Register now or log in to join your professional community.
إدارة المشتريات في الشركات والمؤسسات هي الساعد الأيمن للشركة ويهدف قسم المشتريات في أي مؤسسة وقطاع إلى عدة أهداف تتمثل بعضها في: 1- ضمان استمرارية الانتاج: عن طريق شراء وتوفير المواد الأولية والأساسية (raw materials) لعمليات الإنتاج، وبصورة مستمرة دون توقف وإلا تسبب ذلك في تأخير تدفقها وبالتالي تأخر وصول المنتج النهائي للعملاء. 2- ضمان الحصول على المنتجات والمواد الأولية بأقل سعر معقول: أي بالسعر الذي يتوافق مع جودة المنتج ومدى رضى الشركة عن هذا المنتج. 3- البحث عن عدة موردين (Suppliers) وعدم الاكتفاء على مصدر واحد: ولهذا الهدف عدة أسباب تكمن في زيادة قوة "المجادلة" لصالح الشركة والحصول على أقل سعر معقول، وهذا يتواجد أكثر في طريقة عمل المناقصات. والسبب الآخر للبحث عن موردين جدد هو لضمان الحصول على المواد الأولية في حالة حدوث عطل مفاجئ أو تأخير من قبل المورد السابق. 4- بناء علاقات وثيقة مع الموردين. 5- التكامل والتعاون بين قسم المشتريات وباقي أقسام المؤسسة: فقسم الانتاج حاجته من المشتريات هي المواد الأولية، وقسم الهندسة حاجته في توفير الأدوات والمعدات اللازمة للتشغيل، وقسم التسويق علاقته بالمشتريات هو بالتوقع (Forecasting) في نوع وعدد المواد اللازمة في المبيعات، وغيرها من الأقسام. 6- ضمان التوثيق والتسجيل لكل عمليات الشراء.
عناصر المشتريات: تتألف المشتريات من عدة عناصر أساسية تعتمد درجة أهميتها بحسب كل شركة ومؤسسة وهي: 1- المواد (Right material): فقبل أن تبدأ بأمر شراء لأي مادة لابد أن تعرف المادة التي تريد شراءها وبالمواصفات والمقاييس التي تحددها، ولابد أيضا أن تحدد المعلومات والتفاصيل لكل مادة وترسلها مع ورقة الشراء للمورد حتى يوفر المادة المطلوبة وتجنب سوء الفهم والاختيار. 2- السعر (Right price): وهو من أهم العناصر لأي عملية شرائية تتم على مسوى الشركات الصغيرة والكبيرة والقطاع الحكومي والخاص، ولكن لا يعني أن يتم الشراء بأقل سعر على حساب جودة المواد، ولكن هو السعر المعقول الذي يتحقق معه جودة معقولة وسعر يناسب طبيعة عمل الانتاج وسياسة الشركة. 3- الجودة (Right quality): وهو كما ذكرت سابقا الجودة مرتبطة بالسعر ومدى أهمية المواد الداخلة في الانتاج وعمليات الشركة. مثال ذلك في شراء أدوية لمستشفى معين، هناك دوائين يعالجان نفس المرض، الأول يشفي من المرض في ثلاثة أيام وسعره دولار ونصف، والآخر في خمسة أيام وسعره دولارواحد، مع ثبوت المتغيرات الأخرى للدوائين، فإن المستشفى له الخيار والبحث في سياسته المالية وطبيعة المرضى ثم يقرر أي الدوائين يجب شراؤه. 4- الكمية (Right quantity): وهنا يتم الشراء بالكمية التي يطلبها قسم المخازن عن طريق عملية التوقعات المجدولة (Demand forecasting & scheduling)، وقد تتغير كمية شراء المواد اذا وجدت خصومات للشراء بالجملة بحسب طريقة الموردين في توفير المواد وكميتها . 5- الوقت (Right time): وهو عامل رئيسي في عملية الشراء ويعتمد سرعة المورد على توفير المواد بالإضافة لإلمام الشركة وتمكنها من توفير مخزون المواد للإنتاج أثناء فترة الانتظار (Lead time). 6- المورد (Source/Supplier): ويتم تقييم المورد لعدة مقاييس منها السعر، والتوصيل، ومدى قوة المورد والخبرة لديه في تصميم وتوريد المواد والعناصر الأولية، الطبيعة القانونية للمورد بما يتناسب مع قوانين الدولة، وغيرها. 7- النقل (Right transportation): وطبيعة النقل تؤثر من ناحية سرعة وصول المواد للشركة ومدى أمان وضمان عدم وقوع أية أضرار لهذه المواد. ويعتمد النقل إن كان (شاحنة، قطار، طائرة، سفن،..) ومن يتوجب عليه التوصيل (المشتري أم البائع). 8- مكان التوصيل (Right place of delivery): غالبا ما تكون الوجهة النهائية هي المخازن ويجب التأكد من أن الوجهة النهائية لهذه المواد هي المكان الصحيح وإلا تكلف ذلك زيادة في مصاريف التفريغ والشحن، بالإضافة لضياع الوقت. 9- العقود (Right contracts): سلامة توقيع العقود تكمن في شمولية جميع العناصر السابقة بما يكفل تحقيق مطالب الشركة ومدى حاجتها لهذه المواد بالسعر والفترة المتفق عليها.
