Register now or log in to join your professional community.
صندوق المصاريف النثرية ( السلف المستديمة ):-لتفادي عمليات الاختلاس والتزوير وتخفيضها في النقدية يفضل التركيز عمليات صرف النقدية عن طريق الشيكات. فيما عدا المصروفات النثرية التي تمتاز بتكرارها اليومي وصغر قيمتها النسبية فتحرير شيكات بمثل هذه المبالغ الصغيرة عادة ما يكون غير عملي وغير مقبول من وجهة نظر المستحق للنقدية ومن امثلة ذلك الطوابع البريدية , مصروف الصيانة البسيط , مصاريف متنوعة صغيرة كمصاريف الضيافة ........الخلذا تلجأ المنشآت الى استحداث صندوق للمصروفات النثرية ( سلف مستديمة) يودع فيه مبلغ محدد يكفي لتغطية هذا النوع من المصاريف لفترة معينة ويحدد مسؤول عن هذه العهدة من يخول بالصرف على هذه البنود على ان تكون معززة بمستندات سليمة ويقوم الموظف بتقديم هذه المستندات عندما يقارب المبلغ الذي بعهدته على النفاذ ليستعيض ما تم صرفة (اعادة تغذية الصندوق) كما تتقوم الادارة باتخاذ قرار بزيادة الصندوق المصروفات النثرية او تخفيضه كسلفة مستديمة حسب الحاجة.
متفق مع اجابه الاستاذ جورج=======================
شاكر الدعوة
اتفق مع الاستاذة جورج و علاء
شكرا علي الدعوة
اتفق مع اجابة الاستاذ ماهر
معني صندوق في المحاسبة هو المكان الذي يتم فيه جميع العمليات النقدية كالصرف والقبض والمبيعات والمشتريات النقدية للمال وعلشان نتجنب مخاطر السيولة النقدية وكثر العمليات الصغيرة من المصروفات ولكي تكون العمليات بشكل سريع في الصندوق الادارة مثل بعض التغييرات ، أونفقات النقل ، أو رسوم الطريق وجميع مصاريف الشركة الخاصة ...ففى مثل هذة الحالات يكن إستخدام الشيكات إستهلاك للوقت و مكلف مال ووقت و غير منطقى ولذلك تم تخصيص صندوق المصروفات النثرية لمواجه هاذي الحالات يتم اداع فيه مبالغ نقدية صغيرة بغرض إتمام المعاملات الصغيرة والسريعة ويتم تكليف عهدتة لاحد موظفين ويتم تغذيتة بشكل دوري ضمن سقف محدد مسبقا،،،،،،،،،،،،،،،،.
نظامها:
1.تحديد السلفة بمبلغ (500) شيكل شهريا على أن يعاد تغذيتها عند الضرورة شرط توقيع المدير على الشيك وسند الصرف بالإضافة إلى المحاسب.
2.تدار السلفة للمصاريف النثرية من قبل المساعدة الإدارية وتحت إشراف قسم المحاسبة.
3. في حالة وجود فواتير كبيرة بنفس الفترة أو مجموعة من الفواتير الصغيرة ومجموعها كبير، يجب تحويلها إلى قسم المحاسبة من اجل إعداد شيك بها بدلا من دفعها من الصندوق.
4.يجب الاحتفاظ بالنقدية بهذه السلفة في صندوق أمين تحت إشراف المساعدة الإدارية والمحاسب يحق له دائما تفقد الصندوق وعمل جرد له في أي وقت ومقارنة الفواتير والدفعات مع المتوفر في الصندوق.
5.يمنع منعا باتا أن يتم تسليم الموظف سواء مقابل رواتبهم أو تحت أي اعتبار آخر من الصندوق وان وجد فإن لذلك يعتبر مخالفة.
6.مهما كان حجم المصروف أو الدفع يجب ان يعزز بمستندات رسمية والا فإنه يجب الحصول على موافقة المديرة كتابيا، ويحق للمدير الموافقة على صرف بدون سند رسمي مبلغ أقصاه 50 (خمسون) شيكل.
الاعتمادات:
1. سند صرف المصاريف النثرية يتكون من نسخة واحدة فقط.
2. لا تكون سندات الصرف للمصاريف النثرية مرقمة بل يوضع رقمها بعد دفعها.
3. المستندات والفواتير المرفقة مع السند يجب ان تكون أصلية.
4. عند تحضير سند صرف من المصاريف النثرية ويكون يخص برنامج من برامج الجمعية فإنه يجب الحصول على توقيع المدير العام على عملية الصرف من قبل الدفع (مثال دفع فواتير ورشة عمل تخص ورشة خاصة، يجب اعتماد تلك المصاريف من منسقيين البرامج).
إجراءات المحاسبة:
مراجعة سندات الصرف عند اقتراب نفاذ الصندوق من حيث صحة المستند من حيث التاريخ، نوعية الفواتير، والمستندات وتوقيع المستلم.
التأكد من صحة الاعتماد وتوقيع البرامج المستفيدة على سندات الصرف التي تخصها، وفي حالة عدم توافر صحة الاعتماد يعاد السند إلى البرنامج الذي يخصه، وفي حالة تكرار هذه الملاحظة لأكثر من ثلاث مرات يجب على المحاسب ان يوجد رسالة إلى من اجل معالجة المواقف.
قسم المحاسبة يقوم بتأكيد من وجود رصيد في الموازنة التقديرية لهذا المصروف وفي حالة عدم وجود رصيد يعاد المستند إلى البرنامج الذي طلبه أصدره مع إخبار المدير.
يقوم قسم المحاسبة بعد ذلك بتوجيه سندات الصرف محاسبيا بتدوين اسم ورمز الحساب المدين وتسجيلها على برامج المحاسبة وربطها بالتقارير المختلفة من حيث الصندوق والحسابات.
يفضل عمل ختم (Paid) من اجل ختم السند بعد دفعها وختم الفواتير والسندات المرفقة.
إعادة دفع المدفوعات من الصندوق:
عند وصول رصيد الصندوق إلى مبلغ لا يكفي أية مصروفات طارئة ويرجع تقدير ذلك المساعد الإداري على الصندوق من واقع خبرتها، يقوم قسم المحاسبة بمراجعة السندات التي تم دفعها ودفع المبلغ المطلوب إلى الصندوق بشيك ويجب ان يوقع الشيك وسند الصرف الخاص به من المدير.
في حالة وجود أية مشكلة يتم حلها بين المحاسب والمساعد الإداري بعد مراجعة المشكلة من كافة الجوانب، وإذا احتاج الموضوع ولم يتمكن المحاسب والمساعد الإداري من الوصول إلى حل وسط يتم التوجه إلى المدير وأخذ رأيه.
يقوم المساعد الإداري بسحب المبلغ من البنك وتغذية الصندوق ثانية.
في حالة حصول حالة طارئة وقام أحد الموظفين / ات بدفع أي مبلغ من حسابه الخاص وحصل على فاتورة رسمية أو مستندات رسمية فإنه يجب الحصول على موافقة المدير.
أي موجودات في صندوق الهيئة يعتبر ملك للهيئة ولو كان من ممتلكات أي شخص آخر.
أية خروقات تظهر في حساب الصندوق يجب ان تعالج فورا بعد عملية الجرد وسواء كانت زيادة أو نقص يعتبر ظاهرة غير صحيحة.
يحق للمحاسب عمل جرد فعلي ومفاجئ للصندوق من فترة إلى أخرى.
ملاحظة مهمة لا يذكر صندوق النثرية الى عند التكوين او عند زيادة سقفه او تخفيضه او الغاءه ولكم الشكر و التقدير
