Register now or log in to join your professional community.
ابرز المعوقات الناتجة عن مشاركة المستويات الادارية المختلفة في أعداد الموازنات هي ظاهرة التحيز
معوق ـات الموازنـة التخطيطيـة :
لاشك أن إعداد الموازنة التخطيطية يتم على أساس " تقديرات "، وتلك التقديرات قد تكون عُرضة لنقاط ضعف معينة عند الإعداد والاستخدام.فيما يلي بعض المعوقات والصعوبات التي تتعلق بإعداد واستخدام الموازنات التخطيطية.
1. صعوبة التنبؤ في بعض الأحوال:
يعتمد إعداد الموازنة التخطيطية على " التنبؤ " بالأهداف والنتائج المتوقعة مستقبلاً، وعملية التنبؤ هذه ليست مهمة سهلة في كثير من الأحوال ولا يمكن أن تكون دقيقة بشكل كامل، ولكن يجب أن يتم ذلك وفقاً لكل ما هو متاح من بيانات ومعلومات متصلة بالأحداث الاقتصادية موضع التنبؤ.
2. الجمود وعدم مراعاة المرونة:
لا يحقق نِظـام الموازنات التخطيطية أهدافه المرجوة إذا لم تُـراعَ فيه اعتبارات المرونة والتي تقضي بالسماح " بمراجعة وتحديث " التقديرات، خاصة إذا حدثت وقائع جوهرية من شأنها جعل تلك التقديرات غير صالحة، عند قياس وتقييم الأداء. ولكن مراعاة المرونة في النظـام لا يجب أن تفسر بشكل واسع يسمح بإعادة النظر في التقديرات بشكل متكرر حتى لا تفقد الموازنات التخطيطية هيبتها ويقل دورها الرقابي. ومن هنا يجب مراجعة وتحديث التقديرات التي يجب أن تقتصر على الظروف التي يحدث فيها تغيير جوهري يجعل التقديرات الأصلية للموازنة غير صالحة للاستخدامات المختلفة التي أُعدت من أجلهـا.
3. سوء فهم الإدارة للموازنة التخطيطية ونقص الوعي الإداري:
قد يكون هناك نقص وعي للإدارة بأهمية وفائدة الموازنات ، فالإدارة غير الرشيدة قد لا تولي لنظام الموازنات التخطيطية ما يستحقه من عناية عن طريق عدم الاستجابة لما يحتاجه إعداد وتنفيذ النظام إلى كوادر فنية وخبرات إدارية، كما أن الإدارة غير الواعية قد لا تحسن الاستفادة من مخرجات نظام الموازنات التخطيطية، فمثلاً قد لا تربط الإدارة بين نظام الموازنات التقديرية ونِظام الحوافز، الأمر الذي يقلل من فاعلية الجانب " التحفيزي " للموازنات التخطيطية، كما أن عدم الفهم السليم لنظام الموازنات التخطيطية من جانب الإدارة قد يؤثر على النظام ذاته ويضعف من تجاوب العاملين معه، فمثلاً قد تُعدِّل الإدارة في مستويات الأهداف الواردة بالموازنات التخطيطية من جانب واحد دون إخطار ( أو مشاركة ) العاملين الذين لهم ارتباط بذلك مما يجعل العاملين يشعرون أنهم حققوا أهدافاً لا وجود لها وأنهم فشلوا في تحقيق المستويات الجديدة وقد يؤثر ذلك على دافعيتهم لتحقيق الأهداف في الفترات المقبل
4. عدم سلامة الهيكل التنظيمي للمنشأة :
إن عدم وجود هيكل تنظيمي سليم في المنشأة قد يكون أحد معوقات الموازنات التخطيطية، فإذا كـانت الاختصاصات والمسئوليات غير محددة بوضوح فإن ذلك قد يؤدي إلى بعض الصعوبات في التقدير بالإضافة إلى تعذر المحاسبة عن نتائج تنفيذ الموازنات التخطيطية، ومن هنا تبرز ضرورة وحتمية وجود تنظيم إداري سليم في المنشأة حتى يمكن تطبيق " محاسبة المسئولية " جنباً إلى جنب مع الموازنات التخطيطية الأمر الذي يزيد من فعالية تلك الموازنات وخاصة من الناحية الرقابية.
