كيف لي أن أصبح أمينة سر ناحجة في عملي؟

شكرا الدعوة اخت لامية شبحه                               

قبل أي شيء يجب ان اعرف معنى كلمة سكرتيرة يعني امينة سر يعني الحفاظ على اسرار كل صغيرة وكبيرة في المكتب

المظهر الجيد مع وجود الاحتشام وعدم الابتذال في المظهر والابتسامة والوجه البشوش

مواكبة كل الامور التي تدور في المكتب اولا بأول وخارج المكتب ايضا

السعي دوما للتعلم واكتساب الخبرات والمهارات  - االسرعة في اداء المهام مع التركيز على الدقة في الاداء ايضا

صفات شخصية مثل الشخصية القوية المنصته جيدا اللبقة مع وجود مهارات سلوكية تساعدني على التعامل مع مختلف انواع من البشر والتعامل الجيد اثناء حدوث ضغوط في العمل

ان اقوم بالعمل قبل ان يطلبه مني المدير وان افهم المدير جيدا ومايدور في رأسه

الاستقبال الجيد للمكالمات الصادرة والواردة والمعاملة الجيدة لضيوف وعملاء المكتب

امكانيات تنفيذية مثل اعداد المسودات - التقارير - محاضر الاجتماعات ... الخ

صفات ومهارات اساسية تتعلق بالمهام الوظيفية للسكرتارية مثل الاطلاع على البريد الالكتروني والبريد الورقي الصادر والوارد والارشفة والاهتمام بترتيب ونظافة المكتب وسلامة الاجهزة الالكترونية فيه  والاطلاع الكامل على الانظمة واللوائح

امكانية التنبؤ بالمشاكل الممكن حدوثها ووضع حلول مسبقة لها بحيث اننا لانقع فيها اساسا وقد تضطرني الظروف لان احل محل المدير في اتخاذ اجراء بسبب غيابه وعدم وجود بديل عنه

توفير بيئة مكتبية سليمة عن طريق الادارة الجيدة للعمل والمكتب والوقت

القيام باجراءات الحجوزات للسفر سواء من تذاكر الطيران او الفندق وترتيب وتنظيم المواعيد للمدير اثناء سفره بحيث لايحدث له ارتباك اثناء السفر

والكثير من المهام التي تكتسبها مع الايام

الإنتاجية والإنجاز يعتبران الركيزة الأساسية للنجاح, ولكن يضاف إلى وظيفة السكرتير المتابعة والسبقية ومعرفة ما يتطلبه مدير الإدارة.

كما أنه يفضل أن يكون السكرتير على معرفة جيدة باللوائح وأنظمة وإجراءات العمل في الشركة لكي يتمكن من متابعة العمل على الوجه الأكمل,

ولزيادة الكفائة فإن السكرتير يحتاج إلى معرفة بآخر مستجدات برامج التحرير والصياغة وبرامج إدارة المهام.

تحياتي لكم والله الموفق,