ماهي افضل طريقة يمكن استخدامها تساعد فى سرعة ادخال البيانات بمعنى الاستفادة القصوى من الوقت؟

§      صمم نظام إدخال البيانات بما يتوائم وحاجات وقدرات المنظمة. وتتطلب بعض اساليب معالجة البيانات طاقم تقنيا محترفا. ويمكن أن تتطلب بعض نماذج إدخال البيانات موارد بشرية كبيرة بينما تكون الأخرى مكلفة ماديا. وقد تؤثر المدة الزمنية على الأسلوب الذي اخترته.

§      يعمل إدخال البيانات على أحسن وجه عندما يقدم جميع المراقبين النموذج ذاته. تحكم بنسخ النموذج ونسق مع المنظمات المشاركة لضمان استعمال المراقبين جميعهم النموذج ذاته.

§      صمم لائحة الأسئلة آخذا بعين الإعتبار طريقة معالجة البيانات.إذ يمكن معالجة نماذج أسئلة نعم أو لا والإختيار من متعدد بشكل أسرع من التعليقات التحريرية.تنظيم النماذج بشكل واضح يمكن أن يسهم في إدخالها بشكل أكثر سرعة ودقة من النماذج غير المرتبة والغريبة. فيمكن للنماذج القصيرة التي تطرح الأسئلة المهمة فقط أن تزودك بالمعلومة التي تريدها أسرع من النماذج الطويلة.

§      صمم عمليات تسليم التقارير بحيث تنتقل الورقة عبر مراحل مختلفة من الإدخال والأرشفة بشكل أكثر كفاءة.

تقسيم جيد لانواع البيانات

وجود مفاتيح دالة و اختصارات لعبارات

يتميز Microsoft Office Access2007 بتوفير عدد من التحسينات التي تسهل عملية إنشاء قاعدة البيانات جديدة. حتى إذا قمت بإنشاء قواعد بيانات من قبل، فمن الأرجح إنك ستُقدر هذه الميزات لقدرتها على زيادة سرعة تقدم عملية الإنشاء.

يتناول هذا المقال العملية الأساسية لبدء تشغيل Office Access2007 وإنشاء قاعدة بيانات، باستخدام قالب أو بإنشاء الجداول والنماذج والتقارير وكائنات قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. كما يشرح تفصيلاً عدد من التقنيات التي يمكنك استخدامها للحصول على معلومات لقاعدة البيانات الجديدة.

يوفر Access مجموعة كبيرة ومتنوعة من القوالب التي يمكنك استخدامها لزيادة سرعة عملية إنشاء قاعدة بيانات. القالب هو قاعدة بيانات جاهزة للاستخدام وتحتوي على كافة الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير التي تحتاجها لتنفيذ مهمة معينة. على سبيل المثال, يمكنك استخدام قوالب لتتبع قضايا أو إدارة جهات اتصال أو الاحتفاظ بسجل المصاريف. تحتوي بعض القوالب على عدد من نماذج السجلات لتساعد في توضيح كيفية استخدامها. يمكنك استخدام قوالب قواعد البيانات كما هي, أو تخصيصها لتناسب احتياجاتك بشكل أفضل.

إذا تناسب أحد هذه القوالب مع احتياجاتك، يكون استخدامه عادة هو أسرع طريقة للشروع في العمل مع قاعدة البيانات. إذا كانت لديك بيانات في برنامج آخر وأردت استيرادها إلى Access، فربما تقرر أنه من الأفضل إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب. يوجد في القوالب بنية بيانات مُعرفة بالفعل، وقد تتطلب ملاءمة البيانات الموجودة مع بنية القالب الكثير من العمل.

1. إذا كانت لديك قاعدة بيانات مفتوحة، انقر فوق زر Microsoft Office ثم انقر فوق إغلاق قاعدة البياناتلعرض صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access.

2. تظهر العديد من القوالب المميزة في وسط صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access، وسيتوفر مزيد من القوالب إذا قمت بالنقر فوق الارتباطات في جزء فئات القوالب. يمكنك تنزيل قوالب إضافية من موقع Office Online على ويب. لمزيد من التفاصيل، راجع المقطع التالي في هذا المقال.

