ما هي أساسيات إدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة التي أستطيع تعلمها لكي أضمن نجاح مشروعي الجديد؟

تحديد البداية

‏إن أول مبدأ فيما يخص اختيار أي منتج أو خدمة جديدة هو أن نحدد ما إذا كان هذا المنتج يلبى حاجة موجودة بالفعل ويحتاجها العملاء في الوقت الحالي. لابد أن يحل المنتج أو الخدمة مشكلة من نوع ما بالنسبة للعميل أو أن يجعل حياة أو عمل العميل أفضل بطريقة ناجحة وليست مكلفة. يجب أن تكون واضحاً جداً من البداية بالنسبة لما تؤديه السلعة أو الخدمة من مساعدة لكي تحسن حياة العميل.

جودة عالية وسعر معقول

لكي تكون ناجحاً لابد أن يكون المنتج أو الخدمة التي تقدمها ذات جودة عالية وسعر معقول. فإذا ما كان منتجك أو خدمتك في منافسة مع منتجات أو خدمات مثيلة فلابد أن تكون بها ميزة غير موجودة في مثيلاتها، أي لابد أن يكون هناك أيضاً بعض الملامح النفعية أو عوامل الجذب التي تجعلها فريدة ومتميزة ومختلفة وممتازة مقارنة بأي بديل منافس.

وتعتبر ميزة التفرد محورية وأساسية للنجاح في أي نشاط. إذا لا يمكن أن يتحقق النجاح لأية سلعة أو خدمة إذا لم تكن مختلفة أو متميزة بشكل ما أو بآخر عن أي منتج أو سلعة مثيلة أخرى. ومن النادر أن تكون هناك فرصة لتكوين وبناء مشروع يستند أيضاً إلى منتج أو خدمة تتشابه مع الأخرى، والاختلاف الوحيد ‏يتمثل في كونك الشخص الذي تبيعها.

‏إن من أكثر الاستراتيجيات أمناً أن تبدأ بمنتج مقبول وعليه طلب كبير، ثم بعد ذلك تبحث عن طريقة لتحسين هذا المنتج بطريقة ما. احرص على تسليمه في أسرع وقت ممكن وعلى ظهوره في جودة عالية، أو خفض سعر السلعة أو الخدمة بطريقة ما. وبدلاً من محاولة إيجاد نشاط صناعي او تجاري جديد، ابدأ بمنتج أو خدمة يستخدمها الناس بالفعل وحاول بطريقة أو بأخرى أن تجعل هذه السلعة أو الخدمة مرغوبة وعليها طلب كبير.

‏ترشيد النفقات

‏المراقبة المالية المكثفة والموازنة الجيدة عنصران مهمان لنجاح أي مشروع. تستخدم الشركات الكبيرة نظاماً دفترياً وأنظمة محاسبة دقيقة. وتضع هذه ‏الأنظمة موضع التطبيق منذ البداية وتحسب بعناية كل بنس يتم إنفاقه.

‏لدرجة أننا نجد أن أكبر الشركات المتعددة الجنسيات والتي تتعامل في المبيعات بما يصل إلى بلايين من الدولارات تميل إلى الحرص الكبير في الإنفاق فهي دائماً تبحث عن طرق لترشيد النفقات مع المحافظة على نفس المستوى من الجودة،  فهي تركز على الاقتصاد في النفقات في جميع الأوقات.

أهمية التدفق النقدي

التدفق النقدي ضروري وحتمي وخصوصاً بالنسبة للمشروعات الصغيرة. يجب أن نتمسك بقوة بوجود مبلغ نقدي تماماً مثل تمسك الفريق بمنقذ حياته، حيث يعتبر المال بمثابة شريان الحياة لأي مشروع تجاري أو صناعي. فالتدفق النقدي أهم عوامل نجاح المؤسسة. وكل رجال الأعمال الناجحين يراقبون التدفقات النقدية بصفة يومية ويضعون ضوابط دقيقة لمعرفة أوجه النفقات بحيث لا يخرج دولار واحد من تحت أيديهم إلا وهم يعرفون كيف اكتسبوه وفيما أنفقوه. وتعمل شركاتهم طبقاً لموازنات تقديرية وتفصيلية ويقومون بمراجعة هذه الموازنات مرة كل أسبوع أو كل شهر.

