ما الذى تعرفه عن الاضابير؟

الاضابير هى حزمة الوصول لإدارة وثائق المؤسسات من  اهم الانظمة التي تتعامل مع  ادارة وارشفة الكتب الرسمية والمستندات والتراسل الكترونيا حيث يهدف النظام الى تحويل العمل اليدوي الى عمل ممكنن  وإمكانية البحث عن الوثائق  وأسترجاعها بشكل سريع، إضافة  إلى الحفاظ على الوثائق من التلف والضياع.

   فوائد وخصائص الحزمة:

1- إمكانية تعريف الهيكلية الأدارية للمؤسسة بشكل مرن.

2امكانية تعريف المستخدمين على النظام ضمن وحداتهم الادارية وبصلاحيات مختلفة .

3-امكانية ارشفة الكتب الرسمية الصادرة والواردة مع امكانية ادخال معلومات الكتب الرسمية من رقم الكتاب، اسم الجهه المستلمه للكتاب، تاريخ الكتاب ...الخ

4- للمشرف قابلية أضافة قوالب للكتب الرسمية حيث يتم تحديد الحقول التي يجب أن تدخل مع كل كتاب رسمي في كل قالب.

5- توفير امكانية ارشفة الاضابير والملفات (بمختلف أنواعها) مع امكانية ادخال معلومات الاضبارة من رقم الاضبارة، اسم الاضبارة، تاريخ الاضبارة.... الخ.

6- التحكم بإسماء الحقول التي سيتم إدخالها مع كل إضبارة من قبل المشرف مع تحديد فيما أذا كانت قيمة الحقل واجبة الإدخال أم أختيارية.

7-أمكانية تشغيل وفتح أي ملف من ملفات الأضابير بمجرد عمل نقرة مزدوجة عليه من داخل الحزمة.

8- توفير خاصية التراسل الداخلي بين مستخدمي الحزمة وبصلاحية مختلفة وبما يتلائم مع الموقع الأداري للموظف.

9- توفير خاصية عمليات النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات على وسائل خزن خارجية مما يوفر حماية البيانات في حالة حدوث طارئ ما.

10-  وجود خاصية البحث عن كل الحقول التي تم ادخالها في النظام حيث ان النظام يتيح للمستخدم البحث عن كافة معلومات الكتب الرسمية والاضابير المدخلة وعن الرسائل.

11-  التعامل مع الماسحات الضوئية السريعة (Documents Scanner) بشكل مباشر.

12-  إمكانية تعريف مشرفين ثانويين في النظام لكي يتم السيطرة على المستخدمين بشكل محكم.

13- وجود المستخدم المراقب (Monitor) الذي يتمكن من الأطلاع على جميع الفعاليات التي حدثت في النظام وبضمنها فعاليات المشرف لضمان عدم إعطاء صلاحيات غير مناسبة لبعض المستخدمين من قبل المشرف .

14-  اعطاء صلاحيات من قبل المشرف او المشرف الثانوي لكل المستخدمين  وحسب موقعه الوظيفي، والصلاحيات