لماذا نحن بحاجة إلى الرقابة؟

شكراً علي كريم الدعوة ... في البدء الرقابة هي المقياس والميزان الذي تزن به الإدارة جهود العاملين وبناء علي نتائج الرقابة يحكم علي الإدارة والعاملين بالمستوي الذي حققوه , وهي العين الساهرة علي بقية العمليات الإدارية وذلك بحكم موقعها في العمليات الإدارية وبحكم وظيفتها.

تعتبر الرقابة من أهم الوظائف الإدارية القيادية إذ بواستطتها نستطيع التحقق عن مدي تنفيذ الأهداف الموضوعة للمؤسسات والهيئات والمنظمات ومؤسسات الدولة , وهي وظيفة إدارية مطلوبة في كل المستويات الإدارية وليست مقصورة علي المستويات العليا فقط علي إعتبار أنها وثيقة الصلة بالتخطيط لأنها تتيح لنا الكشف عن المشاكل والمعوقات وإكتشاف أسباب قصور الأداء.

شكرا لدعوتك

اذا غاب الرقيب عشنا في عالم من الفوضى

بناء على ذلك فنحن نحتاج الى اجراءات محددة يطلق عليها الرقابة , فكلما زاد عدد الاشخاص ضمن هيكل معين زادت وتنامت الحاجة لوجود رقابة لكي نضمن

• تنفيذ الاوامر بشكل تام
• تنفيذ الاجراءات بشكل صحيح
• عدم التلكؤ بالتنفيذ
• عدم التراخي بالتنفيذ
• لضمان جودة المخرجات
• لضمان استمرارية ماهو مخطط له
• لايجاد طريقة تقييم ما قمنا بالتخطيط له ومعرفة مواطن الخطأ واعادة التخطيط

الرقابة في المؤسسات والمنظمات يجب ان تكون على كل مفصل من مفاصل العمل ابتداءا من بوابة المنظمة وانتهاءا بالادارة العليا

كل شئ بحاجة الى رقابة , من أصغر عمل إلى أكبر عمل . والرقابة بحد ذاتها هي بالتعريف : تطبيق النظم والقواعد المؤدية إلى العمل المطلوب .

لانه في حال عدم وجودها او الشعور بالامان سيتم الاهمال والتغافل عن الاتقان

ان عدد المعاملات تضاعف و تنوعت طبيعة العمليات و تعقدت, علاج هذه العمليات أصبح سهلا نضريا باستعمال الكمبيوتر لكن في الواقع هو أكثر تعقيدا بسبب السرعة اللازمة للاستجابة و بسرعة أكبر لمتطلبات السلطة التنظيمية و كل الشركاء.

لذا نحن بحاجة الى الرقابة من أجل 

 التأكد من موثوقية و اخلاص المعلومة

 منع أو على الأقل اكتشاف دون تأخير الأخطاء و الغش

 اكتشاف الفروقات و الأخطاء و تصحيحها في الوقت المناسب

 التأكد من بلوغ الاهداف المسطرة

 حماية و الحفاظ على الأصول أو الثروة خاصة بالشركة

  ضمان تنفيد تعليمات المديرية

  تحسين و تعظيم الاستفادة من العمليات

  ضمان السير الحسن للأنظمة الداخلية للشركة

  التمكين من أنشطة الشركة, كفائة عملياتها و الاستخدام الفعال لمواردها

  الامتتال للقوانين و الأنظمة

 

  تعزيز تحسين الأداء  

شكرا للدعوة...................... وذلك من اجل التاكد ان العمل يسير كما خطط له ومنع وقوع الاخطاء

 

اولاً شكراً على الدعوة

 لانه ليس الجميع بمستوى الالتزام المطلوب وبالتالي انعدام الرقابة سيؤدي مشاكل كثيرة تؤثر على جميع العناصر

