اذكر الطرق المتبعه لمراقبه المخزون ؟

تتعدد وتختلف أنواع الرقابة على المخزون وفقاً لما تهدف إليه الرقابة فمثلاً تصنف الرقابة على أساس الزمن إلى رقابة قبلية أو وقائية ورقابة أثناء التنفيذ ورقابة بعد التنفيذ وعلى أساس المصدر إلى رقابة داخلية ورقابة خارجية وعلى اساس الأهداف إلى رقابة سلبية ورقابة إيجابية وعلى أساس مجال الرقابة إلى رقابة إدارية ورقابة مالية ورقابة فنية ولكن ما يهمنا هنا هو ما يسمى بالرقابة النوعية ، والرقابة الكمية ، ورقابة التكلفة ، والرقابة الزمانية والتي سأتطرق إلى شرحها كما يلي :1- الرقابة النوعية : يهدف هذا النوع من الرقابة إلى التأكد من أنواع ومواصفات الأصناف التي يتم إستلامها أو صرفها أو حفظها في المخازن ومدى مطابقتها للمواصفات التي يتم الإتفاق عليها والمحددة في العقود ومحاضر الفحص ، وعادة ما يتم ترميز الأصناف وتبسيطها وتنميطها بغرض ضبط النوع ومراقبته وتتم عملية رقابة النوع من خلال الفحص الفعلي والتأكد من عدم الخطأ أثناء الإستلام أو حدوث تلف أو إستبدال أو إختلاط أو خطأ أثناء الحفظ أو من وجود أصناف كاسدة أو راكدة أو منهية الصلاحية أو لا تصلح للإنتاج أو منخفضة الجودة لا تصلح لإنتاج سلعة أو خدمة منافسة في السوق .2- الرقابة الكمية : يشمل هذا النوع كل من الرقابة المباشرة على مقدار الوحدات المستلمة أو المخزنة من كل نوع وذلك من خلال إما عقد التوريد في حالة الإستلام أو بطاقة الصنف أو السجلات المخزنية في حالة الجرد والرقابة الدفترية الشاملة لمقادير الأصناف المخزنة والرقابة من خلال الجرد ، ورقابة الإدارة العليا دورياً أو حسب الظروف والتأكد من مقادير وقيم المخزون من الأصناف المختلفة ومدى مطابقتها لمستويات التخزين المحددة والأرصدة الدفترية مع ما هو متاح في الواقع العملي من الأصناف المختلفة وما تم توريده للمخازن أو صرفه منها ومن خلال هذا النوع من الرقابة يمكن إكتشاف أي ركود أو إختلاف أو نقص في عدد الوحدات سواء أثناء استلام المواد أو أثناء حفظها ثم معالجة ذلك وتلافي حدوثه في المستقبل .3- رقابة الكلفة : يركز هذا النوع من الرقابة على التكلفة والعائد الخاص بكل صنف من المخزون حيث يهدف هذا النوع إلى ضبط عملية الإستثمار في المخزون وتخفيض تكاليف الشراء والمناولة والتأمين والنقل والإستلام والفحص والتألف والعادم والتكاليف الناتجة عن عدم توفر المواد وما ينجم عن ذلك من خسائر مادية ومعنوية للمنظمة ويتم ذلك من خلال التعرف على حجم الإستثمار والتكاليف المختلفة المتعلقة بالمواد المخزنة ومدى إتفاق التكاليف الفعلية مع ما حدد مسبقاً ومنع أي إنحراف يحدث في هذا المجال .4- الرقابة الزمانية : عادة ما تحدد فترة لإعادة الشراء وزمن التخزين للصنف حتى لا يتلف بمضي المدة وزمن إستخدام الأصناف ومواعيد الجرد وزمن إنجاز كل عنصر من عناصر العمل والذي يترجم على شكل برنامج زمني ....إلخ حيث تمثل هذه الفترات الأساس الذي يتم على ضوئه متابعة سير العمل في المخازن وتلافي تأخير الشراء وتقادم المواد أو إنتهاء صلاحيتها أو تجاوز الفترة المحددة لإستخدامها وبالتالي تجنيب المنظمة المشاكل الناجمة عن ذلك

بعد وصول المواد الأولية والمواد الأخرى اللازمة لسير العملية الانتاجيه إلى المخازن تبدأ فعالية مراقبة المخزون، ويشمل هذا النظام تحديداً للمواد الداخلة إلى المخازن والموزعة على مراكز الإنتاج والمواد الباقية في المخازن، كما يتضمن هذا النظام الإجراءات الواجب اتباعها لتجنب مخاطر التلف والسرقة وفقدان المواد.

ولإتمام مراقبة المخزون، تجري تهيئة سجلات بالمواد الأولية والأدوات المستخدمة في العملية الإنتاجية، كما تتم أعمال الجرد الدورية للمواد المخزونة فعلاً ومقارنة كمياتها مع السجلات الموجودة، ومن ثم اتخاذ ما يلزم من تعديل وتصحيح لمطابقة السجلات مع كميات المخزون الموجودة فعلاً.

