Register now or log in to join your professional community.
يرجي توضيح الاجراءات المتبعة بالتفصيل
تتضمن عملية الشراء عادةً8 مراحل أساسية كالتالي:
الطلب
عملية إدارة المشتريات
تتكون عملية إدارة المشتريات عادة من3 مراحل:
التخطيط للشراء
قد يتضمن التخطيط للشراء بضع خطوات وهي كالتالي:
تقديم تقرير عن المشتريات
تشتمل عملية تقديم تقرير عن المشتريات على:
عمل جداول لتصوّر الإحصائيات الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
إدارة العقود والمناقصات
هي الإدارة التي تقوم بتنفيذ العقود والمناقصات وتوفير جميع الاحتياجات والمتطلبات التي تحتاج إليها الشركه سواء كانت فنية أو إدارية أو غيرها من معدات وآليات وقطع غيار وغيرها من المواد وذلك حسب النظم المتبعة للشراء وتعاميم الشركه المنظمة لذلك .
مراقبة العقود :ووظيفة هذه المراقبة هي إبرام العقود للشركات الخارجية لتوريد المواد أو تنفيذ الأعمال ومتابعة تنفيذها حسب المدة المحددة لتوريد كل طلب وأيضاً تسديد قيمة هذه العقود سواء تم توريدها جزئياً أو كلياً .،
مراقبة التزامات الميزانية الإستثمارية ، مراقبة ميزانية الصيانة والخدمات :أما مراقبتا التزامات الميزانية الاستثمارية والصيانة والخدمات فهما اللتان تتعاملان مع شهادات الدفع للمقاولين وتطبيق شروط العقد بينما تختص المراقبة الأولى بشهادات الدفع للمشروعات فأن المراقبة الثانية تختص بالمدفوعات على موازنة الصيانة والخدمات.
وتضطلعان كذلك بمهم تسوية العقود عند النهاية وإصدار الأوامر التغيرية أثناء سريان العقد.
مراقبة المناقصات :
بعد أن تتولى الجهة الفنية في الشركه وضع المواصفات التفصيلية والتعليمات والرسومات وجداول الكميات وكل ما تحتاجه تنفيذ العقد في إجراءات تحال هذه الوثائق إلى مراقبة المناقصات والتي تحيلها بدوها إلى لجنة المناقصات لطرحها والحصول على العـروض لدراستها من قبل الإدارة الفنيـة بما في ذلك متابعـة المناقصة كما تحتفظ " إدارة العقود والمناقصات " لدى مراقبة المناقصات السجلات بالمقاولين المؤهلين لبعض الأعمال التي تخص الشركه للممارستهم عند الحاجة للحصول على أفضل العروض .
وبعد استيفاء كل من المناقصة والممارسة للموافقات في جهات الاختصاص تحال الوثائق إلى " مراقبة الشئون القانونية " .
مراقبة عمالة المقاولين والخدمات الإدارية :بعد إبرام العقد تقوم بدراسة الإعداد المطلوب ترخيصها للعمل على المشروع سواء أكانت عمالة محلية أو مستوردة ومتابعة إجراءات الترخيص لدى كل من الجهة الفنية المشرفة.
الوصف الوظيفي لمدير للشراء:· الإشراف على النشاطات اليومية للإدارة ومتابعة أمور العمل من مشتريات ونشاط وعقود واتفاقيات.
· تقديم التقارير الدورية عن إنجازات النشاط والمشاكل التي اعترضت عملية التنفيذ ومناقشتها مع الرئيس.
· التأكد من تحقيق الأهداف الشرائية ومناقشتها مع الموظفين و الإدارة.
· مراجعة طلبات الاحتياج السنوي والرفع بها للمالية لاعتماد الميزانية لها.
· التنسيق الدائم مع إدارة التسويق وتزويدهم بتقارير أسبوعية عن الاتفاقيات ونوعية المنتجات ومواعيد وصولها ومناقشة برامجهم التسويقية والدعائية والتنسيق المستمر معهم لتحسين الأداء الترويجي.
· اعتماد جميع المصروفات اليومية النثرية والتأكد من استخدامها بالشكل الصحيح.
· التأكد من كفاية عدد الموظفين في الإدارة ورفع التوصيات بشأن القوى البشرية اللازمة لمناقشتها مع الرئيس.