5. سوء فهم العاملين للموازنات التخطيطية :
لا تقتصر معوقات الموازنات التخطيطية على المشكلات التي تنجم عن عدم وعي الإدارة وسوء فهمها بل يشمل أيضاً سوء فهم العاملين للموازنات في بعض الأحيان. فقد تعتقد لجنة الموازنة مثلاً أنها أكثر معرفةً وحرصاً على مصلحة المنشأة من الإدارات المختلفة القائمة بالتنفيذ ومن ثـم ترفض ( بدون دراسة ) أية طلبات تـَرِدْ من تلك الإدارات للحصول على مبالغ أو مواد إضافية ، وقد يؤدي ذلك الرفض إلى خفض الإنتاجية من جانب الإدارات القائمة بالتنفيذ وذلك لكي تثبت وجهة نظرها في طلب مبالغ ومواد إضافية كانت سليمة وأن وجهة النظر من إعداد الموازنة هي التي كانت خاطئة. ومن الأمثلة الأخرى لسوء فهم العاملين للموازنات التخطيطية ما قد يحدث من تحيـّز في التقدير عند مشاركة العاملين في إعداد التقديرات ويتمثل ذلك التحيز عن طريق المبالغة في الاحتياجات و/أو تقليل القدرات والطاقات الأمر الذي يزيد من فرصة عدم تحقيق الأهداف
تعتبر الموازنة التخطيطية من أهم أدوات التخطيط والرقابة والتحفيز والاتصال بين المستويات الإدارية المختلفة في الشركات.
ولكن ترى ماهي الأسباب التي تعيق إعداد أو تنفيذ الموازنة التخطيطية؟
دعونا نسوق فيما يلى العديد من الأسباب والعوامل التي كانت السبب في عدم نجاح إعداد أو تنفيذ الموازنات التخطيطية:
- عدم دقة المعايير المخططة.
- أن تكون الموازنة لا تشمل كافة أوجه النشاط في الشركة.
- عدم أخذ جميع الظروف المحيطة بالشركة في الاعتبار عند إعداد الموازنة.
- أن تعد الموازنة عن خطط فرعية، وليست عن خطة شاملة ولفترة زمنية محددة.
- عدم التنسيق بين الخطط الفرعية في ضوء الهدف الرئيسي للشركة.
- عدم وجود تناسق وارتباط بين نظام الموازنة التخطيطية والهيكل التنظيمي للشركة.
- أن تكون أرقام الموازنة ليست محل اقتناع لدى جميع القائمين على تنفيذها.
- عدم مشاركة جميع المستويات الإدارية في إعداد الموازنة تؤدي إلى عدم ضمان إقبال الأفراد على إنجاحها أثناء التنفيذ، كما تؤدي إلى عدم معرفة مشاكل الموازنة، وعدم وضع مقترحات سريعة لحلها.
- عدم تحقيق توازن بين مختلف أوجه النشاط في الشركة يؤدي إلى أن تكون الموازنة غير متكاملة وغير مترابطة، وبالتالي لا يمكن الاعتماد عليها في التخطيط والرقابة.
- عدم وجود قواعد وأساليب موحدة يرتكز عليها نظام الموازنات التخطيطية في الشركة.
- عدم مرونة الموازنة بحيث يمكن تعديلها وفقا لتغير الظروف الداخلية والخارجية يؤدي إلى عدم صلاحيتها كأساس للتخطيط والرقابة.
- عدم توفر الكفاءات والكوادر المؤهلة أو عدم توفر النواحي الفنية والسلوكية الملائمة أو عدم توفر المتطلبات الأساسية لإعداد الموازنة.
- عدم قناعة إدارة الشركة بأهمية الموازنة تفقد الموازنة أهميتها كأداة للتخطيط والرقابة.
- عدم التعاون من جانب المسؤولين في تقدير احتياجاتهم بصورة دقيقة أيضا يفقد الموازنة أهميتها كأداة للتخطيط والرقابة.
- عدم الاهتمام بالموازنة عند التنفيذ واعتبارها أمر روتيني.
- عدم استخدام الأساليب العلمية الحديثة عند إعداد الموازنة.
- ضعف المعرفة بكيفية إعداد الموازنة والأسس التي تبنى عليها.
- عدم الدقة في التنبؤ بأرقام الموازنة.
- ضعف التنسيق والاتصال بين الإدارات المختلفة، وعدم وجود فرق للعمل الجماعي.
- عدم الربط بين تقديرات الموازنة وبين مراكز المسئولية، وعدم الربط بين الأداء والعائد.
- صعوبة تقدير النفقات المستقبلية.
- عدم وجود نظام للمعلومات يسهل عملية استخراج المعلومات بطريقة سريعة.
