Register now or log in to join your professional community.
ترى بعض المؤسسات تعمل بكفاءة عاية، وبعد بعض الوقت تراها تراجعت وانكفأت وتقلص عملها وتكاد أن تنهار، فما الأسباب الكامنة خلف هذه الظاهرة؟؟؟
شكرا على دعوتي للإجابة على هذا السؤال المتميز!!
لنتفق أولا على أن الكلام يتم عن منظومة مثالية أو شبه مثالية (أسست لتعمل وتقوم بوظائفها وواجباتها على أكمل وجه، الفساد المالي والإداري في حدوده الدنيا المقبولة وليس عن منظومة أسست وليس لها هدف أو إستراتيجية أو .......) كانت هذه المنظومة تعمل بكفاءة عالية ثم انخفضت كفاءتها بشكل ملحوظ. ولنستعرض الأسباب العامة لانهيار المنظومات أو انخفاض كفاءتها من وجهة نظر إدارية وهيكلية بحتة.
أولا- تقويض السلطة: يقصد بها عدم السماح للسلطة التنفيذية بتنفيذ واجباتها وسلطاتها:
إن خط السلطة ليس ثابتا بذاته، بل يتغير باستمرار، ومن أهم عوامل تغير خط السلطة عما رسم له في الهيكل التنظيمي بل وحتى انقلابه، فيصبح خط السلطة مقلوبا، من الأسفل إلى الأعلى:
- عدم مراقبة اتجاهات خط السلطة بشكل مستمر ودائم.
- عدم وجود اللوائح التنفيذية التي تضمن استمرارية السلطة التنفيذية من الأعلى إلى الأسفل.
- قائمة التفويضات ومنح الصلاحيات، إذا كانت في غير محلها، خاصة إذا كانت تعزز السلطة الوظيفية.
- انفلات سلطة اللجان التنفيذية (كل أشكال اللجان الخدمية).
- انقلاب السلطة الاستشارية بحيث تصبح جزءاً من السلطة التنفيذية.
- انفلات السلطة الوظيفية من عقالها (السلطة التي تقدم الخدمات والسلطة الإدارية)، وهي في غالب الدراسات تؤدي إلى تدهور كفاءة وفعالية المنظومة فيصبح مجرد قدرة التنظيم على البقاء يعد مؤشرا كافيا للفاعلية، عندها تنتقل المنظومة إلى هدف وحيد هو الحفاظ على الموارد المادية وإهمال المورد الأهم، وهو المورد البشري، وتنقلب خطوط السلطة وخطوط الصلاحيات، وخطوط الإشراف، والتفويضات، لتصبح كلها بيد السلطة الوظيفية والاستشارية وسلطات اللجان، وتضيع السلطة التنفيذية، وتتقوقع وتأخذ موقع الدفاع عن النفس نتيجة للهجوم الذي يشن عليها من قبل أصحاب السلطات الجديدة، ويتدهور الإنتاج، وتضيع المنظومة في دوامة تسجيل نقاط الأداء، وتفقد المنظومة مشاركة عامليها، فيقل عملهم وإنتاجهم، فيتم التوجه إليهم باللوم، مما يؤدي إلى دخول المنظومة في دورة جديدة من أدوار تعزيز انقلاب السلطات، ويصبح هم الجميع التنافس في تسجيل نقاط وهمية، وتبدأ المنظومة تترنح تحت وهم انتصارات (إنجازات) الكادر الخدمي، بينما تشير الدراسات العديدة أن البقاء ليس دليلا على الفعالية، وأن مقاييس الفعالية عديدة، تختلف باختلاف طبيعة عمل المنظومة.
غموض المسار الوظيفي:
يضع بعض الباحثين المسار الوظيفي تحت بند السلطة، ويقصدون بذلك أن تتصدى السلطة التنفيذية (الإدارة العليا، المدراء المركزيون) لتوضيح المسار الوظيفي لموظفي المنظومة، وأن تتصدى السلطة التنفيذية لتطبيق المسار الوظيفي بحذافيره مما يؤمن استقرار بيئة العمل نظرا لمعرفة الموظف متى وكيف يتم ترفيعه، ومتى وكيف يتم تدريبه، ومتى وكيف تتم ترقيته،ومتى وكيف....... وما مزايا تنفيذه للعمل، وما عواقب امتناعه عن العمل، مع اتخاذ الوسائل الكفيلة بتشجيع الكادر على تنفيذ الأعمال غير المكتبية (الحقلية) المطلوبة منه. وتشير المراجع إلى أن المسار الوظيفي في بعض الدول مجهول ولا يعرف الموظف منه بعد توظيفه إلا حلقة واحدة وهي التقاعد. فإن طرأ على المسار الوظيفي طارئ بحيث أصبح غامضا وأصبح العاملون يشعرون بغمط حقوقهم، تقل كفاءة المنظومة، وهذا ألأمر يحدث في حال المحسوبيات والكوتة غير العقلانية التي تضعها بعض المنظومات.
خلل في الإشراف:
يعرف الإشراف بأنه كيفية أداء السلطة التنفيذية لدورها، وتقسم المنظومات بناء عليه إلى ثلاثة أنواع:
- منظومات تمارس فيه السلطة التنفيذية حقوقها في الإشراف الإداري، وتترك الإشراف العلمي مغفلا أو من صلاحيات السلطة الاستشارية أو سلطة المدراء الأقل رتبة.
- منظومات تمارس فيه السلطة التنفيذية حقوقها في الإشراف العلمي، وتتخلى عن الإشراف الإداري لآخرين (المدراء الأقل رتبة، تكليف غيرهم بالصلاحيات والتفويضات الإدارية).