  يمكن تعريف الرقابة بأنها عملية منتظمة systematic process يتأكد من خلالها المدراء من مدى تنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف وباستخدام طرق فعالة وذات كفاءة عالية effective and efficient manner .ويصف Robert J. Mockler الأجزاء الضرورية في العملية الرقابية control process فيقول أن الرقابة الإدارية هي عبارة عن جهد منظم systematic effort لتحديد مقاييس للأداء لتحقيق الأهداف المخططة.     ويمكن القول أن كلمة الرقابة قد ترعرعت جذورها مع العالم Frederick W. Taylor عند تبنيه لفكرة الإدارة العلمية في بداية القرن العشرين حيث كانت مهملة لم تكن مفهومة . ويعرفها البعض بأنها تلك العملية التي تحاول التأكيد على أن النشاطات الفعلية تتلاءم مع النشاطات المرغوب فيها أو الأهداف التي سبق تحديدها. فالرقابة تعمل على كشف الانحرافات وتصحيحها كما تزود المدير بتغذية راجعة تساعده في تحديد الأهداف المستقبلية ووضع المعايير أو المقاييس اللازمة . ويمكننا القول أن الرقابة هي عملية التأكد من أن ما تم التخطيط له هو ما تم تنفيذه وكشف الانحرافات وتصحيحها  إن وجدت  للوصول إلى الأهداف المحددة مسبقاً ، وبهذا التعريف يمكن استنتاج الآتي :     1- لا بد من وجود هدف مخطط له . 2- أن يكون هناك أداءً مخططاً له . 3- أن هناك أداء سيتحقق عند التنفيذ . 4- سيتم تقيم الأدائين . 5- سيتم كشف الانحرافات . 6- سيتم تصحيح الانحراف بالسرعة المناسبة . 7- التأكد من أن الهدف قد تحقق .   * دور الرقابة   : Role of control   تعتبر الرقابة الوظيفة الرئيسية الرابعة للإدارة ومن خلالها يمكن تحقيق الأهداف والخطط الاقتصادية بالإضافة إلى وظائف الإدارة الأخرى وتعتبر التخطيط والرقابة وظيفتين متلازمتين تعتمد كل منهما على الأخرى ولذلك فإن الرقابة تلعب دوراً مهماً في مساعدة المدراء من خلال خمسة تحديات وهي :   1) التغلب على المشكلات والمصاعب في حالات عدم التأكد :   Coping with Uncertainty: إن الأشياء قد لا تتماشى عادة مع الخطط الموضوعية أو أهداف المؤسسة التي سيتم تنفيذها وتحقيقها مستقبلاً لأن هناك الكثير من العوامل البيئية التي قد تحدث تغييرات مستمرة، ومن هنا نشأت كلمة غموض أو حالات عدم التأكد مثل حالة الطلب على المنتج التكنولوجي، مدى وفرة المادة الخام ، ولذلك ومن خلال تطور نظام رقابي فعال قد يمكن الإدارة من متابعة أنشطتها وتمنحها السرعة في كشف وتصحيح الانحرافات وتحقيق الأهداف .   2)  كشف الأشياء غير المنتظمة: Detecting Irregularities   فأهمية الرقابة تتمثل في كشف الأشياء غير المنتظمة أو التي تتصف بالشذوذ والغير مرغوب فيها في المنشأة مثل عيوب المنتجات ، ارتفاع التكاليف، ارتفاع معدل دوران العمل، وبذلك فإن الكشف المبكر للأشياء الغير عادية في الغالب قد يوفر للمنشأة الوقت والمال والجهد ويحد من المشكلات أو المصاعب الصغيرة والتي قد تصبح أكثر تعقيداً لاحقاً.   3) تحديد الفرص . Identifying opportunities   وتتمثل أهمية الرقابة في التركيز أو الإشارة إلى المواقف أو العمليات التي تؤدى بصورة جيدة وغير متوقعة والتي من شأنها أن تنبه وتوجه الإدارة إلى فرص مستقبلية محتملة ، فشركة الاتصالات الفلسطينية على سبيل المثال كانت تعلم جيداً ومن خلال التقارير حجم الطلب الكبير على الهاتف الخلوي ساعدها في وضع استراتيجيات تجارية وتسويقية ناجحة لكل فروعها بل تعدته لتحدد طبيعة الأجهزة المرغوب شراءها ومكان شراءها وحتى كيفية عرضه وكيفية إقناع العميل بحيازته.   4) إدارة المواقف الصعبة Handling complex situations :   قد ينمو ويتسع حجم المنشأة أو ترتبط بمشاريع عمليات كبيرة ومعقدة وبالتالي لا بد من استخدام العملية الرقابية لتعزيز عملية التنسيق coordination ، كذلك فإن العمل في ظل القواعد الدولية غالباً ما يؤدي إلى زيادة درجة التعقيد أو الصعوبات التي تواجهها الإدارة مما يدعو إلى ضرورة وجود نظام رقابي جيد .   5) لا مركزية السلطة . Decentralization Authority   إن وجود نظام رقابي جيد يعزز ويشجع المدراء على اتخاذ قرارات بتفويض السلطات للمستويات الإدارية الدنيا وهذا يعني أن الرقابة تساعد الإدارة في تجاوز المحددات والقدرات الإنسانية ، كما أنها تساعد في عملية التنظيم من خلال الحصول على المصادر المادية والبشرية وتوجيهها نحو تحقيق الهدف .   وأخيراً تتمثل أهمية الرقابة إلى حد كبير في أغراضها وأهدافها من خلال عملية التقييم والمتابعة وتصحيح الأداء فالأنظمة الرقابية تزود الشركة بقوة التوجيه والتكامل والتحفيز وبذلك نستطيع القول أن الشركات التي تتمتع بإدارة جيدة هي تلك الشركات التي تمتلك أنظمة رقابية فعالة والتي من شأنها أن تعزز قدرتها على تنفيذ استراتيجياتها .

 

اتفق  مع اجابات السادة الزملاء و الخبراء...شكرا

شكرا للدعوة اتفق مع بقية الإجابات المميزة

لأن الإنسان مهما علا يبقى بشر, فإن لم تكن هناك رقابة فسينشأ هناك التغاضي عن العطاء في العمل و اللامبالاة و إهمال بعض النقاط في العمل و كما يقول المثل ( العمل الذي لا يقف عليه صاحبه يضيع )