كيفية تخطيط وتقييم المشاريع التجارية الصغيرة؟

عن طريق اعداد دراسة للسوق لتحديد الاحتياجات المطلوبة لإنعاش عملية العرض والطلب

تعريف المصطلحات:

1. المشروع: هو مجموعة من الأنشطة الغاية منها تحقيق أهداف معينة ومحددة لخدمة فئات أو مجموعات محددة.

2. تخطيط المشروع: هي عملية تحديد المراحل والإجراءات الخاصة بالمشروع ورصد الإمكانات البشرية والإدارية والمالية.

3. تقييم المشاريع: هي عملية قياس لمؤشرات محددة حول ما تم التخطيط له في المشروع ونتائج المشروع.

لماذا المشاريع؟

1. المشاريع آلية عمل رئيسية في المنظمات غير الحكومية.

2. المشاريع وسائل ملموسة في تنمية الأفراد والمجتمعات المحلية.

3. المشاريع وسيلة للتشبيك والتعاون بين المنظمات غير الحكومية.

4. المشاريع أسلوب لتنويع وتنمية الموارد المالية.

أفكار عامة حول تخطيط و تقييم المشاريع:

1. تخطيط و تقييم المشاريع مراحل مهمة، ويجب أن تكون كل هذه المراحل منسجمة ومترابطة مع بعضها البعض.

2. تخطيط و تقييم المشاريع عمليات إجرائية ولها أبعادها الإدارية والفنية، وهي عملية معقدة ومركبة وتستغرق وقتاً وجهداً كبيرين، وبالتالي فإن القيام بهما يحتاج إلى جهد جماعي.

3. أفضل أسلوب لقيادة إدارة المشروع هي قيادة الفريق.

الفقرة الأولى: تخطيط المشاريع:

أولاً: تحديد المشروع:

وهي مرحلة اختيار المشروع، وهي عملية دقيقة وتحتاج إلى بعد نظر ومعرفة عالية باحتياجات المجتمع المحلي، فالمشروع يجب أن يأتي معبراً عن هذه الاحتياجات.

يجب أن نسأل أنفسنا عدة أسئلة عند تحديد المشروع:

ما هو المشروع الذي سيمكن الجمعية من العمل بشكل أفضل؟

ما هو المشروع الذي سينعكس بشكل إيجابي على المجتمع المحلي؟

ما هو المشروع الذي يمكن أن يستمر تنفيذه مستقبلاً؟

ما هو المشروع الذي لم يقم أحد بتنفيذه حتى الآن؟

كيفية اختيار المشروع:

1. أن تقوم الإدارة بنفسها بتحديد المشروع ورصد المشاكل التي تنوي معالجتها أو تفادي الوقوع بها. ومن إيجابيات هذه الطريقة سرعة وبساطة الإجراءات. أما سلبياتها فهي عدم احتواء المشروع على تفاصيل مشكلات واحتياجات المجتمع المحلي، وعدم إتاحة الفرصة للأفراد للمشاركة في تنمية مجتمعهم المحلي في المراحل الأولى للمشروع.

2. أن تشارك المجموعات المستهدفة في تحديد المشروع. ومن إيجابيات هذه الطريقة أن يتم تكوين فهم أكبر لدى الأفراد عن المشروع ويكون لديهم استعداد أكبر لتنفيذه، كما يساعدهم على المشاركة في تنمية مجتمعهم المحلي، كم أن المشروع سيحتوي على أكبر عدد ممكن من المشاكل التي ستتم معالجتها أو تفادي وقوعها. أما سلبياتها فهي تستهلك وقت وجهد، وقد تؤدي إلى التشتت واختيار مشاكل ثانوية أو فردية، وقد نجد أفراداً من المجموعة المستهدفة لا يملكون فهماً دقيقاً لمشاكلهم.

كيف يمكن أن تشرك الأفراد في تحديد المشروع؟

أما من خلال المقابلات أو الاجتماع بهم أو من خلال توزيع استمارة، وفي هذه الطريقة يوجد أسلوبين، إما أن نسألهم عن مشاكلهم، أو نقترح عليهم مجموعة من المشاريع ونطلب منهم تحديد المشروع الذي يرونه مناسباً مع تحديد سبب اختيارهم.

ثانياً: إعداد المشروع:

وهي المرحلة التي يتم فيها وضع الإطار العام والمرجعي للمشروع من خلال كتابة المقترح والذي سيتم تقديمه للجهة التي ستدعم المشروع. وكتابة المشروع من أكثر الإجراءات دقة، ولذلك عادة ما يتم اللجوء إلى خبراء لإعداد المشروع أو عرض مشروع معد مسبقاً على استشاريين. ويشترط في المشروع الدقة والاختصار والوضوح والشمولية.

مكونات المقترح:

اسم المشروع ومكانه، ملخص المشروع، خلفية عامة، مبررات المشروع، أهداف المشروع، النشاطات، الفئات المستهدفة، النتائج المتوقعة من المشروع، خلفية عن الجمعية المقترحة و / أو المنفذة، والموازنة.