إن القاعدة الأساسية لنجاح رجل الأعمال هي أن يتم إنفاق رأس مال لكسب رأس مال آخر من وراء هذا المصروف. ويرجع هذا إلى أنه في التجارة يوجد جانبان رئيسيان هما المصروف والإيراد. والقاعدة الرئيسية لإدارة واستمرار أية مؤسسة هي " إذا لم تحقق إيراداً فهي نفقة!".

رعاية وحفظ النقدية بعناية

إن مفتاح نجاح أية مؤسسة تجارية أو صناعية هو " الاقتصاد _ الاقتصاد _ الاقتصاد". لقد عملت ذات مرة مع رجل ممن بدأوا من الصفر وكوّن إمبراطورية أعمال تقدر بحوالي 800 مليون دولار عندما وصل سن الخامسة والخمسين. وقد ذهلت عندما علمت أنه كان يتناول غذاءه في مطعم صغير يطل على الشارع وأنه يقود سيارة مستعملة. لقد كان هذا الرجل يستمتع بجمع المال.

‏عندما كان " سام والتون " لديه ما قيمته أكثر من 25 مليار دولار، كان لايزال يقود سيارته الصغيرة من و إلى العمل. وقد انعكس هذا السلوك من الاقتصاد على جيع العاملين في مؤسساته حتى صار سمة من سماتها، مما جعل الأرباح تزداد عاماً بعد آخر.

‏اهتم بالتسويق

‏ربما يكون من أهم المبادئ التي تساعد على نجاح أي مشروع هو قوة الدفع لقسم المبيعات، وهذا بدوره يتطلب التركيز على التسويق الذي يتخلل المؤسسة بالكامل.

‏إلام تهدف المؤسسة؟ يقول بعض الأفراد إنها تهدف إلى " تحقيق ربح " ولكن هذا غير صحيح. إن الغرض الحقيقي لأية مؤسسة هو القدرة على إيجاد عميل جديد والمحافظة عليه. والأرباح هي نتاج الابتكار والمحافظة على عدد كافٍ من العملاء بطريقة فعّالة غير مكلفة. يجب إعطاء القدر الكافي من العناية والتركيز لإيجاد العميل ثم المحافظة عليه.

‏البيع مهارة أساسية لنجاح المشروع

‏إن المفاتيح والطرق التي تؤدي إلى النجاح بسيطة. وفيما يتعلق بنجاح المنتج فإن مفاتيح النجاح هي : البيع! البيع! البيع ! وتعتبر القدرة على الترويج لنفسك ولمنتجك أمام عملائك من أهم المهارات الأساسية التي لابد لك من تطويرها للنجاح ‏في مشروعك الخاص.     

‏ففي حقيقة الأمر، تعد القدرة على البيع إحدى المهارات الأساسية لحياة ناجحة. ومع بعض الاستثناءات القليلة جداً، فإن كل المؤسسات الناجحة تبدأ يفرد وحيد يهتم اهتماماً شديداً بالمنتج ويتمتع بمهارة البيع للآخرين فنجد أن هذا الشخص يحب المنتج بدرجة كبيرة جداً لدرجة أنه تقريباً لا يستطيع أن ينتظر أي فترة بدون الحديث للناس عنه، ويتطلع هذا الرجل بشغف إلى عمل علاقات مع عميل جديد. ولكن في حالة عدم وجود شخصية محنكة في المبيعات فإن ذلك سيؤدى إلى الفشل حتى على مستوى أفضل المنتجات أو الخدمات.

