كمدير، ما هي أفضل طرق ادارة الموظفين للتعامل مع موظف ذكي و لديه خبرة واسعة في مجاله، لكنه يقوم بتأجيل أداء المهام المطلوبة منه باستمرار؟

من الأمور التي لا تستطيع الشركات الاستغناء عنها في أيامنا هذه هو تعيين موظفين مستقلين و إدارة الموظفين للاستفادة من خدماتهم ومهاراتهم. لكنها عادة ما تقوم بذلك بشكلٍ عشوائي وبدون وجود استراتيجية معينة. كما أنها تتعامل مع خدمات هؤلاء الموظفين على أنها سلع، فهي دائماً تبحث عن إنتاجية أكبر بأسعار أقل.

أنا شخصيا أعمل بوظيفة مستقلة وأشعر بالانزعاج من الشركات التي تحاول دائماً التقليل من المبلغ الذي أطلبه بنسبة 10% لأنها تعتبر عملي ذا طابع إبداعي. وهناك العديد من التعاملات التي قد تفشل بسبب إصرار الشركات على الخصم. إذا كنتَ صاحبَ عمل، اقرأ نقاط ادارة الموظفين التالية التي تساعدك على الاستفادة التامة من خدمات هؤلاء الموظفين:

1.   من أهم طرق ادارة الموظفين: أضف الموظفين المستقلين إلى استراتيجية إدارة الكفاءات

يقول جين زينو، المؤسس والمدير التنفيذي لشركة (إم بي أو – MBO): "إن تعيين الموظفين المستقلين والاستفادة من مهاراتهم هو جزء مهم جداً من القوة العاملة في الشركات، ويجب إدخاله في استراتيجية إدارة الكفاءات. وقد أثبتت الأبحاث أن الشركات التي تستخدم الأدوات الخاصة بإدارة عملية استخدام الموظفين المستقلين مثل: MSP، VMS،  ICES، هي أكثر كفاءة في الاستفادة منهم وتخفيف المخاطر المتعلقة بذلك. ولتستفيد المؤسسات بشكل تام مما يقدمه هؤلاء الموظفون، يجب عليها النظر في طرق إدارتهم بشكل أكثر استراتيجية واعتبارهم كجزء أصيل في المشاريع".

2.    من أهم طرق ادارة الموظفين: ابنِ نظاما يقوم على الاحترام

يرتكز عملي بصورة كبيرة على الابتكار وتبني الأفكار الجديدة. وفي هذا المجال، أدركت العديد من الشركات مثل (بي آند جي – P&G) و (نوكيا سيمنز نيتووركس – Nokia Siemens Networks) و (ألكاتيل لوسينت – Alcatel Lucent) أن التعامل السيء مع الشركات الصغيرة والموظفين المستقلين في هذا العصر المترابط اجتماعياً قد يكون له عواقب وخيمة. وبالرغم من أن هذا قد يبدو بديهياً، إلا أن الموظفين المستقلين يحتاجون إلى عمليات واضحة للعمل مثل الموظفين الآخرين، وينبغي طبعاً أن تكون هناك سبل للتواصل بينهم وبين الشركة. ولأنهم موظفون غير دائمين، فذلك يجعلهم يشعرون بالضعف أحياناً. وقد بدأت الشركات بتفهم هذا وأصبحت تتعامل معهم بالطريقة الصحيحة.

3.   من أهم طرق ادارة الموظفين: ابتعد عن التصنيف الخاطئ للموظفين

والمقصود بهذا أن تعتبر موظفيك الدائمين كأنهم مستقلين للهرب من إلتزاماتك المختلفة تجاههم. وتعد هذه المسألة إحدى المشاكل المنتشرة حالياً، حيث هناك الكثير من الدعاوى القضائية بخصوص هذا الموضوع. إن عملية إدارة الموارد والتزاماتها هي عملية صعبة جداً حتى بالنسبة لأمهر المدققين الماليين. قم بطلب المساعدة من قبل الشركات المتخصصة في هذه الأمور، مثل (إم بي أو)، التي تساعدك على خلق القاعدة الأساسية للاستفادة الكلية من خدمات الموظفين المستقلين. وقد أثبتت دراسة قامت بها (مجموعة أبردين – Aberdeen Group) لعام 2010 أن استخدام الأنظمة المتخصصة في هذا الشأن يزيد في الشركات الناجحة بنسبة 60% عن نظيره في الشركات الأخرى.

4.   من أهم طرق ادارة الموظفين:  طوّر النظام الداخلي في الشركة بشكل ملائم

فالشركات ذات الأنظمة الداخلية التي لا تلبي متطلبات الموظفين المستقلين تكون عرضةً لفوضوية الإنفاق وكثرة المخاطر وأيضاً خسارة تلك المواهب.

