Can you give me examples of training documentation forms?

العناصر الرئيسية المكونة لعملية التدريب هي المدرب ، المتدرب , البيئة التدريبية , البرنامج التدريبي ، الوسائل والأدوات التدريبية .
ولضمان فاعلية عملية التدريب يتطلب ذلك متابعة و رصد التغيرات في هذه العناصر الخمسة .
و يتم ذلك من خلال استخدام أساليب المتابعة والتقييم المناسبة والمستمرة والتى تهدف تحديدا الى تهدف إلى اكتشاف الأخطاء والانحراف عن تحقيق الأهداف مبكرا والتدخل في الوقت المناسب لتوفير الوقت والأموال المختلفة وإعادة تعديل الاستراتيجيات وتخطيط النشاط وكذلك اتخاذ القرارات الإستراتيجية الفعالة من أجل ضمان سلامة سير العملية التدريبية في اتجاه تحقيق الأهداف المرجوة.
تقييم فاعلية التدريب Evaluating of Training Effectiveness أولا : متابعة وتقييم التدريب Concept of training follow –up and evaluation هدف خطة التدريب هو استثمار الإمكانات المتاحة بالمنظمة لتحقيق انجازات وهذا يحتاج إلى متابعة مستمرة ترافق جميع مراحل التنفيذ , وتشمل خطة التدريب خطة فرعية تلحق بها للمتابعة والتقييم للتصحيح الفوري للانحرافات والأخطاء التي قد تؤثر على أهداف التدريب , ولا بد أن يكون هناك نظام دقيق لقياس الأداء التدريبي يتيح استقبال التغذية العكسية دائما.1-المتابعة :- * هي العملية المستمرة لمراقبة تنفيذ النشاط التدريبي للتأكد وضمان أن التنفيذ يتم طبقا للمخطط من حيث ( المشاركون – المدربون – العملية التدريبية بمحتوياتها ),.
* هدفها :- التدخل السريع وفي الوقت المناسب بهدف تعديل المسار وتقليل الأخطاء
2- التقييم :- * يهدف أولا لقياس مدى تأثير النشاط التدريبي على المشاركين المستهدفين والمنظمة .
كما يعتبر مجموعة من الإجراءات التي تقاس بها كفاءة البرامج التدريبية ومدى نجاحها في تحقيق الأهداف ( قياس التطور في مهارات ومعارف المتدربين ).
سـ :- ما هي مراحل قياس أنشطة التقييم الثلاثة ؟ جـ :-أ- أثناء التخطيط المبدئي ب- خلا اكتساب المهارات والخبرات التعليمية ج- مع الانتهاء من التدريب , ولا بد أن تتوافر ظروف معينة لضمان سلامة التقييم وشموليته , منها , * وجود معلومات ملموسة عن الوضع الراهن , * وجود أهداف محددة ودقيقة للتدريب * وجود نظام تغذية عكسية استرجاعي في جميع مراحل النشاط .
التخطيط من أجل التقييم :- إذا كان التخطيط ذو أهمية في مجال القياس للمستهدف من الخطة التدريبية فإنه من الأهمية بمكان في مجال التقييم للنتائج المحققة وعملية التخطيط تحتاج إلى نفس البيانات التي تستخدم مثل عدد الأشخاص أو نوعيات المهارات ..الحالة الاقتصادية , الحالة الوظيفية , تكلفة الفرد للوصول لحد الاكتفاء ......
* يجب وضع معايير محددة يمكن من خلالها الحكم على مدى الإنجاز الكمي والكيفي والزمني وهذا هو مايسمى بالأهداف السلوكية , ولكي يتم تصميم نظام قياس كامل لبرنامج شامل سلوك المشاركالنتائج الخارجية القياس الكمي الأفعال المحددة التي يمكن ملاحظتهاعدد الأشخاص أو مبالغ مالية القياس الكيفي معايير أداء العمل الظروف التي يتم تحتها أداء العمل ( اختياري )الظواهر الاجتماعية القابلة للقياس والملاحظة المحددة بأعداد ونسب تغيير.
القياس أثناء التدريب :- يتحقق القياس أثناء اكتساب خبرات التعلم من خلال وضع نظم الاسترجاع العكسي وجعلها جزء أساسي في تصميم عملية التعلم .