اهتم بالعملاء

‏إن الاهتمام بالعملاء في كل الأزمنة والأوقات يأتي على رأس الأولويات في المؤسسات الناجحة. ففي هذه المؤسسات يفكر كل فرد في خدمة وارضاء وتلبية احتياجات العملاء على الدوام. بعد عشر سنوات من خروج كتاب " In Search ofExcellence" لـ"بيترز ووتر مان "- الذي حقق أفضل نسبة مبيعات، سأل  الصحفي "توم بيترز " عن أي من المبادئ السبعة التي تم تناولها وشعر بأنها ما زالت ذات أهمية كبرى، فأجابه بدون تردد : إنه المبدأ الذي يتناول فكرة خدمة العميل.

في أفضل المؤسسات-كبيرة كانت أم صغيرة - نجد أن الأفراد الرئيسيين الذين يتقلدون الوظائف القيادية في هذه المؤسسات هم من يهتمون بعملائهم ويجعلونها محل اهتمامهم وتفكيرهم طوال الوقت. فهم يرون في أنفسهم ممثلين شخصيين وكلاء لعملائهم، يعملون ويتصرفون نيابة عنهم. هناك حاجة ورغبة في أن يسود مثل هذا السلوك من الحب والتفاني في الاهتمام والمساندة للعميل المؤسسة بأكملها، وهو أيضاً يعود بالنفع على المؤسسة حيث إنه يزيد من رغبة الناس في التعاون مع تلك المؤسسة في الوقت الحاضر والاستمرار في ذلك في المستقبل.

يمكن لك أن تميز بين مؤسسة وأخرى من خلال تعاملها مع عملائها. كما يمكن أيضاً الحكم على نجاح أي مؤسسة من خلال رد أفرادها على الهاتف والرد على طلبات العملاء واستفسارا تهم، أو من خلال تعاملها مع احتياجات العميل أو شكواه. الاهتمام بالعميل والعمل على تلبية احتياجاته ومتطلباته يأتي على رأس الاهتمامات والأولويات في أية مؤسسة ناجحة.

تنطوي الإدارة الفعالة لمشروعك و الاعمال الصغيرة على الكثير من الجوانب. بدءً من الأحداث اليومية حتى الأحداث الثانوية واسعة النطاق أو أعمال الصيانة، والرسوم الإدارية التي لا تنتهي أبداً في الغالب. وتعتبر قيادتك الصلبة وفهم الصناعة التي يزاولها المشروع بداية رائعة له، غير أن هذا وحده لن يعمل على بناء إدارة متينة لمشروعك.

الخطوة الأولى لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

القيادة بالمعرفة والثقة. لبناء مهاراتك القيادية، عليك توظيف المديرين الأكثر خبرة والذين على استعداد لتقديم المشورة لك. واستخدام شبكة الإنترنت للتواصل مع الموظفين الإداريين في الشركات الأخرى والتي يمكنها إرشادك إلى التعامل بحكمة. وفي هذا العالم المتغير باستمرار، فمن الأهمية بمكان أن تحافظ على الوضع الكائن وأن تكون على علم بأي تكنولوجيات ومنتجات وممارسات جديدة يجب أن تستخدمها في الاعمال الصغيرة.

الخطوة الثانية لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

التفويض الفعال. مهما كانت مهاراتك، فلن تكون قادراً على إدارة كل شيء بنفسك. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي التفويض إلى تراكم المزيد من العمل عليك إذا لم تقوم بتفويض الأشخاص بشكل جيد. وعليك إعداد قائمة بالأشياء التي عليك القيام بها بنفسك، والأشياء التي يمكن أن تتحقق بنجاح من خلال إسناد إنجازها لطرف آخر. وينبغي أن تستغل أوقاتك في المجالات التي تتفوقون في العمل بها، ولكن عليك الحرص على عدم الإفراط في تفويض الأشخاص في العمل. إذا أسندت الكثير من المهام للمفوضين للقيام بها، فستقضي معظم أوقاتك في رصد تقدمهم، مما يجعلك غير قادر على إنجاز مهامك.

