كيفية تحقيق الرقابة الداخلية و توزيع المهام؟

دور الرقابة الداخلية وفق ضوابط الحوكمة 

1-     يجب أن يكون لدى الشركة نظاماً محكماً للرقابة الداخلية يهدف إلى وضع تقييم لوسائل وإجراءات إدارة المخاطر في الشركة وتطبيق قواعد الحوكمة فيها على نحو سليم، والتحقق من التزام الشركة والعاملين فيها بأحكام القوانين والأنظمة والقرارات المعمول بها والتي تنظم عملها والسياسات والإجراءات الداخلية ومراجعة البيانات المالية التي تعرض على الإدارة العليا بالشركة والتي تستخدم في إعداد القوائم المالية.

2-     يصدر نظام الرقابة الداخلية من قبل مجلس الإدارة بعد التشاور مع الإدارة، ويتولى تطبيق هذا النظام إدارة مختصة بالرقابة الداخلية.

3-     يحدد مجلس الإدارة أهداف ومهام وصلاحيات إدارة الرقابة الداخلية بحيث تتمتع بالاستقلال الكافي لأداء مهامها وتتبع مجلس الإدارة مباشرة.

4-     على مجلس الإدارة إجراء مراجعة سنوية لضمان فعالية نظام الرقابة الداخلية في الشركة والشركات التابعة لها والإفصاح عن النتائج التي يتوصل لها إلى المساهمين في تقريره السنوي عن حوكمة الشركة.

ويجب أن تشمل المراجعة السنوية العناصر التالية وذلك على وجه التحديد:

أ-عناصر الرقابة الأساسية بما فيها الرقابة على الشؤون المالية والعمليات وإدارة  المخاطر.

ب-التغيرات التي طرأت منذ المراجعة السنوية الأخيرة على طبيعة ومدى المخاطر  الرئيسية وقدرة الشركة على الاستجابة للتغيرات في أعمالها والبيئة الخارجية.

ج-نطاق ونوعية الرقابة المستمرة من مجلس الإدارة على المخاطر ونظام الرقابة الداخلية وعمل المدققين الداخليين.

د- عدد مرات إبلاغ المجلس أو لجانه بنتائج أعمال الرقابة لتمكينه من تقييم وضع الرقابة الداخلية في الشركة وفعالية إدارة المخاطر.

هـ-حالات الإخفاق أو الضعف في نظام الرقابة التي تم اكتشافها أو ظروف طارئة غير متوقعة وقد أثرت أو يمكن أن تؤثر بشكل جوهري على الأداء أو الوضع المالي للشركة.

و- فعالية عمليات الشركة المتعلقة بإعداد التقارير المالية والتقيد بقواعد الإدراج والإفصاح.

5-     على مجلس الإدارة الإفصاح في تقرير حوكمة الشركة عن مدى تقيد الشركة بنظام الرقابة الداخلية أثناء مدة التقرير، ويجب أن يشمل ذلك الإفصاح ما يلي:

‌أ.        آلية عمل إدارة الرقابة الداخلية في الشركة.

‌ب.     الإجراء الذي اتبعته الشركة لتحديد وتقييم وإدارة المخاطر الكبيرة.

‌ج.  أية معلومات إضافية للمساعدة في فهم عمليات إدارة المخاطر ونظام الرقابة الداخلية في الشركة.

‌د.   إقرار من المجلس بمسؤوليته عن نظام الرقابة الداخلية في الشركة وعن مراجعته وفعاليته.

‌ه.       الإجراء الذي اتبعته الشركة لمراجعة فعالية نظام الرقابة الداخلية.

‌و.  الإجراء الذي اتبعته الشركة للتعامل مع نواحي الرقابة الداخلية الجوهرية لأية مشاكل كبيرة تم الإفصاح عنها في التقارير والحسابات السنوية.

6-     على مجلس الإدارة التأكد من أن إفصاحات الشركة تقدم معلومات كافية ودقيقة وغير مضللة للمستثمرين وفيها التزام كامل بقواعد الإفصاح.

7-     تلتزم الشركة بتعيين ضابط امتثال يتولى مهام التحقق من مدى التزام الشركة والعاملين فيها بالقوانين والأنظمة والقرارات واللوائح الصادرة، ويجوز الجمع بين وظيفة ضابط الامتثال ومدير إدارة الرقابة الداخلية.

