ما هي طريقة انشاء دورة مستندية ودفترية؟

الفهــرس

•       المحـتويــات :

•       شـرح الـدورة المستنديـة :

•       شـرح الـدورة الدفتــرية :

•       المستندات الموضحـة للدورة:

أولاً : الإدارة الماليــــــة:

•        قيـد اليوميــة ( يدوى ) .

•        قيـد يـوميـة( حاسـب ) .

•        طلب صرف نقدية .

•        طلب صرف شيك .

•        طلب تسوية عهدة .

•        إشعار صرف نقدية مؤقت .

•        إشعار صرف نقدية / شيك .

•        إشعار استلام نقدية / شيك .

•        كارت مراقبة المخزون .

•        التسوية البنكية .

•        الدفـاتر المساعدة و القانونيـة .

ثانياً : إدارة المشتريـات :

•        أمر توريد .

•        إذن إرتجاع للمورد .

ثالثاً : إدارة المخـــــــازن :

•          طلب صرف بضاعة .

•          كارت صنف .

•          تقرير الفحص .

•          محضر الأعدام .

•          إشعار صرف بضاعة .

•          إشعار إستلام بضاعة .

•          طلب شراء .

•          إذن إرتجاع للمخزن .

رابعاً : طريقة التطبيق :

أولاً : الإدارة المالية :

تشمل كلاً من :

1.    المدير المالى .

2.    الخزينة.

3.    الحسابـات :

                                                          ‌أ.          محاسب مراقبة المخازن " التكاليف " .

                                                        ‌ب.        محاسب مالى .

                                                        ‌ج.        محاسب المشتريات .

                                                         ‌د.         محاسب عملاء .

   المديـر المالـي :

يقوم بمراجعة الميزان المبدئى المقدم من المحاسب المالى و عليه يتم الأتى :

•        إعداد ميزان المراجعة النهائي .

•        إعداد قائمة المركز المالى .

•        إعداد قائمة الدخل .

•        إعداد قائمة التدفقات النقدية .

•        إعداد قائمة التغير فى حقوق الملكية .

•        إعداد القوائم المالية .

•        إعداد اليومية العامة .

•        إعداد الأستاذ العـام .

   الخزينــة :

•        إستلام طلب صرف نقدية مؤقت موقع من المدير التنفيذى .

•        تقوم بإصدار نوعين من الإشعارات و تكون مكونه من " أصل + صورتين " :

                           ‌أ.  إشعار صرف نقدية مؤقت " عهدة " و ذلك لحين التسويه ( وعند التسوية يقوم أمين الخزينة بإصدار إشعار صرف نقدية ) :

 ويقوم بإعطاء إدارة الحسابات إحدى صور هذا الإشعار مع المرفقات الداله على الصرف.

ب. إشعار استلام نقدية :

يصدره أمين الخزينة عن استلام نقدية و إيداعها داخل الخزينة و يقوم بإعطاء إدارة

الحسابات إحدى صور هذا الإشعار مع المرفقات الداله على الإضافة .

التأكد من إجراء الخصم على المبالغ المنصرفة من الخزينة .

•   القيام بعمل جرد يومى على رصيد الخزينة و تقديمه إلى إدارة الحسابات لمعرفة رصيد الخزينة ومطابقته مع الرصيد الدفتري .

   الحسابـات :

 و تشمل الأتى :

أ. محاسب مراقبـة المخـازن :

•        يقوم بأستخدام كارت مراقبة المخازن و يقوم بالتسجيل به عند إستلام إشعارات

الإضافة وإشعارات الصرف من أمين المخزن .

•        وتكون إشعارات الإضافة مرفق معها المستندات الدالة على الإضافة وأيضاً إشعارات

الصرف تكون مرفقة بطلب الصرف الموقع من المدير التنفيذى .

•        يقوم بعمل جرد أسبوعى / شهرى على رصيد المخزن  لمطابقة الرصيد الفعلى مع

    الدفترى لتجنب العجز و الأخطاء الناتجة عن التسجيل .

ب. المحـاسب المـالي:

     يقوم باستلام كلاً من :

•        إشعارات الصرف و الإضافة من الخزينة .

•        إشعارات الصرف و الإضافة من المخزن .

•        نموذج الأجور و المرتبات للمراجعة و التسجيل من قبل الشئون الإدارية .

•        أى مستندات أخرى متعلقة بالحسابات من أى جهة أخرى .

•        أرصدة المخازن " محاسب المراقبة " .

•        أرصدة العمـلاء " محاسب العملاء " .

•        أرصدة الموردين " محاسب المشتريات " .

 

يقوم بعمل الأتى :

•        مراجعة الإشعارات المقدمة من الخزينة / المخزن بالمرفقات .

•        مراجعة حركة البنك من خلال التسوية البنكية .

•        مراجعة أرصدة العملاء من خلال محاسب العملاء .

•        مراجعة أرصدة الموردين من خلال محاسب المشتريات .

•        مراجعة أرصدة المخازن من خلال محاسب المراقبة .

•        عمل قيد يومية لإثبات جميع العمليات بداخلة .

•        تسجيل قيد اليومية في اليومية الأمريكية .

•        تسجيل قيد اليومية في الأستاذ المساعد .

•        عمل ميزان مراجعة مبدئي و عرضه على المدير المالى .