3. انقر فوق القالب الذي تريد استخدامه.

4. يقترح Access اسم ملف لقاعدة بياناتك في المربع اسم الملف — يمكنك تغيير اسم الملف إذا أردت. لحفظ قاعدة البيانات في مجلد آخر غير المعروض أسفل مربع اسم الملف انقر فوق  ، واستعرض إلى المجلد حيث تريد حفظ قاعدة البيانات، ثم انقر فوق موافق. اختيارياً، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات وربطها بموقع Windows SharePoint Services3.0.

5. انقر فوق إنشاء (أو انقر فوق تنزيل لقالب Office Online).

ينشئ Access قاعدة بيانات أو ينزلها ثم يفتحها. يعرض النموذج الذي يمكنك إدخال البيانات فيه. إذا كان القالب يحتوي على نماذج للبيانات، يمكنك حذف كل سجل بالنقر فوق محدد السجل (المربع أو الشريط المظلل الموجود إلى يسار السجل)، ثم تنفيذ ما يلي:

في علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.

1. للبدء في إدخال البيانات، انقر فوق أول خلية فارغة في النموذج ثم ابدأ في الكتابة. قم باستخدام "جزء التنقل" لاستعراض النماذج أو التقارير الأخرى التي قد ترغب استخدامها.

تنزيل قالب من Office Online

إذا لم تتمكن من العثور على قالب يتناسب مع احتياجاتك في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Accessوكنت على اتصال بإنترنت، يمكنك التنقل عبر موقع Office Online على ويب للاختيار من مجموعة أكبر من القوالب.

1. في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access، أسفل المزيد حول Office Online، انقر فوققوالب.

تعرض الصفحة الرئيسية من Office Online في إطار المستعرض.

1. استخدم أدوات التنقل والبحث في Office Online للبحث عن قوالب Access التي ترغب في استخدامها واتبع الإرشادات لتنزيلها. عندما تقوم بتنزيل قالب، يتم تنزيل ملف قاعدة بيانات على الكمبيوتر لديك ويتم فتحه في نسخة جديدة مثيلة من Access. في كثير من الحالات، يتم تصميم القالب لفتح نموذج إدخال البيانات بحيث يمكنك إدخال البيانات مباشرةً.

لمزيد من المعلومات حول العمل مع القوالب، راجع المقال الدليل إلى قوالب Access2007.

إنشاء قاعدة بيانات بدون استخدام قالب

إذا لم ترغب في استخدام قالب، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات عن طريق إنشاء الجداول والنماذج والتقارير وكائنات قاعدة البيانات الأخرى الخاصة بك. في كثير من الحالات، يشتمل ذلك على أحد الإجرائين التاليين أو كلاهما:

• إدخال البيانات أو لصقها أو استيرادها إلى الجدول الذي تم إنشاؤه عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة، ثم تكرار العملية مع الجداول الجديدة التي تنشئها باستخدام الأمر جدول ضمن علامة التبويب إنشاء.

• استيراد بيانات من مصادر أخرى وإنشاء جداول جديدة في العملية.

لمعرفة المزيد حول كيفية تخطيط قاعدة بيانات وتصميمها, أو حول كيفية إنشاء علاقات أو نماذج أو تقارير أو استعلامات, راجع الارتباطات الموجودة في المقطع انظر أيضاً من هذا المقال.

إنشاء قاعدة بيانات فارغة

1. في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access, أسفل قاعدة بيانات جديدة فارغة, انقر فوققاعدة بيانات فارغة.

1. في الجزء قاعدة بيانات فارغة، اكتب اسم الملف في المربع اسم الملف . إذا لم توفر ملحق اسم الملف، يضيفه Access. لتغيير الموقع الافتراضي للملف، انقر فوق الاستعراض بحثاً عن الموقع المراد وضع قاعدة البيانات فيه (بجانب المربع اسم الملف) واستعرض إلى الموقع الجديد ثم انقر فوق موافق.

2. انقر فوق إنشاء.

ينشئ Access قاعدة بيانات تحتوي على جدول فارغ يسمى "جدول1" ثم يفتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات". يوضع المؤشر في الخلية الفارغة الأولى الموجودة في العمود إضافة حقل جديد.

