ما هو الفرق بين المخزون -طريقة الجرد المستمر؟؟

الجرد الدوري Periodic Inventory System : 

 أي يتم جرد المخزون يدوياً مرة واحدة في نهاية الفترة

تتحدد قيمة المخزون بصفة دورية (عادة كل سنة) عن طريق إجراء جرد مادي وضرب عدد الوحدات في تكلفة الوحدة الواحدة لتقدير قيمة المخزون المتاح ثم يتم بعد ذلك الاعتراف بهذا المبلغ كأصل متداول، ويظل هذا الرصيد بدون تغيير حتى موعد إجراء الجرد التالي.وترحل مشتريات ومردودات المخزون أثناء الفترة التي تغطيها القوائم المالية الى حسابات المصروفات، ويتم تحديد تكلفة البضاعة المباعة أثناء السنة كما يلي:

تكلفة المخزون في بداية الفترة ( + ) تكلفة المشتريات = تكلفة البضاعة المتاحة للبيع ( - ) تكلفة المخزون في نهاية الفترة = تكلفة البضاعة المتاحة للبيع

وتتميز هذه الطريقة بـ:- سهلة التطبيق- منخفضة التكاليفعيوبها:- عدم إمكانية تحديد كمية وتكلفة المخزون بدقة على أساس يومي، وربما يؤدي ذلك إلى فقد مبيعات أو استياء العملاء .- من غير الممكن التعرف على خسائر المخزون أو أخطاء القيد في الحسابات وقد ينتج عن ذلك أرقام قد تكون غير دقيقة أو مضللة.

الحالات التي نحتاج فيها إلى الجرد الدوري:

1- في الشركات التي لا يتسم مخزونها بالعدد الكبير فهو يناسب شركة بيع وتجارة وتوزيع سيارات أو معدات ثقيلة ولا يناسب شركة تجزئة او شركة جملة أو شركة توزيع مواد غذائية.2- يعد هو أفضل طريقة لكشف اي إختلاسات حيث انه بمطابقته بالجرد المستمر وكشوفات الجرد الدفتري يتم حصر الفروقات والاختلاسات.3- في حالات الإندماج أو الإنفصال والتصفية حيث انه يكون حتماً لتحديد والتأكد من وجود الأصل وبقاءه بحالة جيده وليس اصلاً على ورق.

الجرد المستمرPerpetual Inventory System:  أي يتم جرد المخزون ألياً بعد كل عملية صرف أو توريد أو بيع أو شراء.

هي طريقة يتم من خلالها إمساك دفتر جرد إو كارت الصنف لكل صنف من الأصناف بالمخازن بحيث يتم تتبع حركة الصنف من المواد الخام إو نصف المصنعة أو تامة الصنع الجرد المستمر يتم بصفة لا تدع هناك مجال للخطأ حيث يكون فيه الرصيد متحرك من الصنف يتم إضافة البضاعة الواردة إلى المخازن إلى الرصيد الإفتتاحي في بداية العام ثم يتم خصم ما تم بيعه أو تحويله للأقسام الأخرى بالمصنع أو المنشأه

والتالي مزايا الجرد المستمر :

1- تكلفة المبيعات سهل حسابها ولا تحتاج لوقت كبير وتكون أدق من الجرد الدوري حيث  أنه لسنا بحاجه لعمل جرد فوري لحساب ت المخزون وهي أدق.2- سهلة التتبع والرقابة للمخزون حيث أنه بسهولة يمكننا معرفة الرصيد الحالي كمية وقيمة للجرد الموجود في حيازة وملكية الشركة بعكس الجرد الدوري الذي لا يتسم بالدقة.

3- الجرد المستمر يمكن المنشأه من الحفاظ على اصولها المتمثلة في المخزون والذي يمثل أكثر من70% من إجمالي بعض الشركات كما في شركات الجملة وشركات التوزيع والشركات الصناعية بعكس الجرد الدوري الذي يسهل معه الأختلاسات والسرقات.4- الجرد المستمر يجنب الشركة أخطاء التسجيل حيث انه سجل تتابعي يعلن دوماً عن رصيد متحرك بتسجيل العمليات بشكل يومي ولا يوجد تراكم أو أخطاء ولا يحتاج الى وقف سير العمل لحصر المخزون وتقييمه.5- الجرد المستمر يحدد وبدقة كمية وقيمة المخزون ويسهل ايضاً تحديد الراكد منه والبضائع المنتهية الصلاحية التالفة بعكس الجرد الدوري الذي لا يكشف تلك المشكلات سوى حين الجرد وكل فتره وليس بصفة مستمرة.6- الجرد المستمر يجنب الشركة الكثير من الوقت والجهد والتكلفة والوقت الضائع.7- الجرد المستمر يسهل معه تحديد مكان تواجد القطعة أو المخزون وكذلك حالته حيث يكون هناك ملاحظات تدون بصفة دورية.8- الجرد المستمر يسهل فيه الحصول على خصومات حماية السعر من الموردين والمستودرين حيث بسهوله يمكن تحديد المخزون الباقي وكمية الخصم المستحقة في حالة تنزيل الأسعار كما يحدث في شركات الكمبيوتر.9- الجرد المستمر يسهل معه تحديد المورد ووقت الشراء وذلك بغرض الحصول على الضمان ومن أجل سياسة الأرتجاع للبضاعه التالفة والمشتراه10- الجرد المستمر يراقب بصفة مستمرة حركة المخزون ومعدلات السحب ويمكن معه وبسهولة تحديد معدلات دوران المخزون وكل النسب المالية.

