ما هي المستندات المالية الشائعة التي نقوم بناءا عليها بترحيل القيود علئ دفاتر اليومية ؟

 التسجيل في دفتر اليومية :

يتم تسجيل القيود المحاسبية التي تعكس العمليات المالية التي تمت في المنشأة بالإستناد إلى وثائق ومستندات تثبت حدوث هذه العمليات المالية . وبالتالي لا يمكن تسجيل أي قيد في دفتر اليومية دون توفر مستند يثبت حدوث العملية . ويتم تسجيل القيود في دفتر اليومية فور حدوث العمليات المالية في المنشأة وفق تسلسلها الزمني- الترحيل إلى حسابات الأستاذ :بعد تسجيل القيود في دفتر اليومية يتم تصنيفها وتبويبها في حسابات نوعية خاصة وبذلك يتم تجميع كل نوع من العمليات المالية في حساب خاص به يعكس طبيعة هذه العملياتفمثلاً يتم تجميع القيود التي تعكس عمليات الشراء في حساب يسمى حساب المشتريات- الترصيد :هو تحديد نتيجة كل مجموعة من العمليات المالية التي تم تصنيفها في الحسابات النوعية . فبعد ترحيل القيود ( العمليات ) من دفتر اليومية إلى حسابات الأستاذ يتم تحديد النتيجة النهائية لكل مجموعة من مجموعة العمليات ( الحسابات ) عن الفترة المالية التي حدثت خلالها- إعداد ميزان المراجعة :بعد ترصيد حسابات الأستاذ يتم إعداد كشف بالأرصدة مدينة كانت أم دائنة حيث يتم تجميع الأرصدة المدينة في حقل خاص بها وتجميع الأرصدة الدائنة في حقل خاص بها وذلك تمهيداً لإعداد القوائم المالية التي تظهر نتيجة أعمال المنشأة عن دورة مالية كاملة ( قائمة الدخل ) من جهة والتي تبين المركز المالي للمنشأة (قائمة المركز المالي ) من جهة أخرى- التسويات الجردية :هي مجموعة الإجراءات المحاسبية التي يتم بموجبها فصل ما يخص الدورة المالية من مصاريف وإيرادات عما يخص دورات أخرى .إذ أن المنشأة خلال ممارستها نشاطها الإقتصادي تقوم بدفع مصاريف وبتحصيل إيرادات قد تزيد عملياً أو تنقص عما يخص الدورة الماليةلذلك يتم مقابلة الإيرادات التي تخص العام الحالي بالمصروفات التي تخص العام الحالي من خلال قائمة الدخل لتحديد نشاط المنشأة من ربح أو خسارة .أما المصاريف التي لا تخص الدورة الحالية فيتم تدويرها إلى الدورة المالية اللاحقة من خلال قائمة المركز المالي وبواسطة حسابات خاصة بها على شكل مستحقات أو مقدمات .

- إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات الجردية :يُظهر ميزان المراجعة الذي يتم إعداده قبل التسويات الجردية الأرصدة الناتجة عن العمليات الفعلية التي قامت بها المنشأة . ولكن هذه الأرصدة قد تزيد أو تنقص عن الأرصدة التي تخص الدورة المالية الحالية لذلك يتم إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات الجردية بحيث يُظهر الأرصدة التي تخص كامل الدورة المالية والتي يجب الإستناد إليها عند إعداد القوائم المالية ... اعداد القوائم المالية وبتشمل قائمة الدخل وتوضح صافى الربح او الخسارة وهى عبارة عن مقابلة ايرادات الفترة بمصروفاتها وكذلك قائمة المركو المالى وتوضح اصول وخصوم وحقوق ملكية المنشأة فى لحظة زمنية معينة يعنى تبين ما للمنشأة من اموال وما عليها من التزامات وكذلك قائمة التدفقات النقدية التى تبين التدفقات النقدية الداخلة والخارجة للمنشأة وكذلك قائمة التغير فى حقوق الملكية والايضاحات المتممة لتلك القوائم لانها تفسر اشياء فى القوائم وهى جزء لا يتجزاء منها كأن يتم توضيح السياسة المحاسبية المتبعة وجدول الاصول الثابتة واهلاكاتها وقائمة توزيعات الارباح- قيود الإقفال و الإفتتاح :قيود الإقفال هي القيود التي يتم بموجبها قفل أرصدة حسابات الأستاذ في كل الأماكن المخصصة لها حيث يتم قفل المصاريف والإيرادات في قائمة الدخل وقفل الأصول والخصوم في قائمة المركز المالي وبذلك يتم إغلاق الدورة المحاسبية دفترياًويتم بدء دورة محاسبية جديدة بواسطة قيود الإفتتاح التي يتم بموجبها فتح الحسابات الظاهرة في الميزانية العمومية حيث تمثل الأصول حسابات مدينة وتمثل الخصوم الحسابات الدائنة .

