من وجهة نظرك هل السكرتارية هي العمود الفقري للإدارة؟

هي ليست العمود الفقري ولكن تنسق المهام

برأي العمود الفقري هو الفكر والرؤية لدى الادارة والاحترافية

إذا عبّرنا عنِ السكرتاريةِ بأنها تتناولُ العملياتِ المكتبيةَ اللازمةَ لتنفيذِ خطةِ العملِ لتحقيقِ الكفايةِ الإداريةِ في مختلفِ الوحداتِ التنظيميةِ للمشروعِ؛ فنجدُ أنَّ الأعمالَ المكتبيةَ قاسمٌ مشتركٌ؛ فهي تقومُ بدورٍ مساعدٍ بين جميعِ الإداراتِ والأقسامِ التي تقومُ بالأعمالِ الفنيةِ أوِ الإداريةِ. وتقومُ السكرتاريةُ العامةُ في المشروعِ بإدارةِ وإنجازِ الأعمالِ المكتبيةِ اللازمةِ لتنفيذِ خطةِ العملِِ، وما يجبُ أن يتوافرَ في القائمينَ بهذه الأعمالِ من صفاتِ الصدقِ، والأمانةِ، والإخلاصِ، وكتمانٍ لأسرارِ العملِ. 

يدخلُ في إطارِ المفهومِ العامِّ للسكرتاريةِ العامةِ أحدُ أقسامهَا وهو «السكرتاريةُ الخاصةُ»، وهي تعني كل ما يساعدُ المديرَ على إنجازِ مهامهِ الوظيفيةِ على أكمل وجهٍ، وفي أقلِّ وقتٍ ممكنٍ، ويحوي هذا أيضًا «السكرتاريةَ المتخصصةَ» والتي تعني وتهتمّ بالمسائلِ الفنيةِ ذاتِ الصبغةِ التخصصيةِ، والتي يقتضِي طبيعةُ وحجمُ المشروعِ تواجدَها لتحسينِ مستوَى الأداءِ، وسرعةِ الإنجازِ، وتحليلِ المشكلاتِ، وتطويرِ خطةِ العملِ، وتوضيح الرؤيا للقائمين على الإدارةِ فيما يختصُّ بالمعلوماتِ التي تعبرُ عن الأحوالِ الداخليةِ للمشروعِ، والأحوالِ الخارجيةِ لبيئةِ العملِ. 

يمكنُ النظرُ إلى السكرتيرِ على أنه بمثابةِ المساعدِ الإدارِيِّ الكتابِيِّ للإدارةِ أو الشريكِ الصغيرِ لها في مباشرتِهِ لمهامِّهَا الإداريةِ، إذ أنَّ الأمينَ في مركزٍ خاصٍّ للثقةِ والمسئوليةِ بحكمِ معرفتِهِ للأعمالِ الداخليةِ في المكتبِ بغيرِ موانعَ أو حدودٍ؛ وبالتالي يكونُ في مقدورِهِ أنْ يتناولَ التفاصيلَ الدقيقةَ القليلةَ الشأنِ، أو بالأحرَى ذلك الطوفان من الأعمالِ اليوميةِ بالمكاتبِ اعتمادًا على مقدرتِهِ ومهارتِهِ الذاتيةِ أو بحكمِ نصائحَ وتوجيهاتٍ وإرشاداتٍ منَ الرئيسِ أو المديرِ.

نجد ان اعمال السكرتارية تختلف من منشأة لأخرى وللايضاح 

دور السكرتارية في المنشآت الرسمية:

تطورت أعمال السكرتارية في الأونة الخيرة بشكل ملموس واتسعت نطاقاتها وتشعبت مهامها وتعددت وظائفها وأدوار القائمين عليها ومن هنا اكتسبت خصوصية معينة وسمات محددة.

إن هذه الخصوصية وتلك السمات تنبع من ذلك التعريف بأنها جهاز أو إدارة مساعده لجميع الإدارات والرؤساء في مجمل العمال المكتبية والإدارية.

ومن خلال التعريف السابق يبدو لنا هدف السكرتارية واضحا ومحددا في معاونة جميع الإدارات التي يتكون منها الهيكل التنظيمي للمنشأة على إنجاز أعمالها بأقصى كفاية واقل تكلفة في انسياب يتناغم مع إيقاع العمل اليومي.

وللسكرتارية صور وأشكال متعددة… بيد أن معظم الباحثين في هذا المجال اتفقوا على تقسيمها غلى ثلاثة أشكال هي:

1. السكرتارية الخاصة.

2. السكرتارية العامة.

3. السكرتارية المتخصصة.

وسنعرض لك منها بشيء من التفصيل…

أولا: السكرتارية الخاصة:

تعريف السكرتارية الخاصة:

هي القسم الذي يختص بأعمال الاستقبال والاتصال والمراسلات والاختزال والمحفوضات ومعالجة المعلومات والأمور التي تتسم بالسرية وتهدف في جملتها إلى معاونة الرئيس الإداري في عمله.

السكرتير الخاص:

يعرف السكرتير الخاص بأنه أحد الأفراد الذين يتمتعون بثقة الرئيس أو المدير ويتميز بصفات شخصية وعلمية معينة يختاره لمعاونته في تأدية عمله وتنظيم وقته.

ومن هنا يتوقف إلى حد كبير نجاح الرئيس على شخصية سكرتيره أو مدير مكتبه في حالة المنشأت الرسمية ذات الحجم الكبير والنشاط الواسع.

