ما هي أفضل طريقة للحفاظ على ملفاتك في العمل؟ هل تفضل حفظها في الحاسوب فقط أم ملفات ورقية فقط أم كلاهما أو أن لديك طرق أخرى؟

_1 _ ملفات ورقية

_2 _ فلاشة

_3 _ الكمبيوتر

ورقيا  وعلي الحاسب  وعلي  هارد دسك  احتياطي  

 الحاسوب وهارد خارجي تجنبا لضياع الملفات بحال الفيرسة وملقات ورقية وكتابة الملاحظات

لا مكان للورق الان ان الحوسبة الحقة لا مجال للورق ولكن يجب اخذ نسخ احتياطية من المعلومات على الحاسب بشكل دورى افضل يوميا بطريقة الية واسبوعيا بطريقة يدوية

نعم العالم الان يتعامل بالحاسوب  لكونه سهل ادخال المعلومات وبخطوط واشكال وله ميزات عديدة أخرى في جميع القطاعات ولكن له عيوب كذالك الهاردكس وقد تكون القاضية .لذا يجب استخدام الورقيات الدافتر المحاسبة وكل مايلزم حفظة كمستند للرجوع اليه في حاله فقدان معلومات الحاسوب . وللحيطة والحذر في حالة عدم الامان بالموقع يتم طبع كل مايحفظ بالحاسوب كل فترة معينه حسب الكميات المستخدمة بالعمل . لذالك انا افضل كلاهما بالأضافة للنسخة الأحتياطية . شاكرآ لك حسن التقدير.......والله الموفق

الشركات بمعظمها تتجه إلى ما يسمى بالمكتب الخالي من الأوراق، يمكن الاحتفاظ بجميع المستندات على الحاسب وعمل نسخ احتياطية في المساحات السحابية مثل جوجل درايف أو دروب بوكس وهي آمنة تماماً ، عادةً فقط قسم المحاسبة بحاجة للاحتفاظ بالمستندات الورقية

طبعا من الخطر ان يتم الاحتفاظ بالبيانات في مكان واحد فقط مثل جهازك الشخصي او حتى في قرص صلب خارجي بل يجب ان تكون البيانات منسوخه في أكثر من مكان.

وبما اننا بصدد الحديث عن بيانات مرتبطه بالعمل وعلى افتراض ان هناك قسم حاسب آلي في الشركه فيجب ان يكون لكل إداره او موظف مجلد خاص على سيرفرات الشركه تكون نسخه احتياطيه للملفات الموجوده في الاجهزه الشخصيه للموظفين، وبدورهم يقوم قسم الحاسب الآلي بأخذ نسخ احتياطيه من هذه المجلدات في وسائل تخزين اخرى مثل الاشرطه الممغنطه (Tapes) او DVDs ... الى اخره.

اما في حاله عدم وجود قسم حاسب آلى يتولى هذه المهمه فيمكن عندها استخدام وسائل التخزين المتاحه على الانترنت مثل جووجل وغيرها مع الحرص على  قراءه اتفاقية الاستخدام في هذه المواقع وكيفيه حفاظها على بيانات عملائها وهل يتم تشفيرها، والمده الزمنيه التى يتم الاحتفاظ بها بالبيانات وهل لديهم آليه لعمل نسخ احتياطيه من هذه البيانات وكيفية الرجوع اإليها.

بالنسبه للنسخ الورقيه ففي اجابه الأخوه الذين قبلي ما يغنى عن الإعاده.

بالتوفيق

ان افضل طريقة لحفظ الملفات 

وضع اكثر من نسخة للملفات كحفظها على جهاز الكمبيوتر وعلى هارد ديسك خارجي 

ولكن مع تقدم وتطور التكنولوجيا ومع وجود بعض الصعوبات في البقاء على الملفات متوافرة بشكل دائم 

بدأت باضافة نسخة أخرى للملفات على الدروب بوكس وعلى الجوجل درايف ووجدت ذلك افضل طريقة 

خاصة للملفات التي تحتاج الى تعديل بشكل دوري والى الملفات التي ممكن ان تحتاجها في اي وقت  

dropbox or google drive   صديقي ان اردت الراحة استخدم 

حفظ الملفات من المهام الرسمية والاساسية للعمل الادارى بصفة خاصة والاعمال الاخرى بصفة عامة وطرق الحفظ الاساسية هى الحفظ فى ملفات ورقية وايضا الحفظ فى الحاسوب ومن الممكن تحسبا للاى ظروف اطرارية الحفظ على هارد دسك  ويكون الحفظ اول باول لضمان التنسيق والنظام الادارى الناجح والترتيب على حسب التاريخ اليومى للعمل لتوفير الوقت فى العمل فى حالة البحث عن ملفات معينة 

إذا كانت المؤسسة تعمل على نظام أرشفة إلكتروني فمعني هذا أن هناك أجهزة رئيسية ونظام شبكة يتم من خلاله عمل ال Contenet Management للملفات والوثائق أيا كان نوعها و أهميتها وهذا يحتاج إلى عمل Backup  يومي من خلال إجراءات تقنية لهذا الغرض ويتم نسخها إلى عدة أماكن وبالامكان عمل إستضافة لها بسرية و إجراءات معقدة للحفاظ عليها عبر السحابة الالكترونية وهذا يعتمد على سرعة نقل البيانات وهنا لا يوجد ملفات ورقيه إلا ما ندر  أما في حالة العمل اليدوي القديم فنحن بحاجة إلى الملفات الورقية وحفظها بطريقة الارشيف القديم في كل سنة على حده وهذه تحتاج ألي أماكن فعلية في المؤسسة يعتمد على حجمها إضافة إلى حفظها في الحاسوب و أخذ نسخ منها كل فتره و أخري إلى وسائل حفظ خارجية كالهارد ديسك والسي دي روم وغيرها الكثير