متى تستخدم الشراء بالأمر المباشر ؟ وماهى ضوابطه بالنسبة لك ؟

Depends the Authority levels for Purchase orderExample :Purchase order for Materials or equipmentLimits1000Dollars : Authority sign : Purchase Manager , Finance ManangerLimits2000Dollars :Authority Sign :Purchase Manager ., Finanace Manager , Project ManagerAbove Purchase Manager Limit ; Purchase Manager , Finance Manager , Area ManagerAbove5000Dollars : All sign include Director .

يتم استخدام الشراء بالامر المباشر فى حالات الطوارى التى لايمكن الانتظار فيها لجلب عروض سعر على ان يتم الرجوع الى اخر تقييم سعر للاصناف المشتراة وحساب معدل زيادة الاسعار لمعرفة السعر الطبيعى للسلعة المشتراة الان وهذا الامر يتطلب عمل مسح للاسعار فى السوق كل فترة ولتكن6 اشهر لتحسين عملية المتابعة للتغيرات السعرية فى السوق

1- اذا كانت مواصفات المادة المطلوب شرائها غير متوفرة الا لدى وكيل اوحد بشرط ان لا تكون المواصفات قد تم تجهيزها ليتحدد الشراء من جهة محددة .

2- اذا كانت عملية الشراء طارئة ومستعجلة ولا تحتمل التأخير.

3- اذا كانت القيمة  في المستوى المسموح به.

يتم الشراء المباشر في الحالات التالية:

اذا كانت المادة المشتراة محصورة بتاجر واحد اي محتكرة

اذا كانت المادة مفقودة من السوق

اذا كانت المادة لها مواصفات معينة غير متوفر الا بندرة

اذا كان الامر لايتطلب التأجيل ويراد به السرعة لعدم توقف العمل وعدم الدخول بالاجراءات النظامية التي تتطلب وقت

اهم الضوابط:

تحدي سقف معين للشراء عن دراسة وعلم بسعر المادة في السوق

تحديد المواصفات الفنية اللازمة

الشراء بالأمر المباشر يستخدم في الحالات الطارئة والعاجلة والضرورية جداً وإن أستخدم في غير ضرورة يكون قد أسئ إستخدامه ويعرض نفسه للمساءلة القانونية ويكون الشراء بالأمر المباشر محدد السقف بحيث لايتجاوز مبلغ محدد وصلاحية الشخص الذي له الحق في تسيير العمل بالشراء بالأمر المباشر

يتم الشراء بالامر المباشر حال وجود احتكار للصنف المطلوب أو احتياج سريع للصنف يتم بناء على تأخره تأثر الانتاج و فى بعض الحالات يتم الشراء ممن يسمى Nominated supplier  من بعض الشركات التى تتعاقد من الباطن لحساب عملاء اكبر , كسلسلة متاجر الجملة خصوصا فى السوق الامريكى و الاوربى, حيث  ان المورد المستهدف يكون معينا بالاسم من قبل العميل نظرا لوجود جودة معينة مطلوبة و يتوقف على مخالفة العميل رفض المنتج و ان كان بجودة مماثلة او اعلى .

الشراء المباشر يعتمد علي مدى اهمية الشئ المطلوب شراءه و ما قد يتوقف لعدم السرعة في شراءه و الي جانب انه من المهم وجود قاعدة بيانات لديك للوصول السريع لافضل عروض الاسعار المتاحه في السوق و ان تفرق بين جودة المنتج الذي سوف تقوم بشراءه.

 عادة فى معظم الشركات الكبرى يضعون حد لهذه العمليات (مثلا عشره الاف جنيه) و ده علشان لا يقوم أحد بإستخدامه بشكل خاطىء 

يستخدم غالبا فى المشتريات المعروفة السعر مسبقا ( لها تسعيره معروفه بغض النظر عن البائع) أو التى تعرف من خلال خبراتك طبعا أن هذا هو أفضل

سعر و لو وجد أخر لن يكون أقل بكثير بقدر الوقت الضائع فى البحث عنه 

يمكن استخدامه أيضا فى حالة أن النتوقع توفيره منه لا يساوى حجم خسائر انتظار عمل ممارسه أو مزاد

بالنسبة للضوابط 

تضع الشركات ضوايط كحجم موافقات أكبر من المعتاد عليه لأمر التوريد قد تصل لرئيس مجلس الإدارة

ربطه بعدد محدد فى السنه للإستخدامه عند اللزوم فقط

و غيرها

الشراء المباشر يحدد بسقف معين من المال ويكون ذلك محدد في لائحة الشراء للمنظمة المعنية ولا تكون عليه مناقصة شراء حيث تستند لجنة الشراء على عرض واحد فقط بشرط أن لايتجاوز سقف الشراء المحدد في اللائحة,

اذا كان المورد متخصص او وكيل وحيد  والسعر مناسب

الشراء من مصدر واحد فقط مع امكانية التغيير في حالة اكشاف مصدر افضل ويتم ذالك لااسباب عدة مثل:-ضيف الوقت اوالمورد الوحيد للصنف اوالوكيل الحصري او عندما تكون السرية مطلوبة بدرجة كبيرة اوتوجية صاحب العمل بالشراء من شركات تتبع  له اما درجة الرسمية غير مطلوبة لافي استلام العروض ولاتقييمها يكون لها سقف مالي محدد من الادارة .