1. ابدأ الكتابة لإضافة بيانات، أو يمكنك لصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول Access.

لقد تم تصميم طريقة إدخال المعلومات في طريقة عرض "ورقة البيانات" ليماثل بدرجة كبيرة إدخال البيانات في ورقة عمل Microsoft Office Excel2007. كما تم إنشاء بنية الجدول أثناء إدخال البيانات — يتم تعريف حقل جديد كلما تم إضافة عمود جديد إلى الجدول. يُعين Access نوع بيانات كل حقل تلقائياً، استناداً إلى البيانات التي تم إدخالها.

في حالة عدم الرغبة في إدخال معلومات في "جدول1" في هذا الوقت، انقر فوق إغلاق . يطالبك Access بحفظ التغييرات التي أدخلت على الجدول. انقر فوق نعم لحفظ التغييرات، انقر فوق لا لتجاهلها، أو انقر فوق إلغاء الأمر ليبقى الجدول مفتوحاً.

 هام   إذا قمت بغلق "جدول1" بدون حفظه مرة واحدة على الأقل، يحذف Access الجدول بأكمله حتى إذا تم إدخال البيانات فيه.

إضافة جدول

يمكنك إضافة جداول جديدة لقاعدة بيانات موجودة باستخدام الأوامر الموجودة في المجموعة جداول ضمن علامة التبويبإنشاء.

إنشاء جدول ابتداء من طريقة عرض "ورقة البيانات"    في طريقة عرض "ورقة البيانات", يمكنك إدخال بيانات مباشرةً والسماح لـ Access بإنشاء بنية الجدول في الخلفية. يتم تعيين أسماء الحقول رقمياً (حقل1, حقل2, وهكذا), ويُعين Access تلقائياً نوع بيانات كل حقل استناداً إلى نوع البيانات التي تدخلها.

1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق جدول.

ينشئ Access الجدول ويحدد الخلية الفارغة الأولى في العمود إضافة حقل جديد.

 ملاحظة   إذا لم يظهر العمود إضافة حقل جديد، فربما تكون في طريقة عرض "التصميم" بدلاً من طريقة عرض "ورقة البيانات". للتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول في "جزء التنقل". يطالبك Access بحفظ الجدول الجديد ثم التبديل بعد ذلك إلى طريقة عرض "ورقة البيانات".

1. في علامة التبويب ورقة بيانات، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق حقل جديد.

يعرض Access جزء قوالب الحقول الذي يتضمن قائمة بأنواع الحقول شائعة الاستخدام. إذا قمت بالنقر المزدوج فوق أحد هذه الحقول أو سحبه إلى ورقة البيانات، يضيف Access حقلاً بهذا الاسم ويُعين خصائصه إلى قيم مناسبة لنوع هذا الحقل. يمكنك تغيير الخصائص فيما بعد، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، يجب أن يكون ذلك إلى المساحة التي تحتوي على بيانات في ورقة البيانات. يظهر شريط إدراج عمودي لإظهار المكان الذي سيوضع فيه الحقل.

1. لإضافة بيانات، ابدأ بالكتابة في أول خلية فارغة أو قم بلصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من جدول آخر إلى جدول Access.

2. لإعادة تسمية عمود (حقل), انقر نقراً مزدوجاً فوق عنوان العمود, ثم اكتب الاسم الجديد.

يفضل تعيين اسم ذو معنى لكل حقل, حتى تتمكن من معرفة محتوياته عند ظهوره في جزء قائمة الحقول.

1. لنقل عمود، انقر فوق عنوانه لتحديده ثم اسحب العمود إلى المكان المرغوب.

يمكنك أيضاً تحديد عدة أعمدة متقاربة ثم سحبها إلى في آن واحد موقع جديد. لتحديد عدة أعمدة متقاربة، انقر فوق رأس العمود الأول ثم انقر فوق رأس العمود الأخير مع الاستمرار في الضغط على المفتاح SHIFT أثناء التحديد.

إنشاء جدول ابتداء من طريقة عرض "التصميم"    في طريقة عرض"التصميم", ستقوم أولاً بإنشاء بنية جديدة للجدول. بعد ذلك إما أن تنتقل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" لإدخال البيانات أو لتدخل البيانات باستخدام طريقة أخرى، مثل اللصق أو الاستيراد.