الخطوة الثالثة لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

توظيف الموظفين المناسبين وإدارتهم بعناية. مقابلة وعرض كل مرشح، واختبار أداء كل موظف، وفحص الأرصدة خاصة إذا تعاملت مع المال. وعليك أن تضع أهداف وتوقعات واضحة بشأن توصيف الوظائف لأن الموظف في نهاية المطاف سيتمكن من معرفة ما هو مطلوب منه خلال توقعاتك. وعليك وضع توقعات واضحة بشأن المهام المطلوبة من الموظف في أدلته، وأن تكون مستعداً لفرض تلك التوقعات باستمرار. ويجب تصنيف نتائج السلوك الغير أخلاقي أو الغير لائق في أدلة الموظف.

الخطوة الرابعة لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

تحفيز وتدريب موظفيك. مثلما تتغير الممارسات التجارية والتكنولوجيا، فمن المهم تبعاً لذلك تثقيف موظفيك بهذه التغيرات. وتحفيزهم من خلال منحهم العلاوات والمكافآت لإنجازات مهام محددة. وسيعود رفع الروح المعنوية للموظفين بالنفع عليك وعلى الاعمال الصغيرة. كما أن مشاركة نجاح الشركة مع الموظفين يمنحهم الشعور بالملكية والانتماء.

الخطوة الخامسة لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

تلبية احتياجات العملاء. يجب أن يكون موظفيك مدربين تدريباً جيداً على خدمة العملاء، ولكن يجب عليك إرشادهم بأفضل مثال يمكنهم الاقتضاء به. وعليك إعطاء الأولوية للاستماع بصدق لاحتياجات العملاء. وتوجيه أسئلة مفتوحة مناسبة حول احتياجات العملاء ورغباتهم.

الخطوة السادسة لإدارة المشاريع و الاعمال الصغيرة

تسويق شركتك بفاعلية. على الرغم من توظيف صاحب العمل لموظفين تسويق بأجر، فيجب عليك أن تكون على استعداد دائم لاستخدام مهاراتك ومهارات القسم التابع لك لتسويق الاعمال الصغيرة. وقد تكون هناك حاجة لتنسيق أنشطة التسويق والتي تتضمن وسائل الإعلام المطبوعة، وأبحاث السوق المستهدف، والإعلان والاتصال بالعملاء علاوة على ترسيخها.

الخطه الزمنيه وتطبيقها بشكل صحيح هي الركيزه لنجاح اي مشروع

إن أول مبدأ فيما يخص اختيار أي منتج أو خدمة جديدة هو أن نحدد ما إذا كان هذا المنتج يلبى حاجة موجودة بالفعل ويحتاجها العملاء في الوقت الحالي. لابد أن يحل المنتج أو الخدمة مشكلة من نوع ما بالنسبة للعميل أو أن يجعل حياة أو عمل العميل أفضل بطريقة ناجحة وليست مكلفة. يجب أن تكون واضحاً جداً من البداية بالنسبة لما تؤديه السلعة أو الخدمة من مساعدة لكي تحسن حياة العميل.

الحوافز والتصميم

القدرة

 الفكرة والسوق 

 الموراد  

وايضآ خطة العمل  

والتنظيم والأدارة 

1. الدراسة الجيده للبنود والمخططات والمواصفات المطلوبه من الجهه المالكه والإستشاريه , والهدف من تلك الدراسه هو تحديد نوعية ومواصفات ومتطلبات وأماكن الأعمال المطلوبه .

2. البحث والحصول على عروض أسعار لتوريد وتنفيذ البنود طبقا لما تحديده في الخطوه السابقه.

3. إضافه المصاريف الإداريه وتحميلها على البنود وبذلك يتم تحديد التكلفه الكلية لبنود المشروع شاملة تغيير الأسعار.

4. عادة ما تكون نسبة ربح المقاول ما بين (10 : 20)% وتختلف النسبه على حسب مدي إدارة الشركه وعدد المشاريع التى تقوم بتنفيذها ونسبه تحمل كل مشروع ومدي ميزانية الشركة والربح المتوقع للإستثمار.

