ما هو مفهوم الفاعلية والكفاءة ومدي تأثيرها على إنجاز الأعمال؟

الفاعلية والكفاءة

الفاعلية والكفاءة عنصران متداخلان فالفاعلية تعني القيام بأداء العمل بطريقة صحيحة والوصول إلى نتيجة مرجوة أي تكليف الشخص بإنجاز عمل ما يستغرق إنجازه مثلا نصف ساعة، فإذا أنجز الشخص هذا العمل في المدة المحددة الطريقة الصحيحة هذا الفرد فعالاً . أما الكفاءة فتعني أداء العمل بالطريقة الصحيحة والوصول إلى النتيجة بأقل جهد ووقت وتكلفة.

والسكرتير هو العنصر البشري الهام الذي يجب أن يكون على درجة عالية من الكفاءة لأهميته وحساسية دوره ويجب على السكرتير أن يقوم بالأتي بغرض تنظيم الوقت والعمل:

أن يقسم الأعمال الطويلة ( التي تستغرق فترة طويلة) إلى مجموعات عمل صغيرة يمكنها من خلالها أن يقيس نتائج أعماله وتحدد مسئوليته عن أي تأخير أو خطأ.

تجميع الأعمال المتشابهة و أدائها بنفس الكيفية مما يخفض الوقت المستهلك للانتقال والتحضير لأداء عمل من نوع آخر.

المقارنة الدائمة بين الوقت المحدد لأداء العمل وبين الوقت الفعلي الذي استغرقه العمل لتحديد الانحرافات سواء كانت موجبة أو سالبة.

مقومات أداء الأعمال بكفاءة:

التعرف على متطلبات الوظيفة التي تشغلها

قبل قيامك بتنظيم عملك يجب عليك أن تتعرف على جميع العناصر التي تكون وظيفتك كسكرتير والتي تساعد على إنجاز العمل بالطريقة الصحيحة، ويجب التعرف على عادات المدير ويجب أن يكون لديك القدرة على التكيف مع عادات ومتطلبات المدير كما أن هناك عدة عناصر تمكنك من اكتشاف ومعرفة ودراسة وظيفتك التي تشغلها والهدف هو إنجاز العمل بكفاءة ومن هذه العناصر هي:

السكرتير السابق غالبا ما سيترك لك قائمة بأهم النقاط التي يمكن أن تراها في بداية عملك.

الاطلاع بنفسك على جميع الأدوات المكتبية والنماذج والأشكال والملفات المستخدمة للتعرف على أماكنها حتى يمكن استخدامها بسهولة.الاطلاع على كتيب الإجراءات المكتبية الخاص بمكتبك وكيفية إنجاز الأعمالالبحث في الملفات الموجودة  بالمكتب فيمكنك التعرف على عملك من خلالها

دراسة دليل المؤسسة لمعرفة دورك بالنسبة لمكتبك وبالنسبة للمؤسسة التي تعمل بها يمكنك من خلالها التعرف على أسماء ووظائف المديرين الآخرين الذين يمكنك أن تتعامل معهم

1. وضع خطة عمل مرنة

اتباع إجراءات العمل يتطلب التخطيط المسبق للعمل ثم اتباع الخطة بعد ذلك ويجب أن تكون الخطة موضوعية وتتفق مع خطة المدير وأيضا المؤسسة وان تكون قابلة للتعديل ويجب تحديد الأولويات ويمكن تحديدها من خلال :

•    الإنصات الجيد لتوجيهات المدير ومتطلباته•    دراسة أولويات العمل بنفسك•    الاحتفاظ بسجل الوقت للأعمال الواردة والصادرة من مكتبك2. إلمام بالتفاصيل

عملك كسكرتير يتيح لك التعامل مع كم هائل من البيانات والمعلومات الواردة والصادرة وسيقع على عاتقك عبء الاحتفاظ والإلمام بالعديد من التفاصيل والتفاصيل الصغيرة غالبا ما تنسي ولذلك يجب عليك أن تقوم بتسجيل كافة التفاصيل فور علمك بها في نماذج خاصة بها ومن هذه النماذج:

•    دفتر الإملاء: ويتم فيه تدوين جميع التفاصيل أو الأوامر التي يلقيها عليك مديرك وهو في يدك أينما ذهبت.

