ما هي مهام إدارة الشؤون الادارية؟ وما دورها في إدارة شؤؤون الموظفين؟

مهام إدارة الشؤون الادارية يعمل القائمين على إدارتها بكافة الاجراءات الادارية اليومية الروتينية والتى تختص بشؤون الموظفين وفق قوانين ولوائح محددة مسبقا دون تطويرها من حين لاخر , ودورها يكفل الاستثمار الجيد فى العنصر البشرى بالدرجة الاولى من خلال دراسة كافة برامج التنمية فيه بدا من تقييم أداءه من خلال ما هو عليه والعمل على تطويره للوصول الى مراحل جديدة بواسطة التحسين المستمر فى المدخلات والمخرجات التى تؤدى الى الاهداف المرجوة

السلام عليكم

شكرا على الدعوة

مهام الادارة تشمل كل المصالح الادارية  حيت تسهر الادارة بقيادتها على التنسيق بين المصالح لسير المنظومة في قالبها المؤسساتي

ومن هذه المصالح مصلحة المنظومة البشرية والتي تعتني بسير شؤون الموظفين  من حيث التوظيف وتوفير منا صب الشغل عند توسيع مهام المؤسسة  وترقية الموظفين وتدريبهم بالتنسيق مع  القيادة  لضبط الشان القانوني  والحفاض على الحقوق  والقدرة المالية للمؤسسة  لسيرورة المهام  ونمو المؤسسة.

الهدف و الغرض من الوظيفة:

تحديد الأهداف التنظيمية، والتخطيط والتنظيم ومتابعة التنفيذ للخطط الخاصة بالشئون الإدارية حسب اللوائح المنظمة والإجراءات المعتمدة.

المهام و المسؤوليات:

1- المشاركة في وضع الأهداف الرئيسية للشركة والمشاركة في صياغتها.

2- إعداد الخطط الفرعية و البرامج التنفيذية الخاصة بالشئون الإدارية بما يحقق الأهداف الرئيسية للشركة.

3- المشاركة في الاجتماعات التي يُدعى إليها وإبداء الرأي في النتائج والقرارات.

4- أرشفة وإصدار كافة القرارات الصادرة عن الإدارة العليا واعتمادها.

5- الإشراف على وضع نظام خاص بتصنيف وترقيم كافة السجلات والمستندات والوثائق الرسمية.

6- مسئول عن إعلان / إعلام جميع العاملين بالقرارات الإدارية بعد اعتمادها.

7- رئاسة و إدارة الاجتماعات الدورية الخاصة بمديرية الشؤون الإدارية والمساعدة في إصدار القرارات المناسبة بناءً على الحقائق الواردة.

8- تنفيذ خطط الجودة المعتمدة الخاصة بالشؤون الإدارية.

9- المشاركة في صياغة وإعداد إجراءات الشؤون الإدارية بالتنسيق مع باقي الإدارات.

10- مراجعة و تدقيق الإجراءات و النماذج و السجلات و التعليمات الخاصة بنظام الجودة عن الشؤون الإدارية قبل اعتمادها من المدير العام.

11- دراسة الشكاوي التي ترد بشأن الشركة وذلك بالاشتراك مع كافة الإدارات والأقسام المعنية بالأمر.

12- التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هي المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين.

13- تطبيق سياسات وإجراءات العلاقات العامة التي تعزز سمعة الشركة في الداخل والخارج.

14- الرقابة على استعمال وصيانة الأجهزة ووسائل النقل والاتصال والخدمات الإدارية الأخرى.

15- مسؤول مسؤولية كاملة عن حملة صيانة السيارات و التعامل مع جهات المرور وكل ما يتبع لهذا الأمر.

16- مسؤول مسؤولية كاملة عن تجهيز وتأهيل مباني الخدمات، واتخاذ ما يلزم من إجراءات وقائية وعلاجية للحفاظ على هذه المباني.

17- مسؤول مسؤولية كاملة عن الأمن والحفاظ على محتويات الشركة من السرقة وله الحق في إصدار التعليمات و القرارات التي تمكنه من ذلك.

18- تدريب الأفراد العاملين بالشؤون الإدارية على أعمالهم و نقل خبرته إليهم.

19- رفع التقارير الأسبوعية و النصف شهرية والشهرية والنصف سنوية والسنوية للإدارة العليا ومناقشة هذه التقارير في اجتماعات الدورية للمدراء.

20- التحقق من أن جميع التعليمات الإدارية هي المتبعة بالفعل و توقيع الجزاءات على المخالفين.

21- مسؤول عن توزيع وتجهيز أماكن عمل الموظفين الجدد بالتعاون مع باقي الإدارات.

22- الإشراف على تأمين احتياجات أماكن العمل بالأدوات المكتبية اللازمة.

23- الإشراف على كل ما يخص أعمال الزراعة والنظافة وتوجيه الأوامر بهذا الخصوص.

24- متابعة تأمين وسائل نقل لكافة الموظفين في الشركة.

25- متابعة تأمين وسائل نقل لكافة المهمات لجميع الإدارات أثناء وخارج أوقات الدوام الرسمي.

26- متابعة عمل شؤون الموظفين والتأكد من استكمالهم للملفات الخاصة بالموظفين وتسجيلهم بمكتب العمل والتأمينات الاجتماعية.

27- تقييم المقترحات الخاصة بتطوير الاجراءات الإدارية التي تتناول الخدمات الإدارية في الشركة.

28- الإشراف والاطلاع على تنفيذ كافة إجراءات التعاقدات الخاصة باستئجار المباني الخاصة بالشركة.