ما هى الخطوات الواجب اتباعها اذا طلب منك وضع نظام مالى وتكاليف يعتمد عليه لشركة لا تملك اية بيانات تاريخية؟

بادى ذي بدء لابد من التعرف علي أهداف وضع نظام من عدمه وما هي المتطلبات 

منمتطلبات داخلية المساعدة في اتخاذ القرارات المختلفة   مثل 

التسعير

التوسع أو الانكماش 

الرقابة

تقييم الاد

حدود الإنتاج والمخزون بكافة أشكاله 

خطط التسويق والمبيعات 

متطلبات خارجية 

حكومية وضريبية 

بنوك وكيانات اقتصاديةلها علاقة 

البورصة والاسواق المالية 

اما بعد دراسة الأهداف والمتطلبات السابقة يمكن البدء في في عملية التصميم ومناسبته لظروف وبيئة العمل بالمنشاة 

هناك العديد من البرامج المحاسبية والمالية الجاهزة وبالإضافة الي البرامج التي تصمم خصيصا ويتم الاختيار والمفاضلة بينهما حسب التوجه والعائد والتكلفة والمناسبة 

ثم هل سيتم الدمج بين النظامين أم فصلهما وعمل مطابقات دورية كما هو متبع 

الحالة التي بصددها السؤال هنا حالة عدم وجود بيانات تاريخية 

فيتبع اما وجود دراسات جدوي للمشروع وتشمل علي شكل ووضع نظم التكاليف والمحاسبة والمالية 

أو أنه لا يشمل وبالتالي يتم عمل دراسة كما ذكرنا سابقاً 

حالةِ عدم وجود دراسات جدوى المشروعات ويتم تبني وجهة نظر الإدارة وأهداف حيث يتم في البداية عمل محاكاة سواء بعملية دمج بين النظامين أو فصلهما وارجاء انشاء نظام متكامل لحين انتهاء الدارسة وعملية المحاكاة التي تتطلب فترة زمنية لفترة مالية كاملة لدراسة العائد وتكلفة القيام بهذه العملية ومدي مناسبتها لظروف الشركة 

إنما تلعب الخبرة السابقة والمحاكاة المستمرة لأفراد الفريق المالي والتكاليف دورا رئيسيا يؤدي إلي خفض الكثير من العمليات في الوقت والتكلفة 

لذا وجب التنويه علي الاختيار الجيد لعناصر هذا الفريق كباقي فرق العاملين في المنشأة 

نقوم برسم دورة مستندية محكمة لكل تخصص

دورة مبيعات

دورة مشتريات

دورة مستندية للرقابة علي الاصول

دورة مستندية لشؤون الموظفين

دورة مستندية للمخزون

عمل نقاط رقابة لكل دورة

عمل دليل حسابات قوي و استخدام برنامج حسابات شامل (نقاط بيع + مخزون ومشتريات + حسابات عامة و اصول ثابته و رواتب)

تحديد مهام كل قسم وكل موظف

وبالتالي يصبح كل شئ مراقب 

وبالتالي يكون الناتج استغلال موارد الشركة و المحافظة عليها

معلومات دقيقة مؤيدة بالمستندات

مساعدة الادارة في التخطيط والتويع و اتخاذ القرارات

توفير فريق عمل منظم ومتكامل لدراسه الوضع المالي ووضع عدد من الخطوات للتنفيذها.

بالنسبة للنظم المالية هي متشابهه في جميع المنشأت مع اختلاف بسيط يعتمد على حجم المنشأة وطبيعة النشاط ، وبالتالي يمكن الإعتماد على خبرتك السابقة وعمل نظام مالي ، ومن ثم البدء في تنفيذه ودراسته وإذا دعت الحاجة لتعديل أي بنود يمكن تعديلها للوصول إلى الصيغة النهائية للنظام .

أما بالنسبة لنظام التكاليف فإذا كان هناك شركة مماثلة في النشاط وتملك نظام تكاليف فيمكن تطبيق نفس النظام ودراسته والتعديل عليه حتى يتناسب مع متطلبات العمل في المنشأة ، وإذا لم يكن هناك نشاط مماثل فيتم تصميم الدورة المستندية المناسبة لجمع المعلومات ومن ثم تحليلها ودراستها والبدء في نصميم نظام التكاليف .