ما هي مهام وإختصاصات المدير الإداري؟

1- رعاية شؤون العاملين 

2-متابعة الشؤون المالية 

3- متابعة سير الاعمال

إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير الإدارى- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير الإدارى- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير الإدارى من حيث النظافة و الترتيب- إستقبال زوار المدير الإدارى و الترحيب بهم- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير الإدارى- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير الإدارى- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بالمدير الإدارى بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها- إستلام البريد و الفاكس الوارد باسم المدير الإدارى و عرضه عليه و فهرسة هذه المستندات- إستلام و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالمدير الإدارى و فهرسة هذه الرسائل- تسجيل البريد الفاكس الصادر من مكتب المدير الإدارى و فهرسة الفاكسات الصادرة- كتابة محاضر جميع الإجتماعات و الجلسات التى يكون المدير الإدارى طرفاً فيها- التحضير للإجتماعات الخاصة بالمدير الإدارى و تنسيق و تجهيز كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع- التأكد من أن جميع التعليمات الإدارية و القرارات يتم تنفيذها على الوجه الصحيح- مساعدة المدير الإدارى فى جميع أعماله غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلبه الشخصى- إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بالمدير الإدارى و فهرسة أرقام التليفونات والعناوين- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير الإدارى و متابعة قرار المدير الإدارى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير الإدارى- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير الإدارى و أفراد العمل بمكتب المدير الإدارى- توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير الإدارى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير الإدارى و تنظيم رحلات العمل- كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب- جميع ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للشئون الإدارية- الموظف الإدارى التنفيذى مسئول عن حفظ جميع سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء الشئون الإدارية و جميع أعماله تخضع للمراجعة الداخليةنطاق المسئولية و الإشراف:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:1- ضباط الأمن2- أفراد الحملة3- مندبين الشئون الإدارية4- عمال النظافة5- عمال البوفيهالسلطات و الصلاحيات:- الموظف الإدارى التنفيذى له سلطة مطلقة فى إصدار أوامر الشغل للأشخاص الواقعون تحت نطاقه الإشرافى بما يفيد صالح العمل و له حق طلب توقيع الجزاءات الإدارية عليهم و كذلك حق التوصية بالمكافآت و الحوافز للمتميزين من أفراد العمل بمكتب المدير الإدارى- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بالمدير الإدارى- الموظف الإدارى التنفيذى لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه- الموظف الإدارى التنفيذى له الحق المطلق فى سؤال جميع العاملين و المسئولين عن أحوال العمل و المشاكل التى تواجههم و ذلك فى أى وقت- الموظف الإدارى التنفيذى له الحق المطلق فى دخول جميع المناطق المحظور الدخول فيها لغير العاملين بها بصحبة المسئول عن المنطقة و له الحق الكامل فى الإستفسار و السؤال و التحرى و إبداء الرأى و الملاحظات و إصدار التوصياتالمؤهلات الدراسية:الموظف الإدارى التنفيذى يفضل أن يحمل أى من المؤهلات التالية:- بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربى) - بكالريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزى)- بكالريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالريوس نظم معلومات إدارية- بكالريوس تجارة – قسم محاسبةالدورات التدريبية:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يكون قد إجتاز الدورات التدريبية التالية:1- مفاهيم نظم الجودةالخــبرات:- حديث تخرج بدون خبرةاللـغــات:- اللغة العربيةبطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية- اللغة الإنجليزيةيفضل جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية (Technical Writing)المهــارات:الموظف الإدارى التنفيذى يجب أن يكون متقناً للمهارات التالية:1- حفظ و إستدعاء المستندات و الوثائق (Filling Skills)2- تنظيم الإجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر (Organizing & Preparing for Business Meeting)3- التعامل مع أجهزة الحاسب الألى المكتبية و المحمولة بإحتراف4- التعامل مع برنامج (MS Word) بإحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن40 كلمة/دقيقة5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) بإحتراف6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقديمية (Presentations)7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت بإحتراف8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم10- مهارات الإتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل فى توقيت واحد بدون إرتباك12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزيةالسمات الشخصية:يجب أن يتحلى الموظف التنفيذى الإدارى بالسمات التالية:1- الإنضباط فى المواعيد2- التركيز و المنطقية فى التفكير3- معدل ذكاء عالى4- هادىء الطباع و غير إنفعالى5- يفضل ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبى6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه7- حسن الإستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعى و تركيز8- حسن المظهر و الأناقة9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة10- لا يقل السن عند التعيين فى وظيفة الموظف الإدارى التنفيذى عن21 سنة و لا يزيد عن26 سنةمدة العمل فى الوظيفة:لا تقل مدة العمل فى وظيفة الموظف التنفيذى الإدارى عن ثلاث سنوات و لا تزيد عن خمس سنواتالترقـيات:بعد إنتهاء مدة عمل الموظف الإدارى التنفيذى ، و فى حالة حصوله على معدل تراكمى خلال مدة خدمته لا يقل عن90% فى تقرير التقييم السنوى، يتم ترقيته إلى وظيفة سكرتير تنفيذى أو منسق موارد بشرية.معايير التقييم:1- نتائج المراجعات الداخلية الخاصة بإجراءات الشئون الإدارية من خلال إدارة نظام الجودة2- تقارير الحضور و الغياب و الإلتزام من خلال إدارة الموارد البشرية3- التقارير الأسبوعية التى يرفعها الموظف الإدارى التنفيذى لرئيسه المباشر (المدير الإدارى)4- تقرير الرئيس المباشر (المدير الإدارى)