•     سجل الهاتف: ويكتب فيه جميع الأسماء والأرقام الخاصة بالأفراد الذين تربطك بهم علاقة عملك.

•    سجل الأعمال: وهو سجل لا يمكن الاستغناء عنه ويستخدم لتدوين جميع الأعمال التي تقوم بها خلال اليوم وهذا السجل يتضمن عدة نقاط يمكنك من خلالها أن تدون ما قمت به من أعمال ومن أعمال لم تقم بها كما هو موضح بالشكل :-سجل أعمال اليوم

م    الأعمال    تمت    لم تتم    ملاحظات                        إنجاز عمل واحد في وقت واحد

أن ضياع وقت السكرتير و إرباك في العمل من الأمور التي تفسد عليك عملك واحد أسباب ضياع الوقت والإرباك هو تشتت الذهن وانشغاله بأمر آخر غير العمل الذي تقوم به بأن تتركه من المنتصف وتنتقل إلى عمل آخر  لذا يجب عليك تجنب الانتقال من عمل إلى آخر دون الانتهاء من العمل الأول لأنك لا تستطيع إنجاز اكثر من عمل في وقت واحد

إنجاز الأعمال الهامة أولا

يجب أن تبدأ يوم بالقيام بأعمال الأكثر أهمية والتي تستغرق أدائها مجهوداً  وقدر عال من التركيز لأنك في ساعات النهار الأولي تكون ملئ بالنشاط والطاقة.

تجميع الأعمال المتشابهة وتحضير العمل مسبقا

 يمكنك أن توفر وقتك وطاقتك إذا تجنبت الانتقال من عمل إلى آخر كما أن فعاليته تزيد إذا حرصت على تجميع الأعمال ذات الطبيعة الواحدة أو المتشابهة أو التي تحتاج إلى تركيز وتقسيمها إلى أجزاء يمكنك السيطرة عليها وإنجازها

إنجاز العمل بالطريقة الصحيحة من أول مرة

لإخراج العمل صحيحا من أول مرة يجب عليك أن تخطط لكل جزء منه قبل البدء فيه وان تبحث عن اسهل الطرق لإتمام هذا العمل وان تحضر الأدوات اللازمة لإنجازه

توفير فترات راحة خلال يوم العمل

المجهود البشري يتناقص خلال ساعات العمل اليومي وهذه حقيقة يعلمها الجميع أي أن تركيزك ومجهودك في أول الدوام ليس بنفس القوة في منتصفه أو في نهايته فلذا يجب على السكرتير أن يعطي لنفسه فترات من الراحة بين العمل والآخر لكي لا يشعر بالملل أو الإرهاق وبذلك تأدية العمل التالي بنفس الكفاءة.

التعامل مع المؤثرات الخارجية بلباقة

خلال عملك كسكرتير تصادفك فترات يدخل فيها أحد الأفراد لمكتبك للاستفسار أو قد يرن جرس الهاتف أو يطلبك المدير فيجب عليك أن تدرك فترات الانقطاع عن العمل الأصلي هي جزء من العمل وعلي هذا فإن نجاحك في التعامل مع فترات التوقف المتكررة هذه تعتمد بدرجة كبيرة علي:

كيفية تصرفك

قدرتك على معالجة الأمر والعودة إلى العمل سريعاً  

وضع الأدوات على المكتب أثناء العمل

مساحة المكتب هو عالمك الخاص ولك أن تتصرف بالصورة التي تساعدك على إنجاز مهامك اليومية بسهولة ويسر وكذلك الأدوات المكتبية لها اعتبارها في أداء العمل المكتبي.

الكفاءة: فعل الأشياء بشكل صحيح. الفعالية: فعل الأشياء الصحيحة.

