Register now or log in to join your professional community.
العلاقة هي ان انظمة المعلومات تعتبر أنظمة محوسبة صممت بهدف خدمة الموسسة التجارية و المدراء و الموظفين في المؤسسة التجارية او الشركة التجارية او الخدمية او التعليمية. فهدفها بناء أنظمة حاسوبية تكنولوجية تعمل على مساعدة المؤسسات المختلفة في القيام بأعمالها و القيام بعملياتها التجارية بشكل مأتمت، وتقوم بعدة وظائف من المساعدة المكتبية والقيام بالوظائف المحاسبية و تنظيم الارشيف و ايضا الإجتماعات، كل هذا وأكثر من كل ما قد يساعد المؤسسات في عملية اتخاذ القرار.
و تعرف ايضا بانها نظم معلومات توفر المعلومات و السجلات عن الماضي و الحاضر فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة لمساعدة الإدارة في عملية اتخاذ القرارات. كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية التخفيف من الأعباء، وتخفيف المصاريف المالية على الموظفين، وتتغلب على العديد من السلبيات للعمل البشري التي قد يتسبب بها الملل من العمل الروتيني أو عدم وجود الحافز المعنوي اللازم. كما تساعد على تصغير حجم المؤسسات الذي يزيد من أعبائها. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الادارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل.
السؤال جدا كبير ويحتاج الى شئ من التفصيل لذلك سأورد لك بعض المعلومات عن كلا الموضوعين وهي متاحة على الانترنت ايضا لمن اراد الزيادة
الفرق بين (نظم معلومات الادارية) و ( ادارة الاعمال)
نظم معلومات الادارية
وتعتبر نظم المعلومات الادارية متميزة عن غيرها من نظم المعلومات لانها تستخدم تحليل وتسهيل الانشطة الاستراتيجية والتشغيلية . اكاديما يستخدم هذا المصطلح لاشارة إلى دراسة كيف يمكن للافراد والجماعات والمنظمات تقييم وتصميم وتنفيذ وإدارة واستخدام انظمة وتوليد المعلومات ، وذلك لتحسين الكفاءة وفاعلية الصنع ربما في ذلك نظام يطلق عليه نظم دعم القرار ، النظم الخبيرة ، نظم المعلومات التنفيذية . .
أهمية نظم المعلومات
توفر نظم المعلومات الإدارية المعلومات المناسبة على الصعيدين الداخلي والخارجي للإدارة على كافة مستوياتها، حتى يمكن اتخاذ القرارات الفعالة والمؤقتة لكي يوفر القيام بعملية التخطيط والرقابة والتوجيه داخل منظمة ما.
وتعمل نظم المعلومات المطورة على توفير البيانات المطلوبة بهدف دعم وإدارة وظائف برامج المشروع. ولقد بدأت نظم المعلومات الإدارية قبل إدخال الكمبيوتر بفترة طويلة من الزمن. فقد نشأت في باد الأمر بإدارة الحسابات ومجالات الإدارة الأخرى. ويوسع استخدام الكمبيوتر من سهولة استعمال المعلومات والحصول عليها والتعامل مع البيانات بكميات كبيرة. كما أن هذه البيانات تكون متاحة للاستخدام من قبل المنظمة ككل.
التقارير التي تصدره نظم المعلومات الادارية
وتستخدم نظم المعلومات الإدارية في إصدار نوعين من التقارير لأصحاب العلاقة :
النوع الأول : تقارير دورية Periodic Reports وهي تقارير تصدر كل فترة زمنية معينة مثل شهر ، سنة إلخ... تحتوي معلومات تفيد في صنع القرار ، مثلا يصدر التقرير الدوري لنظام المعلومات الخاص بإدارة المخزون ليخبرنا أن مخزوننا من الأقلام سينفذ بعد أسبوع إذا بقيت نسبة الاستخدام على ما هي عليه ! يستفيد مدير قسم المخزون من هذه المعلومة بصنع قرار الشراء لمزيد من الأقلام.
النوع الثاني : تقارير خاصة Special Purpose Reports هي تقارير يطلبها المستخدم من النظام وقت الحاجة لصنع قرار معين طارئ ، أو معلومات عن أي موضوع يصدره التقرير الدوري لكن المستخدم بحاجته قبل وقته.