5.   من أهم طرق ادارة الموظفين:  قم بإدارة هذه الفئة من الموظفين فعليا

أثبتت الدراسة التي قامت بها (مجموعة أبردين) عام 2010 أن أحد الأسباب الهامة لنجاح الشركات في علاقاتها مع الموظفين المستقلين كان التعامل معهم بمهنية وثبات طوال فترة استخدامهم، حيث كان ما نسبته 62% منها تقوم بعمليات منظمة لمراجعة العمل والموافقة على الخدمات المقدمة.

إن عملية استخدام الموظفين المستقلين يجب أن تكون منظمة، ومن الأفضل أن يكون هناك دائرة معينة مسؤولة عنها في الشركة. ومن المهام المطلوبة في هذه العملية:

·    إجراء تعاقد موحد فيما يتعلق بنماذج الوثائق، كوثيقة نطاق العمل، فمن الأفضل أن يكون هناك نموذج معين تتفق عليه الأطراف المعنية.

·    إدارة مركزية لإعداد الفواتير والنفقات والدفعات والتقارير

·    عمليات مركزية لإدارة المخاطر

6.   من أهم طرق ادارة الموظفين:  تقبل الاختلافات بين الأشخاص

من أكبر المخاطر التي قد تواجهها الشركات هو شعور الموظفين المستقلين بعدم الراحة. عليك الإقرار باختلاف الأشخاص، وبالتالي التعامل مع كل شخص بالطريقة التي تناسبه. واحرص على عدم مساواتهم بالموردين، فعند حساب التكاليف، يقوم الموظفون المستقلون بحساب تكلفة خدماتهم بطريقة مختلفة تماماً عن الموردين. من الأفضل وجود أنظمة ملائمة لوجود هؤلاء الموظفين وبالتالي إشعارهم بالأمان والراحة من جهة، وضمان استمرار العمل بشكل سلس وقانوني من جهة أخرى.

7.   من أهم طرق ادارة الموظفين:  تفهّم الفروقات المادية بين الموظف الدائم والمستقل

تقوم العديد من الشركات بالتعامل مع الموظف المستقل على أنه دائم. لكن تذكّر أن الالتزامات المالية لأحدهما تختلف عن الآخر. فالموظف المستقل يتوجب عليه دفع الضرائب والمصاريف الإدارية ونحوها، وهو عندما يطلب سعراً معيناً، يكون قد أخذ عدة أمور بالحسبان، منها هامش الربح وتكاليف التأمين والضرائب وغيرها.

حثة بإستمرار على عدم التأجيل للاعمال المطلوبة منه وعند اعطاءة اي عمل القيام بالسؤال عن انجازه للعمل بمده تتفق مع الوقت الذي يحتاجه لانجازه 

الاجتماع بشكل فردي مع الموظف المذكور ولفت انتباهه الى ضرورة التقيد بالوقت المحدد لانهاء الواجبات الموكلة اليه وتذكيره بان تلك الثغرة توثر سلبا على الانطباع العام الجيد الذي يحظى به . في حال عدم الالتزام بذلك ضرورة اشراكه في دورة او ورشة عمل متخصصة باهمية ادارة الوقت .

عدم تنفيره من العمل والحرص على متابعته باستمرار لتقديم المطلوب في المواعيد المحددة طالما ان بقاؤه في المؤسسة يعتبر حيويا

ااؤيد كلام الانسة سالي المجالي

ورايي الشخصي هوا 

اذا كانت حالة عاجلة حيث الموعد النهائي هو قريب يمكنك إنهاء قليلا من زملائك العمل ثم يخطر له / لها. وهذا ينطوي على زميله الخاص بك والانخراط له / لها في واقع الوضعثم المتابعة يجب أن يتم بشكل حاد،فإن زميلك يشعر بالضعف عندما يقوم شخص آخر بعملهم، ولذلك أوصي إعطاء زميلك دفعة، وبالتالي، فإنه سيسهل الانتهاء من عملهم.

بالتواصل معه وإظهار هذه الملاحظات بشكل مباشر وليس بإخفائها مع إظهار محاسنه أيضا

شكرا لدعوتك

اتفق مع اجابة الزملاء 

يتم توكيل المهام لهذا النوع من الموظفين مع تحديد الزمن اللازم لانجاز هذه المهمة ، على أن يكون الزمن المحدد أقل من الزمن اللازم لانجاز المهمة ، حتى تعطي لنفسك كمدير مساحة لانجاز المتأخر من الأعمال وتسليمة في الوقت المحدد ، على أن تقوم متابعنه بشكل يومي لإنجاز مهامة .

غالبا الاسلوب هذا يعكس مدى تشبع الموظف من وظيفته ولايجد اي متعة في القيام بعمله فالافضل لهذا النوع منحه مهام جديدة ومختلفة وممكن ان تكون اشرافية فتعيد له حيويته وتألٌقه والاستفادة منه لأقصى حد.