تسعى المنظمات المعاصرة إلى إحداث الموازنة بين حاجاتها وحاجات ورغبات الأفراد العاملين فيها من خلال إيجاد الوسائل المناسبة لجعل العمل اكثر قدرة على إشباع تلك الحاجات لتنعكس على رفع معدلات أدائهم في العمل ومن احدى تعريفات الإدارة  أنها :

عملية مستمرة ومتفاعلة تهدف الى توجيه الجهود الفردية والجماعية نحو تحقيق أهداف مشتركة باستخدام الموارد المتاحة باعلى درجة من الفاعلية و الكفاءة.

ومن التعريف نجد ان مصطلح الفعالية والكفاءة مرتبطان بالإدارة , فكلما  زادت الفاعلية والكفاءة كلما كانت هناك إدارة ناجحة .

واختلف الكتاب والباحثون في تعريف الفاعلية من الناحية الاصطلاحية، ويرجع هذا الاختلاف إلى وجود تباين في وجهات نظر المنظمات والأفراد القائمين عليها، كما يرجع إلى وجود تباين واختلاف في الخلفيات العلمية لهؤلاء الكتاب والباحثين، مما أدى إلى صعوبة في تحديد أهداف المنظمة، التي غالباً ما تتعدد وتتعارض ويصعب الاتفاق على صياغتها بصورة محددة، ويؤدي ذلك إلى اختلاف في تحديد مفهوم واضح وموحد للفاعلية لأنها تعتمد على مدى تحقيق الأهداف بصورة جيدة (Robbins, 1990 ; وجاكسون، جون، وآخرون، 1988، ص:53-54).

وبناءً على ما قدمهRaymond (1982)، فإن Barnard (1938) يعتبر أول من حاول أن يقدم تعريفاً للفاعلية، حيث عرف الفاعلية بأنها تحقيق الهدف المحدد، وعرف العمل الفعال بشكل عام بأنه العمل الذي ينجز الهدف الذي تم تحديده مسبقا، ويعرف Price (1972) الفاعلية بأنها الدرجة التي عندها يتم تحقيق أهداف متعددة، ويعرفHannan & Freeman(1977) الفاعلية بأنها درجة التطابق بين الأهداف التنظيمية والنتائج المتحققة، أماPennings &Goodman (1977) فيعرف الفاعلية بأنها الضوابط ذات العلاقة التي يمكن تحديدها، والنتائج التنظيمية التي يمكن تقديرها، أو زيادتها كمجموعة من المعايير لأهداف متعددة.

وتعرف الفاعلية أيضا بأنها صفة تعني الإنتاج أو القدرة على التوصل إلى النتيجة المرجوة.

وتعرف المنظمة العربية للعلوم الإدارية (1974) الفاعلية بأنها "مدى صلاحية العناصر المستخدمة (المدخلات) للحصول على النتائج المطلوبة (المخرجات)".

كذلك فإن قاموس الإدارة (1972) يعرف الفاعلية بأنها "تحقيق الأهداف الصحيحة من وجهة نظر أفضل التفسيرات الممكنة لظروف التجارة وإمكانات الربح".

كما تعرف دائرة المعارف الأمريكية (http://en.wikipedia.org) الفاعلية بأنها المدى الذي عنده تستطيع المنظمة تحقيق نتائج مقصودة، وتعتمد فاعلية المنظمات أيضاً على القدرة والتواصل والأخلاق، وتعتبر الأخلاق من أهم الأسس التي تعتمد عليها الفاعلية، فالمنظمة يجب أن تكون مثالاً للاحترام والأخلاق والإنصاف والنزاهة والجدارة، حتى تستطيع تحقيق التواصل مع جماهيرها للمساعدة في تحقيق أهدافها المرجوة .

وتعرف الفاعلية بكل بساطة بالتالي :

أداء الأعمال الصحيحة:  To Do Right Things

لذلك لا بد لنا من  معرفة الأعمال الصحيحة وتحديدها وتعريفها لنتمكن من أدائها . يعرف الكثيرين الفاعلية بأنها الإنتاج! بما يعني أن فاعلية إنسان ما تقاس بمقياس واحد، هو مدى إنتاج هذا الإنسان،والصحيح أنه ليست هذه هي الفاعلية Effectiveness إن تعريف الفاعلية في كتب الإدارة شي آخر اسمه الكفاءةEfficiency

Getting The Most Output From The Least Amount Of Input

الحصول على أكبر المخرجات من أقل المدخلات وتعريف الفاعلية الإدارية نسبي يختلف باختلاف تصور المقيّم لها (أخوارشيدة ,2006) .