خطة العمل:

وهي الخطة التي تبين النشاطات التي سيتم القيام بها والزمن الذي ستستغرقه. ويتم وضع الخطة بعد كتابة المقترح ومن المفضل إرفاقها معه.

أهمية خطة العمل:

تضع الخطوات الإجرائية والنشاطات في إطار زمني واضح وبالتالي يمكن التعرف عليها بسهولة، كما أنها تساعد على متابعة المشروع أثناء التحضير والتنفيذ.

مثال: ملتقى الشباب الأردني 2000.

النشاط/ المدة الأسبوع الأول الأسبوع الثاني الأسبوع الثالث الأسبوع الرابع الأسبوع الخامس الأسبوع السادس الأسبوع السابع الأسبوع الثامن

تكوين لجنة تحضير ×

إعداد الاستمارة ×

قائمة الحضور × × ×

توزيع الاستمارة × ×

توجيه دعوات × ×

تجميع الاستمارات ×

تفريغ الاستمارة × ×

حجز القاعة ×

عقد الملتقى ×

تقييم المشاريع × ×

يجب أنت تكون خطة العمل مرنة وقابلة للتكيف مع التغيرات التي قد تطرأ عند تنفيذ المشروع.

اختيار الفئات المستفيدة:

يختلف الجمهور باختلاف المشاريع.

من هم المشاركين؟

الذي لديه معلومات هامة يساهم بها.

الذي يجب أن نزوده بمعلومات.

الذي سيكون له دور بتنفيذ المشروع

أصحاب القرار.

الإعلام

ثالثاً: تنفيذ المشروع:

وهي مرحلة البدء بتطبيق المشروع، في التخطيط لهذه المرحلة على الإدارة أن تحدد من سيقوم بماذا، وعلى الإدارة أن تدرس بشكل موضوعي وواقعي إمكاناتها البشرية، ويمكن للإدارة أن تستعين بخبراء أو الأفراد المستهدفين لتنفيذ المشروع. من المفضل أن يتم إضافة اسم الشخص المعني بالتنفيذ على خطة العمل. عادة ما يشرف على التنفيذ شخص يطلق عليه اسم منسق المشروع. ومن المفضل أن يكون المنسق قد وضع خطة تنفيذ منفصلة عن خطة العمل الرئيسية وذلك بالتنسيق مع كافة الأشخاص المساهمين بالتنفيذ.

رابعاً: تقييم المشاريع:

من الأخطاء الشائعة عند التخطيط للمشاريع أنه لا يتم التخطيط لهذه المرحلة. عند التخطيط لهذه المرحلة من المفضل وضع جدول يبين فيه الشخص الذي سيقيم، والمؤشر الذي سنفحصه، ومصدر المعلومات المطلوبة.

الفقرة الثانية: تقييم المشاريع:

عند الانتهاء من التخطيط للمشروع ورصد الأموال اللازمة لإنجازه يتم البدء بالمرحلة الأهم وهي التنفيذ، ومن النادر أن يتم سير العمل بأي مشروع تماماً كما تم التخطيط له.

متى نقيم المشروع؟

1. أثناء التنفيذ: (مقارنة بين الوضع الحالي ومسار المشروع) ويطلق عليها اسم "متابعة المشروع" "تقويم المشروع". السبب في إجراء تقييم المشاريع أثناء التنفيذ هو أن خطط المشروع لا يمكن أن تكون مضمونة تماماً، ولأن المشروع قد يتعرض لعدة مؤثرات خارجية يصعب التكهن بها، وبالتالي المراقبة أثناء التنفيذ ستساعد على توجيه المشروع من خلال الاستمرار بتنفيذ الخطة أو تعديلها أو وضع خطة بديلة. و تقييم المشاريع هنا لا يشمل الأهداف.

2. بعد التنفيذ: (مقارنة ما بين النتائج النهائية وأين وصل المشروع) لا نستطيع أن نقول أن المشروع قد نجح دون أن نقيمه، و تقييم المشاريع سيجعلنا نستفيد في المشاريع المستقبلية. تقييم المشاريع هنا يشمل كل شيء.

من يقوم بتقييم المشاريع ؟

1. تقييم المشاريع الذاتي: أي أن تقوم الإدارة نفسها بتقييم المشاريع.

2. تقييم المشاريع بمشاركة الفئات المستفيدة من المشروع: فوائد هذا النوع من تقييم المشاريع تتمثل في أن المشاركين يزداد فهمهم لدورهم في التنمية، وتزداد قدرتهم على مراقبة عملية التنمية، ويزداد تفاعلهم مع المشاريع، وهي طريقة تزودنا بمعلومات تقييمية كبيرة.

مؤشرات تقييم المشاريع: أي لماذا نقيم؟

من سيستفيد المجموعة المستهدفة

الأهداف النتائج

كيف النشاطات

ما هي الوسائل بشرية، تجهيزات، مالية

متى البرنامج الزمني

وضع هيكل مادي وهيكل للمشروع تجاري

وهكذا تبدا مقارنة بين تخطيط وتقييم للمشروع الصغير

تركيز على انتاجية مشروع تعود على تفاعل معطيات البشرية  ومستقبل افضل