ما هي الدورة المستندية للمشتريات في شركات المقاولات؟ مع العلم أن المشتريات عبارة عن قطع غيار للمعدات يتم تركيبها مباشرة.

الدورة المستندية للمشتريات كالتالى

عند وجود احتياجات او متطلبات سواء مواد خام او الات او معدات فى اداره ما او مشروع فى شركه تقوم هذه الجهه بعمل طلب الشراء موضح به مواصفات (المشتريات) الاصناف المطلوبه وكمياتها

فى هذا الطلب يتم توقيع السلطة المفوضة على طلب الشراء ( مدير الادارة الراغبة فى الشراء مثلاً )

يتم تقديم الطلب الى السلطة المصرح لها الموافقه على هذا الطلب ( المدير العام - رئيس القطاع فى الجهات الحكومية )

بعد الموافقه على طلبيه الشراء تاتى المرحله الثانيه امر التوريد

يتم توجيه الطلب الى ادارة المشتريات  لاعداد عروض الاسعار وعمل امر التوريد

تحصل ادارة المشتريات على عروض اسعار من ثلاث جهات مثلا على الاقل وتختار العرض الاعلى جوده واقل تكلفه

تحرر ادراة المشتريات امر توريد لجهه التوريد  محدد فية الاصناف والكميات المطلوبة

مرحله اذن الاستلام يتم توريد الاصناف طبقاً لامر التوريد ويتم استلامها بمعرفة لجنة فحص واستلام وتضاف الى المخازن بموجب محاضر الفحص والاستلام فى حال مطابقه الاصناف المورده لامر التوريد ومحضر الفحص

تاتى مرحله  فواتير الشراء يتم تحرير الفواتير ارساله الى ادراة الحسابات لعمل استحقاق للمورد لاصدار شيك باسمه بقيمة البضاعة المورده

برنامج محاسبه مقاولات

الدورة المستندية للمشتريات

اولا . الدورة المستندية للمشتريات المحلية :

أ- المشتريات الغير نمطية :وذلك بالنسبة للأصناف التى لايتم تحديد حدود دنيا للإحتفاظ بها فى مخازن الشركة وتتمثل هده المشتريات على سبيل المثال فى الآتى :• إحتياجات تطلب لأول مرة وغير موجودة بالشركة أو مخازنها.• الأصول الثابتة والمواد المستهلكة كالأدوات الكتابية والتى لا يخصص لها مخزن وتطلب أولاً بأول .

وفى هذه الحالة يتم إتباع الآتى :• يتم إرسال طلب الشراء من الجهة الطالبة إلى إدارة المشتريات .. ويحرر من أصل وصورة :الأصل : يرسل إلى إدارة المشتريات.الصورة : تحفظ بالدفتر .

• تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر الشراء إلى المورد المختص لتوريدها..ويحرر من أصل +3 صور:الأصل : يرسل إلى المورد .الصورة الأولى : ترسل إلى قسم الحسابات .الصورة الثانية : ترسل إللا إدارة المخازن للإستلام بواسطتها ...الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر .

ب- المشتريات النمطية :وذلك بالنسبة للأصناف التى يتمشى معها أسلوب وضع حدود للمخزون " أدنى وأعلى نقطة للطلب" .وفى هذه الحالة يتم أتباع الآتى :• يقوم أمين المخزن بتحرير طلب شراء بالأصناف التى وصل رصيد مخزونها إلى نقطة إعادة الطلب حيث تحدد هذه النقطة فى ظل حالة التأكد أو عدم التأكد من معدل الطلب ، فكلما زادت درجة عدم التأكد من معدل الطلب كلما ارتفعت نقطة إعادة الطلب، وفى ظل حالة التأكد التام تنخفض نقطة إعادة الطلب إلى اقل ما يمكن حيث لاوجود لما يسمى مخزون الأمان فى هذه الحالة باقى الدورة كما سبق بيانه ( أ ) .

ثانيا. دورة المشتريات الخارجية :

