هل انت مسؤول عن الاستمرار في تذكيرالمقاول بالردعلي خطاب ارسلته له او للمالك؟هل متابعةخطاب أرسلته لجهة ماكالمقاول اوالمالك هو من اساسيات عملك كاستشاري؟

نعم يتوجب علي المتابعه ثم التحذير باتخاذ إجراء معين عند عدم الرد

هناك بعض الاستفسارات المتعلقة بهذا الموضوع لكي يتم التوضيح اللازم معرفته: هل من واجباتك أن تظل ترسل خطابات تذكره فيها بالمراسلات السابقة (reminders)التي مازالت معلقة وتنتظر الرد أو عمل اللازم من طرفه طبقا للعقد؟ أليست هذه مسؤولية من أرسلت له الخطاب أول ما يستلم رسالتك؟ اليس المقاول او المالك مطلع على سجل المراسلات مثله مثل الاستشاري ويعلم ما تم الرد عليه وما لازال مفتوح؟ هل على الاستشاري معاملة الاخر كطفل الحضانة ليذكره من ان لآخر بالرد على خطاباته؟ ربما هناك أحيانا أسباب لهذا الامر. حين كنت اعمل بالموقع كنت أحيانا أجد مئات الخطابات الموجهة للمقاول لا تزال مفتوحة في السجل الخاص بذلك وبعضها مرِّ عليه شهور. في العادة عندما ترسل خطاب لجهة ما تضع علامة علي مسودة الخطاب تذكر فيها لقسم ضبط المستندات document control إذا كنت تنتظر رد علي الخطاب ام هو للعلم فقط لكي توجههم لمكان حفظه بالنظام. كثيرا ما ينسي كاتب الخطاب ومن وقعه وضع تلك العلامة فيقوم قسم السجلات اوتوماتيكيا بوضعه ضمن الخطابات المفتوحة المطلوب الرد عليها. احتياطيا يجب ان يذكر في نهاية الخطاب ما المطلوب من المرسل اليه مثل "هذا للعلم فقط" او "هذا لاتخاذ اللازم". لا يصح ان نكتب الاثنين سوا مثل "هذا للعلم واتخاذ اللازم". لهذا يلزم ان يقوم مدير المشروع وباقي الفريق بمراجعة السجلات وإعطاء توجيهات لقسم ضبط المستندات بإزالة الخطابات الغير مطلوب الرد عليها من سجل الخطابات المفتوحة. طبعا المفروض ان يقوم المقاول نفسه بتلك المهمة حيث ان سجل الخطابات المفتوحة متوفر لديه كما هو متوفر لدي الاستشاري. الموضوع يحتاج الي تعاون من كافة الأطراف. طبعا هناك خطابات هامة ولكن تسقط من الحسبان من زحمة العمل ولهذا يلزم ان يقوم الراسل بتذكير المرسل له ولو مرة واحدة بها. وللحديث بقية.