ما هي متطلبات عمل موظف الاستقبال ؟ وبماذا عليه أن يتحلى؟

ابتسامة جميله  ولطافة في اسلوب وطريقة الكلام   برودة اعصاب يتحمل الزبون

إن موظف( او موظفه) مكتب الاستقبال بمثابة الواجهه للمنشأه. فهو الشخص الأول ، والوحيد في بعض الأحيان ، الذي يلتقي الضيوف فى المنشاه . جزء أساسي من عمل موظف الاستقبال هو إعطاء انطباع أول ودائم من شأنه أن يمثل المنشاه التي يعمل بها كافضل ما يكون. انها واحدة من واجبات الاستقبال الكثيرة التي ينبغي أن تعطى القيمة الصحيحة للشركة والمنتج كذلك. لذلك فان موظف الاستقبال يحتاج الى قدر كبير من المهارة في أداء العديد من المهام . كما يجب أن يكون لديه مهاره التواصل مع الآخرين و القيام ببعض المهام الإداريه.  كما يجب أيضا أن يتفاعل بشكل مريح مع الأفراد على جميع المستويات المهنية داخل المنشأه.

الاشياء التي يجب ان يتحلى بها موظف الاستقبال اينما كان موقعه وهى :-

• •           الحفاظ على الوجه المبتسم دائما :

  الإبتسامه يمكنها أن تفعل المعجزات و تزيل الغضب من وجه زائر ثائر. مقابله الكثير من الزائرين من المهمات المرهقة لذلك على موظف الإستقبال محاولة الحفاظ على هدوئه ،و ان يكون واجهة ودية في كل وقت. ويمكن لابتسامة أن ترسل رسالة إلى الضيوف بأنهم موضع ترحيب وأنك سعيد لكونك عونا لهم. لا تظن أن الإبتسام غير مهم على التليفون, لان صوتك يعكسها للطرف الآخر و يسمعها فى صوتك.

• •         مراعاه الوقت :

  لا تجعل الزوار فى الاستقبال أو على التليفون ينتظروا أكثر من اللازم.  مع الاحترام والمجاملة وفر احتياجاتهم في أسرع وقت ممكن. قد لا تكون قادرا على التوصل الى حل مبكر لمشكله ما, أو الموظف المطلوب مشغول عليك الإعتذار بادب للعميل و إشرح سبب التأخير 

• •   تنميه مهارات الاتصال :

  إعطى العملاء المعلومات المفيده لهم, بدلا من الانغماس فى محادثة طويلة لا لزوم لها لا تساعدك على تحقيق مهامك. الأصح أن تكون متوازنا فى محادثتك معهم. الإجابه السريعه  المهذبه تقوم بهذه المهمة نيابة عنك.كما سيكون من الأفضل أن  تعرف البيانات والمعلومات المتعلقة بالمنتج والمنشاه التي تعمل بها لترد على أي استفسار يوجه لك.

• •       رفع حجم الاستعداد الإدارى :

  العمل مع الجمهور يتطلب منك ان تضع الامور في نصابها. بخلاف التفاعل مع العملاء ، سيكون لديك أيضا العمل بالتعاون مع الموظفين داخل المنشأه . عليك الالتزام بأي وسيلة للإبقاء على تدفق مستمر للعمل من أجل الموظفين بجانب الإستجابه لطلب العملاء.  علاوة على ذلك ، يتعيين عليك أيضا تسجيل المواعيد والجداول الزمنية و تحديثها بالنسبة لهم لاتباعها من أجل إنسياب العمل بسلاسه.

• •          ممارسة فن تعدد المهام :

  أحيانا ، قد تتمنى لو كنت تملك بعض القوى الخارقه لتنفيذ أكثر من عمل في وقت واحد. مرة أخرى ، مع التمسك بالمجاملة والاحترام, يجب أن تعرف أولوياتك وكيفية ترتيب المهام طبقا لآهميتها. بواسطة هذه الطريقة يمكنك أن تصبح قادرا على تصنيف المهمة التي يجب عليك القيام بها في هذه اللحظة ، والتى تعطيها الاهتمام بعد الانتهاء من الاولى.

متطلباته ان يكون متفتح العقل عنده ثبات انفعالى وقدره على تحمل الضغوط عليه ان يتحلى بالمظهر الحسن و الصبر