Register now or log in to join your professional community.
اولا الفرق في المؤهل الدراسي فمدير المكتب يفضل ان يكون حاصلا على ماجستير ادارة اعمال او ادارة مكاتب في حين السكرتير التنفيذي بكالوريوس ادارة اعمال او دبلوم سكرتارية تنفيذية
ثانيا مدير المكتب قد ينوب المدير في حالة غياب اضطراري- التوجيه - اتخاذ القرار الصائب واعطاء امر في حين السكرتير التنفيذي في حالة عدم وجود مدير مكتب يجب ان يكن لديه القدرة على اتخاذ اجراء مناسب او التواصل مع المدراء الاخرين في سبيل اتمام المهام الى حين تواجد المدير واستصدار قرار رسمي من المدير نفسه
ثالثا مدير المكتب بالضرورة يحضر كل الاجتماعات وقد ينوب عن المدير في الاجتماعات الخارجية كما انه بامكانه المشاركة في الاجتماع كأحد الاعضاء في حين السكرتير التنفيذي ممكن ان يحضر احيانا اجتماعات المدراء لغرض تدوين محضر الاجتماع
مدير المكتب ليس بالضرورة ان يقوم بالمهام الروتينية للمكتب كالسكرتاريا انما يتطلب منه ذلك في اغلب الاحيان في حين ان السكرتير التنفيذي من صميم مهامه القيام باعمال السكرتاريا الروتينية
هذه اهم الفوارق من الناحية الادارية
ان كان في المكتب فقط هناك مدير مكتب ولايوجد سكرتير تنفيذي فان مدير المكتب المكتب عليه القيام بكافة المهام دون استثناء
ان كان في المكتب هناك مدير مكتب وسكرتير تنفيذي فمهام الاعمال تكون محددة وواضحة
فيما يخص الارتقاء من سكرتير تنفيذي الى مدير مكتب سهل حيث انه يأتي مع الخبرة وامكانيته في تنمية شخصيته وترويضها على الحكمة والجرأة على التواصل مع الجهات العليا واتخاذ الاجراءات الصائبة في الوقت المناسب حيث يتم اختبار لشخصية السكرتير التنفيذي من قبل المدير التنفيذي نفسه فهو من يرى اذا كان بامكان سكرتيره التنفيذي ان يصبح مدير مكتب ام لا
السكرتير التنفيذي يقوم بمهام متعددة من ضمنها استقبال الزوار والعملاء -نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات - تحضير المراسلات والتقارير- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها - إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.- تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام....... اما المدير فممهامه تتجلى فيما يلي الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل - تنظيم عملية جلب موظفين جدد - صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا - إعداد التقارير - التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.- ترأس بعض الاجتماعات ......
ادارة المكتب يشمل كل ما يختص بمجال العمل من تنظيم مواعيد وادارة وتنفيذ الطلبات والتعليمات والمشاركة في وضع السياسات العامة بالعمل اما السكرتارية التنفيذية فهي جزء من ادارة المكتب وتتيع مدير المكتب ونختص بتنفيذ ومتابعة الناشيرات الصادرة من مكتب رئيس العمل مثلاً وكذلك متابعة تنفيذ التكليفات الصادرة ومتابعة السياسات العامة الموضوعه
السكرتير التنفيذي يقوم بتسجيل و حفظ كل المعلومات
التنسيق بين المدير و العمال
فهو يمثل همزة الوصل
اما المدير هو المسير الرئيسي للعمل
يمكنني التعلم و التركيز على المعلومات التي تفيدني
العمل ثم العمل
تخول مهمة التسيير والادارة لمدير المكتب أما السكرتير التنفيذي يقتصر دوره على تنفيذ التعليمات فقط، و لا يمكنه المشاركة في أي عملية تخطيط تنظيم توجيه أو رقابة، كل هذا يتمحور ضمن ما يعرف بالمركزية.
الفرق بينهما اولا : وظيفيا السكرتير التنفيدي اقل درجة وظيفية من مدير المكتب والمهام مختلفة وطبيعة المهام مختلف نوعاً ما مثلا السكرتير التنفيذي عمله تنظيمي واشرافي اكثر من مساهمة في العمل وتغير وجهته او اتخاذ قرار به فهو ينفذ تعليمات المدير المباشراما فيما يتعلق بمدير المكتب قد يقوم بمهام اوسع واشمل ويتدخل بالقرارات ويصدر بعضها ايضاً في حدود مايسمح له إذا مدير المكتب اعلى وظيفياً من السكرتير .
مدير المكتب :
هو المسؤل عن ضمان سير عمل المكتب بشكل فعال بمعني ان كل ما يتعلق بالمكتب من ناحية التنظيم والاشراف على الطاقم الادارى والسكرتارياوكل ما يتعلق بواجبات المدير الوظيفية من رحلات عمل واجتماعات ومواعيد واستقبال والرد علي كل ما يتعلق بمكتب المدير وهو صلة الوصل بين المدير وكل اعضاء المنظمة
اما السكرتير:
فمن مهامه النسخ والتصوير وارشفة الملفلت ومتابعة العمل اليومي وتحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال ومتابعة الفاكس واستقبال العملاء وتامين السكن والرحلات لهم بناء علي اوامر المدير ورفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل فهو مرتبط اداريا بمكتب المدير
المخرج وsecretery exective هم مثل الملك والملكة لعبة الشطرنج، وموافقة decission والعقوبات والترتيب النهائي سيكون للمدير، وسوف الأمين التنفيذي أن عنوان الحالات الحرجة وطبيعية مع نصيحة حكيمة وذكية لمساعدة صانع decission أن يكون دقيقة وتكون أكثر فائدة للشركة.
مدى نصيحتك، والتعامل مع الوضع، عرضا حول القضايا الهامة ومراقبة جميع الجوانب المتعلقة بالسياسة الجيدة والسيئة في ينفع من الشركة يحدد النمو الخاص بك تصل إلى المخرج، لأنه في النهاية نحن جميعا بحاجة الأرباح وحسن سير من المعرض.
مهام السكرتير Secretary1- تنظيم العمل بالمكتب2- تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة4- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة5- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج6- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى7- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين8- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل9- عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى مهام السكرتير التنفيذي Executive Secretary1- تحضير المراسلات والتقارير.2- تحضير مواد العروض التقديمية.3- تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.4- تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.5- متابعة أجندة Calendar المدير العام.6- إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.7- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.8- استقبال الزوار والعملاء.9- أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.10- إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.11- التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.12- الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته مهام مدير المكتب Office Manager1- ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.2- تفويض الأعمال3- تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.4- التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.5- إعداد التقارير6- الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.7- صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.8- الاحتفاظ بسجلات الذاتية.9- تنظيم عملية جلب موظفين جدد.10- ترأس بعض الاجتماعات.11- إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.12- التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.13- القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.14- مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.15- مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.16- تأمين الأثاث المكتبي اللازم.17- تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.18- مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة. __________________
