كيف يمكن شرح الدورة المستندية للحسابات فى المنشاءات الصناعية وعلى وجه خاص ان امكن فى مصانع المياه بشكل يسهل عملية الرقابة والمتابعة والمراجعه؟

هي الدورة التي تختص بمتابعة المستندات المتعلقة بعملية شراء سلع أو أصناف أو مواد أولية جديدة تقوم بها الشركات خلال السنة المالية.

الدورة المستندية للمشتريات:

ملاحظة (قد تختلف دورة الشراء قليلاً من شركة إلى أخرى حسب طبيعة العمل)

الدورة المستندية للمشتريات هي كما يلي:

 طلب شراء من الإدارة بالرغبة في الشراء مع بيان مواصفات الأصناف وكمياتها

 توقيع الجهة المفوضة على طلب الشراء (مدير القسم الراغب في الشراء مثلا)

 موافقة الجهة المخولة (مدير عام - رئيس قطاع في الجهات الحكومية)

 توجيه الطلب إلى إدارة المشتريات

 يحصل قسم المشتريات على عروض الأسعار من ثلاثة أطراف على الأقل ويختار العرض الأقل

يصدر قسم المشتريات أمر توريد للمورد يحدد الأصناف والكميات المطلوبة

 يتم توريد الأصناف وفقًا لأمر التوريد واستلامها من قبل لجنة الاستلام والفحص ، وتضاف إلى المخازن وفقًا لسجلات الاستلام والفحص وفواتير الشراء.

 يتم إرسال الفواتير إلى قسم الحسابات لإصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة الموردة

 يتم تسليم الشيك إلى المورد بموجب مذكرة سرية أو على صورة

 يتم تسجيل العملية في السجلات ويتم تسجيل المورد في سجل الموردين

تعريفات الدورة المستندية للمشتريات:

1. أمر الشراء:

هي المرحلة الأولى من دورة الشراء وهي عبارة عن بيان تقدمه الإدارة المعنية (مثل: إدارة المخازن أو قسم الإنتاج ...) إلى قسم المشتريات يوضح فيه مواصفات الأصناف وكمياتها. مطلوب لتوفير متطلباته بكميات محددة. الشراء من خلال التواصل مع الموردين لإرسال عروض الأسعار بالكميات المطلوبة ويتم ادارته وادراجهم عبر برنامج حسابات الشركة

2. طلب عروض الأسعار:

هذه هي المرحلة الثانية من دورة المشتريات ، وهنا يتمثل دور مسؤول المشتريات في حصوله على أكثر من عرض أسعار من الموردين.

3. إرسال أوامر التوريد:

هذه هي المرحلة الثالثة من دورة الشراء ، حيث ترسل إدارة المشتريات أوامر التوريد إلى الموردين لإبلاغهم بالأصناف المراد شراؤها ، ويذكر أمر التوريد المنتجات أو العناصر المطلوبة ، وتاريخ التوريد ، والفرع الذي فيه يتم التوريد ، ويتم تحديد أسعار الأصناف بناءً على عرض السعر الذي تم استلامه من المورد.

4. اعتماد الجهة المخولة (مدير عام - رئيس قطاع في الجهات الحكومية).

يجب أن تكون الموافقة الكتابية إما منفصلة أو مصحوبة بتوقيع رسمي على طلب الشراء.

5. توجيه الطلب إلى إدارة المشتريات

6. إذن إضافة (فاتورة شراء):

والمراد إثبات فاتورة الشراء وإثبات الديون المستحقة على المورد

توجد اعتبارات فنية في التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ، بما في ذلك:

لا تقتصر تكلفة العناصر أو المواد أو الأصول المشتراة على سعر شراء المورد ، ولكن يمكن تضمين تكاليف إضافية مثل النقل والتحميل والتفريغ والجمارك والتكاليف الأخرى غير القابلة للاسترداد.

في بعض الأحيان ، لا يكون مزود الخدمة ، مثل: الشحن والنقل ، هو نفسه مورد البضائع المادية ، وبالتالي يجب أن يأخذ التوجيه المحاسبي في الاعتبار إدخال العنصر المادي على تكلفته بالإضافة إلى تكلفة الشحن