مطلوب أن تعطي مثلاً لدور الدورة المستندية فى تنقيذ مهمة مراجع داخلي قبل الصرف و أخرى بعد الصرف عن طريق ربط المستندات أو تسجيل البيانات

ما الفارق بين الدورة المحاسبية والدورة ألمستنديه ؟؟؟؟؟ الدورة ألمستنديه :-هي أولى مراحل الدورة المحاسبية وهي تمثل الأوعية التي يسير فيها المستند منذ تحريره ماراً بكل مراكز الخدمة أو مراكز التكلفة التي يؤثر فيها ويتأثر بها حتى يفي المستند الغرض منه ( فالحسابات تشبه جسم الإنسان والدورة ألمستنديه تمثل الأوعية الدموية في ذلك الجسم ).ويجب التحقق من صحة المستند من خلال الفحص ألمستندي ( وتنبع ضرورة الفحص ألمستندي من المستند هو قاعدة بناء الحسابات بصفة عامة فما بني على باطل فهو باطل فمن المستند يتم عمل القيد ومن القيد يتم عمل حساب الأستاذ ومن حساب الأستاذ يتم عمل ميزان المراجعة ومنه يتم عمل القوائم المالية فلو أن المستند خطأ فستكون الدورة المحاسبية كلها خطأ ومن هنا نجد ضرورة الفحص ألمستندي وتدقيق المستند قبل وضعه في بداية طريق الحسابات فالحسابات أشبه بخط الإنتاج فإذا كانت المدخلات تالفة أو غير صحيحة ستكون المنتجات عديمة الجودة أو غير جيدة ) وذلك من خلال1/التحقق من صحة نموذج المستند والشكل العام وشعار الجهة المصدرة للمستند.2/ التحقق من صحة توقيع المسئول المخول بالتوقيعات ( وأن نحتفظ لدينا ببيات يتضمن كافة توقيعات المسئولين المخول لهم بالتوقيعات على المستندات الهامة )3/التحقق من صحة العمليات الحسابية ( كضرب عدد الوحدات المباعة × سعر الوحدة) والمجموع النهائي ومطابقة المبلغ بالأرقام مع المبلغ بالحروف والتحقق من مطابقة محتويات الفاتورة مع طبيعة عمل مصدر الفاتورة أي لا تجد فاتورة مشتريات مصدرة من مطعم ومكتوب فيها بنزين بالطبع تكون هذه الفاتورة غير صحيحة أو وهمية ومضروبة .مثال عام على الدورة ألمستنديه لفاتورة المبيعات :-1/ يتم تحرير فاتورة المبيعات وتسليم الأصل للعميل.2/ يتم إرسال صورة للحسابات ( إذا كانت نقدية يتم إدراجها ضمن كشف حركة النقدية وإذا كانت أجلة يتم إدراج صورة في ملف العميل وأيا كانت الفاتورة يتم أخذ صورة للقيد )3/يتم إرسال صورة كربونية للمخازن لكي تستنزل الكمية المباعة من حركة الصنف عندها مباشرة حتى تعلم حالة الصنف هل اقترب من نقطة إعادة الطلب أم لا.4/ تبقى صورة في دفتر المبيعات .مثال عام على دورة المشتريات حركة فاتورة المشتريات :-س / ما هي الدورة المستندية العامة لعملية الشراء ؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟ليس لهل قالب أو نموذج جامد محدد بل إطار عام مرن تتغير فيه من منشأة لأخرى على حسب طبيعة النشاط تجاري صناعي مقاولات خدمي .............. ( خذها على أنها قصة أو حدوتة ولا تحفظها )1/ إذن التوريد (requisition ( :- يتم تحريره من مراكز الخدمات والمراكز الإنتاجية والمواقع وذلك لتلبية متطلبات العمل ويشترط أن يكون موقع علية من المشرف العام للمركز المسئول في دائرة نشاطه ويجب التحقق من صحة توقيعه .2/ بعد تحقق أمين المخزن من صحة توقيع المسئول على إذن الصرف يتم صرف الأصناف المدونة في الإذن وتستنزل من حركة الأصناف المطلوبة في خانة الصادر أو المنصرف بكارت الصنف ويتم إرفاق أذون الصرف مع كشوف حركة المخزون التي ترسل للإدارة المالية كل فترة معينة.3/ يتتبع