ماهي المهام التي يجب أن يتميز بها مساعد المدير أو مدير المكتب؟

يساهم بتنفيذ الخطه التنفيذيه للمنظمة وفي مساعدة المدير العام في إدارة وتنظيم العمل والقيام بتنظيم أعمال السكرتارية والمراسلات والمحافظة على سرية المعلومات الواردة لمكتب المدير العام وتنظيم ومتابعة الاجتماعات التي يدعو اليها المدير العام وتنظيم المقابلات والزيارات ومواعيد الاجتماعات - توفير قناة اتصال ما بين المدير العام والأقسام الاداريه الاخرى في المنظمة ،،

مساعد المدير يجيب على يتميز بالنشاط وأنه قادر حل جميع العوائق التي تصادفه وأن يكون شخص قدوه فى تعامله وتشجيعه للموظفين دوره الأيجابي يجيب أن يكون أكبر من السلبي وهو حلقة وصل جدا مهمه فى منصبه هذا بين الموظفين والمدير العام

يجب أن يتميز مساعد المدير بالثقة والكفاءة والقدرة على معالجة المشاكل الطارئة بسرعة وهدوء وإيجاد حلول لها وتقديم الإقتراحات التى يراها مناسبة لتحسين أداء العمل من خلال الإنتباه لأدق تفاصيل العمل اليومى التى لا يضعها المدير فى إعتباره كما يجب أن يكون لديه قدرة على التعلم وسرعة بديهة للحلول مكان المدير فى الأوقات التى يطلب فيها ذلك

الفرق في المهام الأولى: التخطيط Planning غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى.
والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف.
بواسطة التخطيط يمكن إلى حد كبير المدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف.
فمفهوم التخطيط العام يجيب على أربعة أسئلة هي:1.
ماذا نريد أن نفعل؟2.
أين نحن من ذلك الهدف الآن؟3.
ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟4.
ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟ من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمؤسسة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.
التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال: تحديد الموارد المطلوبة.
• تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين.
• تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).
• تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.
يمكن تصنيف التخطيط حسب الهدف منه أو اتساعه إلى ثلاث فئات مختلفة تسمى:1.
التخطيط الاستراتيجي: يحدد فيه الأهداف العامة للمنظمة.2.
التخطيط التكتيكي: يهتم بالدرجة الأولى بتنفيذ الخطط الاستراتيجية على مستوى الإدارة الوسطى.3.
التخطيط التنفيذي: يركز على تخطيط الاحتياجات لإنجاز المسؤوليات المحددة للمدراء أو الأقسام أو الإدارات.
أنواع التخطيط الثلاثة: • التخطيط الاستراتيجي: يهتم التخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمؤسسة ككل.
ويبدأ التخطيط الستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستويات الإدارية يجب أن تشارك فيها لكي تعمل.
وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:1.
إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمؤسسة ككل.2.
إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.3.
تطوير المؤسسة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
• التخطيط التكتيكي: يركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية.
هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفية القيام به، ومن سيكون مسؤولاً عن إنجازه.
التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيق التخطيط الاستراتيجي.
المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخطط الاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيق الاستراتيجيات العامة للمؤسسة.
• التخطيط التنفيذي: يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله.
ويمكن أن تستخدم مرة واحدة أو عدة مرات.
الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطة التي تتكرر.
كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة.
أما أمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات.
• خطوات إعداد الخطط التنفيذية: الخطوة الأولى: وضع الأهداف: تحديد الأهداف المستقبلية.
الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة: تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.
الخطوة الثالثة: تحديد البدائل: بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.
الخطوة الرابعة: تقييم البدائل: عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.
الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل: اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.
الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة: تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير.
الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.
• الوظيفة الثانية: التنظيم وفي وصفه لعنصر التنظيم يقول فايول التنظيم يبين العلاقات بين الأنشطة والسلطات.
"وارين بلنكت" و "ريموند اتنر" عرّفا في كتابهم "مقدمة الإدارة" وظيفة التنظيم على أنها عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
هنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:1.
تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.2.
تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.3.
تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.4.
تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
المحصلة النهائية من عملية التنظيم في المؤسسة: كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.
اهمية التنظيم: العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المؤسسة المحددة سابقا في عملية التخطيط أمرا ممكنا.
بالإضافة إلى ذلك، فهي تضيف مزايا أخرى.1.
توضيح بيئة العمل: كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل.
فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا.
ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.2.
تنسيق بيئة العمل: الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات.
والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور.
كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.3.
الهيكل الرسمي لاتخاذ القرارات: العلاقات الرسمية بين الرئيس والمرؤوس يجب أن تطور من خلال الهيكل التنظيمي.
هذا سيتيح انتقال الأوامر بشكل مرتب عبر مستويات اتخاذ القرارات.
و يضيف "بلنكت" و "اتنر" أنه بتطبيق العملية التنظيمية ستتمكن الإدارة من تحسين إمكانية إنجاز وظائف العمل.
الخطوات الخمسة في عملية التنظيم: هي ذلك الجهاز من العاملين المنظم لمكتبات الادارة الصادرة منها والواردة اليها .
وتعتبر بمثابة الساعد الأيمن للمدير والمسؤلين في إنجاز وأداء أعمالهم .
وقد اشتقت كلمة سكرتارية من أصل الكلمة الانجليزية ( SECRETARY) والمشتقة من كلمة ( SECRET) أي سر...
تعريف السكرتير : هو الموظف الذي يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر ...
وظيفة السكرتير :
1- معالجة البريد الصادر والوارد ..
2- استقبال الزوار..
3- الرد على الهاتف ..
4- أعمال الطباعة ..
5- الحفظ والتصنيف ..
6- تجميع المعلومات ...
وغيرها ........
الفرق بين السكرتير والطابع " الكاتب" : السكرتير أشمل وأوسع حيث أن السكرتير يقوم بالطباعة فهي جزء من الأعمال التي يمارسها ..
حيث أن أعمال الطباعة تتمثل بجميع ما يطبع على الآلة الكاتبة كالرسائل والمذكرات ..الخ ..
أضيف إلى ذلك أن الطابع ليس لديه إلمام بأعمال السكرتير حتى الأساسية منها والتي تتمثل في تنظيم المواعيد والاجتماعات والرد على المكالمات الهاتفية....الخ بعكس السكرتير الذي بالإضافة إلى إتقانه هذه الأعمال فإن عليه أن يتقن الضرب على الآلة الكاتبة ..
ونتيجة لذلك بإمكاننا وضع قاعدة عامة وهي أن كل سكرتير طابع وليس كل طابع سكرتير ....
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية :1.الصفات الشخصية2.الصفات العلمية3.الصفات العملية سأفصل قليلاً : أولاً : الصفات الشخصية : o أن يكون صادقاً أميناً يحفظ أسرار المؤسسة .
o أن يتميز باللباقة وحسن التصرف .
o أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة .
o أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع .
o أن يكون قوي الثقة بالنفس .
o أن يهتم بالمظهر الحسن والانتظام في العمل .
ثانياً : الصفات العلمية : o أن يكون حاصلاً على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية .
o أن يكون واسع الاطلاع على ما يجد في مجال عمله .
o أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المرعية في المؤسسة .
o أن يكون قادراً على التعبير بلغة صحيحة بالإضافة إلى اللغة الانجليزية .
ثالثاً : الصفات العملية : أن يكون ملماً بما يلي : o الطباعة o الإملاء o النسخ والتصوير o استعمال الهاتف o معالجة المعلومات

