ما هي اهم واجبات مدير المكتب الفني؟

السلام عليكم

واجبات مدير المكتب الفني 

1. تنظيم الجداول الزمنية 

2. متابعة سير العمل للموقع من التقارير اليومية 

3. متابعة تجهيز مواد العمل والمعدات المطلوبة 

4. أدارة كادر العمل للموقع و التواصل فيما بين الأقسام للمشروع

5. حلقة الوصل بين كادر المشروع و بين الأدارة العامة 

6. حلقة الوصل بين كادر المشروع وبين المكتب الاستشاري و المصمم

• استلام مستندات العقد و دراستها و الاشاره الى أي تعارض عند وجوده , علما أن وجود تعارضات بين اللوحات المعماريه و اللوحات الإنشائيه أمر شائع جدا و ملاحظ لكل من عمل في هذا المجال .و عند ذلك يمكن تفادي تلك الأخطاء بعد مراجعة المكتب الهندسي المشرف على العمل .
• مراجعة و تدقيق الدفعات الشهريه المقدمه من المقاول الرئيسي و اعتمادها و تصديرها إلى المالك للصرف .
• إعداد  تقارير العمل اليوميه  .
• إعداد البرنامج الزمني للمشروع و تجهيز recovery program عند تأخر المشروع عن البرنامج الزمني المعتمد.
• إعداد تقارير العمل الشهريه , و ملاحظة نسب الإنجاز و مدى مطابقتها للبرنامج الزمني المعتد .
• تجهيز لوحات المخططات التنفيذيه للأعمال بداية المشروع shop drawings .
• و في نهاية المشروع يتم تجهيز لوحات ما تم عمله As built drawings .
• إعداد ما يسمى ال claims الخاصه بأعمال المشروع ضمن شروط التعاقد .
• تجهيز ما يلزم من مستندات لرفع أي غرامة تأخير .
• إعداد الدراسات و التقارير التي تطلب منه .
• عمل جداول بنتائج الفحوصات  و دراستها و تقييمها و اعتمادات المواد التي ستستخدم بالمشروع .

صباح الخير وشكرا على الدعوة

اهم ما يميز مدير المكتب الفني هو الهدواء وسرعة البديه والحكمة في الازمات

مدير المكتب الناجح هو من يستطيع مساعدة الجميع وتخفيف التوتر وحل المشاكل قبل الوصول الى المدير

راحة المدير وراحة الزملاء مصدرها من مدير المكتب فهو القادر على توفير بيئة عمل مريحة وناجحة للجميع

 وبطبيعة الحال فانها تختلف باختلاف طبيعة تخصص الشركة الا أننا نذكر من اهمها

التحضير لمواعيد المدير العام

استقبال ضيوف المكتب والحرص على تحضير كافة احتياجاتهم مثلا (ان كان الإجتماع طويل لابد من تحضير وجبات خفيفة، ان كان الزوار من الخارج التاكد من المدير عن مدى رغبته بشراء هدايا تذكارية وما هي الميزانية)

التحضير للمعارض والمشاركة بالندوات

عمل حجوزات الفنادق والسيارات والاستقبال في المطار

 الحرص على تحضير اجندة الاجتماعات والمتابعة اليومية لجميع المهام المعتادة كالرد على الايميلات وترتيب مواعيد الادارة  

من النقاط التي يغفل عن ذكرها الجميع والتي ذكرتها بالبداية لان ما يكتشفه الموظف الاداري انه مطالب بحل جميع المشاكل التي تواجه زملائه

بمعنى انه لابد ان يكون ملم بجميع مهام الشركة وان يطلع على عمل زملائه دون التدخل المباشر

.هي ليست وصفة من 1+1 =2 ... هي رغبة وعزم على النجاح والتميز وترك بصمة في المكان

عندما تولية منصب مديرة مكتب لشركة المانية تميزة رغم ان الشركة وظفت من هن اكثر خبرة مني ومن هم اقل خبرة.