 

 

 

 

ج. محـاسب المشتريـات :

•   إستلام إحدى صور أمر التوريد الصادرة من إدارة المشتريات ومطابقتها مع مرفقات إشعار الإضافة الصادرة من إدارة المخازن .

•        القيام بتسجيل العمليات ( توريد البضاعة / صرف النقدية ) في حساب الموردين .

•        التأكد من عملية الخصم عن السداد للموردين .

•        القيام بعمل كشف بأرصدة الموردين شهرياً و تقديمه إلى " المحاسب المالى " .

 

د.محـاسب العمـلاء :

•        القيام بمتابعة أرصدة العملاء من خلال الفواتير الصادرة إليهم و الإيصالات المحصلة     منهم .

•        القيام بعمل كشف بأرصدة العملاء شهرياً و تقديمه إلى المحاسب المالى .

•       قيد اليوميــة :

أ‌) التعريف :

   يعتبر قيد اليومية سند يوضح فيه تبويب المستندات المراد إثباتها فى حسابات المنشأة ، طبقاً للمعايير المحاسبية ( ويكون مسلسل ) .

 ب) الغرض منه :

   تجميع و تبويب جميع المستندات طبقاً للمعايير المحاسبية المصرية .

   يوجد للقيد أشكال متعدده حسب نوع التسجيل فى الدفاتر / الحاسب .

 

 

 

 

ج‌)    يتكون القيد من عدة عناصر هى :

1)     جانب مدين .

2)     جانب دائن .

3)     البيـــان .

4)     الكـــود .

5)     الملاحظات .

6)     التاريخ .

7)     معدل تحويل للعملات .

8)     التوقيعات ( المحاسب / المراجع / المدير العــام ) .

•       طلب صرف نقديـة:

   أ. التعريف :

           ( هو أحد المستندات الداخلية فى المنشأة و يصدر من الإدارة الطالبة للصرف ) .

ب. الغرض منه :

    ( تحديد السبب و القيمة و الجهة المراد الصرف لها ) .

ج. المكونـات :

1)     القيمة .

2)     مستند الصرف .

3)     التاريخ و اليوم .

4)     أسم المستفيد .

5)     العنوان و المهنة .

6)     شرح الصرف .

7)     المبلغ .

8)     الأستقطاعات .

9)     الصافى .

10)      التوقيعات ( المدير العام / أمين الخزينة ) .

•       طلب صرف الشيـك :

        أ. التعريف :

            ( هو أحد المستندات الداخلية فى المنشأة و يصدر من الإدارة الطالبة للإصدار ) .

 ب. الغرض منه :

     ( تحديد السبب و القيمة و الجهة المراد إصدار الشيك لها ) .

 ج. المكونـات :

1)القيمة .

2)مستند الإصدار .

3)التاريخ و اليوم .

4)أسم المستفيد .

5)العنوان و المهنة .

6)شرح الإصدار .

7)المبلغ .

8)أسم الحساب .

9)                 رقم الحساب .

10)            الإجمالي .

11)            الاستقطاعات .

12)            الصافي .

13)            التوقيعات ( المدير العــام / المستلـم ) .

•       إذن صرف نقديـة مؤقت :

أ ) التعريف :

       هو مستند داخلى تقوم المنشأه بتحريره على سبيل عهدة مؤقتة لحين تسويتها . و يعتبر الإيصال     

      المؤقت ضمن بنود  النقدية و ما فى حكمها " لحين تسويته " ( ويكون مسلسل ) .

          ب) الغرض منه :

          الحد من إصدار أذون إضافة نقدية كتسوية لأذون صرف النقدية خاصة بمصروفات أو أعمال لم يتم  

          تحديد قيمتها .

      ج)و يشمل الإيصال على مايلى :

1)     التاريخ .

2)     المبلغ المراد صرفه كعهدة .

3)     جهة الصرف و يتم تحديد أسم الشخص المراد الصرف له .

4)     تحديد سبب الصرف .

5)     توقيع المستلم للقيمة النقدية .

6)     توقيع أمين الخزينة .

7)     توقيع المدير العــام .

 

•  طلب تسويـة عهـدة :

   أ. التعريف :

           ( هى عبارة عن طلب يقوم بتقديمه مستلم العهدة و ذلك لتسوية الأيصال المؤقت الموقع عليه و يكون

            مرفق بالمستندات الدالة على الصرف ) .  

ب. الغرض منه :

   ( تسوية الأيصالات المؤقتة الصادرة من الخزينة ) .

             ج. المكونـات :

1)     أسم الشركة " اللوجو " .

2)     التاريخ .

3)     أسم مستلم العهدة .

4)     القيمة .

5)     البيان .

6)     التوقيعات ( مقدم الطلب / المدير المالى / المدير العــام ) .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

•       إذن صرف نقديـة / شيـك :

أ‌. التعريف :

             ( يعتبر ضمن المستندات التى يتم تحررها من قبل المنشـأة ( محاسب الخزينـة ) و يكـون من

              " أصل + 2 صورة " ( الأصل يسلمه للشخص طالب الصرف و الصورتين واحدة فى الحسابات

             ( محاسب مالى ) و الثانيه فى الخزينة " .

 ب. الغرض منه :

  ( إثبات قيمة المنصرف من الخزينة أو البنك لتسجيلها فى الحسابات ) .

 ج. المكونـات :

2)     أسم الشركة ( اللوجو ) .