أمين المخزون حركة الأصناف التي قد وصلت لنقطة إعادة الطلب ويتم تحرير طلب شراء موضح به الأصناف وبركود كل صنف والكميات المطلوبة (بالمتر أو بالكيلو أو بالطن أو بالبرميل أو باللفة أو بالحزمة أو........) وترسل للإدارة المالية مرفق معها عروض أسعار من مجموعة موردين بعد توقيع الإدارة المالية على طلب الشراء وتحديد طريقة السداد يتم الاتصال بالمورد صاحب أفضل عروض أسعار والذي تم اختياره .4/ يتم تشكيل لجنة الفحص لاستلام البضاعة وتحرير محضر الفحص والاستلام موقع عليه من كل مجموعة الفحص مرفق به إذن التوريد وفاتورة المشتريات الواردة من المورد.5/ يتم تحرير إذن إضافة في المخازن{ ما يرسل للإدارة المالية لعمل قيد الشراء أصل فاتورة الشراء+ صورة من إذن الإضافة وإذن التوريد ( الأصل مع إدارة المخازن ) + صورة محضر الفحص والاستلام ( الأصل مع إدارة المشتريات )+ صوره من الشيك أو سند الدفع لو كان السداد نقداً ( صورة أخرى مع الخزنة )} كل هذه المستندات ترفق مع بعضها ويكون عليها نموذج القيد ويتم عمل القيد ::: يجب الترقيم الدقيق للقيد لأنه يساعد في إنزال القيود في اليومية الأمريكية :::س// فرق بين الإذن والطلب بصفة عامة في الدورة ألمستنديه :-الإذن :- هو سند موجهه من الإدارات الفرعية الدنيا إلى الإدارات الوسطى تطلب فيه صرف مواد أو نقدية أيا كانت نوع المطلوب صرفه وذلك على حسب متطلبات سير العملية الإنتاجية ويتم الصرف بعد التأكد من توقيع المسئول على الإذن ويكون عدد الأذون كثيرة وقيمتها قليلة .الطلب :- هو طلب موجهه من الإدارة الوسطي للإدارة العليا بطلب صرف مواد أو نقدية لأداء هذا الطلب والطلب قليل العدد كبير القيمة.الدورة المحاسبية :- ( خذها كقصة ولا تحفظها )هي سلسة من الخطوات المحاسبية التي تصور الوقع العملي للمنشأة في شكل أرقام مدرجة بشكل منظم يساعد على سرعة الوصول للمعلومات المحاسبية .وتتكون تلك السلسة من عدة خطوات التي تكون كل خطوة مخرجات من ما قبلها و مدخلات لما بعدها تبدأ بالمستندات وتنتهي بالقوائم المالية وهي كما يلي :-1/ المستندات :- هي المصدر الرئيسي للبيانات المحاسبية التي منها تؤخذ كل البيانات فالمستندات هي المادة الخام التي تعد ك مدخلات للعملية المحاسبية التي يتم تشغيلها في خطوات الدورة المحاسبية حتى تتحول من بيانات لمعلومات مفيدة لمتخذي القرار ومثال للمستندات الشيكات وفواتير البيع والشراء وسندات الصرف والقبض وطلبات الشراء وأذون الخصم والإضافة بالمخازن وكشوف البنوك وكشوف حسابات العملاء وغيره من المستندات.2/ إعداد القيود :- يتم إعداد القيد مرفق به كافة المستندات الدالة على كل الأرقام المدونة في مدين ودائن القيد بحيث يتم تجميع عدة مستندات مشتركة في الصفة المحاسبية من حيث كونها مدينة كمصروفات أو دائنة كإيرادات ويتم عمل بها قيد وإرفاق المستندات في القيد وترقيم القيد للشهر والسنة مثال أول قيد في شهر يناير رقمه هو1/1/1 القيد رقم1 في شهر واحد ورقم1 في السنة وهكذا وذلك يساعد في سهولة إنزال القيد في اليومية الأمريكية وسرعة الوصول لمستند مرفق في القيد .3/ إنزال القيود باليومية المساعدة شهرياً :- سواء كان ذلك باليومية الأمريكية أ, الفرنسية فالمشهور في القطاع لخاص اليومية الأمريكية أما اليومية الفرنسية تستخدم أكثر في القطاع الحكومي

