Register now or log in to join your professional community.
حسب الجهات الموجهه منها وكل جهه لها ملف مخصص سواء صادر من الشركة او وارد اليها مع اخذ اي تقرير يدخل الارشف اسكانر (كمبيوتر احتياطي )
التصنيف والفهرسة:التصنيف هو جمع المحفوظات وترتيبها في مجموعات متشابهة ذات خصائص وسمات متشابهة وتليها مرحلة الترميز وهي مرحلة وسطى بين التصنيف والفهرسة وهي تصميم المعادلة الخاصة بالترميز أو تطبيق المعادلات المطبقة تأتي الفهرسة تاليا ويوضع من خلالها الفهارس المعتمدة وهي بيان لما تتضمنه وحدات التصنيف وما يقابلها من ترميز وذلك لسرعة الوصول إلى الوثيقة الترفيف والتنظيم والحفظ:يتم بها ترتيب الأوراق والوثائق في الأوعية والأجهزة الخاصة بها بطرق فنية سليمة ويتم بها تثبيت أماكن الحفظ لكي يتمكن المؤرشفون فيما بعد من تطبيق النظام فيما يأتي تباعا من سجلات مراد أرشفتها التكويد:تعتبر هذه المرحلة هي أولى مراحل التحول إلى الرقمية حيث يتم إضافة رموز الباركود إلى الوثائق وذلك لسهولة جرد الأرشيف أو إخراج أو استرجاع الوثيقة إلى المكان مما يساعد على تسريع عمليات العودة إلى المحفوظات مما يقلل التكلفة بالتبعية نظام آلي للاستلام والتسلم:يمكن تطبيق بعض النظم لتحويل الأرشيف أو استخراج الوثائق منه يدار آليا بتطبيق نظام إلكتروني بسيط يتم فيه إدخال رمز الوثيقة المطلوبة ويتم استخراجها آليا نظام تتبع الوثائق:يتم مزج تقنية الـ RFID مع نظم الأرشفة للعمل على تتبع الوثيقة داخل نطاق مكاني محدد فمن الممكن أن يتم تحديد المكان الخاص بالوثيقة على رسم هندسي للمكان أو من الممكن تطبيق الفكرة كإضافة لتأمين المحفوظات فعند خروجها من نطاقها المفوض لها يتم إطلاق إنذار ويمكن منح أشخاص محددة التفويض للتعامل مع الوثيقة
هناك طريقتان:
1. عادية ( ورقية كلاسيكية )
عمل ملفات ورقية مفهرسة ومرقمة بالارقام والتواريخ .
2. اكترونية .
اما يكون هناك برنامج خاصة بالشركة جاهز او اعمل برنامج خاص فيني بعمل قاعدة بيانات خاصة فيها عن طريق الاكسل او اكسس. تجهيز قوالب خاص بملفاتي لتفادي ضياغها وخاصة الاهتمام بكيفية استخراج البيانات المطلوبة بطريقة خاصة بك لتفادي اعين المتطفلين.
1-تصنيفها وفرزها
2- ادخالها على الكمبيوتر بواسطة الماسحة الضوئية
3-حفظها ف يملفات خاصة حسب التاريخ او القضية او العملية ..الخ
بإختصار
مؤخرا التوجه للأرشفة الإلكترونية
فتحفظ المستندات حسب القسم أو الشركة وتفرعاتها، والأرقام أو السنوات
يعتمد على نظام الشركة أو المؤسسة.
يمكن حفظ الملفات على جهاز الكمبيوتر أو هناك مؤسسات تستخدم أنظمة وبرامج خاصة للأرشفة الإلكترونية
فبعض المؤسسات الكبيرة تلجأ لهذه الأنظمة ليس فقط للأرشفة الإلكترونية ولكن أيضا للمراسلات بدلا من إهدار الوقت والمال (الوقت بارسال البريد العادي سواء محلي أو دولي، المال لشراء مستلزمات الطباعة والأوراق بشكل مستمر)
ولا يكون مجرد برنامج عادي انما نظام متكامل يوفر كافة احتياجات المؤسسة لإنجاح العمل ويتم التدريب علي النظام من قبل الشركة المزودة.
١- تصنيفها
٢- ترقيمها
٣- فهرستها