الهدف الاساسي من نظم المعلومات الادارية
الهدف الأساسي من نظم المعلومات الإدارية هو إعطاء المنشأة أقصى فائدة من استخدام الحاسب الآلي والنظم للمساعدة في توفير المعلومات وإدارتها واستخدامها في الحياة العملية و ذلك بتحليل المعلومات و البيانات التي تمتلكها الشركة او المؤسسة او المنشأة الحكومية التي لا تهدف للربح ايضى والتي تستفيد من هذا ايضى بتحليل البيانات و الوصول إلى قرارات مدعمة و اقرب ما يكون للأفضل . الثمرة الحقيقية من نظم المعلومات الإدارية هي تزويد المستويات الإدارية المختلفة في مؤسسة ما بكل ما تحتاجه من معلومات تساعد القائمين بالعمل على اتخاذ القرار المناسب, فنظم المعلومات الإدارية هي طريقة لإبراز المعلومة في الوقت المناسب بالشكل المقروء للشخص المسئول بصورة دقيقة, باستخدام الحاسب الآلي أو حتى باستخدام نظم يدوية ولكنها دقيقة بصورة كافية.
المميزات
وفيما يلي بعض من الفوائد التي يمكن أن تتحقق لأنواع مختلفة من نظم المعلومات الإدارية:
1- إعطاء صورة عامة عن الشركة والقيام بدور الاتصال وأداة للتخطيط.
2- توافر بيانات العملاء وردود فعل يمكن أن تساعد الشركة على مواءمة إجراءات الأعمال لديها وفقا لاحتياجات العملاء. يمكن للإدارة الفعالة للبيانات العملاء تساعد الشركة على أداء أنشطة التسويق والترويج المباشر.
3- يمكن إدارة نظم المعلومات تساعد الشركة اكتساب ميزة تنافسية. ميزة تنافسية هو قدرة الشركة على القيام بشيء أفضل وأسرع وأرخص، أو فريد، بالمقارنة مع الشركات المنافسة في السوق.
مراحل نظم المعلومات الإدارية
ابتداء من جمع البيانات، وفترات تلك البيانات إلى التحليل ورفع التقارير (القوائم البيانية) وتعتبر نظم المعلومات على مستوى جيد عندما تخدم منظمة ما ومديريها عن طريق جمع. وتحليل المعلومات المناسبة والشاملة وكلن بدون إفراط فيها لتحليل تنمية البرنامج والمشاكل أو اتخاذ القرار. لذا فإن معايير نظم المعلومات الإدارية الجيدة في:
• الدقة: معلومات وبيانات صحيحة.
• حداثة المعلومات: توفر معلومات حديثة وفي حينها.
• التكامل: توفر قدر كافٍ من المعلومات الضرورية بالنسبة لغرض محدد.
• الإيجاز: معلومات موجزة بالاستثناء أو نشاطات مخططة حسب الحاجة.
• الارتباط والملائمة: لمساندة أسلوب العمل المتطلب من مسؤولي الإدارة في منظمة ما وذلك بمساعدة تحليل منظم المعلومات- تكييف التحليل وفقاً لتسهيل عملية استخدام المعلومات للمراحل الإدارية المختلفة.
• توفر المعلومات: أن تكون متوفرة وسهل الحصول عليها.
كما أن استخدام المؤسسات للنظم الحاسوبية في العمليات الإدارية يخفف من الأعباء، والمصاريف المالية على الموظفين، ويتغلب على العديد من سلبيات العمل البشري الذي قد يتسبب بها الملل من العمل والأخطاء البشرية الروتينيه أو عدم وجود الحوافز المعنوية اللازمة. كما تساعد على تضخيم حجم المؤسسات. كما أن امتلاك المؤسسات لنظم المعلومات الإدارية يزيد من القدرة التنافسية للمؤسسة في بيئة العمل. ولكن يعيب البعض على استخدام هذه النظم في المؤسسات الإدارية على التخلص من المستندات الورقية.