3)     التاريخ .

4)     المسلسل .

5)     القيمة .

6)     أسم الشخص طالب الصرف .

7)     رقم الشيك .

8)     رقم الحساب .

9)     أسم البنك .

10)    التوقيعات ( أمين الخزينة / المدير العام ) .

 

 

•       إذن استـلام نقديـة / شيـك :

        أ. التعريف :

   ( هو أحد المستندات التى تحررها المنشأه ( محاسب الخزينة ) و يتكون من أصل + 2 صوره " أصل  

    للعميل و صورة للحسابات ( محاسب مالى ) و الأخرى فى الخزينة و يكون مسلسل " ) .

 ب. الغرض منه :

   ( إثبات المبالغ التى يتم تحصيلها أو إيداعها فى حـ / البنك أو الخزينة لصالح المنشأة ) .

       ج. المكونـات :

1)     أسم الشركة ( اللوجو ) .

2)     التاريخ .

3)     القيمة المستلمة .

4)     رقم الشيك .

5)     أسم البنك المسحوب عليه .

6)     رقم الحساب .

7)     أسم الشخص الموديع .

8)     التوقيعات ( المدير العام / أمين العــام ) .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

•       كـارت مراقبـة المخـزون :

   أ. التعريف :

        ( هو كارت يبين حركة البضاعـة داخل المخزن المسجلة بالكميات و القيم ( وارد / منصـرف ) "

          ويتم التعامل معه من الإدارة المالية ) .

ب. الغرض منه :

       ( مراقبة حركة البضاعة داخل المخزن و معرفة أوجه العجز أو الزيادة داخل المخزن ، و تحديد قيمة /

        كمية المخزون أول بأول ) .

ج. كيفيـة التشغيـل :

               - ( يتم التسجيل من خلال إحدى الصور الواردة من أمين المخزن لأذون الصرف أو الإضافة المرفقة

                   بالمستندات ( فواتير / طلب صرف ) .

               - ( تحديد الصرف من خلال سياسة التسعير المتفق عليها داخل المنشأة ) .

             د. المكونـات :

1)   أسم الصنف .

2)   الوحدة .

3)   حد الطلب .

4)   رقم الصنف .

5)   الوارد ( كمية / قيمة ) .

6)   المنصرف ( كمية / قيمة ) .

7)   الرصيد ( كمية / قيمة ) .

8)   البيــان .

9)   رقم المستند ( إذن الصرف / إذن الإضافة ) .

10)     ملاحظات

•       التسويـه البنكيـة :

   أ. التعريف :

         ( هى تسوية بين رصيد البنك المسجل بالدفاتر و الرصيد المسجل فى كشف حـ / البنك ) .

ب. الغرض منه :

        ( معرفة مدى مطابقة الأرصدة المقيدة مع المسجلة فى البنك و متابعة عملية الأصدار أو الإيداع داخل

         الحسابات والبنك )

ج. المكونـات :

1)    أسم البنك .

2)    العملة .

3)    رقم الحساب .

4)    تاريخ التسوية .

       د. طريقـة إعداد التسويـة:

            ( يتم تسجيل الرصيد من واقع كشف حـ / البنك ) .

- " يضاف إليه " :

                         المبالغ المدينة في الدفاتر و ليست دائنة فى كشف حـ / البنك .

                         المبالغ المدينة في كشف حـ / البنك و ليست دائنة فى الدفاتر .

- " و يطرح منها :

                         المبالغ الدائنة فى الدفاتر و ليست مدينة فى كشف حـ / البنك .

                         المبالغ الدائنة فى كشف حـ / البنك و ليست مدينة فى الدفاتر .

- " الناتج " :

                         الرصيد طبقاً لدفاتر .

 

•       الـدورة الدفتريـــة :

      اليومية الأمريكية .

     الأستاذ المساعد .

     اليومية العامة " قانونية " .

     الجرد " قانونية " .

أولاً : اليومية الأمريكيـة :

  أ ) التعريف :

هي عبارة عن دفتر يتكون من 36 خانة و ذلك حتى يستوغب كافة أنواع الحسابات بالمنشأة .

  ب) الغرض منه :

يتم التسجيل طبقاً للطريقة الأمريكية و ذلك عن طريق تسجيل قيود اليومية بالمسلسل بها ترصيدها وترحيلها كل شهر على حدا .

       ج) المكونـات :

1)     التاريـخ .

2)     رقم القيد .

3)     البيــان .

4)     الإجمـالى .

5)     أسماء الحسابات .

-   كيفيـة التسجيـل :

يتم تسجيل كل قيد يوميـة على حدا حيث يستخدم نوعين من الألوان عند التسجيـل لون

" للمدين " و أخر " للدائن ".

يتم ترصيد الحسابات عند نهاية كل صفحة و ترحيلها إلى الصفحة الأخرى .

يتم التجميع النهائى لأقفال الشهر .

ثانيـاًً : الأستـاذ المسـاعد :

  أ ) التعريف :

عبارة عن دفتر يتكون من 3 خانـة فيما عدا " المصروفات " 17 خانـة .

  ب) الغرض منه :

إثبات حركة كل حساب على حدا مع التحلييلات المطلوبة لكل حساب .

       ج) المكونـات :

1)     التاريخ .

2)     رقم القيد .

3)     البيـان .

4)     مدين .

5)     دائن .