في النهايه طبيعة عمل مدير المشتريات بسيطة في المهام ولكن يكمن التحدي والجهد الأكبر في متابعة أوامر الشراء والتواصل مع الجهات والاقسام في المؤسسة ومع الموردين.
تتلخص المهمة الأساسية للشراء في 5Rs :
1/ Right Sourc و يقصد بها المورد المناسب و الذي يوفر لك الممواد المطلوبة و فق المواصفات الفنية المحددة و يمكنه دعمك في الاوقات الاقتصادية المتازمة كشريك عمل حيث يكون المورد مصدر تمويلي جيد في كثير من الاوقات كما يمكنه توفير الدعم الفني اللازم
2/ Right Quality و يقصد بها الجودة المناسبة إما للسعر أو المناسبة للمستهلك و تحددها فلسفة الشركة و موقعها في أذهان مستهلكيها
3/ Right Quantity و يقصد بها الكمية المناسبة و الحد المناسب للمخزون خاصة في استثمارات التصنيع و كذلك تحديد كميات اعادة الطلب و الكمية المناسبة للشراء للحصول على خصومات كمية و تجارية
4/ Right Total Cost or Value و يقصد بها غالبا السعر و لكن يتطور المفهوم إلى القيمة حيث يتم دراسة القيمة الكلية للمنتج و عمره الافتراضي و مناسبة جودته للعمل و هكذا
5/ Right Availability or Right Time و هو توفير المواد في الوقت المناسب للعمل لتجنب اي عملية تعطيل او تهديد للانتاج و بالتالي تغيير مزاج المستهلكين تجاه المنتجات و هكذا
و يمكن اضافة R أخرى و هي Right Place و يقصد بها توريد المواد المشتراه الى المكان الصحيح في المستودعات الرئيسية لاعادة توزيعها او مباشرة غلى خطوط الانتاج و المشروعات الطالبة لها بحسب طبيعة العمل و سياسة الشركة.
و و تتعدد مهام المشتريات و اهميتها بحسب موقعها من الادارة العليا و المبالغ المسئولة عن انفاقها و قدراتها الفنية و مشاركتها في التوصيف الفني للمنتجات و تخفيض التكاليف ، و مع تطور سلاسل الامداد و اتساع دائرة الاهتمام للوصل الى مورد موردينا و عملاء عملائنا تطورت كذلك المهام ون الاهداف، و الحديث يطول و لكن لا مجال له هنا
دراسة المنتجات فالسوق بشكل دقيق .. والمقارنة بين المنتجات المطروحة للشراء من حيث الجودة والسعر ودرجة الطلب عليها .. توفير المنتجات المناسبة فالوقت المناسب بالتكلفة المناسبة ... امداد ادارة المبيعات او الحسابات بالتقارير اللازمه للمنتجات من حيث السعر والجودة والكمية لمعرفة طريقة تسويقها وبيعها وتحديد هامش الربح لها
الوظائف الاساسيه لادارة المشتريات تتلخص فى تامين مستلزمات المنشاءه فى الوقت المناسب بالسعر المناسب وبافضل شروط سداد ممكنه
الاطلاع على سوق المستلزمات باستمرار
إدارة المشتريات هي عبارة عن إدارة عملية الشراء وما يتعلق بها في مؤسسة ما. ونظرًا لأن شركات الإنتاج تشتري حاليًا ما يقرب من 70% من إجمالي المبيعات الخاصة بها ولأن الشركات الخدَمية تشتري ما يقرب من 40% من إجمالي المبيعات الخاصة بها, تُعد إدارة المشتريات إحدى الإدارات الأكثر أهمية في المؤسسة وتحتاج لإدارة مُشددة. كما تشمل إدارة المشتريات مجالات الاستعانة بمصادر خارجية وداخلية.