•- بعض المبادئ الأساسية للاسترجاع العكسي .1-اعرف كيف تعمل2-المشاركة في عمليات القياس تعطي شعور بالتفاعل والإسهام في العمل3-القياسات من خلال المشاركة تعد قياسات تشخيصية ولا تمثل نوعا من التهديد أو الرقابة كالمشاركة في الأهداف السلوكية4-القياس من خلال الاسترجاع العكسي هو أقوى أداة رقابية للمدرب ثالثا :- اتجاهات عمليتي المتابعة والتقييم .
تعمل برامج المتابعة والتقييم في الأنشطة التدريبية في ثلاثة اتجاهات يتم تنفيذه في خطوط متوازية مع بعضها .
-متابعة وتقييم المشارك -متابعة وتقييم المدرب -متابعة وتقييم العناية التدريبية ويتم ذلك في ثلاثة توقيتات وهي ( قبل – أثناء – وبعد ) تنفيذ البرنامج التدريبي ثانيا :- أساليب القياس التقييمي في مراحل التدريب الثلاثة .
Measurement And Evaluation Methodology In the three phases of Training أ‌-التقييم أثناء التنفيذ ( أثناء التعلم ) أ-
1- طريقة الأسئلة والأجوبة ( استرجاع عكسي ) توجيه سؤال بشكل مباشر بصياغة مناسبة مساعدة , ويفضل السؤال المفتوح والإجابات المفتوحة * يمكن قياس قدرات المشاركين من خلال قاعات التدريب وذلك لتداخل المهارات المكتسبة لأن ذلك يسمح بتحليل وتركيب المعرفة والمعلومات فيحفز الذهن ويثار .
أ -2 – العروض والشروحات عندما يحصل المشارك على الأدوات المساعدة يكون أكثر ألفة معها وكلما كانت العروض والشروحات واضحة كلما تقدم نحو الهدف أ‌-3 – الاختبارات ب‌-لا يعنى بالاختبار التهديد بل على المدرب أن يوضح أسبابه وأنه شكل من أشكال التجريب وليس اختبار لياقة وإنما هدفه الاسترجاع العكسي.
أمثلة :- تركيب جهاز معين ( فكرة ألعاب البازل ) – اقتراح ورقة استبيان لموضوع معين أ-
4- الأسئلة المباشرة ذات الإجابات القصيرة أ –
5- استبيانات الاتجاهات ( أوافق – لا أوافق ) يستطيع المدرب الكشف عن وجهات نظر المشاركين وهل مطلوب تغيير اتجاهات أعداد كبيرة بدرجات صغيرة أم العكس مثل النموذج التالي .
أوافق بشدةأوافقلا - أرىأرفض أرفض بشدة1-معرفة رأي المدرب بالموضوع هي أكثر المؤهلات أهمية2-ينبغي أن يكون المدرب موضع حب من قبل المشاركين إذا كانوا سيتعلمون منه3-الفصل الذي فيه أكثر من20 طالب يعد كبيرا للغاية4-أهم شخصية في التدريب هي المدرب من خلال ذلك يمكن الحكم على ما حققه المشارك وما لم ينجزه من خلال الاسترجاع العكسي , وهناك طريقتان فعالتان لتحقيق الاسترجاع العكسي الذي يبادر به المشارك.
•الأسلوب الالكتروني ( مكلف نسبيا ) •نظام استجابة الآخر ( أقل تكلفة وتعقيد ) ب – التقييم في نهاية التنفيذ يثور تساؤل هام بعد انتهاء التدريب مؤداه هو , هل نجحنا مع المشارك ؟ فإذا كان المشارك استطاع أن يؤدي الأهداف السلوكية بشكل مرضي حسب المعايير عندها تكون الإجابة ( نعم ) والعكس صحيح وعندئذ يتم عمل بعض الاستشارات التي تكشف عن أوجه القصور في المشارك أو المشاركين .
ج_ التقييم بعد التنفيذ :- يستمر التقييم بعد استكمال التدريب منطويا على بعدين .