5. بعد إضافة نسبة الربح يتقدم المقاول بعرض سعر للجهه المالكه بالتنفيذ .

6. في حالة الترسيه على المقاول يقوم المقاول بإعداد برنامجه الزمنى والبحث عن كل بند و إمكانية تنفيذه طبقا لعروض الاسعار التى سبق الحصول عليها في دراسة المشروع.

7. في حال التأكد من كل البنود يشرع المقاول في إستلام الموقع و التنفيذ وكتابة التعاقدات مع مقاولي الباطن والتنفيذ والإشراف على التنفيذ.

8. في كل بند يتم الانتهاء منه يجب على المقاول رفع طلب إستلام IR للجهه الإستشاريه حتى يتسنى له الانتهاء من البند و تصفيه حساب مقاول الباطن.

9. في نهاية المشروع يتقدم المقاول بطلب استلام موقع للجهه المالكه وإعداد مستخلصه الختامي بعد محضر استلام الموقع بدون ملاحظات.

أولاً - يجب أن يكون صاحب المشروع على دراية تامة بمتطلباته وآلية تنفيذه 

ثانياً- عمل دراسة جدوى للمشروع من حيث حاجة السوق للمنتج ومدى استمرارية الطلب ونسبة الربح الصافي المتوقعة من المنتج

ثالثاً- تأمين التمويل اللازم سواء كان سيولة مالية أو شبكة علاقات مع مزودي المواد الأولية 

رابعاً - تأمين العمالة اللازمة ذات الخبرة والكفاءة

خامساً - تأمين مكان العمل إن كان المشروع عبارة عن منشأة صناعية أو تجارية أو الاستغناء عن ذلك بتلزيم العمل لبعض الورش المستقلة 

سادساً- الترخيص الصناعي والتجاري - سواء لمؤسسة أو شركة أو منشأة

سابعاً- عمل نماذج أولية من المنتج (مساطر) مع كتالوغ ورقي أو بروشور لعرضها في السوق أو عن طريق الانترنت

ثامناً - في حال وجد الزبون يجب التفاق على آلية البيع وطريقة تسديد الثمن وذلك عن طريق عقود رسمية لضمان الحقوق 

تاسعاً- بعد الاتفاق مع الزبون يجب عمل جدول بالأعمال وأولوياتها ومدة تنفيذها ومكانه وذلك بعد تجزئة العمل إلى أجزاء صغيرة لتسهيل إدارته وتنفيذه وتمويله ويجب الاستعانة في ذلك ببرامج إدارية مثل Ms Project أو Primavera

عاشراً- مراقبة جودة المنتج قبل تسليمه للزبون وإعطاء كفالة حقيقية للمنتج للمدة التي تستطيعها

حادي عشر- خدمة ما بعد البيع - الصيانة ومتابعة شكاوى الزبائن

وضع أرشيف لمنتجات الشركة C.V

1 تحديد البداية

تحديد تلبية هذا المنتج رغبات المستهلكين وحاجتهم أم لا فى الوقت الحالى لابد أن يكون المنتج بمثابة حل لمشكلة العميل وأن يعود عليه بالنفع بطريقة ناجحة وليست مكلفة وهذا يجب أن يكون واضح جداً فى البداية بالنسبة لما تؤديه السلعة أو الخدمة من مساعدة لكى تحسن حياة العميل .

2- جودة عالية وسعر معقولكي تكون ناجحاً لابد أن يكون المنتج أو الخدمة التي تقدمها ذات جودة عالية وسعر معقول. فإذا ما كان منتجك أو خدمتك في منافسة مع منتجات أو خدمات مثيلة فلابد أن تكون بها ميزة غير موجودة في مثيلاتها وتعتبر ميزة التفرد محورية وأساسية للنجاح في أي نشاط.

