ماهي الدورة المستندية لعملية الشراء بالمنشأة؟

1-التسجيل في دفتر اليومية.

2-الترحيل الي دفتر  الاستاذ.

3-اعداد ميزان المراجعة قبل التسوية.

4-التسويات الجردية.

5-اعداد ميزان المراجعة بعد التسوية.

6-اعداد القوائم المالية /قائمة الدخل - قائمة المركز المالي.

ليس لهل قالب أو نموذج جامد محدد بل إطار عام مرن تتغير فيه من منشأة لأخرى على حسب طبيعة النشاط تجاري صناعي مقاولات خدمي ..............
( خذها على أنها قصة أو حدوتة ولا تحفظها )1/ إذن التوريد (requisition ( :- يتم تحريره من مراكز الخدمات والمراكز الإنتاجية والمواقع وذلك لتلبية متطلبات العمل ويشترط أن يكون موقع علية من المشرف العام للمركز المسئول في دائرة نشاطه ويجب التحقق من صحة توقيعه .2/ بعد تحقق أمين المخزن من صحة توقيع المسئول على إذن الصرف يتم صرف الأصناف المدونة في الإذن وتستنزل من حركة الأصناف المطلوبة في خانة الصادر أو المنصرف بكارت الصنف ويتم إرفاق أذون الصرف مع كشوف حركة المخزون التي ترسل للإدارة المالية كل فترة معينة.3/ يتتبع أمين المخزون حركة الأصناف التي قد وصلت لنقطة إعادة الطلب ويتم تحرير طلب شراء موضح به الأصناف وبركود كل صنف والكميات المطلوبة (بالمتر أو بالكيلو أو بالطن أو بالبرميل أو باللفة أو بالحزمة أو........) وترسل للإدارة المالية مرفق معها عروض أسعار من مجموعة موردين بعد توقيع الإدارة المالية على طلب الشراء وتحديد طريقة السداد يتم الاتصال بالمورد صاحب أفضل عروض أسعار والذي تم اختياره .4/ يتم تشكيل لجنة الفحص لاستلام البضاعة وتحرير محضر الفحص والاستلام موقع عليه من كل مجموعة الفحص مرفق به إذن التوريد وفاتورة المشتريات الواردة من المورد.5/ يتم تحرير إذن إضافة في المخازن { ما يرسل للإدارة المالية لعمل قيد الشراء أصل فاتورة الشراء+ صورة من إذن الإضافة وإذن التوريد ( الأصل مع إدارة المخازن ) + صورة محضر الفحص والاستلام ( الأصل مع إدارة المشتريات )+ صوره من الشيك أو سند الدفع لو كان السداد نقداً ( صورة أخرى مع الخزنة )} كل هذه المستندات ترفق مع بعضها ويكون عليها نموذج القيد ويتم عمل القيد ::: يجب الترقيم الدقيق للقيد لأنه يساعد في إنزال القيود في اليومية الأمريكية ::: س// فرق بين الإذن والطلب بصفة عامة في الدورة ألمستنديه :- الإذن :- هو سند موجهه من الإدارات الفرعية الدنيا إلى الإدارات الوسطى تطلب فيه صرف مواد أو نقدية أيا كانت نوع المطلوب صرفه وذلك على حسب متطلبات سير العملية الإنتاجية ويتم الصرف بعد التأكد من توقيع المسئول على الإذن ويكون عدد الأذون كثيرة وقيمتها قليلة .
الطلب :- هو طلب موجهه من الإدارة الوسطي للإدارة العليا بطلب صرف مواد أو نقدية لأداء هذا الطلب والطلب قليل العدد كبير القيمة.

أولا هى دورة مستندية متعارف عليها  ولكن ليست موحدة فى كل الشركات ولكن فى النهاية هى مهمة جدا

1- يتم تحرير طلب شراء من الادارة التى تحتاج الى الاصناف المطلوبة سواء كان من المخازن أو من الادارات المباشرة ويكون مستوفى كل التوقيعات

2- تقوم أدارة المشتريات بأحضار عروض على الاقل ثلاثة عروض أسعار ويتم أختيار الافضل بعد عرضها على لجنة فنية

3- يتم عمل أمر توريد عن طريق إدارة المشتريات  ويتم توقيع أمر التوريد من كل التوقيعات والاعتمادات المطلوبة بعد اختيار العرض الافضل

من حيث السعر وطريقة الدف وميعاد التسليم واى موصفات يتم تحديدها بأمر التوريد

4- عند وصول البضاعة المطلوبة ومطابقة الاصناف بأمر التوريد والاستلام عن طريق لجنة فنية

5- عمل محضر أستلام توقع علية اللجنة الفنية

6- يتم عمل أذن أضافة

7- يتم أرفاق كل المستندات السابقة + أصل فاتورة الشراء وتسليمها للأدارة المالية ليتم أستكمال طريقة الدفع المتفق عليها

1- طلب الشراء

2- عروض الاسعار

3- امر توريد/امر اسناد

4- محضر الفحص

5- اذن الاضافة

 