وتتكون من
تتضمن عملية الشراء عادةً 8 مراحل أساسية كالتالي:
الطلب
تتكون عملية إدارة المشتريات عادة من 3 مراحل:
قد يتضمن التخطيط للشراء بضع خطوات وهي كالتالي:
تشتمل عملية تقديم تقرير عن المشتريات على:
تعريف وظيفة الشراء:
هي مجموعة من الأنشطة، تعنى هذه الأنشطة بتوفير الاحتياجات المادية للمنظمة بالكفاءة المطلوبة.
* الاحتياجات المادية للمنظمة:
1- المواد الأولية.
2- المواد نصف المصنعة.
3- الآلات.
4- المعدات.
5- الأبنية.
6- مواد التغليف والتعبئة.
ملاحظة: لتحقيق الكفاءة المطلوبة للاحتياجات المادية للمنظمة، يجب أن يتوفر في هذه الاحتياجات ما يلي:
1- الجودة: يجب أن تكون مقبولة وتفي لأغراض الاستعمال ولا يشترط أن تكون عالية بلا مناسبة.
2- السعر: يجب أن يكون مناسباً ولا يشترط الأرخص.
3- الكمية: يجب أن تكون مناسبة بلا زيادة أو نقصان.
4- الأسواق: يجب أن نشتري هذه الاحتياجات من الأسواق المناسبة (البائعين أو الموردين المناسبين).
* تعريف إدارة المشتريات:
هي القوة البشرية أو الجهة المسؤولة عن توفير كل الاحتياجات المادية المناسبة للمنظمة، وذلك بالسعر والجودة والكمية المناسبة، ومن الأسواق المناسبة.
وكذلك تشمل مهمة إدارة المشتريات على كل الأعمال المتعلقة بعملية الشراء، مثل:
* عملية نقل المشتريات.
* التأمين على المشتريات.
* عملية الشحن.
* استلام المشتريات.
التفاوض - الاتفاق التجاري المورد، دخل إضافي وغيرها من الفرص
• تحليل البيانات - المبيعات وهامش، تحليل المورد والفضاء
إدارة وتخطيط.
• التسويق - إدارة تعزيز ومراجعة نتيجة تعزيز و
جمع بيانات السوق.
• شراء - صفقة الترويج، والتفاوض على الأسعار وتحقيق دوران
• اللوجستية - الوضع الأمثل للمخزن، عرض الأسهم واستعراض
المخزونات الفائضة.
• التجاري - لتحديد مزيج الهامش، تحديد تشكيلة ومصادر
المنتج.
• تقرير تخطيط موارد المؤسسات، تقرير POS
• تخصصات: تنسيق التجزئة كبير (سلع استهلاكية-شراء وتجارة وتخزين
العملية، افتتاح متجر جديد).
بإختصار شديد / تتمثل وظائفها في
1/ تحديد كيف الشراء (طريقة الشراء . امر مباشر او مناقصة محدودة او مناقصة عامة )
2/ تحديد العميل المناسب لاستيراد السلعه او الخدمة المطلوبة . (سجل الموردين )
3/ التعاقد مع العملاء والموردين وصياغة العقود .
4/ عمل سجل للموردين والاصناف والاسعار وتحديثها كل فترة بعمل مسح للسوق .
5/ تنفيذ ومتابعة بنود اومر الشراء والعقودات مثلا (وقت تسليم المطلوبات ومكان التسليم والكميات . الدفعات المالية وتاريخ السداد)
6/ التواصل مع الادارة المالية لمعرفة الوضع المالي وطريقة الدفع والتوصل مع ادارة الانتاج لمناقشة استلام الكميات وقت الحوجة اليها .
7/ عمل ملفات للمشريات وتنظيمها .
والوظائف المذكور تعتبر الاهم ولاينفي بقية الوظائف......................