3- ترشيد النفقات

‏المراقبة المالية المكثفة والموازنة الجيدة عنصران مهمان لنجاح أي مشروع. تستخدم الشركات الكبيرة نظاماً دفترياً وأنظمة محاسبة دقيقة. وتضع هذه ‏الأنظمة موضع التطبيق منذ البداية وتحسب بعناية كل بنس يتم إنفاقه. مع المحافظة على نفس المستوى من الجودة، 

4- أهمية التدفق النقدي

التدفق النقدي ضروري وحتمي وخصوصاً بالنسبة للمشروعات الصغيرة. يجب أن نتمسك بقوة بوجود مبلغ نقدي حيث يعتبر المال بمثابة شريان الحياة لأي مشروع تجاري أو صناعي. فالتدفق النقدي أهم عوامل نجاح المؤسسة. وكل رجال الأعمال الناجحين يراقبون التدفقات النقدية بصفة يومية ويضعون ضوابط دقيقة لمعرفة أوجه النفقات بحيث لا يخرج جنيه واحد من تحت أيديهم إلا وهم يعرفون كيف اكتسبوه وفيما أنفقوه. وتعمل شركاتهم طبقاً لموازنات تقديرية وتفصيلية ويقومون بمراجعة هذه الموازنات مرة كل أسبوع أو كل شهر. 

5- رعاية وحفظ النقدية بعناية

إن مفتاح نجاح أية مؤسسة تجارية أو صناعية هو " الاقتصاد فى المرتبة الأولى

‏6- اهتم بالتسويق

‏ إن الغرض الحقيقي لأية مؤسسة هو القدرة على إيجاد عميل جديد والمحافظة عليه. والأرباح هي نتاج الابتكار والمحافظة على عدد كافٍ من العملاء بطريقة فعّالة غير مكلفة. يجب إعطاء القدر الكافي من العناية والتركيز لإيجاد العميل ثم المحافظة عليه.

‏7- البيع مهارة أساسية لنجاح المشروع

‏الأمور المتعلقة بنجاح أى منتج هو البيع! وهو الهدف الرئيسى الذى يسعى اليه كل المستثمرين  وتعتبر القدرة على الترويج لنفسك ولمنتجك أمام عملائك من أهم المهارات الأساسية التي لابد لك من تطويرها للنجاح ‏في مشروعك الخاص.     

‏ففي حقيقة الأمر، تعد القدرة على البيع إحدى المهارات الأساسية لحياة ناجحة. ومع بعض الاستثناءات القليلة جداً، 

8- اهتم بالعملاء

‏إن الاهتمام بالعملاء في كل الأزمنة والأوقات يأتي على رأس الأولويات في المؤسسات الناجحة. يمكن لك أن تميز بين مؤسسة وأخرى من خلال تعاملها مع عملائها.

كما يمكن أيضاً الحكم على نجاح أي مؤسسة من خلال رد أفرادها على الهاتف والرد على طلبات العملاء واستفسارا تهم، أو من خلال تعاملها مع احتياجات العميل أو شكواه. الاهتمام بالعميل والعمل على تلبية احتياجاته ومتطلباته يأتي على رأس الاهتمامات والأولويات في أية مؤسسة ناجحة.

أشكركم على الدعوة وأتفق مع الإخوة الأفاضل

عند إدارة أي مشروع يجب أن التعرف على الموارد المتاحة سواء( مادية أو بشرية )بشكل دقيق ليمكن تنظيمها وادارتها لتحقيق اهداف المشروع وذلك ب( أقصر وقت، وبأقل تكلفة، وبجودة عالية)فإذا تحققت الغاية المنشودة وفق هذه المعايير الثلاثة فيعتبر النجاح مثاليا. وعموما لا بد من عمل تقييم دائم لخطوات تنفيذ  المشروع فقد تظهر بعض المعوقات مما يتطلب اعادة جدولة المهام تقديما وتأخيرا....ومن الأهمية بمكان أن يضع مدير المشروع خطط للطوارىء التي قد تطرأ, كما يجب الإستفادة بالتكنولوجيا الحديثة بما يناسب المشروع.  

وضع البرامج الهدفة لسير المشروع .التشخيص ثم ايجاد الحلول