تعريف إدارة الأعمال
إدارة الأعمال (بالإنجليزيّة Business Administration ):
هي مجموعة من الأنشطة التي ترتبط مع بعضها بعضاً من أجل تطبيق السّيطرة والتحكّم الفعّال بكافّة وظائف الشّركة،. وتعرف إدارة الأعمال أيضاً بأنّها العمليّات التي تُطبَّق من أجل تفعيل التّعامل مع الأشخاص والأشياء ضمن نطاق بيئة العمل، ممّا يُؤدّي إلى تحقيق الأهداف المَطلوبة بنجاح. ومن التّعريفات الأخرى لإدارة الأعمال هي الأفعال والطُّرق التي تهدف إلى توجيه الأفراد والشّؤون والأعمال الخاصّة في المُؤسّسة.
تاريخ الإدارة
تُعتبر إدارة الأعمال من العلوم الحديثة نسبيّاً بعكس الإدارة عموماً التي تُعدُّ من المفاهيم القديمة؛ لأنّها كانت تعتمد على وجود السّلطة في يد الأشخاص، فعندما يمتلك فردٌ ما سلطةً للسّيطرة على أفراد آخرين عندها يقوم بتطبيق الإدارة بالاعتماد على المهارات الشخصيّة، أو الخبرة المُكتسبَة من العمل. عند ظهور فكرة إدارة الأعمال بصفتها من العلوم الإداريّة الحديثة اعتمدت على مجموعة من المبادئ والأُسس والنظريّات العلميّة التي ساهمت في تعزيز التّطبيق التقنيّ والعملي للإدارة في قطاع الأعمال؛ من خلال التحكّم في السّلوك الوظيفيّ والعوامل المُؤثّرة على بيئة العمل ومُتطلّبات التطوّر المهنيّ في الوقت الحالي، كما حرصت إدارة الأعمال على دراسة الأوضاع السياسيّة والاقتصاديّة المُؤثّرة على طبيعة الأعمال في مجتمع ما؛ وخصوصاً مع زيادة حجم الإنتاج، وتطوّر الخدمات التي تُقدّمها قطاعات الأعمال المُختلفة.
وظائف الإدارة
تعتمد الإدارة عموماً، وإدارة الأعمال خصوصاً على تنفيذ أربع وظائف رئيسيّة، وهي:
التّخطيط: هو تحديد الأهداف، وبناء الاستراتيجيّات والخُطط المُناسبة لتحقيقها من أجل الوصول إلى صنع قرار، أو تقديم شيء جديد في المراحل النهائيّة من تطبيق الوظائف والعمليّات الإداريّة المُتنوّعة.
التّنظيم والتّنسيق: هي الوظائف التي تهدف إلى وضع القواعد المناسبة، وتحديد المَهام والمسؤوليّات التي ينبغي القيام بها، وفقاً لخطوات مُعيّنة ومُحدّدة، ومن ثم ضمان تنسيقها باستخدام الأساليب الإداريّة التي تُساعد في توزيع هذه المَهام على الأشخاص المُناسبين في بيئة العمل.
القيادة والتّوجيه: هي تطبيق الوسائل التي تهدف إلى التّأثير على المُوظّفين بطريقة إيجابيّة من خلال العمل على تحفيزهم للقيام بالمَهام المطلوبة منهم، والتّواصل والتّفاعل معهم، سواءً من خلال تدريبهم، أو تقديم المُساعدة لهم في إنجاز وظائفهم، وأيضاً العمل على توجيههم بالطُّرق السّليمة التي تُساهم في تحقيقهم للأهداف المطلوبة بكفاءة.
الرّقابة والسّيطرة: هي المُتابعة الدّائمة لسير عمل الموظّفين عن طريق الاطّلاع على النّتائج الخاصّة في العمل، والمُقارنة بين ما تمّ تحقيقه واقعيّاً وما سبق التّخطيط له، وما زال في حاجة إلى توفير الأدوات والوقت من أجل المُباشرة في تنفيذه فعليّاً، ويتمُّ في مرحلة الرّقابة اكتشاف الأخطاء الواقعة، ومن ثم القيام بتصحيحها ضمن السّياسات الخاصّة في العمل.