تمنياتي للجميع بالتوفيق والتميز

المستويات الإداريّة يتمُّ تقسيمُ الإدارة عموماً إلى ثلاثةِ مستويات، وهي:[٤] مُستوى الإدارة العُليا: هو المستوى الذي تتمثّلُ فيه الإدارة العامّة للمُؤسّسات والشّركات، ويحتوي أيضاً على قسم رئاسة مجلس الإدارة في المُؤسّسات الضّخمة، ومُتعدّدة الجنسيّات أو الفروع، ويعتبرُ هذا المستوى هو المُتحكِّم الرئيسيّ بكافّةِ العمليّات الإداريّة غير المُباشرة، أو التي تحتاجُ إلى وجودِ سلطةٍ مُباشرةٍ لتطبيقها وتنفيذها وفقاً للأحكامِ والقواعد والتّعليمات التي تُساعدُ في تحقيقِ الأهداف المَطلوبة بنجاح. مستوى الإدارة المُتوسّطة: هو المستوى الذي يحتوي على مُدراء فروع المُؤسّسات والشّركات، أو على مجموعةٍ من المُديرين الذين يعملون في التحكّمِ في العمليّات التنفيذيّة، والتي تتمُّ المُوافقةُ عليها من الإدارة العُليا بعد طرحها في الاجتماعات العامّة على مُستوى المُنشأة. كما يحتوي هذا المُستوى من الإدارة في بعضِ المُنشآت على رؤساء الأقسام والمشرفين عن سير العمل. مُستوى الإدارة الدُّنيا (الأول): هو المُستوى الذي يحتوي على مجموعةٍ من المُدراء الثانويّين الذين يحرصون على تنفيذِ التّعليمات والخُطط المُقترحة من الإدارة المُتوسّطة بتوجيه من الإدارة العُليا، ويشملُ هذا المُستوى على رؤساء المُوظّفين أو العُمّال، ومُتابعي الحركات التنفيذيّة، مثل أُمناء المُستودعات. العمليّات الإداريّة تقومُ الإدارة بمجموعةٍ من العمليّات الإداريّة التي تُساعدُ على نجاحِ العمل وتحقيق الأهداف الخاصّة في المُنشأة، وتُقسمُ إلى أربعِ عمليّاتٍ رئيسة، وهي:[٤] التّخطيط: هي العمليّةُ والوظيفةُ الأولى من وظائف الإدارة، والتي تُساهمُ في صياغةِ مجموعةٍ من الخُطط الاستراتيجيّة لتحديدِ طبيعةِ المَهام التي سيتمُّ تنفيذها من خلال الاعتمادِ على توجيهات الإدارة العُليا، فتُساعدُ في تحويل هذه الخُطط من مُجرّد استراتيجيات إلى مجموعةٍ من العمليّات التشغيليّة التي يتمُّ تطبيقها واقعيّاً. التّنظيم: هي العمليّةُ التي تهدفُ إلى ترتيبِ وتوزيع المَهام بين المُوظّفين من خلال الاعتمادِ على تطبيقِ سياسةٍ وظيفيّة عامّة، وتُساهمُ في توفيرِ القدرة على تنظيمِ العمل بطريقةٍ صحيحة، والتّعزيز مِن الاتّصال بين الموظفيّن والأقسام والإدارة، وتنسيق المَهام الوظيفيّة، والتحكّم بمصادر الموارد المُتاحة، وتفويض المُدراء في المُستوى المُتوسّط والأول في التحكّمِ بالعمليّات. القيادة: هي العمليّةُ التي تُساعدُ على تعزيز التّنظيم من خلال الاستعانة بمجموعةٍ من التّعليمات الإداريّة، والتي تُساعدُ في توجيه المُوظّفين، ومُتابعة عملهم، والتأكّد من قيامهم بالمَهام المَطلوبة منهم بطريقةٍ صحيحة، وتتناسبُ مع السّياسة العامّة الخاصّة بالمُؤسّسة، وتتمثّلُ القيادة بدور الإدارة في مُعالجةِ كافّة النّقاط التي يجدُ المُوظّفون صعوبةً في التّعاملِ معها. السّيطرة: هي العمليّةُ الأخيرة من عمليّات الإدارة، والتي تعتمدُ على فرضِ التحكّم والرّقابة على سير العمل من خلال السّيطرة عليه والتأكّد من تنفيذه، وعادةً تُطبّقُ السّيطرة عن طريق مُتابعة نتائج الأعمال، ومن ثم مُقارنتها مع الخُطط الاستراتيجيّة في مَرحلةِ التّخطيط، وتقييم مدى نجاح الإدارة بمُشاركة الموظّفين في الوصول إلى النّتائج الصّحيحة.