عيوب الجرد المستمر:- مكلف في تطبيقه حيث يحتاج إلى تكلفة إستثمارعالية متمثلة في أجهزة حاسب الي وبرمجيات ومصممين ومبرمجين ومطورين للنظام وايضاً محللين ومدخلوا بيانات أو شراء انظمة جاهزة بحاجة أيضاً إلى قارئ الكود وبرنامج خاص به وربط هذا السكانر او الماسح بجهاز الحاسب وربطه بنظام الحسابات.

- لا يكتفى بنظام إلكتروني بل بحاجه ايضاً الى قوى تباشر وتقوم بالعمل على تلك الأنظمة اي بحاجه إلى تعيينات أضافية وتكاليف إدارية للنظام

- مكلف في كل مراحله بدءاً من دخول المشتريات ومسحها ضوئياً بقارئ الكود وصولاً إلى بيعها وإعاده مسحها مرة اخرى. وفي خلال تلك المراحل بحاجة إلى رقابة من خلال كاميرات لمنع السرقة من  قبل العملاء كما في المولات والأسواق الكبرى وإنشاء نظام رقابة داخلية وكاميرات المراقبة قد لا تناسب تكاليفها المنشأت الصغيرة.

- يزيد من تكاليف التدريب ويزيد من أعباءه فالقائمين على استخدام تلك النظم بحاجة الى تدريب على استخدامها بكفاءة وليس فقط من يقومون بالمسح الضوئي وإنما أيضاً محاسبوا المخازن ومديروا المخازن من خلال ربط الماسح الضوئي بالنظام المحاسبي بالمنشأة.

- عدم المصداقية في بعض الأحيان لا يعطي النظام الفوائد المرجوة منه بل يساعد على زيادة السرقات والأختلاس وحيث أن الخطأ المقصود من قبل من يقومون بإدخال وتسجيل المشتريات قد يساعد ذوي النفوس الضعيفة سواء كان الخطأ مقصود أو غير مقصود على  إختلاس الفروقات بين الجرد الطبيعي والجرد المستمر من خلال التقارير.

- بحاجه إلى زيادة الرقابة الداخلية بتثبيت كاميرات كما سبق ذكره وايضاً بحاجة إلى تعيين أفراد أمن لمتابعة العملاء.

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر:

في الجرد المستمر تستطيع في أي لحظة معرفة رصيد المخزون بعكس الجرد الدوري.

ترحل المشتريات مباشرة الى حساب الاصول في ظل نظام الجرد المستمر.

ترحل المشتريات مباشرة الى حسابات المصروفات في ظل نظام الجرد الدوري.

الجرد الدوري يتم كل ثلاثة اشهر أو ستة اشهر أو كل عام حسب نظام الشركة أما الجرد الدوري يتم كل يوم.

يكون الهدف الرئيسي للجرد الدوري هو إتمام حساب قيد المخزون أما الجرد المستمر الهدف الرئيسي يكون متابعة الأخطاء ومعالجته

في حالة وجود عجز فعلي في الجرد الدوري يحمل العجز علي حساب أرباح وخسائر أما الجرد المستمر يحمل العجز علي حساب توالف المخزون ومفقوداته.

في حالة الجرد الدوري يمكن الإستغناء عن الجرد المستمر أما في حالة اتباع نظام الجرد المستمر (دورة العد والفحص) فلا يمكن الاستغناء عن الجرد الدوري.

يتم الجرد المستمر علي جزء من المخزون أما الجرد الدوري يتم علي كامل المخزون.

الجرد الدوري  يستخدم حساب المشتريات أما الجرد المستمر يستخدم حساب المخزون عند البيع والشراء.

أما من ناحية القيود فأنها تختلف عند الشراء والبيع.

المخزون يكون ثابت لدى مصلحة التخزين أي يجب أن تكون لدينا كمية كافية من المواد والسلع التي تستخدم في الدورة الإنتاجية بالنسبة للمؤسسة الإنتاجية وبضاعة بالنسبة للمؤسسة التجارية .أو الخدماتية .

وطريقة الجرد المستمر هي الطريقة المثلى التي تساعدنا في تقييم وتحويل وادارة المخزون بين مصالح المؤسسة الداخلية أو العملاء الأجانب كما لها دور مشترك مع مصلحة المحاسبة .