1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق تصميم الجدول.

1. قم بكتابة اسم لكل حقل موجود في الجدول في العمود اسم الحقل ثم حدد نوع البيانات من قائمة نوع البيانات.

 ملاحظة   إذا لم تشاهد العمودين اسم الحقل ونوع البيانات، فربما تكون في طريقة عرض "ورقة البيانات" بدلاً من طريقة عرض "التصميم". للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل"، ثم انقر فوقطريقة عرض التصميم. يطالبك Access باسم الجدول الجديد، ثم التبديل بعد ذلك إلى طريقة عرض "التصميم".

1. يمكنك، إذا أردت، إدخال وصف لكل حقل في عمود الوصف. عندئذ، يظهر الوصف الذي تقوم بإدخاله على شريط المعلومات عندما يكون المؤشر داخل هذا الحقل في طريقة عرض "ورقة البيانات". كما يُستخدم هذا الوصف أيضاً كنص شريط المعلومات لأي عناصر تحكم في نموذج أو تقرير قمت بإنشائها عن طريق سحب الحقل من جزء قائمة الحقولوكذلك لعناصر التحكم التي تم إنشاؤها للحقل بواسطة "معالج النماذج" أو "معالج التقارير".

2. بعد إضافة كافة الحقول, احفظ الجدول:

• انقر فوق زر Microsoft Office  وانقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S.

1. يمكنك بدء إدخال البيانات في أي وقت بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات" والنقر فوق أول خلية فارغة. يمكنك أيضاً لصق بيانات من مصدر آخر كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول.

إنشاء جدول باستخدام قالب    يوفر Access قوالب لأنواع الجداول شائعة الاستخدام. من خلال النقر المفرد، يمكنك إنشاء بنية جدول كاملة ذات حقول مكونة بالفعل وجاهزة للاستخدام. إذا اقتضت الحاجة، يمكنك إضافة حقول أو إزالتها بحيث يتطابق الجدول مع احتياجاتك.

1. في علامة التبويب إنشاء، في المجموعة جداول، انقر فوق قوالب الجدول ثم حدد واحدًا من القوالب المتوفرة من القائمة.

1. لإضافة بيانات، ابدأ بالكتابة في أول خلية فارغة أو قم بلصق بيانات من مصدر آخر، كما هو مُوضح في المقطع نسخ بيانات من جدول آخر إلى جدول Access.

• لحذف عمود    

انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس العمود، ثم انقر فوق حذف عمود.

• لإضافة عمود جديد    

في علامة التبويب ورقة بيانات، في مجموعة الحقول والأعمدة، انقر فوق حقل جديد.

يعرض Access جزء قوالب الحقول الذي يتضمن قائمة بأنواع الحقول شائعة الاستخدام. إذا قمت بالنقر المزدوج فوق أحد هذه الحقول أو سحبه إلى ورقة البيانات، يضيف Access حقلاً بهذا الاسم ويُعين خصائصه إلى قيم مناسبة لنوع هذا الحقل. يمكنك تغيير الخصائص فيما بعد، إذا أردت. إذا قمت بسحب الحقل، يجب أن يكون ذلك إلى المساحة التي تحتوي على بيانات في ورقة البيانات. يظهر شريط إدراج عمودي لإظهار المكان الذي سيوضع فيه الحقل.

1. احفظ الجدول:

• انقر فوق زر Microsoft Office  وانقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S.

تعيين خصائص الحقل في طريقة عرض "التصميم"    بغض النظر عن كيفية إنشاء الجدول، من الأفضل اختبار خصائص الحقل وتعيينها. يمكنك القيام بذلك فقط في طريقة عرض "التصميم". للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل", ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم. لمراجعة خصائص الحقل، انقر فوق الحقل في شبكة التصميم. يتم عرض الخصائص أسفل شبكة التصميم، أسفل خصائص الحقل.

للتعرف على وصف خصائص كل حقل، انقر فوق الخصائص وقم بقراءة الوصف الموجود في المربع الموجود بجانب قائمة الخصائص أسفل خصائص الحقل. يبين الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم تعديلها بشكلٍ عام. يمكنك الحصول على معلومات أكثر تفصيلاً بالضغط على F1.

