاقات الوصف وفق المهام التي يجب القيام بها مع ما هو يقوم به وقنوات الاتصال وادوات تقييم الاداء لتكون واضحة للموظف

تكيب المهام الوظيفية ،مع المسمى الوظيفي  وهل هي متوافقة معه ام هناك اختلاف بينهماوتكون اعداد بطاقات الوصف وفق المهام  القيام بها مع مراعاة كتابة الأرقام التوضيحية لذلك وتجنب الكلمات الغيرعلمية وبشكل متعارف ومفهوم .

برأيي أن خطوات إعداد الوصف الوظيفي ( بكفاءة ) كالتالي :

1- تحليل الوظيفة عن طريق ( مذكرات العمل والمقابلة الشخصية والملاحظة والاستقصاء ) مع شاغل الوظيفة ومديره المباشر .

2- تصنيف الوظيفة عن طريق فرز المهام الأهم فالمهم .

3- تصميم الوظيفة وهذه النقطة هي التي يتم من خلالها وضع الوصف الوظيفي .

يتم كتابة بطاقة الوصف الوظيفي من خلال استمارة تحليل الوظيفة بعد تحديد هدف الوظيفة أي سبب وجود الوظيفة يتم انشاء استمارة تحليل الوظيفة والمتكونة من عدة حقول حول مسمى الوظيفة  ومواصفات شاغل الوظيفة يتم اعداد بطاقة وصف الوظيفة وتسمى االوصف العام للوظيفة متضمنة البطاقة المهام والواجبات للوظيفة  او تسمى اللائحة التنظيمية وهي مهمة لغرض تطبيق نظام تقيم الاداء للموظف ومهمة لمعرفة كل موظف وما هي وظائفة ومهامه وعلى اساس هذه البطاقة يطبق نظام الحوافز والعقوبات .

.....من عندك نتعلم استاذ,,,!!

ننتظر إجابة السيد بسام على سؤاله 

كما و أتفق مع إجابات الزملاء 

بتحليل الوظيفة و تخصصاتها و ما تنتجه 

وكم تحتاج من كادر بشري

كتابة بطاقات التوصيف الوظيفي أمر بغاية الأهمية لأي شركة، فهي من أساسيات تنظيم العمل لما تقدمه من معلومات تسهم في وضع الهيكلية الإدارية في الشركة بالإضافة لكونها تساعد في كتابة إعلانات التوظيف.

ولكتابة أي بطاقة توصيف وظيفي يجب عليك أولًا أن تقوم بوضع نموذج موحّد ليتم اعتماده، ومن ثم البدء بكتابة هذه الملفات بحسب الوظائف التي تريد فتحها في الشركة وبعد ذلك تقوم بأرشفتها.

وفيما يلي نموذج يمكنك إعتماده لبطاقة التوصيف الوظيفي:

رمز الوظيفة: ضع رقمًا يميز نوع الوظيفة.

اسم الوظيفة: قم باختيار اسم مناسب لهذه الوظيفة.

القسم: القسم الذي تتبع له هذه الوظيفة.

المهام والمسؤولية: ركز على أن تكون مهام هذه الوظيفة هي الاحتياجات الحالية للعمل وواقعية يمكن تطبيقها؛ قُم بترتيب هذه المهام حسب الأولوية كالمهام الأساسية ثم المهام المرتبطة بالعمل، واذكر الأقسام التي يتم العمل معها والشخص المسؤول أو المشرف.

متطلبات العمل: قُم بوضع تصوّر عام لما يتطلبه هذا العمل من مؤهلات علمية أو مهنية ومهارات وخبرات ومتطلبات خاصة.

الراتب والترقية: قُم بوضع خطة الراتب والترقية لهذه الوظيفة كراتب البدء والوظائف التي يمكن أن يشغلها مستقبلًا.

ملخص إعلان الوظيفة: قُم بوضع ملخص ليتم استخدامه عند الحاجة في الإعلان عن وجود شاغر لهذه الوظيفة.

وفي النهاية يجب أن تعمل بشكل دوري على تطوير هذه البطاقات وتحديث المعلومات المتعلقة بالوظيفة وطبيعتها، ولتتجنب الوقوع في الأخطاء أو الاضطرار إلى إغلاق بعض الوظائف لا بد أن تقوم بمراجعة هذه البطاقات مع كافة أقسام الشركة لتحقيق التكامل والتوازن.

بعد أن تتم عملية تحليل البيانات المتعلقة بالوظيفة يتم تفريغ بيانات التوصيف إما في بطاقة أو كشف واحد أو كشفين مستقلين يتضمن أحدهما وصفا للوظيفة والاخر مواصفات شاغل الوظيفة .ويحتوي هذا الكشف على مايلي :- بيانات عامة عن الوظيفة 

- الاعمال التي تؤدى في هذه الوظيفة 

- مسؤولية الوظيفة (مالية ، تسويقية ، انتاجية ،.. الخ )- الظروف المحيطة بالوظيفة (التهوية ، الاضاءه ،..الخ)

- نوع الجهد المبذول ( ذهني ، عضلي ، أو كلاهما )- شروط شاغل الوظيف : من المؤهل العلمي والخبرة السابقة والمهارات واللغات والقدرات الجسمانية والصفات الشخصية