 المعايير الدولية للمراجعة الداخلية

 المعــــــايير العامــة

الغرض والسلطة والمسئولية

الموضوعية

الكفاءة والعناية المهنية

جودة الضمان وبرامج التحسين

 معـــايير الأداء

أنشطة التدقيق الداخلي

طبيعة العمل

تخطيط المهمة

أداء المهمة

نتائج ألاتصال

برامج المراقبة

قبول الإدارة للمخاطر

دعم أهداف المنشأة :

يتم تطبيق نظام الرقابة الداخلية لمساعدة المنشأة في تحقيق أهدافها عن طريق ادارة المخاطر التى تواجهها وفي الوقت نفسه تتسق مع القواعد المنظمة والسياسات التى تطبقها المنشأة لهذا يجب على المنشأة ان تجعل الرقابة الداخلية جزءاً من ادارة المخاطر على ان يكون كلاهما جزءاً لا يتجزأ من نظام الحوكمة .

-        تحديد الأدوار والمسؤوليات :

يتعين ان تحدد المنشأة مختلف الأدوار والسياسات المتعلقة بنظام الرقابة الداخلية مع الادارة وجهات الرقابة الداخلية والخارجية بالاضافة الى تنسيق عملية التعاون فيما بين هذه الفئات .

-        تعزيز وترسيخ ثقافة التحفيز :

يتعين على الادارة بالمنشأة وادارتها أن تعزز الثقافة التنظيمية التى تحفز اعضاء المنشأة على التصرف بما يتفق مع إستراتجية وسياسات ادارة المخاطر التى وضعتها الادارة فيما يتعلق بالرقابة الداخلية من اجل تحقيق اهداف المنشأة .

-        ربط نظام الرقابة الداخلية بالأداء الفردى :

يتعين على الادارة  بالمنشأة وادارتها ان تربط تحقيق أهداف الرقابة الداخلية بأهداف الأداء لكل فرد من افراد المنشأة فكل فرد بالمنشأة يجب ان يكون مسؤولاً عن انجاز المهام الموكلة الية والتى ترتبط بأهداف الرقابة الداخلية .

-        ضمان توافر المهارات الكافية :

يتعين ان يكون لدى الادارة وادارتها والمشاركين الاخرين في نظام حوكمة المنشأة من المعارف والمهارات والقدرات ما يكفي للاضطلاع بمسؤوليات الرقابة الداخلية المرتبطة بالادوار التى يقومون بها .

-        الاستجابة للمخاطر :

 يتعين دائما تصميم وتنفيذ وتطبيق نظام واجراءات الرقابة الداخلية استجابة لمخاطر محددة ومسببات تلك المخاطر والعواقب الناجمة عنها .

-        التواصل بشكل منتظم :

يتعين ان تضمن الادارة وجود عملية تواصل فعالة ومنتظمة بين كل المستويات بالمنشأة فيما يتعلق بنظام الرقابة الداخلية ونتائجها على جميع المستويات وذلك حتى تتحقق من الفهم الكامل والتطبيق السليم لمبادء الرقابة الداخلية من جميع أفراد المنشأة .

-        المتابعة والتقويم :

يتعين ان تتم متابعة وتقويم أساليب الرقابة سواء كانت أسليب رقابة فردية أم نظام الرقابة الداخلية بشكل منتظم ان اكتشاف مستويات خطر غير المقبولة وفشل عملية الرقابة أو الاحداث التى تقع خارج نطاق الخطر المقبول يمكن ان يكون مؤشراً على عدم فعالية الأساليب المتبعة في الرقابة الفردية أو نظام الرقابة الداخلية ما يستدعى تحسينها وتطويرها .

-        توفير الشفافية والمساءلة :

يتعين ان تقوم الادارة مع ادارة المنشأة بتقديم تقارير دورية الى أصحاب الأعمال .

وذلك عن طريق اختبار مدى الالتزام بإجراءات الرقابة اللازمة لاكتشاف الأخطاء والمخالفات او منع حدوثها ، ويلجا المراجع هنا إلى أدلة إثبات تخص فعالية الآتي:

تصميم النظام المحاسبي ونظام الرقابة الداخلية ، وذلك لبيان فيما إذا كانت هذه الأنظمة مصممة بشكل ملائم لمنع أو اكتشاف وتصحيح الأخطاء الأساسية. و

كيفية عمل الضوابط الداخلية خلال الفترة.

وتعد ادارة الشركة تقرير عن مدى توفروفعالية نظام الرقابة الداخلية يعد المراقب تقرير عن الرقابة الداخلية وفق التالي :

تحتفظ الشركة بنظام للرقابة الداخلية على إعداد التقارير المالية، تم تصميمه ليوفر تأكيدا ً معقولا ً لإدارة الشركة ولمجلس الإدارة بخصوص إعداد قوائم مالية يمكن الوثوق بها. و يتكون النظام من المكوّنات التالية: (بيئة الرقابة، وتقييم المخاطر، وأنشطة الرقابة، والمعلومات والاتصالات والمتابعة).