يصف الجدول التالي بعض خصائص الحقل التي يتم تعديلها بشكلٍ عام.

استخدم هذه الخاصية لتعيين نمط لكافة البيانات التي سيتم إدخالها في هذا الحقل. مما يساعد على التأكد من صحة كافة البيانات، والتأكد من احتوائها على عدد الحروف المطلوب. للحصول على تعليمات حول إنشاء قناع إدخال، انقر فوق  إلى يسار مربع الخاصية.

نسخ بيانات من مصدر آخر إلى جدول في Access

إذا كانت البيانات مُخزنة حالياً في برنامج آخر، مثل Office Excel2007، يمكنك نسخ هذه البيانات ولصقها في جدول Access. وبشكل عام، يفضل أن تنفصل البيانات فعلياً في أعمدة، مثلما تكون في ورقة عمل Excel. إذا كانت البيانات موجودة في برنامج معالجة الكلمات, من الأفضل فصل أعمدة البيانات باستخدام أحرف جدولة, أو تحويل البيانات إلى جدول في برنامج معالجة الكلمات قبل نسخها. إذا كانت البيانات في حاجة لأي تحرير أو معالجة (مثل فصل الأسماء الكاملة إلى اسم أول واسم العائلة), قد تحتاج لعمل ذلك قبل نسخ البيانات ولصقها إلى جدول Access, خاصةً إذا كنت غير متمرس على العمل مع Access.

عند لصق بيانات إلى جدول فارغ, يُعين Access نوع بيانات كل حقل وفقاً لنوع البيانات الموجود. على سبيل المثال, إذا لم يتضمن الحقل الذي تم لصقه إلا تواريخ, يطبق Access نوع البيانات تاريخ/وقت على هذا الحقل. إذا تضمن الحقل كلمتي "نعم" و"لا" فقط, يطبق Access نوع البيانات "نعم/لا" على هذا الحقل.

يقوم Access بتسمية الحقول استنادًا إلى ما يجده في الصف الأول من البيانات التي تم لصقها. إذا كان الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مماثلاً في النوع للصفوف التالية، يعتبر Access أن الصف الأول هو جزء من البيانات ويعيّن أسماء الحقول العامة (F1، F2، وهكذا). إذا لم يكن الصف الأول من البيانات التي تم لصقها مماثلاً للصفوف التالية، يعتبر Access أن الصف الأول يحتوي على أسماء الحقول. يقوم Access بتسمية الحقول استنادًا إلى ذلك، ولا يقوم بتضمين الصف الأول في البيانات.

إذا عيّن Access أسماء الحقول العامة، يجب أن تعيد تسمية الحقول بسرعة لتجنب تداخل البيانات. استخدم الإجراء التالي:

1. احفظ الجدول.

• انقر فوق زر Microsoft Office  وانقر فوق حفظ أو اضغط على CTRL+S.

1. في طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقراً مزدوجاً فوق عنوان كل عمود, ثم اكتب اسما صحيحا لكل عمود. قد يبدو ذلك كما لو كنت تكتب فوق البيانات, إلا أن صف عنوان العمود يتضمن أسماء الحقول دون البيانات.

2. احفظ الجدول مرة أخرى.

 ملاحظة   يمكنك أيضاً إعادة تسمية الحقول عن طريق التبديل إلى طريقة عرض "التصميم" وتحرير أسماء الحقول الموجودة. للتبديل إلى طريقة عرض "التصميم", انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في "جزء التنقل" ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم. للرجوع إلى طريقة عرض "ورقة البيانات", انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول في "جزء التنقل".

استيراد بيانات من مصدر آخر أو إلحاقها أو الارتباط بها

قد يكون لديك بيانات مُخزنة في برنامج آخر، وترغب في استيرادها إلى جدول جديد أو إلحاقها بجدول موجود في Access؛ أو قد تعمل مع أشخاص يحفظون بياناتهم في برامج أخرى، وترغب في العمل معها في برنامج Access عن طريق الارتباط بها. في أي من الحالتين، يسهل Access العمل مع البيانات من مصادر أخرى. تتمكن من استيراد بيانات من ورقة عمل Excel أو من جدول في قاعدة بيانات Access أخرى أو من قائمة Windows SharePoint Services3.0 أو من مصادر أخرى متعددة. تختلف العملية التي يتم استخدامها اختلافا بسيطاً وفقاً للمصدر، ستساعدك هذه الارشادات على بدء العمل:

1. في Access، ضمن علامة التبويب بيانات خارجية، في المجموعة استيراد، انقر فوق الأمر الخاص بنوع الملف الذي تقوم باستيراده.

