في شركتنا عند شراء صنف من خارج المخازن، يطلبون عمل مستند إضافة إلى المخزن بهذا الصنف، ثم مستند صرف! لماذا لا تتم الإجراءات بدون الذهاب إلى المخازن؟

الاخ الفاضل 

شاكر الدعوة 

"

واعتقد سبب ذلك

*-سندات الصرف والاستلام ليست فقط اثبات لما يدخل في المخزن ولكنها اثبات لحركة المخزون بالشركة

*- احيانا تقوم الشركات باستلام وتوصيل البضائع من المورد الى العميل مباشرة دون دخولها للمستودع بسبب

- تخفيض تكلفة  الشحن والتوصيل   

- عدم وجود مساحة كافية للتخزين 

- الاعتماد على الطلبيات  المباشرة   

*-وجود و استخدام نظام الكتروني  " برنامج محاسبي يربط حركة المخزون بادخلات الفواتير 

اي عند ادخال فاتورة شراء تدخل الكمية تلقائيا  لارصدة المخزن  والعكس في حالة البيع 

*- لاثبات فاتورة شراء او بيع لابد من اثبات انتقال حيازة تلك المواد من والى الشركة

*- امكانية  وسهولة المراجعة والتدقيق على حركة المخزون  عند الاحتياج او وجود خطاء

خاصة ان عملية الشراء وعملية البيع عمليتان منفصلاتان 

وقد تكون الكمية المشتراة اكبر او اقل من الكمية المباعة 

*- عمل سند استلام وسند صرف لنفس الكمية ليس له اثر على العهدة التي بالمخزن ويساعد على المراجعة والمطابقة من حركة المخزون في الحاسب

 والسبب في عرضي تلك الاسباب اني تعرضت لها عندما سألت نفسي نفس السؤال 

 واذا كان لديك طريقة افضل يمكنك عرضها على الادارة  

تحياتي  

الإجراءات الداخلية ليس منزلة ، أقترح عليهم البدائل التى تحقق نفس الأغراض و قدمها للمسئول 

لايوجد مانع قانوني بذلك يجوز في الحالتين

يفضل اضافة الصنف للمخازن وخاصة اذاكانت كمية كبيرة سيتم صرف جزء منها والجزء الاخر يكزن رصيد بالمخزن  كما ان اضافة الاصناف للمخازن يستتبعة ترصيدها باكارتة الصنف وانا شخصيا اعتبر كارتة الصنف ليست مجرد ورقة للترصيد وانما هى تحتوى على قاعدة بيانات هامة للصنف من كميات واسعار وجهات صرف يتم استخدام هذة البيانات فى رقابة الصنف وايضا عند اعداد موزانات تخطيطية لسنوات قادمة مما يتطلب بيانات عن فترات سابقة

اتفق مع اجابة الاستاذ محمد محمود زايد

شكراً للجميع على إجاباتكم المفيدة.

يجب اضافتها اولا الى حساب المحزون وذلك حتى يتسنى للمبيعات معرفة اسعار الشحن والسعر التنافسى ف السوق ومعرفة مدى الربح من البيع كما ان اضافتها للمخزون دليل واضح على مدى حركة المخزون وعملية التداول ف الشركة كما ان الترقيم والتتابع ف السندات يحتم دخولها المخزون وخروجها منه برقم ممميزحتى نستطيع الوصول اليها عند المراجعه او متابعه العملية فيما بعد

عندما تتم عملية شراء الاصناف بواسطة لجنة المشتريات يجب علي اللجنة ادخال الاصناف المشتراة الي المخازن ومرفقة معها مستندات الشراء للمطابقة من ناحية العدد و المواصفات الفنية وتسليمها لامين المخازن   لادخالها في عهدة المخازن ليتم صرفها بواسطة الجهة المخول لها التصديق بذلك وهذه الاجراءات تضمن سلامة وصول الاصناف مع الجودة التامة والعدد الصحيح وطبقاً للمواصفات المطلوبة