ماهي مهام مساعد المدير وما هي صفاته؟ وكيف يرقى بعمله ؟

مدير المكتب:يقوم مدير(ة) المكتب بتنظيم والإشراف على كل الأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل المكتب بشكل عام.ودور مدير(ة) المكتب مشابه جدا للمدير الإداري، إن مدير المكتب يُنتظر منه أن يقوم بحزمة من المهام الإدارية وربما بالمهام التكنولوجية (IT) ذات الصلة، وهذا أيضا يعتمد على حجم المنظمة وطبيعة عملها.وبشكل عام بنهاية المطاف.. فإن مدير(ة) المكتب مسؤول(ة) عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال.أما..السكرتير التنفيذي:يقوم (تقوم) السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بالاحتياجات والترتيبات المتعلقة بالمدير العام بشكل خاص، أكثر من بقية الأمور، من ذلك، استقبال ضيوفه وترتيب مواعيده، وإعطاء صورة حسنة عن الشركة من خلال أشكال الاتصال المختلفة مع الزوار والعملاء. ***مهام مدير(ة) المكتب بشكل عام تتضمن:ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.تفويض الأعمالتأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.إعداد التقاريرالإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل. صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.الاحتفاظ بسجلات الذاتية.تنظيم عملية جلب موظفين جدد.ترأس بعض الاجتماعات.إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.تأمين الأثاث المكتبي اللازم.تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.مهام السكرتير(ة) التنفيذي(ة) بشكل عام تتضمن:تحضير المراسلات والتقارير.تحضير مواد العروض التقديمية.تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.متابعة أجندة Calendar المدير العام.إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.استقبال الزوار والعملاء.أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.إعداد نظامك أرشفة ورقي والكتروني.التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته.