ماهي مواصفات ومميزات نظام تدفق العمل workflow وهل يتناسب مع شركات الطباعة والدعاية والاعلان؟ مع العلم ان مواصفات نفس الصنف تختلف من طلبية الى اخرى؟

Question

وللتوضيح بان شركات الطباعة والدعاية والاعلان تعتبر شركات انتاجية. لكنها لاتنتج منتجات ثابتة تورد الى المخازن ثم يتم تسويقها وبيعها. بل انتاجها حسب الطلب وتنتج فقط طلبيات العملاء الواردة وبمواصفاتها المطلوبة. وفي الصنف الواحد مثلا (كروت او بروشورات او لوحات ضوئية) تختلف المواصفات التفصيلية من طلبية لاخرى مثل (المقاس والتصميم وغيرها.)

georgei assi · Answer

ما هو ال ( Workflow ) ؟

- لا يوجد مصطلح علمي ” عربي “معتمد يصف هذا المصطلح الاجنبي إلا أنه جرت العادة على تقسيم هذا المصطلح إلى جزئين وترجمة كل جزء على حدة للوصول إلى معنى يعبر بشكل كافي عن المعنى المقصود به من المطلح الاجنبي حيث يترجم الجزء الأول

- ( Work ) بـ “عمل” أما الجزء الثاني ( flow ) فيترجم بـ “تدفق” لنحصل على ترجمة مقبولة للمصطلح الأصلي وهي ” تدفق العمل ” ، وتجدر الإشارة إلى أنه سيتم إستخدام هذه الترجمة في هذا التقرير .

- يمكن تعريف تدفق العمل ببساطة على أنه حركة الوثائق أو المستندات أو الإستمارات والمهام المتعلقة بها لأداء معاملة عمل معينة .

- يتم تنفيذ هذه الخطوات وفق ترتيب معين ووفق مجموعة من النظم والشروط للحصول على نتيجة

مميزات نظم إدارة تدفق العمل :

- أدوات للتعريف بالمعاملات :

أداة إما رسومية أو نصية للتعريف بمعاملة معينة ( جديدة ) .أي حدث أو أجراء ضمن معاملة يجب أن ينتمي إلى موظف ضمن حدود متطلبات المعاملة أو بجهاز يؤدي وظيفة معينة خاصة بالمعاملة .

- المحاكاة والنمذجة :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية لمحاكاة ونمذجة ( عمل نماذج من الأجهزة والإجرائات والشروط والموظفين ) لبيئة العمل الخاصة بمعاملة معينة ، لفحص وإختبار جودة الأداء في حدود بسيطة قبل طرحه للإستخدام .

- إنشاء معاملة جديدة والتحكم بها :

طلب معاملة جديدة ( من قبل العميل ) وتسييرها وفقاً للإجرائات والخطوات المترافقة مع هذه المعاملة ” تدفق العمل “.

- آليه لإتخاذ القرار :

توجد شروط أو قوانين خاصة بكل عملية أو إجراء أو خطوة تقوم بها هذه العملة توضح كيفية الربط بين هذه الخطوات وربط المتطلبات الخاصة بها وإتخاذ القرارات وفقاً لهذه الشروط .

- توجيه الوثائق :

تمكن هذه الميزة من إضافة التعليقات والتعليمات من أي من المستخدمين أو الأجهزة الخاصة بنظام تدفق العمل واللتي تدلل على شيء معين ، هذه الخدمة لا تؤثر إطلاقاً على المستند الأصلي .

- الأدوات المضمنة :

مجموعة من البرامج والأدوات الإضافية اللتي قد تكون هناك حاجة لإستخدامها في تنفيذ خطوة معينة تتعلق بهذه المعاملة مثل معالج الكلمات أو معالج الصور أو غيره من الادوات الإعتيادية ( التقليدية ) .

- توفير قوائم بالأعمال والمهام :

ضمن حدود نظام إدارة تدفق العمل يوجد مجموعة من الأشخاص والأجهزة التي تقوم بإتمام خطوة ضمن الخطوات المخصصة لإنهاء معاملة معينة كل جزء من هذه المنظومة قد يصل له أكثر من مهمة لأدائها في نفس الوقت ، هذه الأداة تقوم بترتيب هذه المهام وفق أهميتها ونوعها .

- تنفيذ الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً :

يمكن تنفيذ مجموعة من الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة أتوماتيكياً ، ككتابة رسالة مثلاً أو إرسال طلب إلى طرف أخر في المنظومة لإنهاء إجراء معين .

- منبه للأحداث المتعلقة بمعاملة معينة :

قد تتطلب بعض الإجرائات تفاعل معين من قبل صاحب المعاملة مثلاً التوقيع على مستند معين أو دفع رسوم معينة أو إعلامه بإنتهاء المعامله كل هذه الإجرائات واخرى متعلقة تنفذ من قبل هذه الاداة .

- موزع للرسائل والبريد :

أداة توفر خدمة لإرسال وإستقبال الرسائل والبريد ضمن حدود المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” .

- مراقب الإجرائات المتعلقة بمعاملة معينة :

يمكن النظام من متابعة الإجرائات والمواعيد الخاصة بكل معاملة خطوة بخطوة أولاً بأول .

- الوصول إلى معلومات من خلال الإنترنت :

بعض أنظمة إدارة تدفق العمل توفر إمكانية الوصول ومتابعة المعاملات من خلال الإنترنت ، بالإضافة إلى توفير إمكانية أداء أو الإطلاع على معلومات وشروط وأخداث متعلقة بمعاملة معينة دون الحاجة إلى الحضور الشخصي إلى المؤسسة.

- الإدارة والأمان :

توفير نظام متكامل لإدارة المنظومة ” نظام إدارة تدفق العمل ” من خلال التحكم وتوزيع الصلاحيات الأمنية والتنفيذيه والتحكم بعملية النسخ الإحتياطي والإستعادة والعمليات الأمنية ومراقبة النظام وكل ما يخص الإدارة والأمان .