شكرا على الدعوة :

واجبات مدير المكتب الفني :

·         دراسة كافة مستندات المشروع وبضمنها المخططات وشروط العقد واعداد تقارير بكافة نقاط الخلل في المستندات واعداد مخاطبات للمالك والاستشاري لايجاد الحلول لاي نقاط خلل او اختلافات او عدم تطابق في المخططات لكون هذا الموضوع شائع في الكثير من المشاريع وغالبا مايسبب الكثير من الاشكالات في حالة عدم ايجاد الحلول له في الوقت المناسب.

·         الالمام الكامل بكافة المراسلات الصادرة والواردة الخاصة بالمشروع والاجراء المتبع فيها ومتابعته , واعداد المراسلات .

·         الربط بين الاقسام المختلفة والادارة ومتابعة اي معوقات لسير العمل وايجاد الحلول له بالتنسيق بين الادارة والاقسام المختلفة , والتنسيق مع الادارات الاخرى كمكتب الاشراف والمصمم.

·         متابعة الهيكل التنظيمي والتوصية بتعيين الكوادر المطلوبة  لتطبيق خطة العمل الموضوعة.

·         اعداد الجداول الزمنية ومتابعة تنفيذها واعداد التقارير اليومية والشهرية ومتابعة التوريدات والعمالة ومراقبة اي انحراف او تاخير في التنفيذ عن البرنامج الزمني.

·         اعداد الخرائط التنفيذية للمشروع ( shop drawings) وكذلك الخرائط النهائية ( as built drawings).

·         متابعة الجودة والمواد الداخلة في تنفيذ الاعمال وانجاز الاعتمادات الخاصة بها, ومتابعة توريدها ضمن المواصفات المطلوبة والوقت المناسب طبقا للجدول الزمني.

·         اعداد المستخلصات طبقا لشروط العقد , مع اعداد سلف مقاولي الباطن .

·         متابعة التعاقدات ومدى تطبيقها للشروط الموضوعة .

·         متابعة كل مايخص المكتب الفني من توفير الاجهزة والتجهيزات والمعدات المطلوبة .

·         المتابعة الدائمة لفرص التطوير والرفع بانتاجية وكفائة الكوادر الفنية .

شكرا للدعوة -

  1.مراجعة مستندات التعاقد مع بعضها البعض فى بداية المشروع خاصة وانه غالبا ما يوجد تعارض بين اللوحات الانشائية والمعمارية المستلمة من قبل الاستشارى ومحاولة مطابقتهم او تصحيح الخطأ منهم وهذه خطوة فى غاية الاهمية وكم سببت من كوارث فيما بعد لمن لم ينتبه لها.