· الإشراف الإداري على أداء الموظفين التابعين له وإعداد خطة العمل السنوية.
· توفير جو عمل ملائم للموظفين ومتابعة انجازاتهم ونتائجهم ، وتقدير المنجزين وتحفيز الآخرين.
· بناء الهياكل والنماذج المختلفة المستخدمة في دائرة المشترياتالاحتفاظ بملفات طلبات الشراء الداخلية والخارجية, وعروض الأسعار والعقود والنماذج المستخدمة في الدائرة والمراسلات الداخلية التي تخص الدائرة.
المهارات المطلوبة: 1. القدرة على التخاطب والتعامل بشكل جيد ولائق مع الموردين.2. القدرة علي صياغة العقود و المرسلات اليومية .3. القدرة على فهم مواصفات المواد وإيجاد مصادر بديلة إن لزم.4. امكانية التنقل و السفر الي الخارج .5. القدرة على الإشراف والمتابعة واتخاذ القرارات في الوقت المناسب.6. إجادة تحليل البيانات بالكمبيوتر وإعداد الدراسات والتقارير.7. لغة أنجليزة ممتازة (قراءة، تحدثا، وكتابة)
اشكرك علي الدعوة
إدارة متكاملـة مسئولة عن التخطيط والحصول على كل احتياجات المنظمة من الأصناف المختلفة وتخزينها والتصرف بها والرقابة عليها بشكل يحقق أفضل استخدام للموارد المتاحـة من تسهيلات وأفراد وأمـوال لخدمـة العمـلاء ضمن الإطـار المحدد في الأهـداف العامـة للمنظمة.
& الإدارة التي تتولى عملية الشراء لضمان توفير المـواد الخـام ومستلزمات الإنتاج التي تحتاجها العملية الإنتاجية.
& الإدارة المسئولة عن تخطيط وتنظيم وتوجيه ورقابة العملية الشرائية لضمان توفير الاحتياجات والمستلزمات لكل الإدارات والأقسـام بالكمية والجـودة والتوقيت والسعر والمصدر المناسب.
& الية المناقصة العامة: هي مجموعة من الإجراءات تهدف إلى دعوة عامة للموردين للاشتراك في العملية موضوع المناقصة، ويجب أن يعلن عنها إعلاناً عاماً يتيح لكل من يرغب من الأفراد والمنظمات الاشتراك في المناقصة والتقدم بعرض، وتقوم على مبدأ المساواة بين الجميع، ومبدأ حرية المنافسة بين المتناقصين،
1/ وضع سياسات مناسبة للشراء وتطويرها
2/ القيام بالدراسات والبحوث المختلفة مثل:
· التنبوء وجمع المعلومات عن الأسواق والحالة السوقية والتنافسية.
· جمع المعلومات المتعلقة بالمواد ومستلزمات العمل والإنتاج المتوفرة في الأسواق التي تحتاجها المنظمة.
· دراسة اتجاهات أو مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد والمستلزمات.
· دراسة كميات المواد في الأسـواق ومستويات الجـودة والمواصفات المتعلقة بها.
· دراسة البدائل والمستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية والاقتصادية).
3/ مراجعـة طلبات الشراء الواردة لها من الوحدات المختلفة في المنظمة.
4/ الجدولة التنافسية الزمنية للمشتريات:
5/ تحديد مستويات المخزون الثلاثة (الحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب والحد الأدنى).
6/ إصدار أوامر التوريد (الشراء
7/ مراجعة وتدقيق عقود الشراء: للتأكد من سلامتها بالتعاون مع الشئون القانونية بالمنظمة وتوقيعها مع الموردين.
8/ إقرار مصير المواد الموردة: حيث يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام والفحص بالتعاون مع المختصين في هـذا الشأن.
9/ تنظيم السجلات لحفظ جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بعميلة الشراء.
10/ تصريف الأصناف المخزونة التي لم يعد لها حاجة ومخلفات الإنتاج بالشكل وبما يحقق الفائـدة للمنظمة.
1-التأكد من وجود اعتمادات بالموازنة التقديرية للمواد المراد شرائها وإعداد بيان بالانحرافات في أسعار الشراء عن المعتمد او المشتريات التى لم ترد بالموازنة التقديرية واعتماد ذلك .