- عدم مشاركة العاملين في إعداد الموازنة يؤدي إلى خلق اتجاهات سلبية منهم نحوها.
- غياب الحوافز المرتبطة بالأداء يؤثر على دافعية الأفراد نحو تنفيذ الموازنة.
- تعميق الاعتقاد لدى الأفراد من قبل الإدارة العليا بأن الموازنة وسيلة عقابية بدلا من كونها وسيلة تساعد على التخطيط والرقابة.
- عدم ربط نظام الترقية وشغل المناصب الإدارية بمدى تنفيذ الموازنة وتحقيق أهدافها.
- محاولة الإدارات المختلفة خلق فائض لديهم في موازناتهم حتى يسهل تحقيقها، وحتى يتجنبوا النظرة السيئة إلى أداءهم.
- تحفظ الإدارات والأقسام في المعلومات المقدمة من قبلهم خوفا من التقييم.
- عدم تطبيق الأساليب الإحصائية وغيرها من أدوات الإدارة الحديثة في الشركة يحد من الاعتماد على نظام الموازنات التخطيطية.
- عدم تطبيق محاسبة المسئولية هو من العوامل التي أدت إلى عدم تطبيق نظام الموازنات التخطيطية.
- عدم وجود بيانات فعلية منتظمة عن الفترات السابقة يعد عاملا من عوامل عدم تطبيق نظام الموازنات التخطيطية.
- عدم وجود هيكل تنظيمي سليم للشركة يعد أيضا عاملا من عوامل عدم تطبيق نظام الموازنات التخطيطية.
- رفض العاملين في الشركة لفكرة وجود نظام للموازنات التخطيطية حتى لا يتم تقييم أدائهم بناء عليها.
- نظام الموازنات التخطيطية الصارم والجامد قد يحد من طموح العاملين في الشركة وقدرتهم على التطوير والابتكار.
- قد تكون الظروف السياسية السائدة أيضا عائقا من عوائق تطبيق نظام الموازنات التخطيطية.
- قد تؤدي التقلبات المستمرة في الأسعار إلى أن تكون الموازنة التخطيطية لا فائدة ترجى منها.
- قد يؤدى غياب الرقابة الخارجية على الشركة إلى الإهمال في تطبيق نظام الموازنة التخطيطية.
- تعقد النواحي الفنية في القطاع الذي تنتمي إليه الشركة قد يؤدي إلى زيادة عدم التأكد، وبالتالي صعوبة تطبيق نظام الموازنة.
وفي الختام، تقبلوا تحياتي
1- عدم وضوح الرؤية
2- عدم تحديد الأهداف بدقة
3- غياب الفهم المشترك
أضيف أيضاً لما قاله الزملاء تعدد المستويات الرقابية و خشية واضعي الموازنة من أي نقص في الموارد في سياق التشغيل ، و هو ما يتوقعه العاملون و لا سيما في القطاعات العامة ، الأمر الذي يدفعهم إلى تضخيم بنود الصرف ليظل هناك هامش كاف في حال حصول أي نقص ، و الأمر أيضاً الذي يدفع الأقسام إلى زيادة الإنفاق في حال حصول فائض في الميزانية لتجنب تخفيض الميزانية في الدورة القادمة .
أضيف ايضاً أن غياب إستراتيجية واضحة و سليمة سينجم عنه تخبط و عدم وجود أهداف صحيحة ، و بالتالي سوء تخطيط بالمجمل ، ينعكس بالدرجة الأولى على التخطيط المالي و الموازنة .
كما أن الظروف و المتغيرات البيئية الكبرى (العوامل الاقتصادية كالتضخم و الأزمات المالية ، الحروب و الصراعات و الاضطرابات و المتغيرات الأمنية ، و العوامل التقنية و التطورات الحاصلة و لا سيما في حالة منظمة غير واعية لسرعة التطور التقني و غير مستفيدة من الثورة التقنية ، و عوامل أخرى ، ...) كل ذلك يمكن أن يعيق عملية الإعداد المناسب للموازنة التخطيطية ...
أهم المعوقات من وجهة نظري عدم مهنية من يشاركون في وضع الميزانية فترى أشياء عجيبة تدرج ويطلبها أشخاص أعجب، عموما أحبذ أن ينخرط المشاركون من جميع القطاعات والأقسام في دورة تدريبية لتعليمهم السياسة العامة للمؤسسة وكيفية اختيار البنود وتقدير تكلفة كل بند ومدى الوزن النسبي للأولويات المالية.
اتفق مع اجابات الزملاء