اضافة المخزن و ارفاقها مع فاتورة الشراء مع طلب الشراء او فاتورة البيع مع اذن التوريد مع ايصال استلام النقديةاو قيد تسوية العهدة مع مستندات صرف العهدة و تسجيله من التسوية فى اليومية و تسجيل التحليل من المستندات

فاتورة شراء علي سبيل المثال المخزن يقوم بادخال الكميات علي الحاسب من الشاشة المخصصة لة ثم الحسابات استلام اذن اضافة المخزن و سحب الكميات التي ادخلها المخزن علي الحاسب لاضافة الاسعار اذا كان هناك خطا في ادخال الكميات لان تكون قيمة الفاتورة صحيحة بعد اضافة السعر فاتورة بيع علي سبيل المثال الحسابات تحرير فاتورة بيع مرفق معها اذن صرف للمخزن حين يستلم المندوب البضاعة اذا كان هناك خطا في الكميات سيظهر عند استلام المندوب للبضاعة خالص تحياتي ,,,

 

هي الدورة التي تختص بمتابعة المستندات المتعلقة بعملية شراء سلع أو أصناف أو مواد أولية جديدة تقوم بها الشركات خلال السنة المالية.

الدورة المستندية للمشتريات:

ملاحظة (قد تختلف دورة الشراء قليلاً من شركة إلى أخرى حسب طبيعة العمل)

الدورة المستندية للمشتريات هي كما يلي:

 طلب شراء من الإدارة بالرغبة في الشراء مع بيان مواصفات الأصناف وكمياتها

 توقيع الجهة المفوضة على طلب الشراء (مدير القسم الراغب في الشراء مثلا)

 موافقة الجهة المخولة (مدير عام - رئيس قطاع في الجهات الحكومية)

 توجيه الطلب إلى إدارة المشتريات

 يحصل قسم المشتريات على عروض الأسعار من ثلاثة أطراف على الأقل ويختار العرض الأقل

يصدر قسم المشتريات أمر توريد للمورد يحدد الأصناف والكميات المطلوبة

 يتم توريد الأصناف وفقًا لأمر التوريد واستلامها من قبل لجنة الاستلام والفحص ، وتضاف إلى المخازن وفقًا لسجلات الاستلام والفحص وفواتير الشراء.

 يتم إرسال الفواتير إلى قسم الحسابات لإصدار شيك باسم المورد بقيمة البضاعة الموردة

 يتم تسليم الشيك إلى المورد بموجب مذكرة سرية أو على صورة

 يتم تسجيل العملية في السجلات ويتم تسجيل المورد في سجل الموردين

تعريفات الدورة المستندية للمشتريات:

1. أمر الشراء:

هي المرحلة الأولى من دورة الشراء وهي عبارة عن بيان تقدمه الإدارة المعنية (مثل: إدارة المخازن أو قسم الإنتاج ...) إلى قسم المشتريات يوضح فيه مواصفات الأصناف وكمياتها. مطلوب لتوفير متطلباته بكميات محددة. الشراء من خلال التواصل مع الموردين لإرسال عروض الأسعار بالكميات المطلوبة ويتم ادارته وادراجهم عبر برنامج حسابات الشركة

2. طلب عروض الأسعار:

هذه هي المرحلة الثانية من دورة المشتريات ، وهنا يتمثل دور مسؤول المشتريات في حصوله على أكثر من عرض أسعار من الموردين.

3. إرسال أوامر التوريد:

هذه هي المرحلة الثالثة من دورة الشراء ، حيث ترسل إدارة المشتريات أوامر التوريد إلى الموردين لإبلاغهم بالأصناف المراد شراؤها ، ويذكر أمر التوريد المنتجات أو العناصر المطلوبة ، وتاريخ التوريد ، والفرع الذي فيه يتم التوريد ، ويتم تحديد أسعار الأصناف بناءً على عرض السعر الذي تم استلامه من المورد.

4. اعتماد الجهة المخولة (مدير عام - رئيس قطاع في الجهات الحكومية).

يجب أن تكون الموافقة الكتابية إما منفصلة أو مصحوبة بتوقيع رسمي على طلب الشراء.

5. توجيه الطلب إلى إدارة المشتريات

6. إذن إضافة (فاتورة شراء):

والمراد إثبات فاتورة الشراء وإثبات الديون المستحقة على المورد

توجد اعتبارات فنية في التوجيه المحاسبي لفاتورة الشراء ، بما في ذلك:

لا تقتصر تكلفة العناصر أو المواد أو الأصول المشتراة على سعر شراء المورد ، ولكن يمكن تضمين تكاليف إضافية مثل النقل والتحميل والتفريغ والجمارك والتكاليف الأخرى غير القابلة للاسترداد.

في بعض الأحيان ، لا يكون مزود الخدمة ، مثل: الشحن والنقل ، هو نفسه مورد البضائع المادية ، وبالتالي يجب أن يأخذ التوجيه المحاسبي في الاعتبار إدخال العنصر المادي على تكلفته بالإضافة إلى تكلفة الشحن

there is a4,3,2 way match in some ERP systems shows the answer