مسؤوليّات الإدارة
ترتبط مع الإدارة مجموعة من المسؤوليات التي من الواجب تطبيقها ضمن بيئة العمل، سواءً أكانت مُؤسسةً، أو شركةً، أو أيّ مجال عمل غيرهما، والآتي مجموعة من أهمّ هذه المسؤوليات:
- الحرص على تنفيذ كافّة الأهداف والاستراتيجيّات الخاصّة في المنشأة ضمن الفترة الزمنيّة المُقترحة في خطة العمل. ا
- لإشراف على كافّة النّشاطات الماليّة، ومتابعة الميزانيّة والقوائم المُحاسبيّة، من أجل تطبيق الرّقابة على العمليّات الماليّة؛ سواءً التي تعتمد على دفع المصروفات، أو الحصول على الإيرادات المُتنوّعة. إدارة العمليّات الخاصّة في الإنتاج، خصوصاً في الشّركات الصناعيّة التي تعتمد على مجموعة من العمليّات الإنتاجيّة وتساهم في تحقيق الأهداف الخاصّة بها. تفعيل دور الابتكار في بيئة العمل، ممّا يُساهم في ظهور سلع أو خدمات أو تقنيات جديدة تُساعد على تطوير المُؤسّسة، واستقطاب المزيد من العملاء.
- العمل على تفعيل دور المُشاورات والاجتماعات بين الإدارة ورؤساء الأقسام والمُدراء الفرعيّين، ممّا يُساهم في تبادل الآراء والأفكار المُفيدة. المشاركة في المفاوضات، وعقد الاتفاقيات، والعقود بين الإدارة الخاصة في المؤسسة، وإدارات المؤسسات الأخرى.
- الموافقة على تعيين المشرفين عن المشروعات، ورؤساء الأقسام، والمدراء الفرعيين، وقبول استقالاتهم، وتنفيذ المتطلبات الإداريّة الخاصة بهم.
- مراقبة مؤشر أداء العمل؛ من خلال متابعة التقارير، والقوائم الماليّة، وغيرها من الوثائق التي تقدم تقييماً للوضع الخاص في المؤسسة.
- العمليّات الإداريّة التشغيليّة تحرص الإدارة قبل البدء في تطبيق العمل على تنفيذ العديد من العمليّات الإداريّة التشغيليّة، ومنها:
o أداء المَهام: هي المبادئ التي يجب على الإدارة صياغتها في بداية العمل الرسميّ، وتصبح مع الوقت من الأمور الضروريّة، والتي يحرص كافّة المُوظّفين على تطبيقها خصوصاً في ظلِّ الظّروف المهنيّة المُتغيّرة التي تتطلّب المُحافظة على أداء المَهام بشكل صحيح، إذ تُعرَف المَهمّة بأنّها كلّ عمل يتمُّ إنجازه لتحقيق هدف ما. السجلّات
o والتّقارير: هي الوثائق المَكتوبة ورقيّاً أو إلكترونيّاً، تشمل على معلومات حول البيانات التي تُستخدم في إدارة القرارات، ومُتابعة المُوظّفين، والنّشاطات الخاصّة في المُؤسّسة.
o مُعالجة المعلومات: هي الوسيلة التي تُساعد في دراسة المعلومات، وتشمل ثلاثة أنواع رئيسيّة، وهي:
المعلومات الخاصّة في المُؤسّسة، وتشمل كافّة معلوماتها منذ تأسيسها حتّى يوم العمل الحالي.
المعلومات ذات الصلّة في عمل المُؤسّسة، والتي تتضمّن أيّة معلومات داخليّة مُرتبطة ارتباطاً مُباشراً بالعمل.
المعلومات ذات الصّلة الخارجيّة، وهي المعلومات التي يتمُّ الحصول عليها من مصادر لا ترتبط ارتباطاً مباشراً مع العمل، ولكنّها تُساهم في توفير معلومات عن شيء ما، مثل المشروعات الحديثة، كالمشروعات الإنشائيّة التي تحتاج فيها المُؤسّسات غير المُتخصّصة في الإنشاءات والمباني بالاستعانة بمهندس خارجيّ مُتخصّص.
ولكم خالص الشكر
