Register now or log in to join your professional community.
تحديد الغرض من الاجتماع
وقت الاجتماع وهل يتعارض مع المهام الموكلة اليهم
هل هناك جدوى من وجوده ام انه تضييع وقت
تحديد وقت المناقشات والمداخلات وتدوين القرارات اثناء الاجتماع
وضع جدول أعمال وبمشاركة الموظفين , بحيث يتم إتخاذ القرارات في الجلسة نفسها وبمشاركة الموظفين ...
كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير لأي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبلاً. و حتى تضمن النجاح والفعالية لاجتماعاتك لا بد لك من بعض الأساليب الإدارية لضبطها كي لا تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة لا يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذا
الاجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضلاته لإبراز حنكته في اكتشاف الأخطاء أو تحوير مسار الموضوع الأساسي وطرح الأفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكلام كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع!
يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق لاجتماعك, وليكون اجتماعك فعالاً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي:
ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء الاجتماع؟
هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟
كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين لا شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك.
منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟
ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟
ما هي الأفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟
ما هي الاحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟
(مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في الأرباح مما يستوجب علينا دراسة الأسعار مجدداً)
في نهاية الاجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟
هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟
شكرا للدعوة الكريمة ..................... لا زيادة على اجابة الزملاء الكرام
اتفق مع اجابات السادة الزملاء و الخبراء...شكرا
شكرا لدعوتك
علينا اتباع الاتي لكي يكون الاجتماع مثمرا وناجحا وغير ممل ونخرج به بالنتائج المطلوبة
بالنسبة للشخص الذي يدير الاجتماع
بالنسبة للحاضرين
وبشكل عام يجب ان لاتكون الاجتماعات طويلة فبذلك ستكون مملة ومضجرة ويجب ان لاتخرج عن السبب الرئيسي الذي عقدت من اجله كذلك يجب على من يدير الاجتماع عدم ترك المجتمعين ينتظرونه لفترات طويلة فذلك مؤشر على عدم احترامه لهم , وكذلك يجب عدم مقاطعتهم عند التحدث وجعلهم يشرحوا كل مايريدون او يكملوا اجوبتهم فذلك يخلق نوع من التفاهم والتواصل بين الطرفين