على سبيل المثال, إذا كنت تستورد بيانات من ورقة عمل Excel, انقر فوق Excel. إذا لم تشاهد نوع البرنامج الذي تريده، انقر فوق أكثر.

 ملاحظة   إذا لم تتمكن من العثور على نوع التنسيق الصحيح في المجموعة استيراد، فقد تحتاج إلى بدء البرنامج الأصلى الذي تم إنشاء البيانات فيه, ثم استخدام هذا البرنامج لحفظ البيانات في تنسيق ملف شائع (مثل ملف نصى محدد) قبل أن يمكنك استيراد البيانات إلى Access.

1. في مربع الحوار إحضار بيانات خارجية, انقر فوق استعراض للعثور على ملف مصدر البيانات أو كتابة المسار الكامل لملف مصدر البيانات في المربع اسم الملف.

2. انقر فوق الخيار المطلوب (تسمح كافة البرامج بالاستيراد وبعضها يسمح بالإلحاق أو الارتباط بالبيانات) أسفل تحديد كيفية تخزين البيانات في قاعدة البيانات الحالية وأين تريد ذلك يمكنك إنشاء جدول جديد يستخدم البيانات التي تم استيرادها أو (مع بعض البرامج) يمكنك إلحاق البيانات بجدول موجود أو إنشاء جدول مرتبط يحتفظ بالارتباط مع البيانات في برنامج المصدر.

3. عند بدء تشغيل المعالج، اتبع الإرشادات الموجودة في الصفحات التالية القليلة منه. وانقر فوق إنهاء في الصفحة الأخيرة من المعالج.

إذا تم استيراد كائنات أو جداول مرتبطة من قاعدة بيانات Access، يظهر إما مربع الحوار استيراد كائنات أو ربط جداول. اختر العناصر المطلوبة ثم انقر فوق موافق.

تعتمد هذه العملية على اختيار استيراد البيانات أو إلحاقها أو الارتباط بها.

1. يستفسر Access عن رغبتك في حفظ تفاصيل عملية الاستيراد التي تمت الآن. إذا كنت تعتقد في إمكانية تنفيذ نفس هذه العملية في المستقبل, انقر فوق حفظ خطوات الاستيراد, ثم أدخل التفاصيل. يمكنك بعد ذلك تكرار العملية بسهولة في وقتٍ لاحق بالنقر فوق عمليات الاستيراد المحفوظة في المجموعة استيراد ضمن علامة التبويببيانات خارجية. في حالة عدم الرغبة في حفظ التفاصيل، انقر فوق إغلاق.

عند اختيار استيراد جدول، يستورد Access البيانات إلى جدول جديد ثم يعرض الجدول أسفل مجموعة الجداول في "جزء التنقل". عند اختيار إلحاق البيانات بجدول موجود، تتم إضافة البيانات إلى هذا الجدول. عند اختيار الارتباط بالبيانات، ينشئ Access جدولاً مرتبطاً أسفل مجموعة الجداول في "جزء التنقل".

لمزيد من المعلومات المحددة حول كيفية استيراد أنواع متعددة من البيانات إلى Access، راجع الارتباطات في المقطع انظر أيضاً .

فتح قاعدة بيانات Access موجودة

1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم انقر فوق فتح.

1. من مربع الحوار فتح، قم باستعراض قاعدة البيانات التي تريد فتحها.

2. قم بأحد الإجراءات التالية:

• انقر نقرًا مزدوجًا فوق قاعدة البيانات لفتحها في الوضع الافتراضي المحدد في مربع الحوار خيارات Access أو الوضع المعيّن من قبل النهج الإداري.

• انقر فوق فتح لفتح قاعدة البيانات في وضع الوصول المشترك في بيئة متعددة الخوادم بحيث يمكن لك وللمستخدمين الآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة إليها.

• انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول للقراءة فقط بحيث يمكنك عرضها فقط دون تحريرها. يمكن للآخرين قراءة قاعدة البيانات والكتابة فيها.

• انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح بشكل خاص لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول خاص. عندما يكون لديك قاعدة بيانات مفتوحة في وضع وصول خاص، فإن أي شخص يحاول فتح قاعدة البيانات يتلقى الرسالة التالية "الملف قيد الاستخدام بالفعل".

• انقر فوق السهم بجانب الزر فتح ثم انقر فوق فتح خاص للقراءة فقط لفتح قاعدة البيانات في وضع وصول للقراءة فقط. سيتمكن المستخدمون الآخرون من فتح قاعدة البيانات، ولكن في وضع القراءة فقط.

إذا لم تتمكن من العثور على قاعدة البيانات التى تريد فتحها    

1. انقر في مربع الحوار فتح فوق جهاز الكمبيوتر أو انقر فوق جهاز الكمبيوتر في القائمة المنسدلة البحث في.

2. في قائمة محركات الأقراص, انقر بزر الماوس الأيمن فوق محرك الأقراص الذي تعتقد أنه يحتوي على قاعدة البيانات المطلوبة, ثم انقر فوق بحث.

3. اكتب معايير البحث في مربع الحوار نتائج البحث ثم انقر فوق بحث للبحث عن قاعدة البيانات.

4. إذا تم العثور على قاعدة البيانات، انقر نقراً مزدوجاً فوقها لفتحها.

5. يجب النقر فوق إلغاء الأمر في مربع الحوار فتح لفتح قاعدة البيانات. ثم قم بغلق مربع الحوار نتائج البحث.

 ملاحظة   يمكنك فتح ملف بيانات مباشرةً في تنسيق ملف خارجي مثل dBASE أو Paradox أو Microsoft Exchange أو Excel. ويمكنك أيضاً فتح أى مصدر بياناتODBC, مثل Microsoft SQL Server أو Microsoft FoxPro مباشرةً. ينشئ Access تلقائياً قاعدة بيانات Access جديدة في نفس مجلد كملف البيانات, وإضافة ارتباطات لكل جدول في قاعدة البيانات الخارجية.

تلميحات

• لفتح إحدى قواعد البيانات التي تم فتحها مؤخرًا، انقر فوق اسم الملف لقاعدة البيانات في القائمة فتح قاعدة البيانات الحالية في صفحة الشروع في استخدام Microsoft Office Access. يفتح Access قاعدة البيانات بنفس إعدادات الخيارات المعيّنة إليها منذ آخر مرة تم فتحها. إذا لم يتم عرض قائمة الملفات المستخدمة مؤخراً, انقر فوق زر Microsoft Office ثم انقر فوق خيارات Access. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق إعدادات متقدمة. أسفل عرض، وأدخل عدد المستندات التي تريد عرضها في في قائمة "المستندات الأخيرة"، بحد أقصى تسعة مستندات.

• إذا كنت تفتح قاعدة بيانات بالنقر فوق زر Microsoft Office واستخدام الأمر فتح، يمكنك عرض قائمة بالاختصارات لقواعد البيانات التي قمت بفتحها مسبقًا بالنقر فوق المستندات الأخيرة في مربع الحوار فتح.

لمعرفة المزيد حول فتح قاعدة بيانات Access موجودة، راجع الارتباطات في المقطع انظر أيضاً من هذا المقال.

إنشاء قالب مخصص فارغ

عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يفتح Access جدولاً جديداً يمكنك إدخال البيانات فيه، ولكنه لا ينشئ كائنات أخرى في قاعدة البيانات. إذا أردت توفير كائنات أخرى مثل النماذج أو التقارير أو وحدات الماكرو أو الجداول الإضافية في كافة قواعد البيانات الجديدة التي قمت بإنشائها، يمكنك إنشاء قالب مخصص فارغ يحتوي على هذه الكائنات. ثم في المرة القادمة التي تقوم فيها بإنشاء قاعدة بيانات جديدة، فإنها ستتضمن هذه الكائنات بالفعل في القالب. بالإضافة إلى هذه الكائنات، يمكن للقالب أن يتضمن جداول تم تعبئتها بالبيانات، وكذلك أي إعدادات تكوين خاصة أو خصائص قاعدة بيانات أو مراجع أو تعليمة برمجية تريد أن تكون موجودة في كافة قواعد البيانات الجديدة.