ويرى ( العمري ,1992م) أنها : فاعلية القائد بمدى الإنجاز الذي تحققه مجموعة العمل التابعة له في أهدافها .

ويرى (المنيف,1983) أن الفاعلية تعني : الوصول إلى الأهداف والنتائج المتوقعة  .

وعرفها آخرون بأنها : القدرة على تحقيق الأهداف في ظل الموارد المحدودة المتاحة  . ويمكن تعريفها إجرائياً بأنها : مدى تحقق الأهداف .

• تحقيق الأهداف: تقاس فاعلية المدير \\المنظمة بمدى تحقيق الأهداف المنشودة.

• تأمين الموارد \\ المدخلات : تقاس فاعلية المدير\\المنظمة بالقدرة على تأمين الموارد الضرورية للمنظمة.

• العمليات الداخلية :تكون منظمة فعالة إن تدفقت المعلومات بيسر وسهولة , وساد الانتماء والرضا والالتزام الوظيفي بين العاملين ,مع أدنى قدر من النزاع الضار و الصراع السياسي.

• رضا الجماعات والأطراف التي تتأثر مصالحها بالمنظمة ولهم مصلحة في بقاء المنظمة واستمرارها.

أداء الأعمال بطريقة صحيحة . To Do Things Right  وتشير الكفاءة إلى العلاقة بين الموارد و النتائج . وترتبط بمسألة ماهو مقدار المدخلات من المواد الخــام و الأموال و الناس اللازمة لتحقيق مستوى معين من المخرجات أو الهدف المنشود . وتعني الكفاءة تحقيق أعــلى منفعة مقابل التكاليف ,و أن تكون المنظمة كفؤ يعني أن تحصل على أعلى ما يمكن من الهدف الذي تسعى إليه. الإنتاجيةProductivity لقياس الكفاءة , وتعرف الإنتاجية بأنها "نسبة المخرجات \\الناتج إلى المدخلات".

لذلك فان الفعالية والكفاءة هي : أداء الأعمال الصحيحة بطريقة صحيحة

وترتبط الفعالية بالقيادة , وترتبط الكفاءة بالادارة . لذلك فان الفعالية تتحقق عندما يكون هناك رؤيا واضحة وأهداف محددة واستراتيجيات ومبادئ وقيم وتنمية وتطوير وغير ذلك من سمات القيادة .

وتتحقق الكفاءة عندما يكون هناك تخطيط وتنظيم وادارة للوقت ورقابة ومتابعة .

وعندما يكون هناك فعالية ولا يوجد كفاءة فان الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة , وفي حالة عدم وجود فعالية ووجود كفاءة فان الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف .

يعتبر مفهوم الكفاءة ملازما لمفهوم الفاعلية ,ولكن لا يجب أن يستخدما بالتبادل . فقد تكون المنظمة فعالة و لكنها ليست كفؤ أي أنها تحقق أهدافها ولكن بخسارة , وعدم كفاءة المنظمة يؤثر سلبا علة فاعليتها , ويمكن اعتبار الكفاءة على أنها " إنجاز العمل بشكل صحيح " بينما الفاعلية هي "إنجاز العمل \\ الشيء الصحيح "و هكذا المفهومان يكمل كل منهما الآخر.

والفاعِليَّة مصطلح واسع الاستعمال في مجال علم الإدارة ، ذلك أن العلاقة بينها وبين الإدارة وطيدة ، فالإدارة بطبيعتها ترمي إلى حسن استخدام وتنسيق الموارد المتاحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة على أفضل نحو ، والفاعِليَّة في أصلها تشير إلى ما يحدث الأثر الإيجابي المنتظر ، أي صفة ما يحقق الهدف المرسوم ، فإذا كان محور الإدارة يدور حول كيفية تحديد أهداف المؤسسة وتحقيقها ، فان الفاعِليَّة هي صفة ما يحقق هذه الأهداف .