Management is often an art, sometimes its innate or it comes with experience.
So, the tasks and its characterization will range from the job description, on-site scenario, team management, project management to out of the box solutions depending on the goal that is outlined by the management.

يجب أن يكون ملما بكل دقائق العمل قادراً على اسداء النصح فى الوقت المناسب الافادة من مكانته فى قربه من المدير فى توجيهه الى الاشخاص الناسبين لاداء المهام لتحقيق النتائج المثلى للعمل

التفكير في تفاصيل العمل التي قد تغيب عن ملاحظة المدير..بسبب انشغاله

الاجابة قد تطول و تحتاج الي الكثير من الايام للشرح و لكن المهم ان يستطيع ادارة وقته في التنسيق بين المهم و التخطيط لها وأليات التنفيذ و متنابعة الموظين و جودة العمل :)

المهام التي يجب أن يتميز بها مساعد المدير أو مدير المكتب : هنالك بعض المهارات الأساسية التي لابد من توفرها في مساعد المدير او السكرتير التنفيذي ، وهي : الإستماع الجيد للتوجيهات او الحوار ، القراءة والإستيعاب ، إدارة الوقت ، التحدث والقراءة والكتابة ، التفكير المنطقي الإبداعي في إيجاد الحلول البديلة والخواتيم ، إتخاذ القرار ، الإستعداد للتعلم ، التنسيق والتعاون والتوجه نحو مساعدة الآخرين .
كذلك هنالك بعض المهام والمهارات الإحترافية وهي :1/ مهارات الإتصال : أن يكون لديه مهارات اتصال قوية بالمدير وباقي المدراء التنفيذيين داخل او خارج المؤسسة ، حيث انه اول نقطة للإتصال من قبل من يود لقاء مديره.
ولابد من ان تكون لديه سلوك مهني في التعامل معهم ومهارات خدمة العملاء.
قد يطلب منه المدير بأن يقوم بمراجعة وفحص كل الإتصالات الهاتفية ومسودات او ملخصات المراسلات .2/ المهارات التقنية : لابد ان تتوفر فيه مهارات إستخدام الأدوات والمعدات المكتبية مثل آلت تصوير المستندات ، و الفاكس ، وأجهزة الكمبيوتر ( الكمبيوتر الشخصي MS Word ) وبرامج الكمبيوتر المختلفة ذات الصلة بطبيعة العمل ، المحافظة والإلتزام بجدول المدير والقيام بترتيبات سفره ، كتابة بعض التقارير ، إجراء بعض الأبحاث على الإنترنت وخلافها من المهارات .3/ المهارات الإدارية : قد يكون مسؤولا عن جدولة برنامج الدعوات للمؤتمرات والإجتماعات الخاصة بالمدير ، إعداد قاعة الإجتماعات او المؤتمرات وتجهيز كل المواد الضرورية الخاصة بالإجتماع للمجتمعين .
التنسيق وإدارة العلاقات مع العملاء الذين لديهم عمل متواصل مع المؤسسة .
.
وسوف تحتاج إلى الحفاظ على جداول الاجتماع أو قاعة المؤتمرات وضعت معا أي المواد اللازمة للحضور.
كنت أيضا قد تكون مسؤولة عن إدارة العلاقات مع الموردين الخارجيين أن الشركة تعمل معها على أساس منتظم.
الأمناء التنفيذيين في كثير من الأحيان إدارة الموظفين الكتابية الأخرى في المكتب.
إذا كان هناك الاستقبال أو السكرتيرات أخرى، هل يمكن أن يكون المشرف المباشر، لذلك يجب أن لديها القدرة على تدريب وتوجيه أعباء العمل الخاصة بهم.
ونتيجة لذلك، سوف تحتاج مهارات قوية في تعدد المهام كما كنت تدير عملك مع الحفاظ على موظفيك على المهمة.

1.
كيفية تطوير مكتب المدير العام2.
اعداد تقارير الاجتماعات الدورية3.
ابتكار الافكار والتطوير الذاتي4.
متابعة اعمالالادارات والمكاتب لموافاتها الى المدير العام في تقرير وكيفية اعداده

Dear Fellow member.
I had received a request from Bayt.com on24th June2013.
I had sent in my reply to Bayt.com on june25th2013.
itself but i had no response .
hence resending this and hope this is of some use.
I have assumed that you are the one who has raised this question! there are a few Alaa Obeidats on bayt.com ) My Humble answer to the question is enumerated below What are the tasks that must be characterized by the Assistant Manager? Important words to remember : Manage, Manager, Management As per Wikipedia, Management in all business and organizational activities is the act of coordinating the efforts of people to accomplish desired goals and objectives using available resources efficiently and effectively.
Management comprises planning, organizing, staffing, leading or directing, and controlling an organization (a group of one or more people or entities) or effort for the purpose of accomplishing a goal.
The activities listed above are carried out by a team of managers Before we define the roll of Assistant Manager, it is essential that we define the profile of a manager Dictionary meaning of the noun “Manager”- A person responsible for controlling or administering all or part of a company or similar organization A manager is responsible for overseeing and leading the work of a group of people.
Employees who have the job title of manager have diverse responsibilities for people and functions.
Leading people is the generally accepted description of what a manager does.
But, he or she is also responsible for leadership over a segment of work, a sub-section of the organization's results, or a functional area Assistant Manager is not an assistant to the manager.
He is actually an equally capable (if not more!) junior person who can be expected to look after the functions of a manager when there is a need.
Assistant Manager is groomed to become a full-fledged manager.
An assistant manager is an employee of an organization that assists managers on an operational level.
They support the manager in the day-to-day running of a specific department, office or store.
Specific responsibilities vary depending on the department assigned.
An Assistant Manager is an young proactive individual with entrepreneurial personality, motivated by challenges, eager to make a difference, team player, a good leader, with excellent communication skills and a dedicated mind capable of responding to the needs of the tasks.
The Assistant Manager provides support to the Manager by focusing on the administrative and Human Resources aspects of the management role and in achieving operational goals and standards.
Typical Job Profile of an Assistant Manager in HR department: To work closely together with Key Managers to ensure that HR is aligned with the business strategy.
To implement people management processes.
To work in the areas of training & development, coaching and evaluation.
To implement and manage performance management processes to support business goals.
Job Description: • Compile statistical data and create/prepare reports and analysis using the existing systems and records.
• Develop and maintain appropriate employment records and systems • Employee Welfare • Training • Performance Management System • To support all HR activities • Pre & Post Recruitment activities Sincerely hope the above answer is adequate.
Kindly advise the appropriateness of the above content