6)     الرصيد .

-  كيفيـة التسجيـل :

يتم تسجيل كل حساب طبقاً لنوعه فى الدفتر الخاص بها .

يتم ترصيد الحركة أول بأول .

يتم أخذ الرصيد فى نهاية كل شهر و ترحيله إلى الشهر الذى يليه .

          - أنواع الأستـاذ المسـاعد :

1)     تحليل الأصول .

2)     تحليل البنوك .

3)     تحليل العملاء .

4)     تحليل الخزينة .

5)     تحليل المدينون .

6)     تحليل المصروفات بأنواعه " 17 خانه " .

7)     تحليل الموردين .

8)     تحليل الجارى .

9)     تحليل الدائنون .

10)      تحليل الإيرادات .

ثالثـاً : اليومية العامة " قانونية " :

  أ ) التعريف :

هو دفتر ينشأ مع تاريخ بدء نشاط المنشأة ، و يكون 2 خانة .

  ب) الغرض منه :

تسجيل الحركة الشهرية لكل حساب على حدا و معرفة أرصدة الحسابات الختامية للمنشأة أخر المدة .

       ج) المكونـات :

1)     التاريخ .

2)     البيـان .

3)     مدين .

4)     دائن .

 

-  كيفيـة التسجيـل :

يتم أخذ رصيـد نهايـة كل حساب أخر كل شهر من اليوميـة الأمريكيـة و يتم التسجيل منه ، و ذلك حتى نهايـة الفتره المالية .

القيام بعمل قيد إقفال حسابات قائمة الدخل و الميزانية كلاً على حداً .

إثبات قيد الأفتتاح فى البداية بالقيد المقفل فى نهاية السنة السابقة .

o      ملاحظة :

ممنوع الكشط أو المسح أو القطـع من هـذا الدفـتر ، و ذلك لأنـه دفـتر مسجـل فى الشهـر العقـاري ومسريل .

 

رابعـاً: دفتـر الجـرد " قانونيـة " :

 

  أ ) التعريف :

هو دفتر ينشأ مع تاريخ بدء نشاط المنشأة ، و يكون 2 خانة .

  ب) الغرض منه :

تسجيل قائمة المركز المال الختامية فى نهاية كل سنه ، و ذلك حتى نتجنب العبث فى أرصده الحسابات المسجله فى اليومية العامة .

       ج) المكونـات :

تصوير شكل المركز المالى كما هو .

o      ملاحظة :

ممنوع الكشط أو المسح أو القطع منه و ذلك لان دفتر مسجل فى الشهر العقارى و مسريل . 

 

        إدارة المشتريات :

- إستلام طلب الشراء الصادر من إدارة المخازن و عمل الأتى:

•        القيام بطلب عروض أسعار عن الموردين " أقل سعر و أعلى جودة " .

•        المفاضله بين عروض الأسعار المقدمة و اختيار الأفضل منها .

•        إصدار أمر التوريد إلى المورد لتوريد تلك الأصنـاف الموضحة به مع التنويه عن السعـر المتفـق عليه و يكون موقع من مدير المشتريات و المدير التنفيـذى و يكون مكون من

    " أصل+ صورتين "  .

•        أرسال أحدى صور أمر التوريد إلى إدارة المخازن لمطابقته مع الأصناف الواردة من المورد .

•        إرسال أحدى صور أمر التوريد إلى الإدارة المالية " محاسب المشتريات " و لمتابعة حسابات الموردين .

•       طلب الشـراء :

   أ. التعريف :

( هو مستند داخلي يحرر من " مدير المخازن " إلى " مدير المشتريات " و يكون موقع عليه من قبل المدير العام و يقوم بتحريره عند وصول الأصناف / الصنف عن حد إعادة الطلب المحدد من الإدارة العليا ) .

ب. الغرض منه :

     ( تحديد الجهه الطالبة للشراء و الصنف المراد شرائه و كمية الشراء ) .

ج. المكونـات :

2)    التاريخ .

3)    الجهة المسئولة عن الشراء .

4)    الجهة الطالبة للشراء .

5)    أسم الأصناف المراد شرائها .

6)    الكمية المراد شرائها .

7)    التوقيع ( جهة الطلب ، المدير العـام ) .

 

 

 

 

 

 

 

•  أمر توريد بضاعـة :

   أ. التعريف :

           ( هو عبارة عن أمر مرسل الى المورد لتوريد الطلبات الموضحة به، و يتكون من أصل + صورتين ) . 

ب. الغرض منه :

   ( مطابقة البضاعة الواردة الى المخازن مع أمر توريد المرسل الى المورد  ) .

 

 

ج. المكونـات :

1) أسم الشركة " لوجو " .

2)  التاريخ .

3)  إسم المورد .

4) إسم الصنف .

5) الكميه .

6)  السعر المتفق عليه .

7)  التوقيعات ( مدير المشتريات / المدير العــام ) .

إذن ارتجـاع – للمـورد

أ. التعريـف :

هو مستند تصدره إدارة المشتريات للمورد لإرتجاع بعض الأصناف الراكده أو المنتهية الصالحية ، و يكون من أصل + 2 صورة ( الأصل للحسابات ، و صورة للمورد ، و الأخرى للحفظ فى إدارة المشتريات ) .