أضف إلى ذلك أن الإدارة شديدة الارتباط بعملية التأثير ، فهي بماهيتها وكنهها تتضمن معنى التأثير في السلوك البشري لتوجيهه نحو هدف ، كما أنها تعنى بالتأثيرات المتبادلة بين المؤسسة والبيئة المحيطة ، وهذا ما يزيد من اهتمام الإدارة بالفاعِليَّة ، التي تتضمّن في جوهرها مدلول التأثير .

وعلى هذا الأساس فان علم الإدارة يؤكد باستمرار على أهمية توافر صفة الفاعِليَّة في النشاطات والأشخاص والوسائل التـي تتصل بالإدارة ، فتجد هذا العلم يتحدث عن الأداء الفعال ، وعن المنظمة الفعالة ، والمدير الفعال ، والتنظيم الفعال، والبرامج الفعالة ، بل وعن الإدارة الفعالة ، ويرسم صورا لكل واحد منها ، ويحاول أن يحدد مكونات هذه الفاعِليَّة ، وأن يضع المعايير لقياسها ، والأسس لتقييمها ، والأساليب المقترحة لتحسينها .

وكثيراً ما يقترن الحديث عن الفاعِليَّة ، بمفهوم آخر معروف في علم الإدارة وهو الكفاءة (EFFICIENCY)، وإذا كانت الفاعِليَّة تشير إلى معنى تحقيق النتائج المطلوبة وإحداث الأثر الإيجابي، فإن الكفاءة هي علاقة بين كمية المدخلات وكمية المخرجات، أي أنها نسبة ما بين الموارد المستخدمة والنتائج المنجزة، بمعنى أن الكفاءة تزيد كلما كانت الموارد التي تم استعمالها أقل، قياساً بالنتائج المتحققة .

ويفهم عدد من علماء الإدارة مدلول الفاعِليَّة على أنّه يشير إلى أداء الأشياء الصحيحة (لكونها تتصل بالأهداف) أمّا الكفاءة فهي أداء الأشياء بطريقة صحيحة (فهي أكثر اتصالاً بكيفية أداء الأعمال)، وبمعنى آخر فإنّهم يربطون الفاعِليَّة بالقيادة ، ويربطون الكفاءة بالإدارة ، فالقيادة هي التي تبيّن الأشياء الصحيحة المطلوب إنجازها، أمّا الإدارة فإنّها تبيّن كيفية إنجاز هذه الأشياء .

وللفاعلية ركنان لا تقوم إلا بهما ، فهما جزء من حقيقتها ، وأساس في تكوينها ، بحيث لا توجد الفاعِليَّة إذا انتفى أحدهما ، ولا تتوافر إلا بتحققهما مجتمعين ، وهذان الركنان هما : تحقيق الأهداف المنشودة ، وإحداث التأثير الإيجابي .

وبشأن الركن الأول ، فالهدف هو (صورة لحالة مستقبلية منشودة ، مقرونة باستعداد لتخصيص الموارد اللازمة لتحقيق هذه الصورة) ، ولعل تدني نسبة تحقيق الأهداف ، وبالتالي تدني نسبة تحقيق الفاعِليَّة ، ينجم في المقام الأول عن غياب هذه الصورة للحالة المستقبلية ، أو عدم وضوح ملامحها وأبعادها ، أو نسيان معالم هذه الصورة بعد تحديدها ، أكثر مما ينجم عن سوء استخدام الموارد ، وأكثر مما ينجم كذلك عن ظروف طارئة خارجة عن الإرادة .

أما بخصوص الركن الثاني من أركان الفاعلية وهو (التأثير) فإن التأثير يشير إلى معنى ترك الأثر، والأثر يدل على العلامة أو الصورة التي يطبعها المؤثر في المتأثر، ولو أنك قلَّبْتَ كلمة التأثير في خلدك، وتأملت مضمونها، في محاولة للوصول إلى دلالتها، لوجدتها شديدة الارتباط بمعنى التغيير وتبديل الوضع من حال إلى أخرى، بمعنى أن إحداث الأثر يؤدي إلى القيام بتغيير وضع ما قائم إلى وضع آخر يختلف عنه .