 إن تسجيل أية عملية مالية في دفتر اليومية يجب أن يستند في الأساس إلى مستند أو ورقة ثبوتية تؤيد حدوث العملية المالية تمهيدا لتسجيل القيد المحاسبي الذي يثبت هذه العملية في دفاتر المنشأة . المستندات ذات أهمية كبيرة لإنها تعتبر مصدراً للقيد في السجلات المحاسبية المستندات هي نقطة البداية في تدفق المعلومات المحاسبية إلى القوائم المالية .المستندات تحدد المسؤولية عن حدوث العمليات التي تؤيدها .  بناء على النظام المحاسبي تحدد أشكال المستندات وعدد نسخها والجهة المنظمة لها ودورتها في المنشأة .  تنقسم مستندات القيد بحسب مصدرها إلى مجموعتين رئيسيتين : آ – مجموعة المستندات الخارجية : وتتمثل بالمستندات التي نشأت خارج الوحدة الإقتصادية وتستخدمها الوحدة الإقتصادية في إثبات عملياتها مع وحدات البيئة الخارجية : فواتير الشراء – صكوك الإستثمار . ب – مجموعة المستندات الداخلية : وتتمثل في المستندات التي نشأت داخل الوحدة الإقتصادية وتحتفظ الوحدة بها لإثبات قيامها بعمل معين مثل : صور فواتير المبيعات – صور الإشعارات المدينة والدائنة • أهم المصادر الثبوتية لمستندات القيد :1- الفاتورة : وهي كشف يتضمن بيان تفصيلي للبضاعة المباعة أو المشتراة من حيث الصنف والكمية وسعر الوحدة والقيمة الإجمالية للبضاعة وطريقة السداد وموعده و إسم المشتري أو إسم البائع 2- الإشعار المدين : وهو الإشعار الذي يرسل للزبون المدين لإعلامه بأن المنشأة سجلت على حسابه مبلغاً معينا وأن مديونيته تجاه المنشأة قد زادت كما في حالة شراء بضاعة على الحساب .3- الإشعار الدائن : وهو عكس الإشعار المدين ويرسل المشروع إلى الزبون لإعلامه بأن مطالبة المنشأة له قد نقصت كما في حالة سداد الزبون لجزء من الدين المترتب عليه تجاه المنشأة .4- الشيك : وهو صك مكتوب يتضمن أمرا من الساحب ( صاحب الحساب ) إلى المسحوب عليه ( البنك ) بأن يدفع إلى طرف ثالث هو المستفيد مبلغ محدد من المال بمجرد الإطلاع5- الكمبيالة : الكمبيالة أو السند الأذني أو السند لأمر هو صك مكتوب يتضمن تعهداً من شخص بأن يدفع إلى شخص آخر مبلغا من المال في تاريخ محدد ويسمى تاريخ الإستحقاق6- مستند القبض : وهو المستند الذي يحرر عند استلام مبلغ معين من المال نقدا أو بشيك ويعد داخل المشروع ويعتبر وثيقة إثبات لتسجيل العملية في دفتر اليومية7- مستند الدفع : وهو المستند الذي يحرر عند دفع مبلغ نقدي للغير8- مستند قيد اليومية : ويستخدم هذا المستند كوثيقة إثبات لتسجيل كافة العمليات غير النقدية في دفتر اليومية مثل عمليات البيع و الشراء الآجلين

- التسجيل في دفتر اليومية : يتم تسجيل القيود المحاسبية التي تعكس العمليات المالية التي تمت في المنشأة بالإستناد إلى وثائق ومستندات تثبت حدوث هذه العمليات المالية . وبالتالي لا يمكن تسجيل أي قيد في دفتر اليومية دون توفر مستند يثبت حدوث العملية . ويتم تسجيل القيود في دفتر اليومية فور حدوث العمليات المالية في المنشأة وفق تسلسلها الزمني