افضل الطرق لمراجعة وتسجيل المشتريات لضمان عدم التلاعب بالفواتير ؟ ما هى ؟

1-التأكد من وجود اعتمادات بالموازنة التقديرية للمواد المراد شرائها وإعداد بيان بالانحرافات في أسعار الشراء عن المعتمد او المشتريات التى لم ترد بالموازنة التقديرية واعتماد ذلك .

2-التحقق من قيام القسم الفني أو الإنتاجي بتحديد الكميات المراد شراؤها ومواصفاتها وتسجيلها في سجل خاص بغرض المطابقة مع المشتريات.

3-التأكد من تأشيرة أمين المستودع أو قسم محاسبة المواد أو التكاليف بوصول الصنف المراد شراؤه إلى مستوى إعادة الطلب أو نفاذ المخزون من السلع المراد شراءها.

4-   التأكد من إتباع إجراء الشراء وفق التعليمات الصادرة بشأنها.

5-   التأكد من عدم تجزئة قيد المشتريات بغرض تخطى حدود الصلاحيات الممنوحة .

6-متابعة محاضر الاستلام والتحقق من مطابقتها للمواصفات الفنية والتجارية ومتابعة الإدخالات والقيد بالبطاقات وسجلات المراقبة

7-   التأكد إن كل فاتورة مورد يقابلها مذكرة إدخال مخازن بنفس البنود المدرجة بالفاتورة.

8-   مراجعة بعض فواتير المشتريات من حيث الاعتماد والسعر والكميات والإدخال للمخازن .

9-التأكد من خصم الضرائب من المنبع عند سداد الفاتورة وإثباتها لحساب الضرائب المختصة ومراجعة مدى الالتزام للتوريد لمصلحة الضرائب وفق المواعيد المحددة بالقانون .

10- الاطلاع على مردودات المشتريات خلال الفترة المالية محل الفحص والتأكد من اعتماد مردودات المشتريات واذون خروجها من المخازن .

11-  مراجعة عينة من المشتريات مع سداد للبنك والخزينة لبيان دقة العمليات الحسابية والاعتماد للدورة المستندية .

12- التأكد من الحصول على أكثر من عرض سعر قبل الشراء مع مطابقة تلك العروض من الناحية الفنية والقياسية للمفاضلة بين الأسعار.  

13- الاطلاع على قرارات تشكيل لجنة المشتريات وسلطات الاعتماد والشراء وفق لوائح الشركة المعتمدة من مجلس الادارة .

1- طلب عروض أسعار للشركات المورده لضمان أفضل الأسعار والتسهيلات

2- مراجعة عروض الأسعار من قبل المراجعه والتدقيق وأصدار أمر توريد للشركة الأفضل

3- مطابقة أمر التوريد مع فاتورة الشراء من قبل مختص من المراجعه والتدقيق 

4- إصدار إذن إضافه من قبل المخازن موقع عليه ومراجعته من قبل المراجعه والتدقيق

5- تسجيل الوارد فى سجلات الإضافة للبند وإجراء جرد عشوائى لضمان سلامة وصحة الأرصدة 

شكرا للجميع

يتم مراجعة أوامر التوريد والتسعير عن طريق مراقب المخازن ويتم مراجعة اوامر التوريد بالكميات والاستلام علي اساسها عن طريق امين المخزن كما يفضل عمل دورة محاسبية لطلبات الشراء عن طريق موظف منفصل

اولا : يجب تسجيل المشتريات من قبل موظف المشتريات في قسم المحاسبة وليس الموظف السؤول عن كتابة قيد يومية فصل المهام للتاكد من عدم التلاعب 

ثانيا : التاكد من ان المشتريات المسجله هي مشتريات صحيحة وحقيقية وليست وهمية عن طريق متابعة القيد من القوائم المالية الى اصل القيد في اليومية 

ثالثا التاكد  والاستفسار ان فاتورة المشتريات حقيقية عن طريق الاستفسار من العميل  وملف العميل والتاكد من ان البضاعة وصلت للمخازن واستلمت من قبل مامور المستودع فحص فاتورة اليومية مع سند استلام البضاعة وطلب الشراء والتاكد من ان البنود الواردة في القوائم هي نفسها ولا يوجد تلاعب من حيث السعر والكميات الواردة والاعداد صحيحة ارسال  كشوفات للعميل واستلام كشوفات للعميل ومطابقتها للتاكد من صحة الرصيد في الدفاتر وانه لا يوجد مشتريات وهمية او غير مسجلة لدينا او غير مسجلة لدى العميل

مراجعة اوامر الشراء من قبل ادارة المشتريات وتاكيد طلب الشراء وتاكيد استلام المواد من قبل المخازن ومطابقتهم بفاتورة المورد وطلب كشف حسابي دوري للمورد ومطابقته .