ماهي مستويات و تكاليف الاحتفاظ بالمخزون؟

هناك العديد من المفاهيم المتعلقة بالمخزون. ترى إحدى المدارس الفكرية أن توفر المخزون أمر حتمي حيث إن التكاليف الناتجة عن عدم توفر المخزون عند الطلب عليه من العملاء تفوق التكاليف المصاحبة للاحتفاظ بالمخزون. وفي الجانب الآخر، تؤكد المدرسة الفكرية الأخرى على أن وجود المخزون هو أصل جميع عيوب الإنتاج. وبمعنى آخر، فإن توفر المخزون يعني أن الشركة تخفي خلف مستويات المخزون بعض نقاط العجز في الإنتاج.

تركز هذه الوحدة على المدرسة الفكرية الأولى. فإذا كان المخزون غير قابل للاستبعاد بشكل كامل وكان الإنتاج بلا مخزون أمرًا غير قابل للتحقيق، فينبغي على الأقل إدارة المخزون المتوفر.

ما هو المخزون؟

المخزون كمصطلح هو الرصيد المتوفر من أي عنصر أو مورد يتم استخدامه في مؤسسة ويمكن أن يتوفر في الصور التالية:

•  المواد الخام

•  العمل قيد المعالجة

•  السلع تامة الصنع

•  الأجزاء المكونة

•  التوريدات

يتوفر المخزون من أجل تمكين الشركات من تلبية مطالب العملاء. ويتم توفيره أيضًا بشكل طبيعي لتسهيل تدفق السلع خلال عملية الإنتاج وبالأخص لمراكز العمل التابعة. والسبب الرئيسي لوجود المخزون هو الحماية من حالات عدم الثقة في الموردين. ويتيح وجود المخزون أيضًا استخدام المعدات والقوى العاملة بشكل واقعي وتام.

ما هي تكاليف الاحتفاظ بالمخزون؟

هناك فئتان للتكلفة مرتبطتان بالمخزون – (1) تكلفة الاحتفاظ بالمخزون، و(2) تكلفة عدم الاحتفاظ بالمخزون.

تتضمن تكلفة الاحتفاظ بالمخزون تكلفة مواد الوحدات والتكلفة المصاحبة لترتيبها أو إعادة ترتيبها وتكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون.

•  عندما تنتج الشركات أيضًا المواد التي تحتاجها لعملية الإنتاج، فإن تكلفة إعادة الترتيب تحل محلها تكلفة إعداد الآلات أو إجراء التغيير على الأنشطة.

•  عادة ما تتضمن تكاليف التخزين أو الاحتفاظ بالمخزون تكاليف التخزين والتأمين ضد الحريق والسرقة وإدارة المخازن.

•  إن التكلفة غير الملموسة المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون تتمثل في ضياع الفرص المقترنة بالاستثمارات في المخزون، والتي كان يمكن إنفاقها في مشاريع أكثر ربحية.

إن تكاليف عدم الاحتفاظ بالمخزون ترتبط في المقام الأول بفقدان رضا العمل والإيرادات في حالة حدوث عجز أو نقص بالمخزون، فضلاً عن إمكانية اطلاع العملاء المحتملين على مثل هذه الحادثة.

ما هي إدارة المخزون؟

تتمثل إدارة المخزون في تخطيط المخزون ومراقبته. والهدف من تخطيط المخزون هو الإجابة على سؤالين أساسيين:

•  متى يتم الطلب -وهذا السؤال مرتبط بمفهوم نقطة إعادة الطلب . وهي عبارة عن نظام يتم بموجبه إعادة طلب أي موارد تستخدم بشكل منتظم عند نزول مستوى المخزون إلى نقطة معينة. وعادة ما يكون هذا المستوى هو إحدى وظائف فترة التسليم والطلب اليومي ومخزون الأمان.

•  ما الكمية المطلوبة - ويتم تحديد الكمية التي سيتم طلبها من خلال كمية الطلب الاقتصادية.

هناك نظامان أساسيان لتخطيط المخزون – (1) نموذج الطلب حسب الكمية، و(2) نموذج الطلب الدوري.

تتمثل سياسة المخزون لدى الشركات التي تستخدم نموذج الطلب حسب الكمية في طلب كمية قياسية عن بلوغ نقطة إعادة لطلب بغض النظر عن وقت حدوث ذلك. ويعتمد ذلك على الحالة الملحة واحتياج الأصناف. وهذا النموذج قابل للتطبيق بالنسبة لما يلي:

•  الأصناف الأكثر تكلفة

•  الأصناف الأكثر أهمية / حيوية

أما نموذج الفترة الزمنية الثابتة فهو نظام تخطيط المخزون الآخر حيث تتلخص سياسة المخزون في طلب المواد أو القطع وفقًا لفترة زمنية معينة بغض النظر عما إذا كانت نقطة إعادة الطلب قد تم الوصول إليها أم لا. وهو بذلك يعتمد على الوقت ولا يتضمن حسابًا ماديًا لأصناف المخزون. وهو قابل للتطبيق في الحالات التالية:

•  الأصناف الأقل تكلفة وأهمية

•  بإمكان الموردين / المشترين الحصول على طلبات جديدة في حالة قيامهم بزيارات منتظمة / روتينية للعملاء

•  سيقوم الموردون / المشترون بالجمع بين الطلبات لتقليل تكاليف الطلب والنقل

نظرًا لأن النظام يعتمد على الوقت، فيجب الاحتفاظ بمتوسط مخزون أكبر للحماية من نفاد المخزون خلال فترة المراجعة. 

