ما هي الشروط الواجب توافرها للحكم على السكرتيرة انها متميزة؟

الشروط الواجب توافرها للحكم على السكرتيرة بأنها متميزة هي تلك الصفات تعينها وتعتمد عليها في حسن التصرف في عملها وحل المشكلات اليومية للعمل، وذلك للحصول على نتائج ذات جودة وسرعة عالية، والتعرف على الاستراتيجيات، وفنون الإدارة الحديثة، التي باتت تعتمد على العلوم الحديثة، كأساس للتنمية والتطوير، إن معرفة أسرار الشخصية تقودنا للتعرف على النفسية البشرية، التي تقود الإنسان إلى دائرة الإبداع.

ويمكن تقسيم الصفات التي يجب أن تتوافر في السكرتيرة إلى ثلاثة أقسام كما يلي :

أولاً - الصفات الشخصية للسكرتيرة:

- النزاهة، وحسن السير والسلوك.

- اللباقة في التعبير، حتي تكون ذات شخصية محببة إلى النفوس.

- الكتمان لا تبوح بشىء من أسرار عملها، وتحافظ على خصوصيات العمل.

- القدرة علي تفهم الزوار، ومعاملتهم بروح سمحة.

- التفهم في استخدام قواعد المجاملة، سواء مع الرئيس أو مع المرءوسين أو الزملاء أو الزوار.

- القدرة علي التحدث بوضوح وثبات.

- التمتع بروح الإستعداد في مشاركة الآخرين في العمل وحل مشاكلهم.

- القدرة على حسن الذوق في إختيار ملابسها، بما يحقق الأناقة والنظافة في المظهر والهندام.

- القدرة على تحمل المسئولية نحو نفسها ونحو رئيسها ونحو العمل والعاملين ونحو جمهور المتعاملين مع مكتب الرئيس.

- التمتع بصحة جيدة تحقق لها النشاط والحيوية.

- التمتع بالثقة بالنفس والصحة الجسدية والنفسية.

- الجرأة بعيدا عن الشعور بالخوف والخجل والقلق.

- القدرة على إدارة الذات وإدارة الوقت وترتيب الأوليات ودقة الملاحظة وسرعة البديهة.

- التخلص من السلوكيات السلبية، مثل العصبية، التسرع، المماطلة.

- الإبداع في حل المشاكل والتفاوض بايجابية.

- اللباقة والتأدب في الحديث، وسعة الإطلاع والقراءة وتنمية الثقافية الذاتية.

- استقبال الجميع بترحيب يتناسب مع المجاملة.

- المبادرة بمساعدة الزائرين قدر الامكان وتحقيق رغباتهم.

- الحرص علي عدم التدخل في اختصاصات الزملاء، أو إساءة السلطة المفوضة بها من قبل المدير لإنجاز بعض المهام الإدارية. 

.

ثانياً - الصفات العلمية للسكرتيرة:

- التأهيل التعليمي بحمل شهادة علمية لها علاقة في مجال عملها.

- الثقافة، وسعة الإطلاع، وتجديد معلوماتها بإستمرار.

- الإلمام بكل ما يتصل بعملها، وأن تنمي معلوماتها بكل ما يتصل بوظيفتها.

- العلم بجميع القرارات والتشريعات والقوانين والأنظمة واللوائح التي تخص المؤسسة التي تعمل بها.

- الإلمام بجانب من علم النفس والعلاقات العامة الإنسانية.

ثالثاً - الصفات العملية للسكرتيرة:

- الإلمام بأمور الإدارة المكتبية الحديثة طرق التطوير.

- الإلمام بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة.

- إجادة استخدام برامج الكمبيوتر والآلات المكتبية وصيانتها ومتابعتها.

- الرغبة بالتطوير الذاتي المستمر ورفع الكفاءة والتدريب.

- الإلمام بمهارات إعداد الدراسات والبحوث والاستبيانات.

- التمتع بسعة الإطلاع والثقافة والقدرة على التفكير الإبداعي والقراءة.

- القدرة على التعبير وصياغة المراسلات وإيصال المعلومة بسلاسة.

- الإلمام بمبادئ الترجمة وإيجاد المسميات والمصطلحات والتأليف.

- القدرة على وضع نظم اللوائح الداخلية وتنظيم العمل وتطبيق النظام.

- إجادة استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب الحديث.

- التمتع بروح الفريق بالعمل وكيفية اكتساب ولاء الموظفين.

- الإلمام بالمعلومات الفنية والإدارية العامة وطرق قياس الرأي العام.

- الإطلاع على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة.

- القدرة على التعامل مع تنظيم الحجوزات والطيران والفنادق.

- القدرة على تحليل البيانات الإحصائية والمالية وتدقيقها.

- القدرة على حفظ المعلومات وأرشفتها والرجوع إليها.

- تقبل النقد البناء والمقترحات بصدر رحب يتفاعل مع الخبراء.

- الالتزام بالمواعيد والصدق والإخلاص والأمانة في العمل لتكون مثالا وقدوة.

- القدرة على الحصول على مصادر المعلومات العالمية والمحلية.

- القدرة على الإقناع والتفاوض والتسويق الإداري.

الدقة والاتقان والسرعة في انجاز المهام بما في ذلك الادارية والاتصالات وغيرها وان تكون مصدر ثقة ومحافظة على سرية المعلومات والوثائق

القدرة الدائمة على الاطلاع و تعلم كل ماهو جديد في عالم السكرتاريا سواء كان اداريا او من حيث المهارات او الجانب التقني

القدرة على التعامل مع شرائح مختلفة من البشر والعدل في المعاملة حتى تلقى منهم المعاملة بالمثل والاحترام

بشاشة الوجه وحسن المظهر بشكل مقبول وعدم المغالاة فيه حتى لاتصل لدرجة الاسفاف

الاحترام والاخلاق العالية والرفيعه واللباقة اثناء التعامل

اولا من حيث المظهر  والتحدث بلاباقه  والدقه في الكلام  وانتظامه في الشغل واحترام الاخرين وخصوصان صاحب الشغل والمواعيد المظبطه  وتعامل بهدوه في هذا المجال  خاصه  وعند وصل الشغل يجب ان  يكون هو المركز الاول هو شغلك فقط 

القدرة على استيعاب المشاكل اليومية بالعمل وحلها بطريقة الافضل تنسيق وقت ومهام الادارة حسب الاولوية

اختصارا هي اليد اليمنى للادارة

تحمل كل مشاكل أعمال الإدارة وحسن السلوك والسرية والنشاط الدائم

ببساطة:-

على المستوى الشخصي: اللباقة - اللياقة والاحترام - حسنة المظهر - متطلعة ومثقفة - الليونة بالعملعلى المستوى المهني:  ادارة الوقت - تنظيم العمل - لغة الحوار - ترتيب الاجتماعات - تعدد اللغات المتقنة - سرعة البديهة والفراسة - اجادة العمل المكتبي - العمل تحت ضغط - برامج الاوفيس على الاقل وخاصة الورد والاكسل والباور بوينت

النشاط 

والجيدية فى العمل 

فهم ما يدركه صاحب العمل أمام العملاء

الالتزام بالمواعيد

السرعة فى تلبية الطلبات

طريقه التنفيذ لعملها فقط هو ما يميزها 

قد يتوافر الصفات المطلوبة ولكنها ليست بالقدر الكافى للامتياز

الدقة في المواعيد

كتمان الاسرار

الذاكرة المتميزة

الإلتزام : حيث أنها صفة غير مكتسبة.

اتفق مع اجابة بسام فهي شاملة كاملة