- منظومات تمارس فيه السلطة التنفيذية حقوقها في الإشراف العلمي والإداري، مع مراعاة خط السلطة العام، كل حسب نطاق إشرافه.
في الحالتين الأولى والثانية تفقد المنظومات فعاليتها وكفاءتها وينفلت المرؤوسون، أو يتقوقعوا، أو ينقلبوا على خطوط السلطة، وتصبح القوة من الداخل والخارج هي أساس العمل والترقيات والترفيعات ويصبح الكادر العلمي مملوكا من الكادر الإداري فيفقد استقلاليته، ويفقد إبداعه وحريته في أداء أعماله فينخفض الإنتاج بشكل مطرد، كون الكادر الخدمي والإداري لا يحاسب على تقصيره، ومع استمرار انخفاض الإنتاج يجد الكادر الإداري مبررات ليبعد عن نفسه اللوم على انخفاض الإنتاج، فيبتكر أساليب جديدة في التحكم بالكادر العلمي فيضيق عليه الخناق مرة أخرى فينخفض إنتاجه من جديد، ويصبح هم المنظومة إحصاء الإنجازات الإدارية التي تحققها.
في الحالة الثالثة تبقى الفعالية عالية وتتصاعد، نظرا لانطباق خطي السلطة والإشراف على بعضهما. مع مراعاة مراقبة مدى تقيد السلطة التنفيذية بخط السلطة العام.
خلل في نطاق الإشراف:
هو تعبير مركب يقصد به من جهة عدد المرؤوسين الذين يشرف عليهم إداري واحد من الحلقة العليا في حال كانت تخصصاتهم متقاربة، ومن جهة أخرى يقصد به عدد الاختصاصات التي تقع ضمن نطاق إشراف الإداري.
ويشير Tom Peters & Robert Waterman في كتابهما "بحثا عن التميزIn Search of Excellence"" أن نطاق الإشراف يخص الحلقة العليا من المدراء، وأنه كلما اتسع نطاق الإشراف في المنظومات العلمية كلما فقدت المنظومة كفاءتها وفعاليتها، ويعزوان هذا الأمر لتقارب وتباعد اختصاصات المرؤوسين تحت نطاق الإشراف الواحد.
خلل في الهيكل التنظيمي:
يعتبر الهيكل التنظيمي لأي منظمة وسيلة أو أداة هادفة لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها بكفاءة وفاعلية، من خلال المساعدة في تنفيذ الخطط واتخاذ القرارات وتحديد ادوار الأفراد وتحقيق الانسجام بين مختلف الوحدات والأنشطة، وتفادي التداخل والازدواجية والاختناقات وغيرها.
ومن ناحية أخرى فان للهيكل التنظيمي تأثير كبير على سلوك الأفراد والجماعات في المنظمات، فتقسيم العمل والتخصص يتضمن إسناد مهام وواجبات محددة للفرد، والالتزامات المترتبة على الفرد وتوقعاته نتيجة لذلك قد توفر له الشعور بالرضا عن العمل.
للهيكل التنظيمي خصائص / أبعاد رئيسية وهي:
1) التعقيدComplexity.
2) درجة الرسميةFormalism.
3) المركزيةCentralization.
أما درجة التعقيد فتتكون من ثلاثة عناصر وهي:التمايز،التقسيم الأفقي، (تعدد وتنوع الأنشطة والواجبات والمجموعات الوظيفية والتخصصات المتنوعة)،والتمايز الراسي (عدد المستويات التنظيمية) والتمايز الجغرافي (التوزيع الجغرافي لعمليات وأنشطة المنظمة).
فالهيكل التنظيمي يزداد تعقيداً كلما زاد واحداً أو أكثر من أنواع التمايز الثلاثة وكلما زادت درجة التعقيد كلما زادت الحاجة للاتصالات والتنسيق والرقابة.
أما الخاصية الثانية وهي الرسمية فتسير إلى مدى اعتماد المنظمة على القوانين والأنظمة والتعليمات والقواعد والمعايير في توجيه وضبط سلوك الأفراد أثناء العمل.
ومن النتائج والآثار السلبية التي تسببها الرسمية العالية للأفراد إعاقة نمو الشخصية الناضجة والمبدعة، واستبدال الأهداف حيث تصبح الأنظمة والتعليمات غاية وليست وسيلة.
وأخيرا فان الخاصية الثالثة للهيكل التنظيمي وهي المركزية تشير إلى مصدر أو موقع اتخاذ القرارات في المنظمة أو توزيع السلطات،وتؤدي المركزية الشديدة إلى إحباط الأفراد وعدم الرضا وعدم التطور والنمو وإعاقة الإبداع.
شكرا لدعوتك
العديد من الاسباب ممكن ان نذكر اهمها
- ضعف القيادة
- عدم وضوح الهدف
- عدم وجود خطة ملائمة
- عدم وجود رؤيا
- زيادة دوران العمل
- بيئة داخلية غير مستقرة
- الفرق العاملة والموظفين غير موحيد
- لايوجد ثقافة للمنظمة
- عدم قدرة المنظمة على مواكبة السوق
- وغيرها اخرى
شكرا علي الدعوة
اتفق مع اجابة الاستاذ عمر
ويجب التنسيق مع الادارات المختلفة في العمل وتراجع مستوي الاداء يشمل جميع الاقسام ومسئولية الفشل يتحملها الجميع وليس قسم بعينة
شكرا على الدعوه الكريمه
بإختصار شديد ، وفى رآى الشخصى ، فأن السبب الرئيسى لتراجع المنظمات وإنهيارها ، يكمن فى عدم إلتزامها الدائم بتطبيق معايير الجوده" سواء تلك المحدده من الجهات الرقابيه المختلفه ، أو تلك المحدده بأنظمه عملها الداخليه"