ومجال التأثير طبعا هو البيئة المحيطة ، فقد يقع التأثير على ما يسود هذه البيئة من أفكار وقيم وتصورات واتجاهات ومفاهيم ومعتقدات وسلوكات ، وقد يقع على الوضع الاقتصادي السائد ، أو على الآلات والمعدات والوسائل التكنولوجية المستخدمة ، أو على سبل وأساليب الاتصالات ، أو على الجانب المادي الملموس في البيئة الطبيعية ، هذا ويمكن أن يقاس التأثير من عدة جوانب منها عمق ذلك التأثير ، واتساعه ، وامتداده الزمني ، ونفعه ، ومدى توافقه مع القيم الأخلاقية .

ولا يفوتنا هنا أن نذكر ان التأثير المقصود في ركن الفاعِليَّة هو التأثير الإيجابي ، فهناك أفعال لا تترك إلا تأثيرا سلبيا ، لكن لا يمكن وصفها بالفاعِليَّة ، حيث أن الفاعِليَّة بذاتها ذات مفهوم إيجابي ، وتزداد كلما كان التأثير أعمق ، وأوسع ، وأنفع ، وأطول ، وأكثر توافقا مع القيم الجليلة .

شكرا للدعوة والاجابة المميزة اعلاه

لكفاءه:هي فعل الأشياء الصحيحة بطريقة صحيحة وبالتالى تنخفض التكاليف ، فيتم استخدام أقل كم ممكن من المدخلات والموارد كالوقت والجهد والمال للحصول على اكبر منفعة  

الفاعليه: هي فعل الأشياء الصحيحة لتحقيق أهداف المنظمة .

فقد تكون المنظمة فعالة و لكنها ليست كفؤ أي أنها تحقق أهدافها ولكن بتكلفة عالية هذة التكلفة العالية معناها خسارة فى الموارد ، وعدم كفاءة المنظمة يؤثر سلبا على فاعليتها .

عندما يكون هناك فاعلية ولا يوجد كفاءة فان الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة وفي حالة عدم وجود فاعلية ووجود كفاءة فان الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف .

الفرق بين الكفاءة والفاعلية

تعرف الكفاءة بأنها:  علاقة بين كمية المدخلات وكمية المخرجات، أي أنها نسبة ما بين الموارد المستخدمة والنتائج المنجزة، بمعنى أن الكفاءة تزيد كلما كانت الموارد التي تم استعمالها أقل

تعرف الفاعلية بأنها: القدرة على تحقيق الأهداف مهما كانت الإمكانات المستخدمة في ذلك. فهي تمثل العلاقة بين الأهداف المحققة والأهداف المحددة 

انواع المنظمات من حيث الكفاءة والفاعلية

منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية مرتفعة :

المفهوم : اختيار جيد للأهداف مع استخدام وسائل رديئة فى تحقيق هذه الأهداف .

 النتيجـة : إنتاج منتج مطلوب ولكن بأسعار مرتفعة أو جودة منخفضة .

منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية مرتفعة :

المفهوم : اختيار أهداف ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .

 النتيجـة : منتج مطلوب بأسعار وجودة مناسبة .

منظمة ذات كفاءة منخفضة وفاعلية منخفضة :

المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام وسائل رديئة لاستغلال موارد المنظمة .

النتيجـة : منتج منخفض الجودة وغير مرغوب من العمــلاء .

منظمة ذات كفاءة مرتفعة وفاعلية منخفضة :

المفهوم : اختيار أهداف غير ملائمة مع استخدام أفضل الوسائل لاستغلال موارد المنظمة .

 النتيجـة : منتج مرتفع الجودة ولكن لا يرغبه العملاء

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

شكراً على الدعوة, وعلى المعلومات القيمة.

أتفق مع إجابتك 100/100 تحياتي  الحارة            السيد طبيب جيلالي

شكرا لدعوتك 

اتفق مع اجابتك 

مع التقدير 

الفعالية والكفاءة ... عنصران اساسيان 

لقياس مدى نجاح الفرد والمنشاءة 

شكرا للمشاركة