وتتضمن مراقبة المخزون أيضاً مقارنة الكميات اللازمة للعملية الانتاجية مع ما هو موجود من مخزون، وأخذ القرار بعد ذلك فيما إذا كان وقت الشراء مناسباً، ولهذا يحتاج المخزون إلى المراقبة الفعالة والتخطيط الدقيق.  ويرجع الإخفاق في كثير من المشروعات الصناعية أو غيرها إلى سوء المراقبة على المخزون.

من اهم احدى طرق الرقابة على المخزون هو جرد المخازن ، اي ان تقوم بمراجعة الكميات المخزونة من الاصناف المختلفة باستخدام نوع معين من انواع الجرد بهدف :

1- التأكد من صحة السجلات في المخازن.

2- مقارنة الموجود الفعلي في المخازن مع رصيدها الدفتري.

3- تحديد نقاط القوة والضعف في نظام واجراءات الرقابة على المخزون.

•  التفتيش على المستودعات شهرياً ومطابقة الرصيد الفعلي بالرصيد القيدي في بطاقات مراقبة الصنف نموذج (5) للتأكد من صحة البيانات .
• إدخال البيانات الخاصة ببطاقة مراقبة الصنف ( نموذج رقم5 ) للأصناف المستودعية الكترونياً.
• إثبات قيود كل من الاستلام والصرف والإرجاع واستخراج الرصيد لكل صنف مستودعي بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودع الكترونيا .
• مراجعة المستندات المقدمة للتأكد من دقتها، كذلك مراجعة القيود في البطاقات.
• حفظ المستندات المؤيدة للقيود في ملفات خاصة بطريقة منظمة حتى يمكن الرجوع إليها.
• الحد من عدد الأصناف المتشابهة في المستودع .
• تحديد الأصناف الراكدة والمكدسة من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها لمدير الإدارة .
• متابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو بيعها أو أتلفها أومنحها بموجب تقارير دورية .
• القيام بالأعمال الأخرى التي توكل له في مجال مراقبة المخزون. 

إن نجاح نظام مراقبة المخزون يعتمد على كفاءة القائمين على إدارة المخازن ودرايتهم بأعمال المراقبة بالإضافة إلى قدرتهم على تصميم برنامج المراقبة والاحتفاظ بالسجلات .

1. الاحتفاظ برأس المال المستثمر في المواد المخزنية عند أقل حد ممكن لتجنب الأضرار التى تنجم عن التخزين بأكثر من اللازم مثل :- · تعطيل جزء من رأس المال وتجميده في هذه المواد المخزنة مما قد يحرم المشروع من أنشطة أخرى أكثر أهمية. · التضخم فى تكاليف مناولة المواد والاحتفاظ بها كمخزون وزيادة فرص التلف والضياع والسرقة والحريق والتقادم وزيادة الفائدة المدفوعة على رأس المال المستثمر فى هذه المواد وزيادة مصاريف التأمين. · تشغل المهمات الزائدة فى المخزون حيزا من الفراغ فى المخازن مما يعوق عمليات الصرف والاستلام بالإضافة إلى تكلفة الصيانة والجرد · خسائر البيع والتصرف فى المخزون الزائد والراكد حيث يتم بيعه بقيمه أقل بكثير من القيمة الدفترية. · ظهور إدارة الشركة أمام العاملين بمظهر الإسراف مما يشكل أخطاراً جسيمة على كفاءتهم وأعمالهم حيث أن الإدارة عادة هى القدوة الحسنة بالنسبة إلى العاملين · بطء دوران رأس المال المستثمر مما يؤثر في ربحية المشروع . · احتمال وجود خسائر نتيجة انخفاض السلع المخزنة . · فائدة الأموال المعطلة في المواد المخزنة والتي تمثل عبئا يتحمله المشروع ويؤدى إلى نقص ربحيته. · الإضرار التى قد تلحق بالمواد المخزنة نتيجة التقادم أو الضياع أو التلف. 2. الاحتفاظ بالمواد المخزنية من الأصناف المختلفة بالكميات المناسبة التى تناسب ظروف الإنتاج بالمشروع حيث أن الاحتفاظ بالمخزون أقل عن الحد المناسب له أضراره ومنها : × تأخير الإنتاج وتعطيله وتوقفه في بعض الأحيان . × زيادة التكلفة الإنتاجية لمنتجات المشروع × عدم الوفاء بمواعيد تسليم المنتجات . × فقد ثقة عملاء المشروع . × إضعاف المركز التنافسي للمشروع ونقص ربحيته . 3. ضمان توفير الكميات المناسبة من المواد المطلوبة حسب الخطط الموضوعة و تفادي النقص في هذه المواد و خاصة المواد سريعة الحركة. 4. ضبط حركة المخزون, و تنظيم حركة دوران المواد و تجديدها لتفادي الازدواجية في خزن المواد. 5. التأكد من سلامة المواد المخزنة, و من تطبيق إجراءات الأمن و السلامة عليها. 6. تخفيض تكاليف و نفقات و مصاريف التخزين إلى أقل ما يمكن. 7. قياس و تصحيح أداء العاملين في المخازن. 8. ضبط استلام و تسليم المواد في المواعيد المحددة لمنع تأخير العمليات الإنتاجية. 9. جدولة وفحص المواد للتأكد من أنها مطابقة للمواصفات والكميات والتقليل من خسائر التلف والسرقـة.