وتتضمن بيئة الرقابة هيكلا ً تنظيميا ً موثقا ً وتحديدا ً للمسؤوليات وسياسات وإجراءات محددة تتضمن قواعد للسلوك لتشجيع الممارسات الأخلاقية، واختيار وتدريب وتطوير الموارد البشرية.

ويتابع المراجعون الداخليون تشغيل نظام الرقابة الداخلية وإعداد تقارير بخصوص ذلك تتضمن نتائج توصياتهم للإدارة ولمجلس الإدارة وتتخذ الإجراءات المصححة اللازمة لمعالجة أوجه القصور في الرقابة التي يتم اكتشافها وتحسين النظام. وتقوم لجنة المراجعة التي تتكون بالكامل من مدراء خارجيين بالإشراف على عملية إعداد التقارير المالية.

وتوجد حدود ملازمة لفعالية أي نظام رقابة داخلية تتضمن إمكانية التواطؤ بين العاملين أو تخطي نواحي الرقابة بواسطة بعض المستويات الإدارية. وبالتالي فإن أي نظام فعال للرقابة الداخلية يستطيع أن يوفر فقط تأكيدا ً معقولا ً بخصوص إعداد القوائم المالية. وبالإضافة لذلك فإن فعالية نظام الرقابة الداخلية يمكن أن تتغير نتيجة تغيير الظروف.

وقد قيّمت الشركة نظامها للرقابة الداخلية على إعداد التقارير المالية في31/12/2016م وفقا ً لمقاييس نظام الرقابة الداخلية الفعال على إعداد التقارير المالية التي تضمنها تقرير COSO -

Committee of Sponsoring Organizations

( الرقابة الداخلية – إطار متكامل ). واعتماداً على ذلك التقييم تعتقد الشركة أن نظامها للرقابة الداخلية على إعداد التقارير المالية يتوافق مع تلك المقاييس في31/12/2016م  .

شركة

توقيع المدير التنفيذي

توقيع المدير المالي                                                التاريخ

 نحن قد فحصنا تقرير الإدارة أن شركة(    )  لديها رقابة داخلية فعالة على إعداد التقارير المالية في31/12/2016م الذي يتضمنه تقرير الإدارة المرفق عن الرقابة الداخلية.

وقد تم الفحص وفقا ً للمعايير التي أصدرت بواسطة المجمع الأميركي للمحاسبين القانونيين، وبالتالي، فإنه قد تضمن الحصول على فهم للرقابة الداخلية على إعداد التقارير المالية، واختبار وتقييم فعالية تصميم وتشغيل الرقابة الداخلية، والإجراءات الأخرى التي نعتبرها ضرورية. وإننا نعتقد أن الفحص يوفر أساسا ً معقولا ً لإبداء رأينا.

وبسبب الحدود الملازمة لأية رقابة داخلية، فإنه قد لا يتم اكتشاف بعض الأخطاء أو المخالفات.

أيضا ً، فإن توقع أي تقييم للرقابة الداخلية على إعداد التقارير المالية للفترات المستقبلية يخضع لمخاطر أن الرقابة الداخلية قد تصبح غير كافية بسبب التغيرات في الظروف، أو أن درجة الالتزام بالسياسات والإجراءات قد تخفض.

وفي رأينا أن تأكيد الإدارة بأن شركة( ) لديها رقابة داخلية فعالة على إعداد التقارير المالية في31/12/2016م، قد حدد بعدالة، في كل الجوانب الهامة اعتمادا ً على المقاييس المحددة في تقرير " الرقابة الداخلية – إطار متكامل " الذي أصدر بواسطة COSO المنبثقة عن لجنة Treadway  .

الاسم

التوقيع                                                  التاريخ

إن تقييم نظام الرقابة الداخلية المعتمد في المؤسسة يعتبر من أهم خطوات المراجعة، وذلك بغية اكتشاف مواطن الضعف فيه ومن ثمة تسليط عملية المراجعة على هذه المواطن وتلافي مواطن القوة، يعبر هذا النظام عن الخطة التنظيمية وجميع الإجراءات والمقاييس المتبناة من قبل المؤسسة من أجل ضمان السير الحسن لجميع الوظائف وضمان صحة ومصداقية المعلومات الناتجة عن الأنظمة المعلوماتية في المؤسسة.