في حالة وجود نقص فعلي في بضاعة معينة وعند مطابقتها مخزنيا مع النظام تكون مطابقة كيف يمكن تحديد النقص ومن هو المقصر؟

لايجب توجيه اتهام مباشر حتى نقوم بتحليل كامل للمشكله فالاتهام المباشر بدون توضيح لن يمنع تكرار المشكله ويمنع التدريب على النهوض بأداء العاملين بالمخزن.

فيجب أولا :

1. مراجعه حركه الصنف ومطابقتها مع اذون الاستلام والصرف موقف اخر جرد.

2. مراجعه الأصناف البديله والمشابهه لهذا الصنف.

3. مراجعه المسئول عن حركه الصنف بالمخزن .

وفى النهايه قد تتوصل لطبيعه العجز وسببه من الحركه الدفتريه كما ذكر الزميل محمد الشريف او الصنف البديل الذى قد تجد فيه ارصده ذائده بمقدار الناقص في هذا الصنف.

والاحتمال الأخير حدوث سرقه ويجب تحديد مسئوليه مفتاح المخزن ومسئول التسليم والصرف.

تم صرف البضاعة يدويا ولم يتم تنزيلها من النظام  المقصر امين المخزن

السؤال غير منطقى لا يوجد نقص . اذا تم المطابقة مع النظام ووجد العدد سليم اذا لا يوجد نقص

اذا لا يوجد لاعجز ولا زيادة فلا يوجد مقصر ولكن يجب التبية على امين المخازن بعمل ترتيب صحيح للمخزون

المسئول الاول هو امين المخزن لللاسباب الاتية:ـ

عدم مراجعة الدورة المستندية .

ـ 

اولا اما ان يكون هناك اختلاس وسرقة للبضاعة وامين المخزن مشارك فيها بتسويتها في النظام حتى لا يفضح امره

ولكي يتم معرفة النقص يمكن مراجعة اسماء المتعاملين مع المخزن من العملاء لمعرفة  الكميات التي صرفت لهم من المخزن خلال فترة محددة وهي الفترة تم بدأ تخزين البضاعة بالمخزن الي اخرة فاتورة صرف بضاعة 

فى حالة وجود نقص فعلى بصنف معين رغم مطابقة الأرصدة الدفترية مع المنظومة الموجودة ... يرجع ذلك إما لعوامل طبيعية ( الفقد م التبخر الطبيعى ... الخ ) أو لأسباب غير طبيعية منها : أخطاء فى التسجيل المحاسبى ( وجود مستندات صرف لم يتم إثباتها بعد ، صرف كميات تزيد عن الواردة بمستندات الصرف) ، عدم إتباع قواعد التخزين السليمة للأصناف المعرضة للفقد أو التبخر ... الخ مما ينتج عنه زيادتها عن المعدلات الطبيعية ، إختلاس أمين المخزن لها ، إهمال أمين المخزن مما قد يعرضها للسرقة أو الضياع .

ويكون مقدار النقص ( العجز ) فى الصنف  هو الفرق بين الرصيد الدفترى ( المفترض تطابقه مع المنظومة ) والرصيد الفعلى للصنف - بعد مراجعة جميع الحركات التى تمت على ذلك الصنف ( اضافة / صرف / ارتجاع ) ومعدلات الفقد أو التبخر الطبيعى للصنف .

والمقصر فى جميع الأحوال السابقة - باستثناء الفقد / التبخر الطبيعى الذى تتحمله المنشأة - هو أمين المخزن المختص ويتم تحميله بقيمته .

أمين المستودع هو المسؤو ل عن البضاعة في المستودع من حيث الزيادة أو النقص في البضاعة وقد يحدث خطآ مزدوج من أمين المستودع في صرف بضاعة وإستلام بضاعة أخرى  ويتم تسجيللها بالخطآ في الكشوفات فيختفي النقص الحقيقي على ارض الواقع 

هذا الخطأ يحدث بسبب الخطأ فى ادخال سندات الصرف او الاضافه مع صرف كميات بالخطأ من المخزن ويتطابق الرصيد ولكن هذا نادر ان يحدث الا اذا كان امين المخزن غير امين فاخذ كميات من البضاعه وتم ادخالها وتقليلها على الكمبيوتر ليتطابق الرصيد