ب. الغرض منه :

إثبات قيمة المرتجعات للموردين و ذلك لتخفيضها من الأرصدة الموجودة لدينا وتخفيض رصيد المخزن .

 

ج. المكونات :

        أسم الشركة " اللوجو " .

        التاريخ .

        المسلسل .

        الكمية .

        القيمة .

        البيــان .

        توقيع مدير المشتريات .

        توقيع المستلم " من جهة المورد " .

 

  ( إدارة المخـازن ) :

 

•    القيام بإصدار إشعار صرف بالأصناف إلى الجهة الطالبة للصرف بعد تقديم طلب صرف موقع من المدير المسئول والمدير التنفيذي و يكون مكون من " أصل + صورتين " .

( و يتم إرسال أحدى صور الإشعارإلى الإدارة المالية " محاسب المراقبة " .

•   القيام بإصدار إشعارات إضافة إلى المخزن عن إستلام البضاعة من المورد ومطابقتها مع أمر التوريد الصادر من إدارة المشتريات .

( ويتم إرسال إحدى الصور من الإشعارات إلى الإدارة المالية " محاسب المراقبة / محاسب المشتريات " ) .

•        القيام بعمل جرد يومى للمخزن لتحديد الأصناف المراد إستكمالها طبقـاً لحد الطلـب المقترح .

•    تقوم بأصدار طلب شراء موقع من المدير التنفيذى إلى إدارة المشتريات لعمل اللازم لإستكمال تلك الأصناف المرسلة في الطلب .

 

 

•       إذن استلام بضاعــة :

   أ. التعريف :

      ( هو مستند داخلي يحرر من قبل أمين المخزن المسئول عن إستلام البضاعه " ويكون مسلسل " ) .

   ب. الغرض منه :

   ( إثبات الكميات الواردة و مراجعتها مع الفواتير / إذون الإستـلام الواردة من المورد و أمر التوريد الوارد من إدارة المشتريات . و يتم تحرره من " أصل+صورتين " الأصل يسلم للمورد و صورة فى الحسابات و الأخرى فى المخزن ).

ج. المكونـات :

1)     التـاريـخ .

2)     أسم المورد .

3)     القيمــة .

4)     البيــان .

5)     ملاحظـات .

6)     التوقيعات ( المورد / أمين المخزن ) .

 

 

 

 

•  طلب صـرف بضاعــة :

       أ. التعريف :

            ( هو مستند داخلى يحرر من القسم الطالب للصرف إلى إدارة المخازن ) .

 

 

       ب. الغرض منه :

      ( تحديد الجهة الطالبة للصرف و الصنف المراد صرفه و كمية الصرف ) .

 

 

       ج. المكونـات :

1)     التاريخ .

2)     الجهة المسئولة عن الصرف .

3)     الجهة الطالبة للصرف .

4)     أسم الأصناف المراد صرفها .

5)     الكمية المراد صرفها .

6)     التوقيع ( جهة الطلب / المدير العــام ) .

•       إذن صرف بضاعـــة :

   أ. التعريف :

          ( هو مستند داخلي يحرر من قبل الإدارة الطالبة للصرف بناءاً على طلب صرف موقع من المديـر

            و المدير التنفيذى " و يكون مسلسل " ) .

ب. الغرض منه :

   ( إثبات الكميات المنصرفة من المخزن و مراجعتها مع طلب الصرف المرفق بها ويتم تحريره من

     " أصل + صورتين "  الأصل يسلم لطالب الصرف و صورة للحسابات والأخرى فى المخزن ) .

ج. المكونـات :

1)     التـاريـخ .

2)     أسم طالب الصرف .

3)     الكميـة .

4)     البيـان .

5)     ملاحظات .

6)     التوقيعات ( مدير القسم / المدير العام ) .

•  كـارت الصنـف :

   أ. التعريف :

           ( هو كارت يبين حركة البضاعة داخل المخزن " وارد ومنصرف " بالكميات فقط ) .

 

ب. الغرض منه :

   ( معرفة رصيد البضاعة أول بأول داخل المخزن و يتم التعامل معه من خلال أمين المخزن) .

 

ج. كيفيـة التشغيـل :

           ( يتم التشغيل من خلال إحدى الصورين ( إضافه / صرف ) البضاعة كميات فقط ) .

       د. يتكـون مـن :

2)     أسم الصنف .

3)     الوحــدة .

4)     حـد الطلـب .

5)     رقـم الصنف .

6)     الــوارد .

7)     المنصـرف .

8)     الرصيـد .

9)     بيـــان .

10)      رقم المستند ( إذن الصرف / الإضافـه ) .

إذن ارتجــاع – إلى المخــزن

 

أ. التعريـف :

هو مستند داخلى تقوم ( أقسام البيع ) بأصداره إلى قسم المخزن ، ( و ذلك فى حالة إنتهـاء الصالحية  أو الركود .......... ) و يكون من أصل + 2 صورة ( الأصل للحسابات ، و صورة للمخزن ، و الأخرى للحفظ لدى القسم ) .

 

ب. الغرض منه :

إثبات فيها المرتجع ( كمية / قيمة ) إلى المخزن ، و ذلك لتخفيض الرصيد المسجل على القسم .

 

 

ج. المكونات :

  أسم الشركة " اللوجو " .

  التاريخ .

  المسلسل .

  الكمية .

  القيمة .

  البيــان .

  توقيع رئيس القسم .