على سبيل المثال، افترض أن لديك مجموعة من وحدات الماكرو التي تريد استخدامها في كافة المشاريع. إذا تم إنشاء قالب فارغ يحتوي على وحدات الماكرو هذه، سيضعها Access في أي قاعدة بيانات جديدة يتم إنشاؤها.

يمكنك إنشاء قوالب فارغة بتنسيق ملف Office Access2007، مثل تنسيق ملف Access أو تنسيق ملف Access2000. يجب أن يسمى القالب "فارغ.accdb" عند استخدام تنسيق ملف Office Access2007، ويسمى "فارغ.mdb" عند استخدام تنسيق ملفات إصدارات سابقة.

• إذا تم تعيين تنسيق الملف الافتراضي إلى Access2000 أو Access2002 -2003، يستخدم Access القالب "فارغ.mdb" كتنسيق لملف القالب الفارغ. يتم إنشاء قاعدة البيانات الجديدة بنفس تنسيق الملف باسم "فارغ.mdb". على سبيل المثال، حتى إذا كان تنسيق الملف الافتراضي هوAccess2000 وإذا كان اسم القالب هو "فارغ.mdb" بتنسيق ملف Access، سيتم إنشاء أي قاعدة بيانات جديدة بتنسيق Access.

• إذا تم تعيين تنسيق الملف إلى Access2007، يستخدم Access القالب "فارغ.accdb" كاسم ملف قالب فارغ.

كيف أغير تنسيق الملف الافتراضي

لإنشاء قالب فارغ، قم بواحدة مما يلي:

• قم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة (يمكنك تسميتها "فارغ" أو إعطاؤها اسمًا مؤقتًا)، ثم قم باستيراد أو إنشاء الكائنات التي تريد تضمينها في القالب.

• قم بعمل نسخة لقاعدة البيانات الموجودة التي تتضمن الكائنات المطلوبة مسبقاً ثم قم بحذف أي من الكائنات غير المرغوب فيها.

بعد تضمين الكائنات المطلوبة في القالب، يجب حفظه في موقع معين.

1. انقر فوق زر Microsoft Office ، ثم أشر إلى حفظ باسم.

1. أسفل حفظ قاعدة البيانات بتنسيق آخر، انقر فوق تنسيق الملف الذي تريده للقالب.

2. في مربع الحوار حفظ باسم، استعرض أحد مجلدي القالب:

• مجلد قوالب النظام    على سبيل المثال، C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access

• مجلد قوالب المستخدم    على سبيل المثال:

  • في Microsoft Windows Vista‏    c:\Users\اسم المستخدم\Documents

  • في Microsoft Windows Server2003 أو Microsoft Windows XP‏    C:\Documents and Settings\اسم المستخدم\Application Data\Microsoft\Templates

 ملاحظة   يتخطى قالب فارغ في مجلد قالب "النظام" القوالب الفارغة في أي من مجلدات قوالب المستخدم.

1. في مربع اسم الملف، اكتب فارغ.accdb (أو فارغ.mdb، إذا كنت تنشئ قالبا في إصدار أقدم) ثم انقر فوق حفظ.

الآن بعد أن أصبح القالب الجديد في مكانه، عند إنشاء قاعدة بيانات فارغة، يتم افتراضياً تضمين الكائنات الموجودة في القالب في أي قاعدة بيانات جديدة يتم إنشاؤها. يفتح Access جدولاً جديداً في طريقة عرض "ورقة البيانات" تماماً كما يفعل عندما تنشئ قاعدة بيانات جديدة فارغة بدون استخدام قالب.

للتوقف عن استخدام القلب الفارغ، قم بحذف الملف المسمى "فارغ.accdb" أو إعادة تسميته (أو الملف "فارغ.mdb" للإصدارات السابقة من Access).

عمل جداول البيانات على الـ Excel  وربطهم على الـ Access وعرضهم عن طريق تقرير