كيف يمكن التحكم في المخزون؟

لقد تم تصميم أنظمة مراقبة المخزون بهدف مراقبة مستويات المخزون ووضع الأنظمة والإجراءات التي تضمن الإدارة الفعالة للمخزون. وعند وضع الأنظمة لإدارة المخزون، هناك مجالان مهمان لاتخاذ القرارات بشأنهما – (1)تصنيف المخزون و(2) دقة سجلات المخزون.

تتضمن إستراتيجيات مراقبة المخزون ما يلي:

•  التحليل حسب الأهمية (تحليل ABC) – وهو أسلوب لتصنيف مخزون الشركة حسب ثلاثة تصنيفات تقوم على أساس حجم ريال سعودي السنوي .

ويتم حساب حجم ريال سعودي السنوي كما يلي:

ADV (حجم التداول السنوي بالدولار) = الطلب السنوي لكل صنف بالمخزون × التكلفة لكل وحدة

وعلى أساس حجم التداول السنوي بالدولار (ADV)، يمكن تصنيف عناصر المخزون كما يلي:

التصنيف

الوصف

الفئة أ

يكون ADV مرتفعًا حيث يمثل عادة نحو% من إجمالي أصناف المخزون ولكنه يكون مسؤولاً عن نسبة تتراوح بين و% من إجمالي تكاليف المخزون.

الفئة ب

يكون ADV مرتفعًا نسبيًا حيث يمثل نحو ‎% من الأصناف ولكنه يمثل-% من القيمة.

الفئة ج

يكون ADV منخفضًا حيث يمثل نحو‎% من الأصناف ولكنه يمثل5% فقط من القيمة.

يدل هذا التصنيف على أن الفئة أ يجب أن تخضع لإجراءات أشد صرامة لمراقبة المخزون المادي، وتوقع أكثر دقة، كما يجب أن يزيد اشتراك المورد في العملية.

الجرد الدوري

يتضمن الجرد الدوري مراجعة مستمرة لأصناف المخزون. وهو بذلك يستخدم تصنيف عناصر المخزون من التحليل حسب الأهمية (تحليل ABC)‏. وهناك ثلاثة إجراءات مهمة في الجرد الدوري:

•  جرد أصناف المخزون.

•  التحقق من السجلات.

•  تسجيل حالات عدم الدقة.

•  تعقب أسباب حالات عدم الدقة.

•  اتخاذ الإجراءات العلاجية.

يتم إجراء الجرد الدوري على أساس منتظم ولكنه غير معلن. ويعتمد تكرار الجرد الدوري على تصنيف عناصر المخزون، وفقًا لما يلي:

التصنيف

تكرار الجرد الدوري

الفئة أ

مرة كل شهر

الفئة ب

مرة كل ربع عام

الفئة ج

مرة كل ستة أشهر

استخدام نظام5S 

إن نظام5S هو في الأصل نظام ياباني يتعلق بأساليب الإدارة العملية للممتلكات ويتضمن خمس دعائم:

الكلمة اليابانية

الترجمة الإنجليزية (العربية)

الوصف

SEIRI

Sort (تصنيف)

إجراء يتم بموجبه تصنيف العناصر ووضعها في فئات وفقًا للحاجة أو عدم الحاجة إليها. ويتم التخلص من العناصر غير المطلوبة أو استبعادها بينما تتم إدارة العناصر المطلوبة وتخزينها بصورة ملائمة.

SEITON

Systematize (تنظيم)

إجراء يتم بموجبه وضع كل عنصر مطلوب في الموقع المناسب له والتأكد من تنظيمه جيدًا. ويتضمن ذلك استخدام الملصقات واللافتات والتخزين وأنظمة إمساك الدفاتر لتسهيل تخزين هذه العناصر واسترجاعها.

SEISO

Sweep (تنظيف)

إجراء يتم بموجبه تنظيف مكان العمل بشكل تام والتأكد من أناقته وترتيبه.

SEIKETSU

Standardize (تنميط)

حالة يتم بموجبها اتباع معايير عالية لإدارة الممتلكات على نحو جيد بحيث لا يوجد غبار أو صدأ بأي مكان وبحيث يلتزم الموظفون بالثلاثة ت أو3S الأولى.