بسم  الله الرحمن الرحيم

باختصار

الادارة المستفيدة(طلب شراء)--+-- المشتريات (عروض اسعار--+--- امر شراء معتمد من المخول لهم بالاعتماد)----+----- استلام الفواتير من البائع+عمل فاتورة شراء +عمل قيد محاسبي بالشراء من حساب المشتريات الى حساب الجهة المستفيدة

ما الفارق بين الدورة المحاسبية والدورة ألمستنديه ؟؟؟؟؟

الدورة ألمستنديه :-هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها ويتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه ( فالحسابات تشبه جسم الإنسان والدورة ألمستنديه تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم ).ويجب التحقق من صحة المستند من خلال الفحص ألمستندي ( وتنبع ضرورة الفحص ألمستندي من المستند هو قاعدة بناء الحسابات بصفة عامة فما بني على باطل فهو باطل فمن المستند يتم عمل القيد ومن القيد يتم عمل حساب الأستاذ ومن حساب الأستاذ يتم عمل ميزان المراجعة ومنه يتم عمل القوائم المالية فلو أن المستند خطأ فستكون الدورة المحاسبية كلها خطأ ومن هنا نجد ضرورة الفحص ألمستندي وتدقيق المستند قبل وضعه في بداية طريق الحسابات فالحسابات أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات تالفة أو غير صحيحة ستكون المنتجات عديمة الجودة أو غير جيدة ) وذلك من خلال1/التحقق من صحة نموذج المستند والشكل العام وشعار الجهة المصدرة للمستند.2/ التحقق من صحة توقيع المسئول المخول بالتوقيعات ( وأن نحتفظ لدينا ببيات يتضمن كافة توقيعات المسئولين المخول لهم بالتوقيعات على المستندات الهامة )3/التحقق من صحة العمليات الحسابية ( كضرب عدد الوحدات المباعة × سعر الوحدة) والمجموع النهائي ومطابقة المبلغ بالأرقام مع المبلغ بالحروف والتحقق من مطابقة محتويات الفاتورة مع طبيعة عمل مصدر الفاتورة أي لا تجد فاتورة مشتريات مصدرة من مطعم ومكتوب فيها بنزين بالطبع تكون هذه الفاتورة غير صحيحة أو وهمية ومضروبة .مثال عام على الدورة ألمستنديه لفاتورة المبيعات :-1/ يتم تحرير فاتورة المبيعات وتسليم الأصل للعميل.2/ يتم إرسال صورة للحسابات ( إذا كانت نقدية يتم إدراجها ضمن كشف حركة النقدية وإذا كانت أجلة يتم إدراج صورة في ملف العميل وأيا كانت الفاتورة يتم أخذ صورة للقيد )3/يتم إرسال صورة كربونية للمخازن لكي تستنزل الكمية المباعة من حركة الصنف عندها مباشرة حتى تعلم حالة الصنف هل اقترب من نقطة إعادة الطلب أم لا.4/ تبقى صورة في دفتر المبيعات .مثال عام على دورة المشتريات حركة فاتورة المشتريات :-س / ما هي الدورة المستندية العامة لعملية الشراء ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟ليس لهل قالب أو نموذج جامد محدد بل إطار عام مرن تتغير فيه من منشأة لأخرى على حسب طبيعة النشاط تجاري صناعي مقاولات خدمي .............. ( خذها على أنها قصة أو حدوتة ولا تحفظها )1/ إذن التوريد (requisition ( :- يتم تحريره من مراكز الخدمات والمراكز الإنتاجية والمواقع وذلك لتلبية متطلبات العمل ويشترط أن يكون موقع علية من المشرف العام للمركز المسئول في دائرة نشاطه ويجب التحقق من صحة توقيعه .2/ بعد تحقق أمين المخزن من صحة توقيع المسئول على إذن الصرف يتم صرف الأصناف المدونة في الإذن وتستنزل من حركة الأصناف المطلوبة في خانة الصادر أو المنصرف بكارت الصنف ويتم إرفاق أذون الصرف مع كشوف حركة المخزون التي ترسل للإدارة المالية كل فترة معينة.3/ يتتبع أمين المخزون حركة الأصناف التي قد وصلت لنقطة إعادة الطلب ويتم تحرير طلب شراء موضح به الأصناف وبركود كل صنف والكميات المطلوبة (بالمتر أو بالكيلو أو بالطن أو بالبرميل أو باللفة أو بالحزمة أو........) وترسل للإدارة المالية مرفق معها عروض أسعار من مجموعة موردين بعد توقيع الإدارة المالية على طلب الشراء وتحديد طريقة السداد يتم الاتصال بالمورد صاحب أفضل عروض أسعار والذي تم اختياره .4/ يتم تشكيل لجنة الفحص لاستلام البضاعة وتحرير محضر الفحص والاستلام موقع عليه من كل مجموعة الفحص مرفق به إذن التوريد وفاتورة المشتريات الواردة من المورد.5/ يتم تحرير إذن إضافة في المخازن{ ما يرسل للإدارة المالية لعمل قيد الشراء أصل فاتورة الشراء+ صورة من إذن الإضافة وإذن التوريد ( الأصل مع إدارة المخازن ) + صورة محضر الفحص والاستلام ( الأصل مع إدارة المشتريات )+ صوره من الشيك أو سند الدفع لو كان السداد نقداً ( صورة أخرى مع الخزنة )} كل هذه المستندات ترفق مع بعضها ويكون عليها نموذج القيد ويتم عمل القيد ::: يجب الترقيم الدقيق للقيد لأنه يساعد في إنزال القيود في اليومية الأمريكية :::س// فرق بين الإذن والطلب بصفة عامة في الدورة ألمستنديه :-الإذن :- هو سند موجهه من الإدارات الفرعية الدنيا إلى الإدارات الوسطى تطلب فيه صرف مواد أو نقدية أيا كانت نوع المطلوب صرفه وذلك على حسب متطلبات سير العملية الإنتاجية ويتم الصرف بعد التأكد من توقيع المسئول على الإذن ويكون عدد الأذون كثيرة وقيمتها قليلة .الطلب :- هو طلب موجهه من الإدارة الوسطي للإدارة العليا بطلب صرف مواد أو نقدية لأداء هذا الطلب والطلب قليل العدد كبير القيمة.الدورة المحاسبية :- ( خذها كقصة ولا تحفظها )هي سلسة من الخطوات المحاسبية التي تصور الوقع العملي للمنشأة في شكل أرقام مدرجة بشكل منظم يساعد على سرعة الوصول للمعلومات المحاسبية .وتتكون تلك السلسة من عدة خطوات التي تكون كل خطوة مخرجات من ما قبلها و مدخلات لما بعدها تبدأ بالمستندات وتنتهي بالقوائم المالية وهي كما يلي :-1/ المستندات :- هي المصدر الرئيسي للبيانات المحاسبية التي منها تؤخذ كل البيانات فالمستندات هي المادة الخام التي تعد ك مدخلات للعملية المحاسبية التي يتم تشغيلها في خطوات الدورة المحاسبية حتى تتحول من بيانات لمعلومات مفيدة لمتخذي القرار ومثال للمستندات الشيكات وفواتير البيع والشراء وسندات الصرف والقبض وطلبات الشراء وأذون الخصم والإضافة بالمخازن وكشوف البنوك وكشوف حسابات العملاء وغيره من المستندات.2/ إعداد القيود :- يتم إعداد القيد مرفق به كافة المستندات الدالة على كل الأرقام المدونة في مدين ودائن القيد بحيث يتم تجميع عدة مستندات مشتركة في الصفة المحاسبية من حيث كونها مدينة كمصروفات أو دائنة كإيرادات ويتم عمل بها قيد وإرفاق المستندات في القيد وترقيم القيد للشهر والسنة مثال أول قيد في شهر يناير رقمه هو1/1/1 القيد رقم1 في شهر واحد ورقم1 في السنة وهكذا وذلك يساعد في سهولة إنزال القيد في اليومية الأمريكية وسرعة الوصول لمستند مرفق في القيد .3/ إنزال القيود باليومية المساعدة شهرياً :- سواء كان ذلك باليومية الأمريكية أ, الفرنسية فالمشهور في القطاع لخاص اليومية الأمريكية أما اليومية الفرنسية تستخدم أكثر في القطاع الحكومي