2.مراجعة اولويات العمل بالمستندات والتاكيد على ذلك بخطابات رسمية من قبل الاستشارى لتكون ورقة مهمة عند حدوث منازعات لا قدر الله.3.عمل حصر لبند الاعمال المختلفة وهى خطوة مهمة خاصة فى عقود المعتمدة على الوحدات .4.عمل المستخلصات الشهريه .5.مراجعة القود مع المقايسة عند عمل المستخلصات وهذه خطوة مهمة لانه اذا زادت الاعمال عن 125% يحق طلب زيادة فى السعر عن الاعمال الزائدة .6.عمل مستخلصات مقاولى الباطن وجداول المقارنة بينها وبين العميل لتفادى حدوث خلل ومصروفات بلا ايرادات اوترحيلات فى الايرادات لسنة ماليه مختلفة وهذه النقطه يحدث بها تلاعب من بعض الشركات .7.عمل تقرير شهرى يوضح الموقف التنفيذى لسير الاعمال .8.متابعة وعمل قائمة بنتائج فحص عينات المواد واعتمادها من قبل الاستشارى وعمل لوحات شوب درونك  واعتمادها وكذلكبركوافليكيشن لمقاولى الباطن واعتمادها وكذلك ميثود استيتمنت  للبنود المختلفة واعتمادها .9.عمل البرنامج الزمنى للمشروع .10.متابعة البرنامج الزمنى واستخراج التقارير اللازمة مثل الكاش فلو .11.اعداد تقارير بالاعمال المطلوبة خلال كل شهر ونسب الانجاز ومقارنتها بالبرنامج الزمنى المعتمد .12.مراقبة الجودة بالمشروع .13.مراقبة مشتروات المشروع فيما يتعلق بجودة المواد المطلوبة للمشروع .14.اعداد المستندات اللازمة وتحليل الاسعار وحصر الكميات للبنود المستجدة خارج نطاق العقد .15.عمل المطالباتالكليمسالخاصة بالمشروع وخلال المدة القانونية المنصوص عليها بالعقد (غالبا 28 يوم) من التاثير على تكلفة ومدة المشروع .16.إعداد المستندات اللازمة لرفع غرامات التاخير ان وجدت .17.عمل الركوفري بروجرام  اذا تاخر المشروع عن البرنامج الزمنى وطالب الاستشارى بذلك .18.متابعة صرف المستخلصات من قبل العميل وتوقيتات الصرف وتسجيل الاستقطاعات واسبابها لحفظ الحقوق فى التعويضات .

شكرا على الدعوة

إدارة الأعمال اليومية في المكتب

* استقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسئول وفرزها

* توجيه المعاملات لجهات الاختصاص

* عرض المعاملات على المسئول

* صياغة الخطابات الموجهة من المسئول لباقي الإدارات

* إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية

* التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسئول في جميع الأعمال اليومية

* تحديد الطلبات الإدارية والمكتبية

* القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة

* الاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة

* تنظيم الميزانية المالية للمكتب

* مناقشة المواضيع والمشكلات مع الموظفين والمدراء

* المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها

* تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب

* الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد

* الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب

* مراجعة وتجديد برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي

* المشاركة في بعض اللجان الإدارية

* البحث عن الفرص والطرق التي تساعد على التطوير المستمر والنماء والتي ترفع أداء المكتب والهيئة ككل

اولا ان يمتلك رؤيه استراتيجيه وعقليه عاليه للتعامل ،،،* التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسئول في جميع الأعمال اليومية

* تحديد الطلبات الإدارية والمكتبية

* القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة

* الاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة

* تنظيم الميزانية المالية للمكتب

* مناقشة المواضيع والمشكلات مع الموظفين والمدراء

* المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها

* تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب

* الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد

* الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب

* مراجعة وتجديد برامج الخدمات الطبية والتأمين الصحي

يجب التأكد من ان فريق  العمل تتبع الإجراءات الصحيحة والسياسات والوثائق المطلوبة عبر مراحل المشروع

قادر على توجيه الفريق من خلال تطوير و اختبار وتنفيذ ومراجعة الأعمال المنجزة على نحو فعال

تقديم التوجيه والخبرة التقنية في تصميم وتطوير وتكامل النظم

قادر على اتخاذ قرارات سريعة وحل المشاكل التقنية لتوفير بيئة فعالة لتنفيذ المشروع

تحديد الاحتياجات من الموارد والمعدات، والقدرة على التخطيط الفعال وإدارة البرامج والأجهزة توافر

يجب توفير التدريب الفني للفرق عند الحاجة، ويكون بمثابة المرشد الفني لأعضاء الفريق

سرعة البديه واتخاذ القرارات في الوق المناسب 

 انشاء الرسومات التنفيذية

حصر الكميات

تسعير البنود بنائا على القائمة الموردين المقترحة من الاستشاري 

وبعد اتمام المشروع يعيد رسم المشروع بنائا على ما تم تنفيذة على ارض الواقع