السلام عليكم ماهو طبيعة عمل اللجنة او فريق العمل المسؤول عن تنظيم و الاشراف علي فعاليات معرض دولي , و خاصة العضو المالي في اللجنة ماهي طبيعة عمله؟

اللجنة المالية      يُناط باللجنة المهام التالية: 1. تحديد الصلاحيات المالية والإدارية للصرف . 2. تحديد المسئولين عن صرف العهدة المؤقتة وإعداد نماذج وإجراءات استلام العهد والصرف والاستعاضة.  3. إعداد الدعوات للشركات المرشحة من قبل اللجنة المختصة. 4. حصر الطلبات الواردة من الجهات وتبليغ المسئول المختص لفتح المظاريف وإحالتها على اللجنة لتحليل العروض واختيار الأنسب منها.  5. الإشراف على عمليات الصرف المالي. . 6. إثبات وتوثيق عمليات الصرف وتصفية العهدة المؤقتة . 7. استقبال احتياجات اللجان والعمل على تأمينها حسب الاجراءات المعتمدة . 8. إعداد خطابات التعميد ومتابعة الاستلام بالتنسيق مع اللجان الأخرى . 9. إعداد الميزانية التقديرية للمؤتمر. 10. صرف مكافآت العاملين بالمؤتمر. 11. استدراج عروض الأسعار.

في اغلب الدول تم تشكيل ادارة مختصة بالمعارض تقوم بالواجبات التالية :

​

- إعداد السياسات العامة لتنمية قطاع المعارض والمؤتمرات بالمملكة، والخطط اللازمة لتنفيذ ذلك، والإشراف على تنفيذها بعد التنسيق مع شركاء البرنامج كل حسب اختصاصه.

- وضع المعايير والشروط والضوابط للمنشآت والجهات المنظمة والموردة للمعارض والمؤتمرات بالتنسيق مع شركاء البرنامج.

- العمل مع شركاء البرنامج لخلق بيئة تنظيمية، وإجرائية محفزة لقطاع المعارض والمؤتمرات.

- الموافقة على إصدار السجلات التجارية للشركات والمؤسسات التي تعمل في قطاع المعارض والمؤتمرات بالتنسيق مع وزارة التجارة والصناعة.

- إصدار تراخيص إقامة وتنظيم المعارض والمؤتمرات التي تقام داخل المملكة بجميع أنواعها، والرقابة عليها، وذلك بالتنسيق مع شركاء البرنامج.

- ترخيص الأماكن المخصصة لإقامة المعارض والمؤتمرات من مراكز مستقلة وصالات في الفنادق وخلافها بالمملكة، والرقابة عليها، بالتنسيق مع شركاء البرنامج.

- تصنيف المؤسسات والشركات العاملة في قطاع المعارض والمؤتمرات وتأهيلها، والإشراف على نشاطها والرقابة عليها.

- العمل على تأهيل وتطوير القوى العاملة في مجال المعارض والمؤتمرات وما يرتبط بها، وإعداد المعايير المهنية والحقائب التدريبية والبرامج التدريبية والتأهيلية لمهن القطاع بالمشاركة مع الجامعات والمعاهد ومراكز التدريب.

- تسويق المملكة كوجهة مناسبة لإقامة المعارض والمؤتمرات، والعمل على تكوين التحالفات، واستقطاب الاستثمارات الأجنبية، وجلب الفعاليات الدولية إلى المملكة.​

- مساندة إقامة المعارض والمؤتمرات الكبرى في المدن الرئيسية، وتشجيع إقامة المعارض والمؤتمرات المتخصصة في جميع مناطق المملكة، والعمل على رفع جودتها.

- الإسهام في دعم إنشاء مراكز كبرى للمعارض والمؤتمرات في المدن الرئيسية بالمملكة، وتطوير المراكز الحالية، وتشغيلها، بالتعاون مع القطاع الخاص والشركات الدولية المتخصصة.

- تقديم الاستشارات والأبحاث والإحصائيات والمعلومات اللازمة للمستثمرين والمستفيدين من قطاع المعارض والمؤتمرات.

- إعداد الدراسات والأبحاث لتطوير قطاع المعارض والمؤتمرات، وقياس الآثار الاقتصادية الناتجة من القطاع ومساهمته في الناتج المحلي الإجمالي.

-​ التعاون مع المنظمات والاتحادات والهيئات الإقليمية والدولية المعنية بالمعارض والمؤتمرات بما يحقق أهداف البرنامج

وبذلك تكون للادارة قسم مالي يقوم بتشجيع جلب الاستثمارات وهو الهدف الاول من اقامة المعارض وتسويق منتجات الدولة للخارج بالتصدير وفتح الاسواق وزيادة الواردات 

تم الذكر في السؤال .. تنظيم واشراف .. فهي ستكون مسئولة عن كل مايتعلق بتنظيم المعرض (الرعاة والداعمين والضيوف والحضور) والاشراف على كل شي وعلى كل الموظفين العاملين في التنظيم .. أما العضو المالي فعمله سيقتصر على كل شيء يتعلق بالمال إن كان استلام رسوم اشتراك الحضور أو استلام أو الاشراف على تحصيل قيمة تذاكر الدخول إن وجدت او الاشراف على تسليم ضيوف المعرض حقوقهم المتفق عليها مع المنظم .. شكرا على الدعوة

الشكر الجزيل لكل من اجاب علي السؤال , لكن لدي توضيح للسؤال ان هذه اللجنة مكلفة بأختيار ارض لكي يبنى عليها مقر للمعرض حيث سوف يصبح معرض دائم يعقد كل عام , وامكانية استغلاله من قبل جهات اخري في الدولة باقية العام , فماذ هي خطوات عمل هذه اللجنة الاولى , وشكرا

اعتذر عن الاجابة لعدم التخصص

العضو المالي فى لجنة مماثلة مهمته التأكد من تطبيق اللوائح المالية و الأنظمة الرقابية

يختلف عمل اللجان باختلاف المهام ُالمناطة إلى عهدتها ، وبالتالي يجب أولا :  تحديد الصلاحيات. ثانيا. تحديد المسئولين أو تركيبة اللجنة/ ثالثا. إعداد الدعوات للشركات المرشحة من قبل اللجنة المختصة/ رابعا. حصر الطلبات الواردة من الجهات وتبليغ المسئول المختص /خامسا. الإشراف على الإجراءات المتخذة من قبل اللجنة/ سادسا. إثبات وتوثيق التقارير /سابعا. استقبال احتياجات اللجان والعمل على تأمينها حسب الاجراءات المعتمدة / ثامنا. إعداد خطابات التعميد ومتابعة الاستلام بالتنسيق مع اللجان الأخرى / تاسعا. إعداد الميزانية التقديرية للمؤتمر. 10. صرف مكافآت العاملين بالمؤتمر. 11. استدراج عروض الأسعار.

اتفق مع اجابة الاساتذة الافاضل  كلا من :

الاستاذ / سمير عبد الوهلب فى اعداد لجنة مختصة بالمعارض

ومع الاستاذ / عبد الرحمن ابراهيم من الناحية المالية ( العضو المالى )

ما شاء الله اجابة أ.عبدالرحمن وأ. سمير اجابات مميزة واضيفت لي معلومات جديدة