  

الدورة المستندية تتكون من مجموعة مستندات وليست مجموعة سجلات و دفاتر - هذه المستندات تمثل مراحل الشراء التى تتم بالمنشأة وهى 1- طرح مناقصة او اعلان او الاتصال بالموردين سواء مقيدين و غير مقيدين لشراء متطلبات للشركة 2- تتلقى ادارة المشتريات عروض الموردين 3 - تدرس الادارة العروض المقدمة وتختار العرض الانسب فى الجودة و السعر و وشروط التسليم 4 - تصدر المشتريات امر توريد للمورد الذى رسى عليه الموافقة 5 - يقوم قسم المخازن باستلام البضاعة 6 - يستلم المخزن البضاعة المقبولة و يضيفها باذن اضافة مخزنى 7 - ترسل صورة من اذن الاضافة و امر التوريد و اصل الفاتورة الى الحسابات لعمل شيك للمورد 8 - يتابع المحاسب صرف الشيك من البنك و بالتالى تتم عملية الشراء من خلال من خلال الدورة المستندية السابق ذكرها . رفعت شفيق - زميل جمعية المحاسبين و المراجعين المصرية

اولا طلب شراء ثانيا احضار عروض الاسعار وذلك لمبداء التكافئ ثالثا البت الفني في العروض المرسلة ثالثا التمارس في الاسعار للوصول الي اقل سعر رابعا اصدار امر التوريد بتوريد الصنف خامسا ورود الصنف الي المخازن سادسا البت الفني ان الصنف المدرج ضمن امر التوريد هو نفس الصنف الذي ورد بالمخازن سابعا اصدار شيك بنكي او نقدا بمبلغ امر التوريد بعد الاستقطاعات المالية بالنسبة للمنشاءات الحكومة فقط

دورة المشتريات  سند طلب سند امر وبعدها الاجرات المستكملة من فواتير واوامر