مدير المكتب:

السكرتارية الخاصة لرئيس ما قد يتولاها موظف واحد أو أكثر وذلك حسب حجم العمل ومركز الرئيس وكثرة مسؤولياته وأعبائه.

ففي مكتب مدير عام مثلا لا يتطلب الحال أكثر من سكرتير واحد أو أثنين…أما في مكاتب أحد الوزراء أو نوابهم أو وكلائهم أو كبار المسؤولين حيث أتساع نطاق العمل وتشعب أطرافه يتكون من:

أ*. مدير مكتب ويتولى إشراف على العاملين بالمكتب إلى جانب قيامه بالأعمال المهمة ذات العلاقة المباشرة بالرئيس.

ب*. عدد من السكرتاريين تسند إليهم المهام الأتية حسب العملية التنظيمية فيما يتعلق بعمل الرئيس:

الاستقبال الاجتماعات

الطباعة المحفوظات

على أن يضطلع مدير المكتب كما أسلفنا بالأمور المهمة والحساسة والتي تتصل مباشرة بالرئيس.

وينبغي أن تتوافر في مدير المكتب الناجح صفات أكثر من المطلوب توافرها في السكرتير الخاص حيث أنه من الوارد والمفروض أن الأول أكثر خبرة ودراية وتمرسا وكياسة واغنى علما بمجريات الأمور وأغزر معرفة وإلماما باللوائح التنظيمية وكل أولئك بلا شك ينعكس مع المواقف المتجددة ومع رئيسه في تناغم وانسجام تام يخدم سير العمل ويغنيها.

وخلاصة القول أنه يجب أن يتوفر لمدير المكتب كي ينجح في عمله ويتفوق في أدائه نواحي علمية ونواحي شخصية.

وزيادة في الإيضاح نذكرها بشي من التفصيل والتركيز في نفس الوقت كما يلي:

الصفات والقرارات الواجب توافرها وتنميتها في مدير المكتب الناجح:

أولا : الصفات والقدرات العلمية:

1. المعرفة الكاملة بإدارة وتنظيم المكاتب

2. المقدرة اللغوية على التعبير كتابة وحديثا

3. العلم التام بطبيعة العمل وظروفه الموضوعية وخطوط السلطة

التنظيمية

4. الإلمام بقدر من علم النفس والعلاقات العامة.

5. الدراية الكاملة بأساليب كتابة الرسائل والتقارير والحفظ والتصنيف

6. إجادة الطباعة على الألة الكاتبة.

7. الإلمام بقدر من اللغات الحية

8. الفهم الكامل لأهم اللوائح التنظيمية للعمل.

ثانيا: الصفات والقدرات الشخصية:

1. الأمانة التامة والمحافظة على أسرار العمل

2. الإخلاص والتفاني والعمل

3. حضور البديهة وسرعة التصرف في المواقف الحرجة

4. حسن الهندام والمظهر

5. قوة الذاكرة وسعة الأفق والذكاء الاجتماعي

6. الحلم والصبر والبشاشة والهدوء

7. تجنب الوصولية أو استغلال الوظيفة في قرية من مركز اتخاذ

القرارات

8. النزاهة الكاملة والضمير الحي وأمانة الكلمة.

وعموما فإن هذه الصفات في جملتها تجد فيمن تتوافر فيه قبولا واستحسانا لدى الرؤساء والقادة الإداريين وربما لا توجد كلها لدى البعض من العاملين في هذا المجال ولهذا فإننا ننصح دائما كل من يعمل في هذا الحقل ذات الطبيعة الخاصة العمل قدر المستطاع على تنمية تلك الصفات والملامح وصقلها ومحاولة تجنب نقيضها من صفات غير مستحبة تسئ إليه قبل أن تسئ إلى رئيسه أو إلى المنشاة الني يعمل بها.

شكراً علي كريم الدعوة ... لا أعتقد ذلك فلو نظرنا إلي الإدارة ووظائفها ومهامها وواجباتها وأهدافها نجد أن الأدوار والواجبات هي تشاركية وتضامنية يحكمها التنسيق والهدف المراد تحقيقه , فلو كانت السكرتارية كذلك فما هي أدوار نظم المعلومات , الدعم اللوجستي والفني , التسويق , الإنتاج , المالية , الأفراد وحتي العمالة المساعدة (السعاة والفراشين والسائقين) , وبخلاصة هذا نلاحظ أن لكل مستوي إداري أو وظيفي دور معين في فسيفساء ما يمكن أن نطلق عليها (الإدارة).

السكرتارية جزء مهم من التركيبة الاساسية  لأي منشاة تقوم بالمهام المناطة لها .فالادوار بالأساس موزعة و لكل موقعه في السلم الهرمي

السكرتاريا هي منسق فقط لاغير وليس إلا موظف أو موظفة ذو ثقة من قبل المدير .

اعتقد ان المدير هو العمود الفقري للادارة والسكرتارية هي عامل مهم وساند للعمود الفقري للشركة

اتفق مع اجابة الاخ عبد الباسط واضحة ومفصلة

اتفق مع رأي الاستاذ/ أحمد محمد والاستاذ/ عبد الباسط انام

اشكر الاستاذ عبد الباسط

واجابته كافيه . مع تحياتى

اولاً شكراً على الدعوة واتفق مع اجابة الزميل احمد محمد وان السكرتارية هي وسيلة مساعدة