The functions and competencies of a managing director can vary depending on the size, nature, and industry of the organization they are leading. However, some common functions and competencies of a managing director include:

Functions:

1. Strategic Planning: A managing director is responsible for developing and implementing long-term strategic plans to achieve the organization's goals.

2. Financial Management: A managing director oversees the financial operations of the organization, including budgeting, financial reporting, and risk management.

3. Operations Management: A managing director is responsible for overseeing the day-to-day operations of the organization, ensuring that resources are allocated efficiently and that the organization is functioning effectively.

4. Business Development: A managing director is responsible for identifying new business opportunities and developing strategies to grow the organization.

5. Leadership: A managing director is responsible for leading and managing the organization, setting a vision and direction, and motivating and inspiring employees.

Competencies:

1. Business Acumen: A managing director must have a deep understanding of the industry and market in which the organization operates, as well as a strong understanding of business fundamentals such as finance, marketing, and operations.

2. Strategic Thinking: A managing director must be able to think strategically and develop long-term plans to achieve the organization's goals.

3. Leadership: A managing director must be a strong leader who can motivate and inspire employees and create a positive and productive work culture.

4. Decision Making: A managing director must be able to make sound decisions quickly and effectively, weighing the potential risks and benefits of each option.

5. Communication: A managing director must have strong communication skills, including the ability to communicate effectively with employees, stakeholders, and customers.

العمل ع تنظيم العمل بشكل افضل وتحسين سير العمل

إعداد الخطط الخاصة بإدارة المؤسسة، وإعداد كافة البرامج التنفيذية التي تكفل تحقيق أهداف المؤسسة الرئيسية، وإنجاز الخطط الموضوعةالتحقق من الميزانية للتأكد من الالتزام بهامراقبة أداء الموظفين في المؤسسةالمشاركة في صياغة التوصيات، وإدارة الاجتماعات الدورية للمؤسسةتقديم الحلول والاقتراحات في الوقت المناسب لتعزيز العمل في المؤسسةإبلاغ الموظفين في المؤسسة بالقرارات الإدارية التي يتم اعتمادها خلال الاجتماعاتاعتماد الأوراق والمستندات الرسمية للمؤسسة سواء كانت مستندات الصرف أو مستندات بداية نشاط جديداعتماد الخطط التي تساهم في تحسين جودة العمل في المؤسسة فيما يتعلق بالنواحي الإداريةمعاقبة المخالفين واختيار الجزاء المناسب لكل مخالفة، ومنح المكافآت للموظفين الجادين في العمل

