مـا هـي مـهـمـة مـوظّـف الإسـتـقـبـال الأسـاسـيـة ؟

استقبال الزائرين _ الواجبات الاداريه

مهمة موظف الإستقبال الأساسية :ــ

•        إستقبال الزائرين :

الواجب الأساسي لموظف المكتب الأمامى هو استقبال زائرين المنشاه. عندما يصل الزائرين ، على موظف الإستقبال ان يرحب ترحيبا وديا بهم ، ويقدم  لهم المشروبات. و من أهم الواجبات هو الإجابة على الأسئلة المتعلقة بالمنشاه، مثل ساعات العمل ، تقديم موجز عن المنتجات والخدمات التي تقدمها المنشاه. موظف الاستقبال هو المسؤول عن الرد على جميع المكالمات الواردة. اعتمادا على حجم المكالمات الوارده ، قد تضطرالمنشاه لاستخدام نظام هاتفي متطور لإنجاز هذه المهمة. 

•          توزيع البريد :

في بعض المنشآت ، يشرف موظف الاستقبال على تسجيل البريد الوارد قبل توزيعه داخليا والبريد الصادرقبل إرساله للخارج. عند وصول البريد ، يقوم موظف الاستقبال بفرز تلك الرسائل، والتخلص من البريد غير المرغوب فيه ، وتحديد الرسائل ذات الأولوية القصوى. ثم يوزع بالطريقة التى حددها صاحب العمل. قد يتم تسليم كل رساله لمتلقيها مباشرة أويضعها فى المكان المخصص لكل قسم حتى يقوم أحد موظفيه باستلامه. يوقع باستلام الطرود التى وردت و يقوم بتوزيعها للمكان المحدد.   إذا أراد فرد من العاملين إرسال اى مستند بصوره عاجله ، على موظف المكتب الأمامى ( الإستقبال) أن يقوم بما يلزم و يتأكد من وصوله للجهه المرسل اليها.

•          الواجبات الإدارية :

على موظف الاستقبال في المكتب الامامى أن يؤدي أيضا مجموعة متنوعة من المهام الكتابية. منها إعداد مسودات الرسائل ، وإعداد جداول البيانات المالية وعمل العروض. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم بتحديد المواعيد لكبار أعضاء الفريق ، وكذلك ينظم ترتيبات السفر اللازمة للمديرين . على موظف الاستقبال طلب اللوازم المكتبية ، و عمل ملفات للمستندات ، و نسخ و إرسال واستقبال الفاكسات. في بعض الحالات ، قد يؤدي أيضا المهام  البسيطه من إمساك حساب النثريات.