  توقيع المستلم " من المخزن " .

       طـرق توجيـه المستنـدات :

 

   إذن الصرف :

-       ( يكون من أصل + 2 صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى الحسابات .

-       صورة تسلم إلى طالب الصرف .

-       صورة للحفظ بالدفاتر .

 

   إذن الإستـلام :

-       ( يكون من أصل + 2 صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى الحسابات .

-       صورة تسلم إلى المورد / المودع .

-       صورة للحفظ بالدفاتر .

 

   طلـب الصرف :

-       ( يكون من أصل + صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى جهة الصرف .

-       صورة للحفظ .

   أمــر التـوريد :

-       ( يكون من أصل + 2 صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى المورد .

-       صورة تسلم إلى إدارة الإستـلام .

-       صورة للحفظ .

 

 

 

   إذن الارتجــاع :

-       ( يكون من أصل + 2 صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى الحسابات .

-       صورة تسلم إلى جهة الأرتجــاع .

-       صورة للحفظ .

 

   تقـريـر الفحص / الأعـدام :

-       ( يكون من أصل + صورة ) .

-       الأصل يسلم إلى الحسابات .

-       صورة للحفظ .

 

       طــريقـة التطبيــق :

 

يتم شرح كيفية تطبيق تلك الأذون مع الأقسام الأتية :

 

أولاً : المصروفـــات .

ثانياً : المشتـريــات .

ثالثاً : المخــــازن .

رابعاً :  المبيعـــات .

خامساً : الخــزينة الفرعيــة " الكـاشيـر " .

أولاً : المصــروفـــات :

 

-  المصروفات هى ما يطلق عليها " المصروفات العمومية و الإدارية " و هى مصروفات مباشرة          

    مثل : ( الأدوات الكتابية م الصيانة / الإكراميـات / مصـاريف الموتوسيكـلات / البنزين /

   الجرائد و المجلات / الأجور / الأنتقالات / م . النقل / م. البيع / الإهلاكـات / ........ ألخ ).

-  هذه المصروفات يتم صرفها أما عن طريق سلفة مستديمة طرف أحد العاملين يتم استعاضتها

   أولاً بأول .

   و أما عن طريق الصرف المباشر من الخزينة بعد أعتمادها من السلطة المختصة .

 

 

-   أمـا فيما يختص بالأجور الشهرية للعاملين فيتم إعداد الكشوف الشهرية و يتم مراجعتهاواعتمادها على أن تكون جاهزة للصرف فى اليوم الأول من كل شهر .

-  و يتم الصرف أما بشيك مستقل خاص بالمرتبات أو من الخزينة مباشرة .

 

 

ثانياً : قسـم المشتـريـات :

-   عند وصول طلب شراء البضاعة من أمين المخزن يقوم المسئـول بالشراء بالأتصال بالمـوردين تليفونيـاً أو إصدار " أمر توريد بضاعة " موضحاً به الأصناف المراد شـرائها وكمياتها وقيمة كل صنف والقيمة الإجماليـة لأمر التوريد، وكذلك يتم تحديد شروط الدفع وشروط التوريد من حيث مدة التوريد وطريق التوريد ..... ألخ ) .

  -  يتم إرسال أصل أمر التوريد إلى المورد .

  -  عند وصول البضاعة يتم فحصها طبقاً للأصول الفنية وإثبات أن البضاعة مطابقة للمواصفات  

      ، ويتم إدخالها إلى المخازن ويتم إضافتها على المخزون .

  -  يتم التوقيع على " أذون الإستلام " الوارده من المورد من قبل أمين المخزن بما يفيد إستلامه

     البضاعة .

  -  يرسل أصل الأذون إلى إدارة المشتريات .

  -  وعند وصول فاتورة المورد يتم إرسالها إلى الإدارة المالية مرفقاً بها أصل الأذون لإجراء  

     التسوية اللازمة .

ثالثاً : قســم المخـــازن :

 

-  يقوم أمين المخزن بتحرير " طلب شراء البضاعة " عندما يصل الصنف لنقطة إعادة الطلب ويقوم بإرساله إلى المسئول المختص بالشراء .

 

و عند وصول البضاعة يحدث الأتى :

 

       الفحــص :

عند ورود البضاعة إلى المخازن تقوم اللجنة بفحص البضاعة الواردة و إثبات نتيجة الفحص بمحضر الفحص و يفضل أن يكون أمين المخزن عضو بلجنة الفحص حيث أنه سيكون مسئولاً عن البضاعة التى سيتم إضافتها للمخازن .

و يجب مقارنة الوارد بمحضر الفحص بأذن التوريد الصادر إلى المورد وإثبات أي عيوب في الأصناف الموردة فى أذون الإستلام الخاصة بالمورد وبعد تمام إجراءات الفحص وإثباته في محضر الفحص يتم إضافته بالمخازن .

 

       الإضـافـــة :

 

يقوم أمين المخزن بإستلام الكميات الواردة للمخازن بعد فحصها وإضافتها إلى المخازن.

يقوم أمين المخزن بتحرير " أذون الإضافة " ويجب أن يوضح بأذن الإضافة ( أسم الصنف ، الوحدة ، الكمية الموردة ) ، ويقوم أمين المخزن بالتوقيع على أذن الإضافة بما يفيد إستلامه لهذه الكميات كما يقوم بالتوقيع على أذون الإستلام الخاصة بالمورد .