مراقبة أداء الموظفين, ادارة الكلفة,إدارة الاجتماعات,تقديم الحلول

متابعه سير العمل طبقا لأهداف والسياسات  الموضوعه من الاداره العليا 

التنسيق مع الادارات المختلفه لتحقيق الهدف المرجو

وضع خطط للتدريب والتطوير والترقيات للموظفين وتشجيعهم على الاداءالمميز

• يوجد الكثير من المهام التي تكون من اختصاص المدير الادارى مثل إعداد كل الخطط اللازمة الخاصة بادارة المؤسسة وتجهيز كل البرامج التنفيذية التي تضمن نجاح خطط المؤسسة وتحقيق الأهداف الرئيسية لها.
• يجب أن يشارك في كل الاجتماعات الادارية الخاصة بالادارة العليا للمؤسسة وأن يتحدث في النتائج والقرارات التي يتم اتخاذها وأن يكون له دور في النشاط العام.
• إبلاغ كل العاملين والموظفين بالقرارات الإدارية عقب اعتمادها واعتماد كل الأوراق الرسمية الخاصة بالمؤسسة سواء لبداية أى نشاط أو بشأن مستندات الصرف ومراجعة كل الأمور المالية مع المدير المالي.
• المساعدة في صياغة القرارات والتوصيات وادارة الاجتماعات الدورية للمؤسسة والتدخل المناسب في الوقت المناسب بالقرار المناسب الذى يكون في صالح المؤسسة.
• تنفيذ الخطط التي تؤدي الى جودة نشاط المؤسسة والتي تتعلق بالنواحي الادارية والتحقق من الميزانية بشكل مستمر ومراقبة أداء الموظفين والعاملين في المؤسسة.
• مراجعة الاجراءات والنماذج ومتابعة التراخيص اللازمة والسجلات التجارية والتأكد من سريان كل الوثائق الرسمية وتجديد من انتهت صلاحيته.
• والتأكد من سير التعليمات الإدارية الصادرة وتنفيذها على أكمل وجه بجانب المساعدة في عملية الترقيات والمرتبات في نهاية كل عام بجانب التسكين الوظيفي.
• توقع الجزاءات على المخالفين وأيضا منح المكافآت للموظفين المجتهدين ومراجعة واعتماد كشف الأجور والمرتبات واعتماد الإجازات والعديد من القرارات التي تتعلق بالتعيين أو الفصل النهائى للمخالفين.

• هناك العديد من الأمور التي يجب تواجدها بشأن وظيفة المدير الادارى مثل، اجادة التخطيط بشكل جاد وتنفيذ الخطط والقدرة على تحديد الأهداف المطلوبة والسعى الى تنفيذها.
• بجانب القدرة على إعداد البرامج التنفيذية المطلوبة للخطة التي يتم اعتمادها والتعامل مع النظم الحديثة والبرامج الحديثة عبر الانترنت والتعامل مع الأجهزة المختلفة والقدرة على اتخاذ القرارات وفقا الى تحليلات منطقية.
• القدرة على القيادة وادارة فريق العمل والقدرة على التواصل والتنسيق وادارة الاجتماعات والقدرة على اجراء المقابلات الرسمية سواء مقابلات العمل أو غيرها وأيضا القدرة على التواصل مع الآخرين ومعرفة قوانين العمل بالمؤسسة والقوانين العامة.
• وأيضا يمتلك العديد من الخبرات اللازمة مثل الخبرات العملية وخبرات التعامل والعمل الإداري بجانب شهادة جامعية في مجال إدارة الأعمال

اعداد الخطوط الخاصه باداره المؤسسه واعداد كافه البرامج التنفيذيه التي تكفل تحقيق اهداف المؤسسه الرئيسيه وانجاز الخطوط الموضوعه ثانيا التحقق من الميزانيه للتاكد من الالتزام بها ثالثا مراقبه اداء الموظفين في المؤسسه المشاركه في صياغه التوصيات والاداره الاجتماعات الدوريه للمؤسسه كما يلعب دور حيوي في الاداره في اي مؤسسه فهو المسؤول عن الاداره والموظفين في المؤسسه بشكل كامل.

تطوير ومراجعة الانظمة والسياسات والعمليات الادارية - وضع الاهداف الادارية الخاصة بالشركة - الاشراف على العمليات اليومية الروتينية في الشركة - التعيين - التدرين - التوظيف وتقييم الاداء 

الاشراف على الاعمال اليومية مع فريق العمل والتعيينات وتطوير الانظمة ووضع الاهداف الادارية والعمل مع المحاسبين ورؤساء الاقسام فى اعداد الموازنات    والرواتب ومراقبة المصروفات ومتابعة المشروعات ومطابقة الكيان للقوانين والتاكد من سلامة الاجهزة وتوافرها   الخ