2-التحقق من قيام القسم الفني أو الإنتاجي بتحديد الكميات المراد شراؤها ومواصفاتها وتسجيلها في سجل خاص بغرض المطابقة مع المشتريات.
3-التأكد من تأشيرة أمين المستودع أو قسم محاسبة المواد أو التكاليف بوصول الصنف المراد شراؤه إلى مستوى إعادة الطلب أو نفاذ المخزون من السلع المراد شراءها.
4- التأكد من إتباع إجراء الشراء وفق التعليمات الصادرة بشأنها.
5- التأكد من عدم تجزئة قيد المشتريات بغرض تخطى حدود الصلاحيات الممنوحة .
6-متابعة محاضر الاستلام والتحقق من مطابقتها للمواصفات الفنية والتجارية ومتابعة الإدخالات والقيد بالبطاقات وسجلات المراقبة
7- التأكد إن كل فاتورة مورد يقابلها مذكرة إدخال مخازن بنفس البنود المدرجة بالفاتورة.
8- مراجعة بعض فواتير المشتريات من حيث الاعتماد والسعر والكميات والإدخال للمخازن .
9-التأكد من خصم الضرائب من المنبع عند سداد الفاتورة وإثباتها لحساب الضرائب المختصة ومراجعة مدى الالتزام للتوريد لمصلحة الضرائب وفق المواعيد المحددة بالقانون .
10- الاطلاع على مردودات المشتريات خلال الفترة المالية محل الفحص والتأكد من اعتماد مردودات المشتريات واذون خروجها من المخازن .
11- مراجعة عينة من المشتريات مع سداد للبنك والخزينة لبيان دقة العمليات الحسابية والاعتماد للدورة المستندية .
12- التأكد من الحصول على أكثر من عرض سعر قبل الشراء مع مطابقة تلك العروض من الناحية الفنية والقياسية للمفاضلة بين الأسعار.
13- الاطلاع على قرارات تشكيل لجنة المشتريات وسلطات الاعتماد والشراء وفق لوائح الشركة المعتمدة من مجلس الادارة .
أشكرك لتوجيه الدعوة ، ومع الأسف أـنا غير مختص في المشتريات ومبدئيا أتفق مع اجابة الاستاذ ايمن محمد عاطف
نأخذ مثال لاداره المشتريات فى شركه مقاولات اول شئ هو وجود سجل لأهم الموردين فى كل بند من بنود المقاولات بمعنى وجود عدد من الشركات فى توريد الادوات الكهربائيه وعدد من الموردين فى توريد حديد التسليح وهكذا باقى البنود .
ثم يأتى بعد ذلك التنسيق بين اداره المشتريات واداره التنفيذ والاداره الماليه وكذا اداره التخطيط لوضع نظام لطلب المشتريات التى تطلبها اداره التنفيذ كتوقيتات للشراء .
اما عن اجراء الشراء نفسه فيبدا بتحرير طلب شراء للمواد من اداره التنفيذ لاداره التخطيط للتأكد من مناسبه المطلوب شرائه مع برنامج تنفيذ المشروع وبعد ذلك تحول اداره التخطيط طلب الشراء الى اداره المشتريات لتنفيذه فتقوم اداره المشتريات بأرسال نموزج لبيان اسعار المواد المطلوبه للموردين كلا فى بنده بالفاكس او الايميل ثم يرسل كل مورد الاسعار التحليليه للاصناف المطلوبه لتقوم اداره المشتريات باعداد كشف تفريغ لمقارنه الاسعار تحت اسم كل مورد لابداء الرأى على اختيار اقل الاسعار وعرض هذا الكشف على المدير المالى للموافقه او اتخاذ قرار بديل وعند الاتفاق النهائى على المورد تقوم اداره المشتريات بتحرير امر توريد للمورد .
والشيء الرئيسي هو دائما: العرض والطلب ....
تعتمد اعتماد كلي على الموازنة العامة التي توضع في بداية السنة الانتاجية وايضا على المخزون الاستراتيجي للمواد
بلغت قيمة المشتريات شيقل ومصاريف نقلها0شيقل وفوائد مستحقة للمورد عن هذه المشتريات وكانت المردودات شيقل فما هي تكلفة البضاعة المباعة