SHITSUKE

Sustain (تثبيت)

حالة يقوم بموجبها جميع الأعضاء بممارسة الأربعة ت أو4S السابقة بشكل تلقائي وطوعي كأسلوب حياة وكثقافة شركة.

المراجع:

•  لي جيه كرايفسكي ولاري بي ريتزمان، الفصل – Inventory Management، Operations Management: Strategy and Analysis الطبعة الخامسة،، صفحات-.

•  دونالد والترز، الفصل – Independent Demand Inventory Items، Operations Management: Producing Goods and Services ،، صفحات-.

•  ريتشارد بي تشيس ونيكولاس جيه أكويلانو. الفصل – Inventory Systems for Independent Demand، Production and Operations Management: Manufacturing and Services ، الطبعة السابعة،، صفحات-.

تعد عملية تحديد مستويات التخزين إحدى العمليات الهامة في مجال تحديد كمية الأصناف التي يجب الاحتفاظ بها  لضمان استمرار العمل داخل الشركة دون انقطاع في المخزون و لتخفيض رأس المال المستثمر في المخزون إلى أدنى حد ممكن, إضافة إلى حماية الشركة من أية تقلبات قد تحدث في عمليات التوريد. 

تلعب برامج تخطيط موارد الشركات Enterprise Resource Planning ERP وبرامج إدارة سلسلة التوريد Supply Chain Management SCM وبرامج Material Resource Planning MRP دوراً هاماً في تحديد مستويات التخزين, إذ تُوفر تقارير مفيدة لصناع القرار

كتقرير معدل الدوران المخزني Inventory Turnover وغيره, بل من الممكن أن يقوم البرنامج بإصدار أوامر شراء تلقائياً وِفق معطيات معينة حينما يقرر البرنامج الحاجة الى طلب مواد جديدة تضاف الى المخزون .

العوامل تحديد المستويات المخزنية:

هنالك عدة عوامل يجب أن تُؤخذ بعين الاعتبار قبل البت في تحديد المستويات المخزنية

تشمل عملية تحديد مستويات التخزين ما يلي:

1. الحد الأدنى للطلب Min. Order Point.
2. نقطة إعادة الطلب Re-order Point .
3. الحد الأعلى للمخزون Max. Order Point.

أولاً: الحد الأدنى للطلب: 

يُعد الحد الأدنى لطلب تأمين الصنف حد الأمان الذي يمكن عند وصول كمية الصنف المخزنة إليه أن نقوم بسرعة بطلب الصنف وذلك لتلافي توقف العمل داخل الشركة نتيجة لعدم توفره في المستودع ويتوقف تحديد رصيد الصنف الذي يمثل حد الأمان على عدة عوامل منها:

• أهمية الصنف.
• طبيعة الصنف من حيث سرعة تلفه أو انتهاء صلاحيته.
• تكلفة الصنف وتكاليف النقل والتخزين.
• معدلات استهلاك الصنف.
• الفترة الزمنية اللازمة للشراء.

ولحساب الحد الأدنى للمخزون يتم احتساب معدل الاستهلاك اليومي للصنف وعدد الأيام التي يتم الاحتفاظ فيها بالصنف.

الحد الأدنى للمخزون = معدل الاستهلاك اليومي للصنف × الأيام اللازمة للاحتفاظ بالصنف.

ثانياً: نقطة إعادة الطلب: وهو الحد الذي يجب عنده البدء في طلب الصنف أو إصدار أمر الشراء تلافيا لوصول الصنف للحد الأدنى وذلك لإرجاع مستوى الصنف عند الحد الأعلى أو الأقصى ويتوقف تحديد نقطة إعادة الطلب على عدة عوامل منها:

• معدل الاستخدام اليومي.
• طول فترة التوريد.
• درجة الاستقرار في معدل الاستخدام وفترة التوريد.
• درجة المخاطرة.

ويتم احتساب نقطة إعادة الطلب وفقا للمعادلة التالية:

حد إعادة الطلب = الحد الأدنى للمخزون + معدل الاستهلاك اليومي×فترة الانتظار.

ثالثاً: الحد الأعلى:   و هو أقصى كمية يمكن الاحتفاظ بها بالمخزون من الصنف الواحد. وأى زيادة عن هذا الحد يعتبر زيادة فى المخزون.  الهدف من تحديد الحد الأعلى هو ضمان عدم تعطيل الأموال في تخزين أصناف قد لا يتم استخدامها في الوقت المناسب، ويتم احتساب الحد الأعلى للمخزون وفقا للمعادلة التالية:

الحد الأعلى للمخزون = الحد الأدنى للمخزون + حد إعادة الطلب

المراجع:

كتاب تقارير المستودعات ومراقبة المخزون، تاج الدين محمدإدارة المخازن، د. السيد ناجيوالعديد من المصادر ورقية