كمدير ناجح وقائد موفق كيف تتلمس وتكتشف مظاهر واعراض ومؤشرات المشكلات المختلفة التى قد تعانيها المنظمة قبل الانفجار والتفاقم وتحولها الى أزمة؟

  أول خطوة في تحليل المشكلة هو تعريفها ،  حيث تعرف المشكلات بشكل عام بأنها التباين بين الواقع الحالي والحالة المرغوبة .  والاختلاف بينهما يسمى الانحراف وهو ما يجسم طبيعة المشكلة . ودور الإدارة هو تحليل الوضع الحالي والتعرف على مسببات الانحراف مما يمكنها من تجنبه في المستقبل أو التعامل معه وحل المشكلة .  ويوجد متغيرين هامين في عملية تحليل المشكلات هما :  الاتجاه الإنساني والخلفية الثقافية . 

          الاتجاه الإنساني يؤثر بدرجة كبيرة على عملية حل المشكلات من حيث المدخل للتعامل مع تلك المشكلات .  على سبيل المثال يوجد المدخل التقليدي الذي يركز على تقليل عنصر المخاطرة مما يؤثر سلبا على الابتكار ،  وعلى النقيض يوجد المدخل الابتكاري الذي يركز على عنصر الابتكار على حساب المخاطرة . 

          وتعتبر الخلفية الثقافية لمتخذي القرار من العوامل المحددة في تحليل المشكلات حيث تتباين القيم التي تفرزها الثقافة بين المجتمعات المختلفة

1-1 أنواع المشكلات:

يمكن تصنيف المشكلات إلى ثلاث تقسيمات :  مشكلات النظم ، والمشكلات الإنسانية ،  والمشكلات الاقتصادية .

مشكلات النظم:

يشتمل هذا التقسيم على مجموعة المشكلات الناتجة عن سوء تصميم نظم العمل أو ناتجة عن عوامل خارجية تؤدي بالتالي إلي عدم فعالية نظم التشغيل .  وتأخذ مشكلات النظم عدة صور منها ضعف نظم المعلومات ،  وجود مشكلات وتعطيل في إجراءات العمل ، وضعف الرقابة على الجودة وكذلك وجود مشكلات في ظروف العمل .  ومشكلات النظم بطبيعتها عملية ويمكن قياسها والتعرف عليها بسهولة مما يمكن محلل النظم من حل تلك المشكلات بسهولة .

المشكلات الإنسانية :

ويشمل هذا التصنيف مشكلات عديدة حيث أنها تتعامل مع الجانب الإنساني المعقد وكذلك العلاقات الإنسانية ويمكن ملاحظة المشكلات الإنسانية التالية:  ضعف الشعور بالانتماء ،  مشكلات التحفيز ،  الصراعات بين الأفراد ،  ضعف التعاون والتنسيق ،  ضعف الانضباط ،  ظهور الشللية .

المشكلات الاقتصادية :

وتأخذ المشكلات الاقتصادية عدة صور ولها طابع غالب وهو المحددات المالية واستغلال الموارد الاقتصادية .  وتشمل المشكلات الاقتصادية عدم كفاية المخصصات في الموازنة ،  وزيادة مستوى المصروفات والتكاليف ،  وضعف معدلات السيولة ،  وأخيرا ضعف استغلال موارد المنظمة .

ويمكن للمشكلة أن تأخذ طبيعة مركبة من أكثر من نوع من المشكلات ،  أي أن المشكلة بطبيعتها لها بعد إنساني وبعد اقتصادي ، أو ناتج عن خلل في نظام العمل .

2 – المدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات :

يتلخص مفهوم المدخل الابتكاري في الخروج من القوالب الجامدة في التفكير ،  والتركيز على إفراز أكبر عدد من الأفكار مما يزيد من احتمال وجود حلول فعالة .

والمدخل الابتكاري في تحليل وحل المشكلات يتكون من ثمانية خطوات متكاملة بحيث تؤدي في النهاية إلى تحليل المشكلة وحلها وبناء القرارات على أساس سليم .

2 –1 –1 إدراك المشكلة

ظهور أعراض مرضية في مجال العمل يلفت نظر متخذي القرار ومحللي النظم على وجود خلل في مكان ما يستوجب التحليل وسرعة التلبية .  أي أن الإدارة تبدأ آلية تحليل وحل المشكلات بناء على ظهور مظاهر خلل في النظام الإداري يستوجب الانتباه حيث أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط .  ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ،  تدرك الإدارة أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها .

وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم وجود آلية الإدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا .  وأبلغ مثال على أهمية تلك الخطوة في المجال العسكري هو وجود جهاز الرادار الذي يكتشف أي أهداف معادية ، وعدم وجوده يؤدي إلى عدم التمكن من التعامل مع الخطر الداهم .

2 –2 تعريف المشكلة

علاج والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام ،  لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة ،  أي سبب الأعراض .  والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتصنيفها أولا إلى التقسيمات السابق ذكرها للمشكلات (نظم ،  اقتصادية ، وإنسانية ) .  ومن هذا المنطلق يمكن تحديدها تحديدا دقيقا .  على سبيل المثال فمشكلة سرعة دوران  العمالة في منشأة ما يمكن إرجاعها إلى أنها90% مشكلة اقتصادية بسبب ضعف المرتبات ،  و10% إلى أنها مشكلة نظم من حيث سوء ظروف العمل .

المتابعة

توضح لك أوجة القصور فى تنفيذ الأعمال مما يمكنك من المعالجة أثناء التنفيذ

للوصول لاعراض ومؤشرات المشكلات والسيطرة عليها يعتمد على اسلوبين اساسيين هما:

1/ الاسلوب الانعكاسى : الذى يعتمد على اثارة الآخرين للتحدث عن المشكلة وعن الوضع العام للعمل والظروف المحيطة وذلك باثارة الحوار عبر الاجتماعات والمقابلات الشخصية .ويستخدم هذا الاسلوب لازاحة الغموض عن طبيعة المشكلة  اوعند تعارض اهداف اصحاب المشكلة مع اهداف قنوات الاتصال الرسمية

2/ الاسلوب الاستشارى ويعتمد على على دور المديرين فى الحصول على المعلومات حيث يلجأون الى اثارة التساؤلات وتقديم الاستبيانات او اى اساليب كحصر الرغبات واعداد البحوث والدراسات مع ملاحظة العلاقة بين السبب والنتيجة وان احد الاعراض قد تكون سببا لوجود عرض اخر

* مع  ملاحظة  الآتى :

- ان تحديد الاعراض  بصورة اجمالية لا يعتبر كافيا لتحديد عمق وابعاد المشكلة الحقيقية كأن يقال (انخافض الروح المعنوية للعاملين - زيادة دوران الوظيفة - - كثرة الغياب والتأخير .....) فلا بد من التحديد والحصر الكمى كضمان للمزيد من الوضوح والتحديد والتحليل ويحتاج ذلك وجود معيار كمى لقياس الحالة ومقارنتها به 

- ان اعراض المشكلة لاتولد فى فراغ . فلابد من اسباب محددة خلفها كما يجب تحديد المستوى الذى تقع فيه المشكلة حسب المستويات التى تقسم اليها المنظمة.

عن طريق المتابعة المستمرة واكتشاف الاخطاء مبكرا وحلها وادارة الازمات والمشاكل وبحث سبل نشأة المشكلة وطرق حلها المقترحة ودراسة الحلول كل على حدا للوصول لأفضل حل

افضل اتكون علاقة المدير والموظف قوية حتى بتعرف عليهم عن قرب