فى حالة شراء ماكينات متخصصة لازمة للصناعة فإنه يتم استيرادها من الخارج ويتم ذلك باتباع الخطوات التالية :1- يتم تحرير طلب إستيراد بالأصناف المطلوبة واعتماده من رئيس مجلس الإدارة .. ثم يتم إرسال خطاب إلى المورد بموافاة الشركة بالفاتورة المبدئية للأصناف الثابتة المطلوب شراءها للمصنع .2- بعد ذلك ترسل صورة الفاتورة المبدئية مع طلب الإستيراد المعتمد من سلطة الإعتماد للإدارة المالية لإتخاذ إجراءات الإستيراد من الخارج للأصناف المطلوبة .3- ثم تقوم إدارة الحسابات بتحرير طلب استيراد من الخارج للحصول على موافقة مصلحة الجمارك لتحديد البند الجمركى ثم بعد الحصول على موافقة مصلحة الجمارك يحرر عقد فتح إعتماد مستندى ووضع كافة الشروط الخاصة بالإستيراد والتى تم الإتفاق عليها مسبقاً مع المورد .4- يتم إرسال المستندات كاملة للبنك شاملة الإقرارات المطلوبة وكذلك الفاتورة المبدئية المعتمدة لفتح الإعتماد حيث يقوم المورد بإخطار الشركة بتكلس أو فاكس بتاريخ وصول البضاعة وتاريخ شحن البضاعة . ويتم إرسال نسخة اصلية ثالثة من مستندات الشحن للشركة مباشرة لتقوم بالتخليص على البضاعة فى حالة تأخر المستندات الأصلية عن طريق البنك .5- بعد ورود المستندات يتم تظهيرها من قبل البنك وتسليمها للملخص الجمركى المتعاقد مع الشركة ليقوم بإتخاذ إجراءات التخليص وقبل الإفراج النهائى يقوم بإخطار الإدارة المالية بالرسوم الجمركية المستحقة للجمارك لاستخراج شيك بالرسوم الجمركية .6- يتم الإفراج النهائى بعد سداد الرسوم الجمركية وانهاء اجراءات التخليص والتأكد من عدم وجود عيوب ونقل البضاعة بمعرفة المخلص إلى مخازن الشركة .• عقب ورود البضاعة إلى الشركة يقوم المدير الفنى ومدير الإنتاج بفحص البضاعة والتأكد من صلاحيتها ثم يحرر أمين المخزن إذن لإضافة البضاعة مع موافاة الإدارة التجارية والمخازن بصورة من الفاتورة التجارية وقائمة المحتزيات لمراجعة الأصناف الموجودة على ما هو موجود بالفاتورة .• فى حالة وجود توالف يحرر محضر إثبات حالة لإخطار التامين والمطالبة بالتعويضات وفقاً لوثيقة التأمين .• تقوم الإدارة المالية بحفظ فاتورة التخليص مع إذن إضافة المخازن مع إيصالات مصاريف النولون والتحميل والتفريغ مرفقاً بها كافة المستندات الخاصة بالرسالة ثم يتم إتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة بعد إنتهاء الأدارة المالية من قيد المستندات بحساب الإعتمادات المستندية وقفل الإعتمادات المستندى لأضافته للمخازن .• يتم تحرير قائمة تكلفة اعتماد مستندى توضح بها التكلفة البنكية للاعتماد المستندى والتى تشمل قيمة المستندات الواردة على فاتورة الإعتماد والمصروفات البنكية والتخليص والجمارك حتى إضافة الأصناف إلى المخازن .• تقوم إدارة التكاليف بتحديد متوسط تكلفة الوحدة من الصنف وتسجيلها فى سجل المواد الواردة وبطاقة الصنف.

• فى حالة تعدد الأصناف داخل الرسالة الواحدة فإنه يتم توزيع مصروفات الإستيراد والشراء على الأصناف بإستخدام الأسس المناسبة للتوزيع .

أشكر الأخ صلاح عثمان ، ولكن اذا كانت المشتريات عبارة عن قطع غيار للمعدات الآلية وهي لغرض التركيب مباشرة حيث يتم طلبها من المورد آجل أو تشترى نقداً.

اعتقد 

*- رفع طلب من ادارة المشروع بالموصفات المطلوبة 

*- طلب عرض سعر من المورديين  للقطع الغيار المطلوبة 

*- تعميد موقع من الادارة العليا 

*-   استلام المعدات بسند استلام بمخازن المشروع  مع  وجود تقرير  فني يوكد صلاحيتها 

*- استلام فاتورة المشتريات  باالادارة المالية 

*- تسجيل فاتورة المشتريات " نقدا او اجل "

*-  اثبات دفع قيمة الفاتورة حسب طريقة الدفع  والسداد

سند نقدي 

او بشيك 

بالنسبة لمشتريات قطع الغيار والصرف على الاصول 1- اصدار امر شراء بناء على طلب الموقع 2- مراجعة امر الشراء بادارة المخازن لتحديد الاصناف الغير موجودة 3- تقوم المشتريات بتنفيذ المطلوب من المشتريات بعد المراجعة وتحديد المطلوب بالفعل 4- يتم استلام المخازن الوارد والمطابقة مع امر الشراء وعمل اذن اضافة - الاضافة بكارت الصنف 5- يتم ارفاق فاتورة المورد مع الاضافة المستلمة 6- ترسل الفاتورة والاضافة الى المراجعة والحسابات 7- بالمراجعة والحسابات للتسجيل بالدفاتر حساب الموردين نقدى/اجل 8-يتم الصرف باذون صرف للموقع الطالب للاصناف 9- يتم الصرف من كارتة الصنف بالتاريخ ورقم اذن الصرف والجهة المنصرف لها 10- ارتجاع للمورد بعمل اذن ارتجاع موردين ويخصم من رصيد المخازن بالكارتة 11- يسلم للمشتريات لعمل ارتجاع بقيمة المرتجع للمورد 12- وصورة من مرتجع المشتريات الى القائم على حساب الموردين للخصم من حسابه هذه هى الدورة المستندية لقطع الغيار او اى مخزن مهما اختلفت مواده او الاصناف اخوك محاسب / عمر فؤاد مدير ادارة مخازن بالمعاش