 

       الصـــرف :

 

يقوم المسئول عن القسم بتحرير طلب " صرف البضاعة " من المخزن موضحاً به الأصناف المراد صرفها وكمياتها ويتم اعتماد وطلب الصرف من المسئول ويرسل إلى المخازن .

يتم التوقيع على أذون الصرف من مستلم هذه الأصناف بما يفيد إستلامه لهذه الكميات . ثم يقوم أمين المخزن بتسجيل خروج بضاعة من المخزن بكارت الصنف .

 

       الأرتجـــاع :

 

عند ورود أى أصناف للمخزن من القسم يجب فحص هذه الكميات المرتجعة وتحديد نسبة صلاحيتها . كما يجب الفصل بين الأصناف الجيدة التى تباع مرة ثانية للعميل وبين الأصناف التالفة، والراكدة وبعد تمام الفحص يقوم أمين المخزن بتحرير "أذن الأرتجاع" والتوقيع عليه بما يفيد استلامه لهذه الكميات ويقوم بتسجيل الارتجاع بكارت الصنف للأصناف الجيده ، أما الأصناف التالفه فيجب فصلها فى كروت صنف مستقلة كما يجب عليه أن يقوم بفصل الأصناف التالفة داخل المخزن فى أماكن منفصلة وبعيدة عن الأصناف الجيدة .

كما يجب عليه كتابة تقرير دورى بالأصناف التالفة يقدم إلى الإدارة للنظر فى كيفية التصرف فيها

 

 

رابعاً : أقسـام البيــع :

 

1.   البضاعة التى ترد للقسم مباشراً من المورد :

 

-   عند ورود بضاعة القسم سواء من المخزن أو من المورد مباشراً يتم تحديد المسئول عنها حيث يقوم المسئول بفحص الأصناف من حيث الجودة أو الكمية ويوقع بما يفيد إستلامة هذه الأصناف .

-   ثم يقوم المسئول بتحديد العاملين فى أقسام البيع المختلفة وتحديد مسئولية كل عامل على القسم الخاص به ، ويتم جرد هذه الأقسام وإعطاء كل عامل بيان بالجرد ليكون مسئول على القسم الذى يخصه .

-   يقوم كل عامل بإضافة الأصناف التى وردت إليه والأصناف التي خرجت من عنده بكارت صنف خاص به يكون مسئولاً عنه .

 

2. البضاعة الموجودة على سبيل الأمانة :

-       يتم تحديد شخص يكون مسئول عنها مسئولية كاملة .

-  يقوم المسئول عن هذه الأصناف بعمل جرد يوضح أسم الصنف وكميته ، وعند ورود

     أي صنف يتم تسجيله بكارت الصنف الخاص به وكذلك عند خروج أى بضاعة .

 

3. بضاعة خدمة توصيل الطلبات للمنازل :

-  عند ورود طلب توريد بضاعة للعميل يقوم المسئول بتحديد العامل المسئول عن 

    توصيل هذا الطلب .

-  يقوم العامل المسئول عن توريد هذا الطلب بالتوقيع على إيصال أمانه بقيمة الطلب

   و عند رجوع العامل بقيمة الطلب يتم إعطائه الإيصال .

 

 

 

 

 

 

4. الأصناف التي تقل كميتها :

 

-  توجد بعض الأصناف التى تقل كميتها بفعل عوامل الجو أو التخزين .

-  يتم تحديد نسبة الفاقد من هذه الأصناف و أخذها فى الأعتبار .

-  كما توجد بعض الأصناف التى تقل كميتها بفعل نزع بعض مكوناتها و يتم تحديد نسبة 

   الفاقد أو النزع .

-  يتم تحديد من المسئول عن هذه الأصناف و عمل جرد و تسليمها إليه .

-  يقوم المسئول بعمل كارت صنف لها و يتم تسجيل ورود أى بضاعة إليه أو خروج أى 

    بضاعة .

-  يتم جرد هذه الأصناف مرة كل أسبوع مثلاً لمطابقة الرصيد الدفتري بالرصيد الفعلي وذلك 

    لمعرفة نسبة الانحراف على المعدل الفعلي .

 

5. إثبـــات المبيعـــات :

- يتم البيع عن طريق كل من الكاشير / الفيزا / الفواتير .

 

أولاً : الكاشير :

يقوم موظف الكاشير بتحرير بيان يثبت فيه قيمة المبيعات وتسليم هذه القيمة إلى محاسب الخزينة لإثبات فيه المبيعات اليومية .

 

ثانياً : الفيزا :

يتم إثباتها عن طريق كشف حـ / البنك الخاص بالشركة مع مراجعة مع إيصالات البيع داخل الصالة .

 

ثالثاً : الفواتيـر:

هو إصدار فاتورة للعميل بقيمة المبيعات ، وأما تكون أجله / نقدية ويقوم بتسليمها إلى المحاسب الخزينة وبدوره يقوم بتسجيلها داخل اليومية أما نقداً أو أجله ، ثم يقوم المحاسب المالى " فى حالة البيع بالأجل " بأثبات هذه العملية فى حـ / العملاء .

خامساً : قسـم الخـزينـة الفــرعيـة :

-       يتم عمل إيصال عهدة بقيمة المبلغ لكل عامل مع تصوير بطاقته و يتم إعطائها للمدير المسئول للأحتفاظ بها .