الأول :- الحفاظ على سلوكيات المشاركين بعد توليهم العمل فعليا وأداء المهارة.( تعد أهم الثاني :- مساهمة هذه السلوكيات في تحقيق الأهداف الخارجية المحددة في مرحلة التخطيط.
ويعد البعد الأول هو أهم أهداف التدريب ويمكن استخدام سجل إنتاج العاملين كنموذج ( تقرير إشراف ومتابعة ) تغذية عكسية لمعرفة مدى تحقيق العاملين لمستويات الجودة والكم .
•يجب أن يكون المشرف جزء من نشاط التغذية الاسترجاعية لما في ذلك من فوائد .
إذا كان المشرف مهتم بجعل جميع العاملين ذوي خبرة وكفاءة في أقصى عدد من المهام يمكن استخدام قوائم مراجعة التغذية الاسترجاعية وذلك لجدولة المهام اليومية لتحقيق هذه الدرجة من الكفاءة , ويمكن أن تكون قوائم المراجعة نفسها في غاية البساطة أما الإضافات لها فتمثل فقط أهمية لتخصص التدريب وينبغي أن نذكر أن المشرف يكون معني ومهتم فقط بأداء الأشخاص داخل إدارة الإنتاج وتتحمل وحدة التدريب مسئولية كبيرة في استخدام التغذية الاسترجاعية ويثور سؤال , هل التدريب يساهم في التنمية الشاملة وفي أرباح االمؤسسة ؟ وفي الشكل التالي بعض الإجراءات التصويبية التي يجب إتباعها بعد جمع بيانات التقييم والتي تجيب عن هذا التساؤل .
ثالثا :- الأدوات التشخيصية الحديثة المستخدمة لقياس الأداء التدريبي .
* الأدوات التشخيصية لدراسة العمليات التدريبية .
وهي أدوات تساعد في صنع القرارات القائمة على الحقيقة ولكن يجب ملاحظة أن هذه الأدوات مجرد وسيلة وليست غاية ( هدف ) وقد تستخدم ( كلها أو بعضها ) لتطبيق الإدارة بالجودة الشاملة وهي7 أدوات1-خريطة التدفق .(FLOW CHART ) هي من أفضل الطرق التشخيصية وأهمها : وتعتمد على الرسوم البيانية ومن خلال الأسهم يمكن توضيح تدفق العملية واتجاهها ويستخدم العديد من الرموز للتعبير عن كل عملية على حدة وتعتبر خريطة التدفق غالبا الأداة التشخيصية الأولى التي تستخدمها عند تطوير أية عملية لأنها تعطي الصورة العامة للخطوات وتسلسلها وما يحدث فيها .
مميزات واستخدام خريطة التدفق :1-توضح تدفق وتسلسل المهام في العملية2-توضح تدفق المستندات والأوراق3-تحول دون ازدواجية الجهود المبذولة4-تحدد المهام الضرورية وغير الضرورية5-تمكننا من عزل المشاكل وتجنبها6-توضح النقاط التي يمكن أن تكون مجالا لسوء الفهم7-توضح التغيرات التي تحدث8-تساعد في تدريب العاملين بشكل متطور2-كشف الحزم ( TALLEY SHEET ) هو ترتيب البيانات الأولية بألوب منظم مميزات واستخدام كشف الحزم .1-يوفر بيانات خاصة بتكرار الأحداث2-يساعد على ترجمة الآراء إلى حقائق3-المحاولة الأولية لقياس سمات العملية4-يشير بدقة لأماكن العيوب وأسبابها ويستخدم هذا الأسلوب لتجميع كم هائل من البيانات عندما تدعو الحاجة إلى مثل استعراض أسباب حضور المشاركين للبرنامج أو دراسة آراء واتجاهات المشاركين حول خيارات محددة3-خريطة باريتو ( PARETO CHART ) يطلق عليها الخريطة المختزلة ( الرمزية ) وهي خريطة عددية توضح أهمية التكرار النسبي للبيانات المجمعة .
إن الهدف الأساسي لخريطة باريتو هو معرفة القلة الأكثر حيوية وأهمية من بين الكثير المقيد مميزات واستخدام خريطة باريتو .1-تعزل العوامل التي يكون لها أكثر مردود2-تقيس تأثير التغييرات وتستخدم قبل وبعد التحليل3-توجه فريق العمل إلى اتجاه السير4-توجد تسلسل هرمي بنائي .
