بصفتك مدير ناجح كيف تدير أجتماعً جيدا بموظفيك ؟

تحديد الغرض من الاجتماع

وقت الاجتماع وهل يتعارض مع المهام الموكلة اليهم

هل هناك جدوى من وجوده ام انه تضييع وقت

تحديد وقت المناقشات والمداخلات وتدوين القرارات اثناء الاجتماع

 

وضع نقاط لتحقيقها او لمناقشتها اثناء الاجتماع وتسجيل الملاحظات عليها بعد دراستها والتنبئو باردود عليها وتحضير اجوبة لها مراعاة المناخ الذي سيكون به الاجتماع من كل النواحي وهذا لايمكن الا بعد تنسيق مع كل المعنيين من الاجتماع من حيث المكان والوقت واشعارهم بفترة الا في الظرورة ولظرورة احكام الاستماع جيدا لكل من هو في الاجتماع واخذ كلامه في محمل الجد وعدم الاسائه لااحد مهماكان وقبل نهاية الاجتماع حبذا لوكان هناك شكر وتقدير للحاضرين في الاجتماع على اجتهادهم للبذل اكثر

وضع جدول أعمال وبمشاركة الموظفين , بحيث يتم إتخاذ القرارات في الجلسة نفسها وبمشاركة الموظفين ...

كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا

 الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع!

 

يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:

• هل تحتاج فعلاً الى الاجتماع؟ هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟

• ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟

  هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟

  كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك.

• ما هي أهدافك من الاجتماع؟

1. ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟
2. ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟
3. هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟

منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟

1. كيف سيكون تأثيرهم على الاجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟

2. ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟

   
3. ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟

ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟

1. هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟)
2. ما هي الأفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟
3. ما هو ترتيبها؟

4. ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟

   (مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)

• في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟

  هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟

• كيف سيتم توثيق الاجتماع؟

1. من الذي سيكتب محضر الاجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟
2. من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟

• أخيراً … ماذا بعد الاجتماع؟

1. ما هي الخطوة التالية؟
2. هل هنالك أي التزامات\\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد لاستحقاقها؟
3. كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطلاع بالمتطورات؟ (هل سيتم الاجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثلا… )

شكرا للدعوة الكريمة ..................... لا زيادة على اجابة الزملاء الكرام

1. تحفيز فريق العمل
2. اجعلهم يشعرون بحالة نفسية جيدة
3. تحدث مع موظفيك عن مدى تقديرك لهم
4. الاهتمام بالموظفين
5. الاستماع الجيد
6. قم بطرح الأسئلة
7. المساواة في التعامل مع الجميع
8. تعامل مع موظفيك بطريقة جيدة

اتفق  مع اجابات السادة الزملاء و الخبراء...شكرا

شكرا للدعوة اتفق مع اجابات الخبراء المختصين

شكرا لدعوتك

علينا اتباع الاتي لكي يكون الاجتماع مثمرا وناجحا وغير ممل ونخرج به بالنتائج المطلوبة

بالنسبة للشخص الذي يدير الاجتماع

• تحضير مفردات الاجتماع قبل الاجتماع وهذا يشمل المواضيع التي يجب ان نناقشها والاشخاص اللذين يجب ان يحضروا والنتائج التي يجب طرحها او مقارنتها
• يجب ان يكون الشخص الذي يقود الاجتماع ملما بموضع الاجتماع وبالشخصيات التي ستحضر وماسبب وجودهم ويعرف لماذا تماما لماذا هم مجتمعون
• يجب ان يكون واسع الصدر مستمع جيد ومحلل للبيانات بشكل منطقي وان كان غاضبا يجب عليه ان يجمح غضبه خلال اللقاء لكي لاينفر من حوله ويخرج بنتائج

بالنسبة للحاضرين

• يجب ان يتم استدعاء فقط من هم على علاقة بموضوع الاجتماع
• يجب ان يكونوا ملمين بالمواضيع التي ستناقش خلال اللقاء وذلك عن طريق ارسال بريد الكتروني لهم قبل فترة من وقت الاجتماع لكي يستطيعوا ان يحضروا جميع مايتعلق بالمواضيع محل النقاش من تقارير او محاضر او ارقام
• يجب عدم مقاطعة الشخص الذي يدير الاجتماع الا لسببين اما الاجابة او تصحيح معلومة او لسبب ضروري جدا يستلزم مغادرة اللقاء

وبشكل عام يجب ان لاتكون الاجتماعات طويلة فبذلك ستكون مملة ومضجرة ويجب ان لاتخرج عن السبب الرئيسي الذي عقدت من اجله كذلك يجب على من يدير الاجتماع عدم ترك المجتمعين ينتظرونه لفترات طويلة فذلك مؤشر على عدم احترامه لهم , وكذلك يجب عدم مقاطعتهم عند التحدث وجعلهم يشرحوا كل مايريدون او يكملوا اجوبتهم فذلك يخلق نوع من التفاهم والتواصل بين الطرفين

اتفق مع إجابة الخبراء وان كانت الاضافه الوحيده هى ضرورة كتابة محضر اجتماع يسجل بدقة كل ما دار خلال المناقشات مع تسليمه لكافة الحضور للتوقيع