ادارة العقود هى احدى ادارات الادارة الفنية بشركات المقاولات ما هو الدور الوظيف لإدارة العقود ؟

تلعب ادارة العقود دورا حيويا في صناعة البناء والتشييد لأنها تتداخل مع العديد من الإدارات الأخرى في مختلف المراحل بدءا من مرحلة المناقصة وحتى إغلاق المشروع.1- مرحلة المناقصة (ما قبل الترسية): يقوم قسم العقود بمراجعة مسودة العقد قبل ان يقدم قسم العروض بالشركة عرضه إلى العميل لتسليط الضوء على أي مخاطر بالشروط  الأحكام اللتى قد تؤثر على تكلفة العقد و بالتالى السعر المقدم للعميل بالعرض المالى.2- مرحلة ما بعد الترسية: تقوم ادارة العقود بالتعاون مع ادارة المشروع فى تحديد الأعمال اللتى سوف تقوم الشركة بتنفيذها ذاتيا و الأعمال اللتى تتطلب مقاولين من الباطن و بناء عليه تقوم ادارة العقود بتحضير مستندات الطرح للأعمال اللتى تحتاج لمقاولين من الباطن ثم تقوم بطرحها على المقاولين المعتمدين بالشركة و استلام العروض و تقييمها فنيا و ماليا بالتعاون مع الجهه الفنية بالشركة و الادارة المالية للترسية على افضل العروض. كما تقوم ايضا ادارة العقود بمفاوضة المقاول فى السعر و بعض الشروط و الأحكام الوارده بالعرض المقدم. ثم يقوم قسم العقود بإعداد العقد من الباطن (back to back) مع العقد الرئيسي أو طبقا ولوائح الشركة وتوقيعه مع المقاول من الباطن.3- مرحلة التنفيذ (إدارة العقد): اثناء مرحلة التنفيذ تكون ادارة العقود مسئولة عن ادارة العقد الرئيسي و عقود مقاولى الباطن من خلال القيام بالمهام الأتية:أ- ارسال المخاطبات الى كل من العميل و مقاولى الباطن و الرد على مراسلاتهم و الأحتفاظ بسجل لكل الأحداث بالمشروع.ب- التحقق من جميع طلبات التغيير المتلقاة من المقاولين من الباطن وتقديم طلبات مستوفاه للعميل بكل أوامر التغيير اللتى تمت بناء على تعليماته او تعليمات المهندس.ج- إعداد ومراجعة الفواتير.د- التعامل مع جميع أنواع المطالبات.ه- الاحتفاظ بنسخ مطبوعة ونسخ اليكترونيه من جميع العقود والمراسلات ذات الصلة بالعقود.4-- مرحلة الأغلاق (closing): و تكون من خلال التأكد من أن الشركة / العميل / المقاولين من الباطن قد أدوا جميع التزاماتهم المتعلقة بعقودهم من خلال ما يلي:أ- تسوية جميع تقارير عدم المطابقة NCRsب- تسوية جميع املطالبات.ج- تسوية جميع اوامر التغيير.د- إصدار المستخلص الختامى و التصديق عليه.ه- إصدار شهادة القبول المؤقت.-إصدار شهادة القبول النهائية

إدارة العقود هي من الإدارات الهامة جدا في شركات المقاولات إذ هي الدينمو المحرك للعمل والمشرف والمدير لكل علاقة أو عقد بين الشركة والجهات الأخرى :

ولا أحصر مهام هذه الأدارة الحيوية في وظائف محددة ، لكن على سبيل المثال فهي المسؤولة عن:

1- البحث عن مشاريع مفيدة ومتوافقة مع أمكانيات الشركة لتنفيذها لصالح الشركة.

2- إعداد الوثائف والمستندات التي تمكن الشركة من المنافسة في المناقصات والعطاءات لتنفيذ المشروعات.

3- التقديم وفقاً للشروط المطروحة لتنفيذ المشروعات بحسب الجهة حكومية كانت أو خاصة أو فرداً ، وذلك بإيداع العرض والمستندات المؤيدة له لدى الجهة طالبة التنفيذ ، سواء أكانت الشركة مقاولاً أصلياً أو مقاولاً من الباطن.

4- التنسيق بين الإدارات المختلفة داخل الشركة وذلك من أجل التقدم للمناقصات والعطاءات ومن أجل تنفيذ المشروعات ، ويشمل هذا التنسيق الإدارة القانونية وإدارة المشتريات وإدارة المبيعات والإدارة المالية وبقية الإدارات الهندسية حسب التخصص.

5- الإشراف على تنفيذ المشروعات ومتابعتها خطوة بخطوة حتى تسليم المشروع.

6- التعاقد مع الشركات الأخرى في مجال تنفيذ الأعمال المختلفة ضمن المشروع ، وذلك بالتنعاقد مع شركات تعمل من الباطن أو شركات النقل أو شركات توريد المعدات والأجهزة وفقاً لشروط المشروع وأهدافه.

7- تحصيل مستحقات الشركة المالية من الجهة مالكة المشروع أو الجهة المنفذ لصالحه المشروع وذلك حسب بنود وشروط العقد.

8- إخطار الإدارة القانونية بأية خروقات لبنود العقد سواء من الجهة المالكة أو الشركات من الباطن وذلك لأتخاذ الإجراءات اللازمة والكفيلة بحل الإشكال.

مع فائق شكرى على الدعوة.

ادارة العقود  في معظم الشركات غالبا ما تكون مسؤولة عن عقد المقاولة الرئيسي من حيث مراجعتها وتدقيقها والبحث عن نقاط المخاطر بها ومعالجتها مع الجهه المالكة لللمشروع  وكذلك عقود مقاولي الباطن من حيث اعدادها ومتابعتها وتنفيذهها وجميع ذلك يتم بالتسيق مع الادارات المختلفة بالشركة كل فيما يخصه اي انها الادارة المحرك للعقود بين الشركة الرئيسية من جهه وبين الجهات الاخرى ذات العلاقة من خارج الشركة 

ادارة العقود قسم هام بشركات المقاولات فهو يضبط العلاقه القانونيه بين الشركهواصحاب المشاريع سواءا حكوميه او اهليه ويضبط العلاقه مابين الشركه ومقاولي الباطن والموردين

لذلك تحتاج لخبرات فنيه وقانونيه وتحتاج لمتمرسين في مهنة المقاولات لضمان حقوق الشركه ولاسيما الماليه

وهناك عقود ستاندردوهناك عقد فدك وهناك عقود باللغة العربيه والانجليزيه

وهي من الاهميه بحيث ان الكلمه والعباره والبند ربما تكون كارثه على الشركه او قارب نجاة

ادارة العقود من اهم ادارات شركة المقاولات .حيث انها المسئولة عن التعاقد مع مقاولى الباطن لدى الشركة واعتمادهم فى الجهات المالكة بالمشاريع وكذلك متابعة اعمال التنفيذ طبقا لشروط العقد المبرم وكذلك مستخلصاتهم وكذلك هى المسئولة عن مراجعة عقود الشركة مع اصحاب المشاريع .

اترك الإجابة للخبراء المختصين في هذا المجال .