-       وفى نهاية اليوم يتم مطابقة رصيد النقدية مع يومية المبيعات " البونات " مع الأخذ فى الحسبان قيمة العهدة .

-       فإذا تطابق رصيد النقدية مع يومية المبيعات فلا توجد مشكلة .

-       أما فى حالة عدم تطابق الرصيد يتم معرفة الأسباب لذلك .

o      وجود عجز لدى الصراف :

    إذا كان فى حدود المسموح به فلا توجد مشكلة أما إذا تجاوز الحد المسموح به والسبب 

    إهمال الصراف فأنه يقوم بدفع هذا المبلغ .

o      وجود فائض لدى الصراف :

      يتم معرفة سبب ذلك و إذا لم يتم معرفة هذه الزيادة يتم إيداعها بالخزينة تحت بند 

      " فائض الخزينة " .

 

     

 

 

 

 

محضـر الإعـدام

التاريخ :       /       /     200 .

أعضاء اللجنـة :

1.    ..............................................  ـ  رئيــس

2.    ..............................................  ـ  عضــو

3.    ..............................................  ـ  عضــو

قمنا نحن  ............................. بفحص الأصناف الراكدة بالمخزن و بيانها كالتالى :

•         ...........................................

•         ...........................................

•         ...........................................

•         ...........................................

 

و تم فحصها طبقاً لشروط التخزين و الاستخدام المبرم و طبقاً للمواصفات المتعارف عليها و وجد إنها :

1.     مقبولـــة

 

 

2.     مرفوضــة

أسبـاب الرفض ..........................................................................................................................................................................................................................

 

                                                                  

                                                                                                                                                             رئيــس اللجنـــة

 

                                                                     ...................................

 

 

 

تقــــريـر فحـص

 

التاريخ :       /       /     200 .

أعضاء اللجنـة :

1.    ..............................................  ـ  رئيــس

2.    ..............................................  ـ  عضــو

3.    ..............................................  ـ  عضــو

 

قمنا نحن  ........................... بفحص الأصناف الواردة من المورد ........................

 و تم فحصها طبقاً لشروط التعاقد المبرم و طبقاً للمواصفات المتعارف عليها و وجد إنها :

 

2.     مقبولـــة

 

 

3.     مرفوضــة

أسبـاب الرفض ..................................................................................................

..................................................................................................

                                                                   رئيــس اللجنـــة

 

...................................

 

 

إذن إضافـــــــــــــة بضاعـــــة

التـاريــخ   :         /      /       20م

اسـم المـورد:.................................................................................................................................

 

م الكمية الوحدة سعر الوحدة القيمة البيان

 

 

 

 

 

 

                  الإجمـالـــي

                المستلم                                                                              أمين المخزن

                                                                                                                        ................................

 

إذن صــرف بضاعــــة

التـاريــخ :         /      /       20م

جهة الاستلام :.................................................................................................................................

 

م الكمية الوحدة سعر الوحدة القيمة البيان

 

 

 

 

 

 

                  الإجمـالـــي

                المستلم                                                                              أمين المخزن

            ................................    �)�� m 

@` 

�                                               ................................

 

 

 

إذن صـــــرف نقديــــة

 

يصرف مبلغ                 جنية ( فقط                                                       لاغير )

للسـيد / ................................................................................................................

وذلك عن ................................................................................................................

.............................................................................................................................

             المستلم                                                                  يعتمد ،،

الاسـم : …………………………..

رقم البطاقة ش / ع :

التوقيع : …………………………

التاريخ           /     /      20م

 

 

 

 

 

 

إيصال استلام نقدية  / شيك

 

أستلمت أنا من السيد / ………………....……...............................................……..……………

مبلغ وقدره فقط                                                                                                     

نقداً / بشيك رقم ……….....…  بتاريخ      /     /          على بنك …….……… فرع ……..………

وذلك مقـابل / ………………………............................................................…………………

 

                                                                                 المستلم

                                                                   الاسـم : …………………………..

                                                                   التوقيع : …………...………………

 

 

 

إيصال خصم لصالح مصلحة الضرائب

اســـم الممـول / ………....……............  رقم الملف الضريبى / ………………....……............

رقم البطاقة الضريبية / ………..……............  المأمورية التابع لها  / ………………....……..........

 

القيمـــة البيــــــــــــــان

قرشجنية

 

..........

 

 

..........

 

 

............... % لصالح مصلحة الضرائب المستقطعة عن التعامل .........................................................................

........................................................................

فقط (                                             جنيهاً مصرى لاغير )

 

بالنسبة لانشاء الدورة المستندية والدفترية تقريبا انت ذكرت النظام والتقارير بشكل مفصل وشامل وهذا غير ملزم بالكامل لكافة وكل المنشآت لذا توجد عدة اعتبارات قبل الشروع في تصميم اي من هذه النظم المستندية والدفترية ١- الهدف ٢- المناسبة نظراً لاختلاف طبيعة الانشطة ٣- المتطلبات فهناك متطلبات حكومية ومتطلبات نشاط وسوق ٤- الجدوي ٥- اخري هناك معيار هام جدا في اختيار وتصميم النظم لابد من مراعاة أن يكون هناك جدوي وهدف لكل مستند ومجموعة دفترية والا يتم الغائها فورا ان لم يكن هناك جدوي