ماذا لو جائك ساعي البريد برساله عاجلة لمديرك ويريد مقابلته فورا وهو لم يكون موجود حينها ؟

سأتعامل مع هذه الرساله على حسب صلاحيتى كسكرتيرة المدير ... سأتصل بالمدير وسأبلغه عن الرساله واذا كان فى مكان لا يسمح لى بأن اتواصل معه سأستخدم صلاحيتى كسكرتيرة او سأذهب الى نائبه ونصل لحل 

1. في البدء أقوم  بسؤال ساعي البريد هل الرسالة خاصة أم لها علاقة بالعمل ثم بعد ذلك أقوم بالإتـصال على مديري لأخبره بعنوان الرسالة وهل يمكنني فتحها وإرساله له .

2. إذا كان هنالك معينات للعمل مثل الطابعة الضوئية أقوم بمسح الرسالة على الطابعة وإرسالها لمديري عبر البريد الإلكتروني ثم أقو بالإتصال عليه هاتفيا لأخبره بها .

3. إذا كان ليس هنالك   طابعة ضوئية ( إسكنر) أقوم بالإتصال عليه هاتفيا لتوصيل الرسالة إليه .

هذا من الواجبات الرئسيسية للسكرتير وهو سرعة البت في الامور العاجلة اما بالاتصال بالمسئول او التصرف علي حسب خبرته من عمله بالمؤسسة في مثل هذه الامور وعلي ضوء المسئولية الملقاة علي عاتقه وهي من الامور المهمة التي تبين مدي ذكاء سرعة بديهة واهلية السكرتير للوظيفة

طبعاً التعامل مع هذا الوضع يختلف من مدير إلى مدير، فهناك المدير الذي يستأمنك على كل شيء وأنت تعرف كل شيء عنه، وهناك المدير الذي لديه بعض المراسلات الخاصة التي لا يحب أن يطلع عليها أحد سواه.

فلو كان مديري من النوع الأول فسأستلم البريد وأفتحه، فلو كان كما قال أنه مهم وعاجل فسوف أتصل على المدير وأخبره فوراً وإن لم يكن كذلك فسأضعها من ضمن البريد العادي وأضع عليه ورقة ملاحظات لاصقة وأكتب عليها (تم إستلامه على أنه عاجل) - طبعاً تصرفك بهذه الطريقة يدل على معرفتك بمديرك بشكل دقيق -.

أما إن كان من النوع الثاني فسوف أتصل عليه مباشرة بعد إستلام البريد وأخبره بإسم المرسل وماذا يريدني أن أفعل، وهكذا.

اتصل تلفونياً بالمدير وأخبره بالأمر وعادتاً بطلب مني فتح الرسالة واخبره بما فيها.

اكيد التعامل مع هذا الموقف يختلف من مدير لاخر وذلك علي حسب معرفتك ودرايتك باسلوب مديرك فلو كتن مديري يامنني علي اسراره فسوف افتح الرساله وانفذ ما فيها الي ان ياتي مديري اما اذا كان مديري يحب ان تكون رسائلة خاصة فأستلم الرسالة واضعها علي مكتب المدير واضعها في فييل واكتب عليه بريد عاجل واتصل بمديري واقول له