4- نموذج عظام السمكة : ( FISH BONE DIGRAB ) ويطلق عليه رسم السبب والتأثير .
وهو عبارة عن تعبير مرئي للعلاقة بين الأسباب ومشكلة معينة أو ظروف وأعراض .
ويتطلب هذا النوع من الأساليب التشخيصية ألا تخرج عن نطاق العملية التي تقوم بدراستها وتتأكد من موافقة الجميع على ما تفعله وتفهمهم للمشكلة تماما , كما يتطلب البحث دائما عن الأسباب العميقة في نظام العمل ( لماذا ؟ ) ثم ( لماذا ؟ ) ....
مميزات وأسباب استخدام نموذج عظام السمكة1-يفصل ويقسم القضايا المعقدة لوحدات يسهل التعامل معها2-يفصل بين الأعراض ( المظاهر ) وبين الأسباب3-يساعد فرق العمل في الوصول إلى الأسباب المحتملة4-يوفر الوقت الضائع في توجيه الاتهام ولوم الآخرين دون وجود سند قوي لذلك5-الرسم البياني المنتشر ( المبعثر ) SCATTER DIAGRAM هو عبارة عن تصوير مرئي عن قوة العلاقة بين متغيرين ( س – ص ) وكلما زاد اقتراب النقاط في النموذج كلما كانت العلاقة أقوى .
مميزات واستخدام الرسم البياني المنتشر ( المبعثر ) •وسيلة لاختبار هل يوجد ارتباط بين متغيرين , وما مداه ؟ •يقيس تأثير تغير أحد العناصر لعملية ما على العنصر الآخر
7- الرسم البياني المدرج .
( HISTOGRAM ) هو عبارة عن مجموعة من الأعمدة الرأسية المتجاورة المتلاصقة أو المنفصلة يوضح توزيع وتنوع البيانات لعملية تدريبية في وقت معين ويعتمد هذا الأسلوب على جمع البيانات من مصادرها أو السجلات بتحديد العدد الملائم من الفئات وحدود كل فئة .
مميزات واستخدام الرسم البياني المتدرج •يوضح تنوع البيانات مما يساعد على تحديد قدرة العملية •يقارن قدرة العملية ومدى ملائمتها للمواصفات أو متطلبات العميل •تقسي تأثير التغيير عندما يستخدم في التحليل القبلي والبعدي8= الرسم البياني الخطي RUN CHART يستخدم لعرض البيانات عند حدوثها ويتطلب ذلك وضع القيمة العددية الخاصة على هيئة نقاط عند حدوثها مميزات واستخدامات الرسم البياني الخطي •يوضح الأحداث بمرور الوقت •يتعرف على الاتجاهات •يوضح أي تغيير في العملية التدريبية •يقدم تحليلا قبليا وبعديا هام جدا : - كافة الأساليب التشخيصية السبع مفيدة ومستخدمة ولكن تذكر أن هذه الأدوات ليست كل شيء وعليك بالتعلم كلما أمكن ذلك لأدوات وأساليب جديدة.
أولا تحليلات من أجل التدريب :- •التحليل الشامل ( العمل )1-تحليل المهام الرئيسية2-التحليل المرتكز على المشكلات ثانيا :تحليل الوظيفة - وصف الوظيفة - توصيف الوظيفة ثالثا : تحليلات إضافية للوظيفة والمهمة .1-التحليل الهرمي المتدرج للوظيفة2-تحليل الصعوبات والتكرار الأهمية3-التحليل الإجرائي4-تحليل النقاط الرئيسية5-تحليل الأخطاء6-تحليل الموضوعات والمعلومات7-تحليل المهارات اليدوية8-تحليل المهارات الاجتماعية9-تحليل الجمهور المستهدف10-معايير ومقاييس التدريب

There are many types of training document forms.The type of form you use depends on how and what the purpose of the form.
The forms can be used for agendas, flow charts, assignments and data collection.
The forms usually include name, date, objectives, relevant information, and/or instructions.
These forms also serve as documentation, information, and feedback.